Przegląd 6 najważniejszych metodyk zarządzania projektami
Rozpocznij pracę w Jirze za darmo
Niezależnie od tego, co chodzi Ci po głowie, Jira pomoże to osiągnąć
Kluczowe wnioski
Wybierz metodykę w oparciu o ograniczenia projektu, jego złożoność, charakterystykę zespołu oraz przewidywane zmiany — a nie na podstawie jego popularności.
Metodyki Agile, Scrum, Kanban i Scrumban sprawdzają się w przypadku zmieniających się wymagań i konieczności szybkiego uzyskiwania informacji zwrotnych.
Model kaskadowy najlepiej sprawdza się w przypadku projektów o ustalonym zakresie i przebiegu sekwencyjnym.
Metoda Lean pozwala zmaksymalizować wartość poprzez ograniczenie marnotrawstwa.
Trzeba przyznać, że te same ramy zarządzania projektami zazwyczaj nie sprawdzają się w przypadku wszystkich typów projektów. Nie ma dwóch identycznych projektów, co oznacza, że plan działania, który sprawdza się w jednym przypadku, może nie sprawdzić się w innym.
Właśnie dlatego istnieją różne metodyki zarządzania projektami, z których można korzystać w zależności od konkretnych potrzeb. Być może znasz już niektóre z tych metodyk, ale czy wiesz, do jakich projektów najlepiej pasuje każdy z tych procesów?
Przeczytaj ten przewodnik, w którym omówiono sześć najpopularniejszych metodyk zarządzania projektami, które warto znać, aby skutecznie osiągać cele projektowe.
Czym są metodyki zarządzania projektami?
Metodyka zarządzania projektami to system lub technika służące do realizacji zadania lub osiągnięcia celu. Istnieje kilka popularnych metodyk — każda z nich opiera się na własnych uporządkowanych ramach, zasadach i wytycznych, które pomagają zespołom w planowaniu i realizacji.
Każda metodyka zarządzania projektami ma swoje mocne i słabe strony. Doświadczeni menedżerowie projektów dobierają najbardziej odpowiednią metodykę, dokładnie analizując wymagania projektu, interesariuszy, oś czasu oraz dynamikę zespołu.
Jak wybrać najlepszą metodykę zarządzania projektami?
Wybór odpowiedniej metodyki zarządzania projektami ma większe znaczenie dla sukcesu zespołu, niż mogłoby się wydawać. Przygotowując się do kolejnego rozpoczęcia projektu, należy wziąć pod uwagę cele, strukturę zespołu oraz potrzeby organizacyjne, aby zrozumieć, które ramy zapewnią najlepsze wyniki.
Aby dobrać najbardziej skuteczny system do danego projektu, należy najpierw wziąć pod uwagę następujące czynniki:
Budżet projektu: ilość środków finansowych, które zostaną przeznaczone na realizację projektu.
Oś czasu: termin realizacji projektu lub wymagane terminy.
Cele: ostateczne cele projektu i elementy dostarczane.
Wartości: cele i wartości organizacji obowiązujące w tym projekcie.
Złożoność i skala: poziom umiejętności lub ilość zasobów niezbędnych do realizacji projektu.
Elastyczność: Stopień, w jakim ostateczne cele projektu, harmonogramy, elementy dostarczane oraz oczekiwania zespołu lub interesariuszy są podatne na zmiany lub sztywno określone.
Typ projektu i branża: zmienne projektu i ich powiązania z konkretną branżą.
Zespół: liczebność zespołu, poziom doświadczenia, różnorodność umiejętności oraz metody współpracy i komunikacji.
6 popularnych metodyk zarządzania projektami
Zrozumienie mocnych stron różnych metodyk zarządzania projektami pozwala wybrać podejście najlepiej dostosowane do potrzeb zespołu.
Wybór najbardziej odpowiedniej metodyki zarządzania projektami pozwoli ograniczyć ryzyko, zwiększyć wydajność i zapewnić wysoką jakość wyników. Wszystko zależy od zespołu, zasobów oraz typu projektu.
