Wat is workloadbeheer? Strategieën om de productiviteit te verbeteren

Workloadbeheer is het proces van het plannen, verdelen en volgen van werk over teams om ervoor te zorgen dat de taken gelijk verdeeld zijn tussen teamleden, deadlines haalbaar zijn en resources efficiënt worden gebruikt.

Het ideale is dat niemand te weinig of juist te veel doet, of blijft wachten tot afhankelijkheden hun steentje bijdragen. Als het goed wordt gedaan, helpt workloadbeheer teams om effectief prioriteiten te stellen, te anticiperen op knelpunten en de projectscope op schema te houden.

Wanneer een softwareontwikkelingsteam bijvoorbeeld een productrelease voorbereidt, kan de projectmanager tools voor workloadbeheer gebruiken om planningen te raadplegen en de taaklast van elk teamlid te beoordelen. Ze merken misschien dat de ene ontwikkelaar overbelast is terwijl een andere tijd over heeft. 

De manager kan vervolgens taken herverdelen met behoud van de projecttijdlijn.

Beheer van de werklast en resources zijn aanvullende aspecten van de bedrijfsvoering. De planning van resources, waarbij de juiste mensen en tools moeten worden verzameld, moet er zijn voordat de werklast kan worden aangepakt.

• Werklastbeheer houdt zich bezig met 'hoe' taken worden toegewezen en zorgt ervoor dat ze worden geprioriteerd en afgestemd op de projectdoelen.

• Het beheer van resources richt zich op 'wat' nodig is om het werk uit te voeren, inclusief het personeel, de budgetten en het materiaal, en zorgt ervoor dat ze op de juiste manier worden toegewezen om aan de behoeften van de organisatie te voldoen.

In feite is werklastbeheer de tactische laag waarnaar tools voor resourcebeheer verwijzen voor een correcte uitvoering. Samen vormen de twee concepten een continue cirkel van planning, uitvoering en optimalisatie.

Teams die de werkdruk effectief beheren, behalen een hogere productiviteit, meer betrokkenheid en betere resultaten. Een meta-analyse van onderzoeken van Gallup uit 2024 bevestigde eerdere berichten dat zeer betrokken teams 23% meer winstgevend zijn. 

Daarnaast verklaarden andere bronnen van Gallup dat onredelijke werkdruk een belangrijke factor is in het belemmeren van de betrokkenheid. Dit is waarom een goed beheer van de werklast belangrijk is:

• Voorkomt burn-out: door de werkdruk in balans te houden, helpen managers chronische stress en vermoeidheid te voorkomen.

• Stimuleert de productiviteit: als taken duidelijk zijn geprioriteerd, kunnen teams zich concentreren en sneller leveren.

• Verbetert de transparantie: gedeelde zichtbaarheid van de werklast bevordert samenwerking en verantwoordelijkheid.

• Verbetert de retentie: werknemers die zich gesteund en eerlijk behandeld voelen, zijn eerder geneigd om te blijven.

Maar hoe raakt de werklast uit balans?

Meestal gebeurt dat geleidelijk: een paar dringende aanvragen hier, een andere focus daar, totdat de balans tussen capaciteit en vraag is weggevallen. Teams beginnen zich op te rekken en deadlines beginnen elkaar te overlappen. 

Hier zijn enkele veelvoorkomende onevenwichtigheden in de werklast die op deze manier kunnen ontstaan, en hoe deze kunnen worden opgelost

1. Overtoewijzing en burn-out

• Uitdaging: teamleden nemen te veel werk aan vanwege onduidelijke capaciteitslimieten.

• Oplossing: gebruik tools voor capaciteitsplanning om de werklast te visualiseren en maximumdrempels per persoon in te stellen. Een tool voor workflowbeheer kan bijvoorbeeld opties bieden zoals een cirkeldiagram voor de werklast en rapporten over de toewijzing van resources, die een volledig transparant overzicht bieden van de verdeling van de last.

2. Prioriteiten verschuiven

• Uitdaging: projecten evolueren en prioriteiten kunnen van de ene op de andere dag veranderen.

• Oplossing: genereer flexibiliteit in planningen. Gebruik sessies voor sprintplanning en backlog-verfijning om resources opnieuw toe te wijzen wanneer prioriteiten veranderen.

