Projectafhankelijkheden: soorten en manieren om ze effectief te beheren

Of je nu software ontwikkelt, fysieke producten maakt of services verleent: projecten bestaan uit onderling samenhangende, opeenvolgende taken. Afhankelijkheden zijn taken binnen een project die output of informatie leveren die nodig is voor andere taken.

Start of voltooi afhankelijkheden voordat je met gerelateerde taken begint.

Een groenvoorzieningsproject zal bijvoorbeeld waarschijnlijk mislukken als je eerst de struiken plant. Voordat je gaat planten, moet je ondergrondse sproeiers installeren, en voordat je de sproeiers plaatst, moet je verbinding hebben met een waterbron.

In dit voorbeeld is de waterbron afhankelijk van de installatie van de sproeiers, en de installatie van de sproeiers is afhankelijk van het planten van de struiken.

Niet alle afhankelijkheden zijn hetzelfde. Voor sommige taken in de projecttijdlijn is het mogelijk dat je een andere taak in zijn geheel moet voltooien voordat je aan de volgende taak kunt beginnen. De mogelijkheid bestaat dat je aan sommige taken tegelijkertijd moet werken. Je kunt met andere taken beginnen, maar ze worden pas voltooid als er een afhankelijke taak is voltooid. Als je de soorten afhankelijkheden begrijpt, kun je het werk van het project efficiënt rangschikken en beheren.

Dit zijn de vier soorten afhankelijkheden.

Finish-to-start

Finish-to-start betekent dat de afhankelijke taak niet kan beginnen voordat een andere taak is voltooid. Het ontwerp van een nieuwe productfunctie kan bijvoorbeeld pas beginnen als aan de vereisten is voldaan. Dit type is eenvoudig te rangschikken in het projectplan.

Start-to-start

Start-to-start betekent dat de afhankelijke taak pas kan beginnen als er ook een andere taak begint. Het schrijven van technische documentatie voor een product kan bijvoorbeeld pas beginnen als de QA-tests zijn begonnen. Dit zorgt ervoor dat de productontwikkeling, of de codering, voltooid is, en dat wijzigingen in de scope die van invloed kunnen zijn op de documentatie minder snel voorkomen.

Finish-to-finish

Finish-to-finish betekent dat het team de afhankelijke taak pas kan voltooien als er een andere taak is voltooid. Een ondergrondse sproei-installatie kan bijvoorbeeld pas werken nadat alle struiken zijn geplant, omdat je het sproeisysteem moet testen en afstellen om er zeker van te zijn dat alle planten water krijgen.

Start-to-finish

Start-to-finish betekent dat de afhankelijke taak onvoltooid blijft totdat een andere taak begint. Dit komt vaak voor bij opeenvolgingen als soepel van de ene taak naar de andere taak moeten worden gegaan. Een bewaker kan bijvoorbeeld zijn dienst niet afmaken tot de volgende bewaker van de volgende dienst er is. Dit omvat vaak de overdracht van informatie van het team dat de taak voltooit naar het team dat met de volgende taak begint.

Projectafhankelijkheden begrijpen en beheren verbetert de nauwkeurigheid gedurende de hele levenscyclus van het project. Dit omvat resourceplanning, risicomanagement en schatting van de projecttijdlijn. De voordelen zijn als volgt:

• Betere projectplanning. Door elke taak en de afhankelijkheden vast te stellen, kunnen teams zich beter aan de scope van het project houden, wordt de besluitvorming verbeterd en kunnen de behoeften aan middelen worden voorspeld.

• Verbeterde planningsnauwkeurigheid. Door taken te rangschikken op basis van hun afhankelijkheden krijgen teams een duidelijk beeld van de projectplanning. Door het werk te structureren op basis van het soort afhankelijkheid worden taken geoptimaliseerd die het team tegelijkertijd kan uitvoeren en worden essentiële overdrachtspunten geïdentificeerd voor taken die ze niet tegelijk kunnen uitvoeren. Als je halverwege het project moeilijke beslissingen moet nemen, is het makkelijker om de gevolgen van veranderingen te zien als je de taakafhankelijkheden begrijpt.

• Minder projectvertraging. Het definiëren van taakafhankelijkheden en de volgorde van de werkzaamheden tijdens de planningsfase verminderen verrassingen die kunnen leiden tot vertragingen nadat een project begonnen is. Teamleden kunnen beter anticiperen op belangrijke overdrachten en zich voorbereiden op de volgende taak. Dit verbetert ook de communicatie tussen teamleden, die kunnen samenwerken om ervoor te zorgen dat afhankelijke taken de vereiste informatie of output hebben.

• Verbeterd risicomanagement. Het in kaart brengen van afhankelijkheden helpt bij het vaststellen van projectrisico's tijdens de planning. Vroegtijdige risicobewustwording biedt meer tijd om risicobeperkingsplannen te ontwikkelen, mochten de risico's werkelijkheid worden. Het geeft teams ook de tools om aan de slag te gaan om ze onmiddellijk het hoofd te bieden. Duidelijk in kaart gebrachte afhankelijkheden bieden een volledig beeld van de impact van reële risicobeheersing.

Een afhankelijkheid is elke taak in het project die informatie of output levert voor een andere taak. Dit kan een product zijn, zoals een API- of databasestructuur of een overdrachtspunt, zoals het invullen van code en overstappen naar QA-testen. Hier volgt een effectieve aanpak om afhankelijkheden in je project vast te stellen:

1. Bekijk de taken van het project. Bekijk tijdens de projectplanning elke taak om vast te stellen of er output of informatie nodig is van een andere taak in het project. Vraag met welke taken je moet beginnen of welke je moet voltooien voordat een andere taak kan beginnen. Rangschik de taken op basis van afhankelijkheden en de soorten afhankelijkheden.