Aby ułatwić podjęcie decyzji, poniżej przedstawiamy zestawienie sześciu najpopularniejszych metodyk zarządzania projektami:
Metodyka | Model ramowy | Zalecane projekty | Najlepsze rozwiązanie dla zespołów | Artefakty |
Agile | Adaptacyjny | Elastyczne, szybkie i krótkie projekty realizowane w ramach sprintów opartych na współpracy | Zespoły zajmujące się tworzeniem oprogramowania, produktowe lub marketingowe oraz wszelkie grupy interdyscyplinarne | Backlog produktu, backlog sprintu, tablica zadań, historyjki użytkowników |
Scrum | Adaptacyjny | Szybkie i stale trwające projekty programistyczne | Programiści stron internetowych, zespoły produktowe i interdyscyplinarne zespoły tworzące oprogramowanie | Backlog produktu, backlog sprintu, przyrost (ukończona praca), tablica sprintu, wykres spalania |
Kanban | Adaptacyjny | Wizualizacja postępów w realizacji zadań i zarządzanie bieżącą pracą | Zespoły wsparcia, operacyjne i z ciągłym przepływem zadań | Tablica Kanban, karty Kanban, limity prac w toku (WIP), zasady dotyczące przepływów pracy |
Scrumban | Hybryda | Elastyczne i dynamiczne projekty oparte na ustrukturyzowanych planach | Zespoły przechodzące ze Scrum na Kanban lub potrzebujące zarówno struktury, jak i płynności pracy | Tablica Scrumban, karty Scrumban, limity WIP, backlog, zasady |
Lean | Adaptacyjny | Projekty, które pozwalają osiągnąć więcej przy mniejszych nakładach i ograniczają marnotrawstwo | Zespoły koncentrujące się na wydajności, start-upy lub grupy zajmujące się usprawnianiem procesów | Mapa strumienia wartości, tablice Kanban, dzienniki eksperymentów, dokumentacja standardowych procedur pracy |
Model kaskadowy | Predykcyjny | Projekty na dużą skalę, ukierunkowane na osiągnięcie celu końcowego i ograniczone czasowo z jasno określonym zakresem | Zespoły działające w branżach podlegających regulacjom, w sektorze infrastruktury lub w obszarach, gdzie wymagania są stabilne i jasno określone | Specyfikacja wymagań, plan projektu, wykres Gantta, dokumentacja projektowa, plany testów, dokumenty zatwierdzające |
1. Agile
Agile to coś więcej niż metodyka — to zbiór zasad mających na celu szybką, elastyczną i opartą na współpracy realizację projektów.
Ta metoda jest idealna dla małych zespołów. Ramy zarządzania projektami Agile kładą nacisk na krótkie, iteracyjne cykle (sprinty), ograniczenie biurokracji do minimum oraz szybkie dostosowywanie się do zmian.
Dzięki wyeliminowaniu blokerów, takich jak nadmierna dokumentacja i zbędne spotkania, metodyka Agile pozwala zespołom zachować koncentrację i elastyczność.
Ramy, takie jak Scrum oraz Kanban, zapewniają odpowiednią strukturę, a ciągłe informacje zwrotne od klientów i iteracyjne ulepszanie gwarantują, że projekty uwzględniają zmieniające się potrzeby. Elastyczność metodyki Agile sprawia, że jest to doskonały wybór w przypadku dynamicznych projektów opartych na współpracy.
2. Scrum
Jeśli Agile to zbiór zasad umożliwiających szybką i elastyczną pracę zespołową, to Scrum należy do najczęściej stosowanych ram pozwalających na wdrożenie tych zasad w praktyce.
Scrum to podzbiór metodyki Agile, w ramach którego projekty dzieli się na ograniczone czasowo iteracje zwane sprintami lub sprintami Scrum. Takie sprinty zazwyczaj odbywają się w cyklach trwających od dwóch do czterech tygodni.
Ta metodyka sprawdza się idealnie w przypadku gruntownej przebudowy witryn internetowych realizowanej przez zespół programistów, wspierając ciągłe doskonalenie oraz zmieniające się listy zadań. Należy pamiętać, że udoskonalanie ścieżki klienta w witrynie internetowej wymaga ciągłego dopracowywania, aby nadążać za zmieniającymi się oczekiwaniami klientów i sytuacją w świecie cyfrowym.
Celem Scrum jest opracowywanie, tworzenie, dostarczanie i utrzymywanie złożonych produktów z wykorzystaniem małych, współpracujących zespołów o wysokim poziomie odpowiedzialności oraz iteracyjnych list zadań.
Istnieją role, wydarzenia oraz artefakty Scrum. Role obejmują product ownera, zespół programistyczny oraz Scrum Mastera, natomiast wydarzenia to sprinty, codzienne spotkania scrumowe lub spotkania stand-up, a artefakty obejmują backlog produktu oraz backlog sprintu.