3. Niet-gesynchroniseerde updates

• Uitdaging: zonder een duidelijke, realtime beoordeling van de voortgang blijven knelpunten onopgemerkt tot het te laat is.

• Oplossing: implementeer dashboards in Jira om de werklast, voortgang en deadlines te controleren. Visuele rapportage helpt teams om effectiever te werken.

Werklastbeheer is een combinatie van mentaliteit en methode. Het begint met de juiste intentie, om bewustzijn te kweken en te streven naar duurzame prestaties, gekoppeld aan gestructureerde planning, regelmatige beoordelingen en slim gebruik van automatisering.

Hieronder staan tien bruikbare strategieën, ondersteund door de ingebouwde tools van Jira, die je team helpen productief en in balans te blijven.

1. Evalueer de beschikbaarheid, vaardigheden en werklast van het team

Begin met het in kaart brengen van de capaciteit en vaardigheden van je team. Dat zijn de basisbouwstenen van realistische planning: weten wie er beschikbaar is en wie het best uitgerust is voor bepaalde taken.

Tools zoals de weergave van capaciteitsplanning van Jira of een eenvoudige Confluence-tabel kunnen helpen bij het visualiseren van werklast. Combineer dit met het in kaart brengen van vaardigheden, zodat taken worden afgestemd op sterke punten, niet alleen op planningen.

Tip van een professional: integreer capaciteitsgegevens van Confluence in Jira-dashboards om de toewijzing van tijd en expertise op één plek bij te houden.

2. Gebruikmaken van gegevens om taken te prioriteren 

Deadlines alleen weerspiegelen niet het doel of de waarde achter elke taak. Kaders zoals RICE (Reach, Impact, Confidence, Effort, ook wel: bereik, impact, vertrouwen, inspanning) of MoSCoW (Must, Should, Could, Won't, ook wel: moet, zou moeten, zou kunnen, zal niet) helpen je om werk te evalueren op basis van de verwachte meetbare impact.

AI-gedreven prioriteringstools in Jira kunnen activiteiten automatisch scoren of opnieuw ordenen op basis van zakelijke verwachtingen of hun relevantie voor andere afhankelijkheden. Hierdoor worden subjectieve voorkeuren uit de taakplanning verwijderd, met meer aandacht voor resultaten.

3. Controleer de backlog van je team regelmatig om overbelasting door een teveel aan taken te voorkomen

Gebruik tools voor backlogbeheer om de werklast beheersbaar te houden. Regelmatig de backlog bijwerken (of verfijnen) helpt je om verouderde of dubbele taken te herzien en te verwijderen, zodat het team niet wordt overweldigd door chaos.

Jira's Backlog View organiseert taken automatisch op prioriteit en sprint, maar maakt ook handmatige reorganisatie mogelijk door taken naar behoefte te slepen en neer te zetten. Je kunt filteren op sprint, teamcapaciteit of uitvoerder en vervolgens de werklast strategisch indelen op basis van realtime context en lokale kennis.

4. Verdeel het werk eerlijk op basis van vaardigheden

Gebruik de inzichten uit stap 1 om het werk correct toe te wijzen. De rapporten over de verdeling van de werkbelasting of de toewijzing van resources van Jira helpen je om onevenwichtigheden vroegtijdig te identificeren en taken opnieuw toe te wijzen op basis van beschikbaarheid of expertise.

Dit bevordert eerlijkheid op basis van realtime gegevens met transparante communicatie, zodat iedereen in een duurzaam tempo of capaciteit kan werken.

5. Gebruik visuele dashboards om de werklast en de voortgang van het project bij te houden

Visuele dashboards geven teams in één oogopslag een overzicht van de projectstatus. Ze vergroten de verantwoording, verminderen dubbelzinnigheid en vereenvoudigen de rapportage.

Jira-dashboards kunnen alles weergeven, van het aantal issues en burndown-grafieken tot heatmaps voor de werklast. Ze zijn met name effectief voor terugblikken van teams, omdat ze helpen vast te stellen waar de inspanningen worden besteed en hoe deze in de toekomst kunnen worden geoptimaliseerd.

6. Automatiseer herhalende taken of minder belangrijke taken

Automatisering is een van de eenvoudigste manieren om verloren tijd terug te winnen. Identificeer terugkerende administratieve handelingen, zoals het bijwerken van statussen van issues of het verzenden van herinneringen, en configureer ze zodat ze automatisch worden uitgevoerd.