2. Werk samen met teamleden. Overleg met al je teamleden, waaronder belanghebbenden, partners, klanten en bedrijfsleden. Iedere persoon heeft ervaring en is bewust van de verborgen afhankelijkheden die het project kunnen vertragen. Als teamleden zich er bijvoorbeeld van bewust zijn dat een financiële taak de nodige output oplevert voor een taak die in ontwikkeling is, zoals nieuwe apparatuur aanschaffen, kan het team samenwerken om de projectdoelen te bereiken.

3. Analyseer taakvereisten. Analyseer bij het vaststellen van afhankelijkheden de vereisten voor elke taak. De vereisten bepalen de output of informatie die de afhankelijkheid oplevert. Als de output bijvoorbeeld een API is die wordt gebruikt voor een afhankelijke taak, definieer dan de vereisten van de API. Zijn er specifieke gegevensbeperkingen of veldformats waaraan moet worden voldaan? Het analyseren van de taakvereisten kan helpen bij het vaststellen van ontbrekende taken. Het zorgt er ook voor dat het werk aansluit bij de projectdoelstellingen en de scope van het project.

Nadat je de afhankelijkheden in je project hebt vastgesteld, is het essentieel om ze gedurende de hele levenscyclus van het project te beheren. Veranderingen in de scope, de vereisten of de technologie kunnen van invloed zijn op afhankelijkheden. Door ze onder controle te houden, worden vertragingen voorkomen en verloopt het project soepel. De volgende strategieën kunnen helpen bij het beheren van afhankelijkheden:

• Afhankelijkheidsdiagrammen helpen het team om de workflow en de tijdlijn te visualiseren. Projecttijdlijnen en stroomdiagrammen in watervalstijl geven taken en hun afhankelijkheden effectief visueel weer. Met tools voor projectmanagement, zoals Jira-workflows, kun je afhankelijkheden binnen de workflow koppelen. Dit maakt het gemakkelijk om taken te verplaatsen terwijl afhankelijkheden worden behouden.

• Het in kaart brengen van afhankelijkheden biedt een enkele uitgebreide gedetailleerde informatiebron voor elke taak. Het kan gaan om systeemeffecten, risico's, risicobeperkingsplannen en toegewezen eigenaren. Met de tool waarmee je in Jira afhankelijkheden in kaart kunt brengen kun je de afhankelijkheidsmap gedurende het hele project bijhouden, zodat deze relevant blijft als er zaken veranderen.

• Communicatie is essentieel voor succesvol beheer van onderlinge relaties. Teamleden moeten weten wanneer ze aan hun taken kunnen beginnen, wie verantwoordelijk is voor afhankelijke taken en wanneer er dingen veranderen. Overweeg een benadering van communicatie op meerdere niveaus, zoals het opnemen van afhankelijkheden in je standaardrapporten op het projectdashboard en pushmeldingen wanneer er dingen veranderen.

• Kritieke paden stellen de langste tijd vast die is verstreken voor alle afhankelijke taken, van begin tot eind. Een kritiek pad illustreert samenhangend werk. Het aansluiten van de waterbron, het installeren van ondergrondse sproeiers, het planten van struiken en het testen van de waterdekking is bijvoorbeeld het kritieke pad voor de groenvoorziening. Andere taken, zoals bepalen welke planten geschikt zijn voor het klimaat, kunnen ook afhankelijkheden zijn.

Projectafhankelijkheden zijn van invloed op het algemene succes van je project. Voor sommigen is een afhankelijkheid misschien duidelijk maar voor anderen niet, vooral als ze niet direct betrokken zijn bij taken waarvoor informatie of output nodig is. Ongeacht de omvang of het resultaat van de taak: ga er nooit vanuit dat iedereen het belang ervan kent.

Het in kaart brengen, rangschikken en beheren van afhankelijkheden verkleint het risico dat er een taak is die over het hoofd wordt gezien. Het zorgt er ook voor dat taken die moeten wachten op andere taken zo snel mogelijk kunnen beginnen. 

Het schrijven van technische documentatie kan bijvoorbeeld afhankelijk zijn van de voltooiing van de productontwikkeling en de overdracht ervan aan tests. Als teamleden die taak niet vaststellen en er geen toezicht op houden, weet de technisch schrijver misschien niet wanneer de overdracht plaatsvindt. Dit kan tot vertraging leiden. Het resultaat van die vertraging kan een uitgestelde vrijgave aan de klant zijn, vooral voor sterk technische of gereguleerde producten.

Afhankelijkheidsmanagement is een effectief hulpmiddel voor projectmanagement om de nauwkeurigheid van projecttijdlijnen te verbeteren, risico's vast te stellen en projecten op schema te houden. Het vaststellen van afhankelijkheden is een essentieel onderdeel van projectplanning en projectmanagement. Dit zorgt ervoor dat de vereisten duidelijker worden, dat de scope van het project wordt behouden en dat vertragingen worden beperkt. Ook wordt de samenwerking binnen het team verbeterd en wordt het werk efficiënter uitgevoerd.

Jira maakt het mogelijk om afhankelijkheden in real time in kaart te brengen en bij te houden. Hierdoor is er één enkele informatiebron voor taakstatus, risico's, risicobeperkingsplannen en kritieke paden. Jira legt ook de basis voor consistente communicatie en samenwerking tussen het projectteam en de belanghebbenden, wat leidt tot betere productkwaliteit, verbeterde klanttevredenheid en een kortere marktintroductietijd.

Gebruik Jira gratis