Zespoły projektowe oraz interesariusze odgrywają kluczową rolę w Scrum. Ich zaangażowanie i komunikacja mają kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu.
Współpraca interdyscyplinarna jest równie istotna w Scrum. Umożliwia zespołom o różnych specjalizacjach skuteczną wspólną pracę w celu osiągnięcia sukcesu w realizacji projektu.
3. Kanban
Podobnie jak Scrum, Kanban to kolejna metodyka zarządzania projektami oparta na zasadach Agile. Kanban to metodyka wizualnego zarządzania projektami, której celem jest optymalizacja przepływu pracy oraz minimalizacja wąskich gardeł projektu.
Kanban również sprawdza się w przypadku projektów realizowanych przez małe, elastyczne i współpracujące ze sobą zespoły, ale wymaga przy tym silnego nacisku na aspekt wizualny.
Zadania są prezentowane wizualnie podczas spotkań na karteczkach samoprzylepnych lub na tablicach Kanban, gdzie są umieszczane w kolejnych kolumnach w miarę postępów w realizacji. Tablice Kanban służą do wizualizacji zadań i przepływów pracy, a zadania przechodzą z backlogu przez kolejne kolumny tablicy.
Odzwierciedla to poszczególne etapy procesu — od rozpoczęcia do ukończenia — począwszy od backlogu. Dzięki wizualnej prezentacji pracy w backlogu, prac w toku oraz ukończonych zadań te ramy doskonale sprawdzają się w przypadku większości projektów wymagających wprowadzania zmian na wielu etapach realizacji.
To rozwiązanie będzie również przydatne w przypadku drugiego projektu, zwłaszcza jeśli chodzi o śledzenie statusu zadań na poszczególnych etapach procesu twórczego.
Przykładowo projektowanie strony internetowej dla nowej linii produktów obejmuje różne etapy i wymaga zaangażowania członków zespołu kreatywnego. Tablice Kanban pomagają zespołom wizualizować i śledzić postępy w realizacji projektu na każdym etapie cyklu życia projektu.
Wizualna prezentacja postępów projektu pozwala zespołowi łatwiej ocenić, na jakim etapie znajduje się praca i gdzie znajdują się blokery.
4. Scrumban
Co się stanie, gdy połączymy szybkość Scrum z elastycznością Kanban? Otrzymujemy Scrumban — hybrydową metodykę zarządzania projektami, opracowaną w celu połączenia najlepszych cech obu podejść.
Scrumban łączy planowanie oparte na sprintach i regularne przeglądy charakterystyczne dla Scrum z ciągłym przepływem pracy oraz zarządzaniem zadaniami opartym na systemie ssącym (pull) znanym z Kanban.
Zamiast planować wszystkie zadania na początku sprintu, ta metoda umożliwia zespołowi „zasysanie” nowych prac z backlogu w miarę dostępności potencjału wykonawczego. Dzięki temu projekty przebiegają sprawnie, ale nikt nie jest przeciążony pracą.
Limity prac w toku (WIP) stosowane w Kanban pomagają zapobiegać powstawaniu wąskich gardeł, natomiast wydarzenia scrumowe— takie jak spotkania stand-up i retrospektywy — zapewniają stałą współpracę i ciągłe doskonalenie.
Metoda Scrumban zazwyczaj najlepiej sprawdza się tam, gdzie potrzebna jest struktura Scrum, a jednocześnie pożądana jest elastyczność i przejrzystość wizualna charakterystyczna dla Kanban. Jeżeli obciążenie pracą zespołu jest nieprzewidywalne i działa on w dynamicznym środowisku, ta metoda pozwala szybko dostosować się do zmieniających się priorytetów.
5. Lean
Organizacje, które chcą zmienić sposób prowadzenia działalności, powinny rozważyć zastosowanie metodyki Lean.
Zarządzanie projektami Lean to metoda ukierunkowana na wydajność i wartość dla klienta. Celem jest maksymalizacja wartości przy jednoczesnym ograniczeniu marnotrawstwa.
Doskonalenie procesów to jedna z kluczowych zasad zarządzania projektami zgodnie z koncepcją Lean. To świetny sposób na uzyskanie wysokiej jakości wyników przy jednoczesnym zwiększeniu wydajności, co pozwala ograniczyć zbędne wydatki, zużycie zasobów i obciążenie zespołów oraz oszczędzić czas.
