Что такое служба ИТ-поддержки?
Общие сведения об управлении ИТ-запасами
Когда вы занимаетесь управлением ИТ-услугами (ITSM), то кажется, что вашим должностным обязанностям нет счета. Вы должны следить за тем, чтобы все системы были в актуальном состоянии, а также за тем, чтобы ни у кого не возникало проблем с программным или аппаратным обеспечением. Хотя ИТ-команды отвечают прежде всего за обновления и техническую поддержку, управление ИТ-запасами — тоже их функция.
Управление ИТ-запасами имеет высокое значение, потому что компьютеры, серверы и сетевое оборудование, как вы знаете, могут стоить дорого. Поиск наиболее эффективных способов использования ИТ-активов помогает экономить средства, быстрее устранять неполадки, повышать безопасность и соответствие нормативным требованиям.
Если вы не оптимизируете управление ИТ-запасами с помощью специального программного обеспечения, вы многое теряете. Узнайте больше о преимуществах, которые приносит управление ИТ-запасами, и о том, как найти лучшее ПО для управления ИТ-запасами в своей компании.
Что такое управление ИТ-запасами?
Управление ИТ-запасами — это процесс управления ИТ-активами, включая физические объекты, такие как компьютеры, серверы, принтеры, сетевые устройства, а также лицензии на программное обеспечение и другие цифровые активы. Цель управления ИТ-запасами — отслеживание этих активов и их максимально эффективное использование.
Жизненный цикл управления активами играет ключевую роль в управлении ИТ-запасами. Он состоит из пяти этапов: планирование, приобретение, эксплуатация, техническое обслуживание и утилизация.
Возьмем ноутбук в качестве примера. Каждому сотруднику нужен свой ноутбук для работы, поэтому следует начать с определения общего количества необходимых ноутбуков. Далее необходимо создать краткий список поставщиков, договориться о ценах и приобрести все ноутбуки. После приобретения нужно обучить персонал, а затем отслеживать соблюдение нормативных требований и производительность активов. Управление активами также включает в себя регулярное техническое обслуживание, поэтому важно подготовить его план. По окончании жизненного цикла ноутбуки должны быть надлежащим образом утилизированы.
Управление ИТ-запасами и управление ИТ-активами
Если вы новичок в управлении ИТ-запасами и активами, возможно, вам интересно, чем управление ИТ-активами отличается от управления ИТ-запасами. Давайте подробно рассмотрим их сходства и различия.
Управление ИТ-запасами — это первый шаг процесса управления активами. Инвентаризация ИТ-ресурсов подразумевает учет всех имеющихся у вас ИТ-активов, включая компьютеры, серверы, сетевые устройства, лицензии на программное обеспечение и облачные сервисы. На этом этапе вы уделяете больше внимания составлению подробного списка имеющихся у вас ИТ-активов, даже если они в настоящее время не используются.
Управление ИТ-активами представляет собой второй, более широкий этап управления ИТ-запасами. После составления ведомости ИТ-ресурсов можно применять стратегии управления ИТ-активами и запасами для оптимизации использования активов. Предположим, что вы принимаете на работу нового сотрудника, и вам нужно обеспечить его ноутбуком, на котором установлено все необходимое программное обеспечение. Если у вас внедрено управление ИТ-активами, вы сможете быстро получить список имеющихся неиспользуемых лицензий на программное обеспечение, чтобы использовать эти лицензии, а не покупать новые.
Во многих отношениях управление ИТ-запасами и управление ИТ-активами очень похожи. И то, и другое предполагает создание списка ваших ИТ-активов, чтобы обеспечить их учет и надлежащее обслуживание. Во многих случаях программное обеспечение для управления ИТ-запасами включает также функции управления ИТ-активами.
Отслеживание активов — один из важнейших аспектов управления ИТ-ресурсами. Управление активами подразумевает не только получение информации о том, сколько у вас ноутбуков или лицензий на программное обеспечение. Оно включает в себя подробные отчеты о том, когда оборудование было приобретено, когда оно обновлялось в последний раз и когда придет время его модернизировать.
Преимущества управления ИТ-запасами
Независимо от того, управляете вы небольшим бизнесом с десятком сотрудников или крупной маркетинговой фирмой, управление ИТ-запасами дает ряд преимуществ. Узнайте, как управление ИТ-запасами поможет вам сэкономить деньги и максимально эффективно использовать каждый актив.
Экономия затрат
Управление ИТ-запасами — отличный способ сэкономить деньги компании. Когда у вас есть подробная инвентарная ведомость ИТ-активов, вы можете отслеживать каждый из них, чтобы свети к минимуму потери. Ведомость также включает список используемых и неиспользуемых лицензий на программное обеспечение, что избавит вас от покупки лишних лицензий.
Кроме того, при автоматизированном управлении ИТ-запасами ваша ИТ-команда может уделять больше времени критически важным задачам. Благодаря автоматизации у ИТ-команд высвобождается время, чтобы успеть обновить ноутбуки и серверы, а также вовремя отреагировать на заявки сотрудников в службу поддержки.
Оптимальное использование активов
Каждый, кто занимался бизнесом, знает, как быстро накапливаются мелкие затраты. Без подробной инвентарной ведомости ИТ-активов вы рискуете совершить ненужные покупки, потому что не знаете, что у вас уже есть, а чего нет. Например, у вас могут быть неиспользуемые лицензии на программное обеспечение, которые вы могли бы использовать вместо покупки еще одного пакета лицензий. Это не только помогает избежать ненужных покупок, но и гарантирует, что вы получите максимальную пользу от каждого актива.