Metodyka Lean powstała w japońskim przemyśle wytwórczym w celu usprawnienia kontroli jakości oraz wyeliminowania zbędnych elementów, które w dalszej perspektywie mogłyby podwyższyć cenę lub obniżyć wartość dla klientów. To właśnie z systemu produkcyjnego firmy Toyota wywodzi się filozofia Lean.
Zrewolucjonizował on wydajność produkcji dzięki zasadom, takim jak produkcja just-in-time oraz sterowanie oparte na popycie. Obecnie zasady Lean są stosowane w wielu branżach w celu zwiększenia wydajności i wyeliminowania niepotrzebnej pracy.
Metodyka Lean wyróżnia trzy rodzaje marnotrawstwa w projektach, znane jako 3M: muda, mura i muri.
Muda polega na eliminowaniu marnotrawstwa lub wszystkiego, co nie wnosi wartości.
Mura usprawnia procesy, przykładowo, gdy jeden z etapów projektu zajmuje zbyt dużo czasu, kolejne zadania z listy będą musiały zostać wykonane szybciej.
Muri polega na eliminowaniu blokerów, takich jak zbyt duża liczba spotkań z interesariuszami.
6. Model kaskadowy
Znany również jako metoda kaskadowa zarządzania projektami, model kaskadowy to sprawdzone ramy postępowania, stosowane już od lat 70. XX wieku. Jest to tradycyjne podejście charakteryzujące się liniowym, sekwencyjnym procesem, w którym każda faza płynnie przechodzi w kolejną.
Model kaskadowy najlepiej sprawdza się w przypadku projektów o jasno określonym zakresie i minimalnej liczbie zmian. Wymaga bardzo dogłębnego zrozumienia celu końcowego oraz kroków niezbędnych do jego osiągnięcia.
Te ramy umożliwiają zarządzanie całym projektem, dzieląc go na określone fazy, z których każda zależy od zakończenia poprzedniej. To bardziej ustrukturyzowane podejście jest powszechnie stosowane w projektach związanych z oprogramowaniem.
Te projekty zazwyczaj przebiegają według sekwencyjnego procesu — wymagania, projekt, wdrożenie, weryfikacja i utrzymanie — który pozostawia niewiele miejsca na błędy lub elastyczność. Takie podejście sprawdza się najlepiej w przypadku znanych projektów, które wymagają jedynie minimalnych zmian.
Warto rozważyć tę metodykę w przypadku dużych projektów marketingowych, które były już wcześniej realizowane w podobny sposób. Należy wybrać tę opcję, jeśli proces jest dopracowany w najdrobniejszych szczegółach i dobrze udokumentowany, gdzie nie należy spodziewać się żadnych niespodzianek.
Należy zebrać i przeanalizować wszystkie wymagania projektowe oraz terminy. Wymaga to sporo pracy przygotowawczej i planowania.
Ważne jest zidentyfikowanie kluczowych zadań oraz zależności między nimi. Podobną metodyką (nieujętą tutaj) jest ścieżka krytyczna (CPM) służąca do ustalenia kolejności kluczowych zadań, które należy wykonać, aby dotrzymać terminu.
Następnie należy opracować strategię działania tak, aby każdy etap był realizowany po kolei i zgodnie z harmonogramem, a dopiero potem można przejrzeć plan i przystąpić do jego wdrożenia.
Sukces zespołu zaczyna się od wyboru odpowiedniej metodyki projektowej
Istnieje jeszcze wiele innych metodyk, o których można by wspomnieć i które warto omówić — a wybór tej właściwej dla danego projektu może stanowić wyzwanie. Najważniejsze jest, aby wybrać system, który sprawdzi się w Twoim przypadku, projekcie i zespole.
Metodyki zarządzania projektami powstały, aby umożliwić osiąganie najlepszych rezultatów w zależności od specyfiki projektu. Warto poświęcić trochę czasu na znalezienie najlepszego rozwiązania, wypróbować różne opcje, a następnie omówić z zespołem, co się sprawdziło, a co okazało się nieskuteczne.
Oprogramowanie do zarządzania projektami, takie jak Jira, zapewnia tysiącom zespołów możliwość terminowej realizacji projektów. Niezależnie od wybranej metody Jira oferuje potrzebne narzędzia, widoki i przepływy pracy.