Улучшение контроля безопасности и соответствия требованиям
Безопасность и соответствие требованиям — два самых крупных камня преткновения в ИТ-операциях. Управление запасами включает в себя соблюдение политик информационной безопасности, помогая поддерживать оборудование в актуальном состоянии. Подробный план технического обслуживания помогает обновлять компьютеры по расписанию во избежание потенциальных уязвимостей.
Управлении ИТ-запасами может помочь в соблюдении некоторых нормативных актов. К ним относятся правила обработки данных, требования к защите от кибератак и правила лицензирования программного обеспечения.
Быстрое устранение неполадок
Управление инцидентами — важнейшая обязанность ИТ-отдела. Сотрудники, у которых возникают проблемы с ноутбуками или программным обеспечением, часто обращаются к ИТ-специалистам для решения этих проблем, но их не всегда легко решить без всей необходимой информации. Функции управления ИТ-запасами помогают быстро находить точную информацию об ИТ-активах, чтобы быстрее решить проблемы пользователей.
Быстро решать проблемы необходимо для минимизации простоев, которые могут дорого обойтись организации. Эффективное отслеживание активов позволяет всегда иметь четкое представление о них и их использовании, что поможет сократить время простоя и сэкономить затраты.
Проблемы при управлении ИТ-запасами
Несмотря на множество преимуществ, управление ИТ-запасами создает также и ряд проблем.
Крайне важно поддерживать точность данных, если вы хотите получить максимальную пользу от программного обеспечения для управления ИТ-запасами. Если информация, которая хранится в системе, устарела, пользы в ней будет мало. Обновлять информацию о большом количестве активов разных видов также может быть непросто.
Интеграция систем управления ИТ-запасами может занимать много времени, поскольку необходимо учитывать каждый актив. Кроме того, необходимо регулярно обновлять ведомость ИТ-запасов и обслуживать такие активы, как компьютеры и серверы.
Обязательные функции программного обеспечения для управления ИТ-запасами
При выборе наиболее подходящего программного обеспечения для управления ИТ-запасами в своей компании необходимо обращать внимание на эти ключевые функции.
- Отслеживание активов и обновление информации о них в режиме реального времени.
- Подробные профили активов, позволяющие составить четкое представление об их состоянии.
- Возможности автоматизации для экономии времени при регистрации и отслеживании активов.
- Отчетность и аналитика для управления активами и принятия решений на основе данных.
- Возможности интеграции с другим программным обеспечением и облачными сервисами.
Выбор программного обеспечения для управления ИТ-запасами
Выбор подходящего программного обеспечения для управления ИТ-запасами очень важен и зависит от конкретных потребностей бизнеса. Для начала следует оценить свою компанию и ИТ-отдел с точки зрения размера бизнеса, сложности ИТ-инфраструктуры и объема бюджета, чтобы решение о выборе ПО было обоснованным.
Jira Service Management содержит все основные функции программного обеспечения для управления ИТ-запасами. Более того, в это решение заложена возможность беспрепятственной интеграции с другими используемыми инструментами. Управление активами в Jira Service Management осуществляется централизованно, поэтому нужная информация всегда под рукой. Прежде чем совершать покупку, вы можете попробовать Jira бесплатно и узнать, подходит ли это решение для вашей компании.
Рекомендации по успешному управлению ИТ-запасами
Управление ИТ-запасами выгодно вашему бизнесу во многих отношениях, но важно выполнять его правильно.
Регулярные аудиты играют важную роль в поддержании записей об ИТ-активах в актуальном состоянии. Постоянно проверяйте наличие устаревших компьютеров или активов, которые вы, возможно, забыли убрать из инвентарной ведомости.
Создайте четкие правила и рекомендации по добавлению новых активов, их обслуживанию и обновлению, а также по утилизации активов в конце их жизненного цикла.
Чтобы получить наибольшую пользу от внедрения системы управления ИТ-запасами, очень важно постоянно обучать как новых, так и существующих участников ИТ-команды.
Оптимизация управления ИТ-запасами с помощью Jira Service Management
Если вы не отслеживаете свои ИТ-активы, то вы, скорее всего, совершаете ненужные покупки и сами себе создаете препятствия. Диспетчер данных об активах в Jira Service Management позволяет легко управлять ИТ-активами и отслеживать их, используя их продуктивнее и экономя деньги.
Jira Service Management также упрощает управление ресурсами и конфигурацией. Создайте схемы и типы объектов, чтобы упорядочить активы, или импортируйте объекты непосредственно в Jira Service Management. С Jira Service Management контроль активов становится невероятно простой задачей.
Справочник Atlassian по управлению ИТ-ресурсами и конфигурацией служб
Пошаговое руководство по управлению ресурсами и конфигурацией в Jira Service Management.
Читать справочникВстроенное в Jira управление ресурсами и конфигурациями
Функция «Активы» в Jira Service Management дает наглядное представление о зависимостях, чтобы вы могли управлять ресурсами и элементами конфигурации (CI), быстро разрешать инциденты и минимизировать риски, связанные с изменениями.
Подробнее