De functies AI Work Breakdown en AI Work Create van Jira genereren subtaken of conceptomschrijvingen van issues wanneer ze worden geactiveerd, en kunnen zelfs vervolgstappen voorstellen. Automatisering maakt tijd vrij voor strategisch werk, maar helpt ook om de consistentie tussen teams en projecten te behouden, omdat herhalende stappen elke keer op dezelfde manier worden uitgevoerd.

7. Genereer regelmatige werklastbeoordelingen en feedbackloops

Stel terugkerende check-ins in om werklast, prioriteiten en blockers te bespreken. Dit kunnen lichte wekelijkse stand-ups zijn of maandelijkse terugblikken, afhankelijk van het ritme van je team.

Bevorder open dialogen: vraag wat werkt en wat niet, waar ondersteuning nodig is en hoe die ondersteuning eruit zou moeten zien. Na verloop van tijd bouw je door middel van deze gesprekken vertrouwen op en kunnen aanpassingen van de werklast gemakkelijker samen worden beheerd.

8. Plannen voor flexibiliteit wanneer prioriteiten verschuiven

In agile omgevingen is verandering onvermijdelijk: prioriteiten, klantbehoeften en marktomstandigheden evolueren sneller dan statische plannen kunnen anticiperen. Bereid je hierop voor door buffertijd in te bouwen in sprintcycli en voorspellende analyses te gebruiken om te anticiperen op pieken in de werkbelasting.

Zo kunnen Jira's Advanced Roadmaps 'wat-als'-scenario's modelleren, waardoor managers de werklast kunnen aanpassen voordat er issues ontstaan of voordat deze verstorend worden. En het is net zo eenvoudig om een issue met nuttige context in de backlog te plaatsen, zodat teams kunnen begrijpen wat het werk inhoudt en wat de prioriteit is.

9. Statistieken bijhouden om de output en balans te meten

Om het beheer van de workload te verbeteren, heb je inzicht nodig in de juiste gegevens. De belangrijkste statistieken zijn onder meer:

• Cyclustijd: hoelang taken duren van begin tot einde.

• Doorvoer: hoeveel taken er per periode worden voltooid.

• Benuttingsgraad: het percentage tijd dat wordt besteed aan productief werk dat waarde toevoegt.

Dashboardanalyses van Jira of aangepaste Confluence-rapporten kunnen deze resultaten in kaart brengen en trends identificeren, om te bevestigen of de prestaties van je team goed en duurzaam blijven.

10. Stimuleer een cultuur waarin duurzame prestaties worden gewaardeerd

Tot slot moeten leiders de waarden van transparantie, communicatie en respect voor persoonlijke capaciteit stimuleren, om een mentaliteit van werklastbeheer bij te brengen.

Terugblikken helpen werknemers na te denken over de waarde van het beheren van de werklastbalans, omdat ze kunnen zien hoe een zorgvuldige planning en een juiste verdeling van de inspanningen iedereen ten goede komen. 

Tegelijkertijd kunnen ze in gevallen van burn-out zien of dit te wijten was aan knelpunten of te weinig capaciteit. En door tijd te besteden aan deze analyses laten managers zien dat ze het belang van de werknemers voor ogen hebben.

Met sjablonen voor werklastbeheer kun je de bovenstaande best practices op een gestandaardiseerde, herhaalbare manier doorlopen, zodat je elke keer weer het beste resultaat krijgt. 

Dit zijn drie speciaal ontwikkelde sjablonen binnen het Jira-ecosysteem die planning, tracking en optimalisatie vereenvoudigen voor teams van elke omvang.

1. Jira-sjabloon voor een sprintbacklog

De sprintbacklog-sjabloon is perfect voor agile teams en helpt bij het organiseren van sprintwerk, het prioriteren van issues en het visualiseren van de voortgang. Projectbacklogs en standaardtaken kunnen worden gefilterd op uitvoerder of prioriteit, zodat een duidelijk beeld wordt verkregen van wie waaraan werkt en of de werkdruk in evenwicht is.

Ideaal voor: scrum-teams die inzicht nodig hebben in taken en werklast op sprintniveau.

2. Jira-sjabloon voor planning op topniveau

Voor het beheren van de verdeling van de werklast over meerdere projecten biedt de sjabloon op topniveau een uitgebreid overzicht. Managers kunnen de algehele voortgang volgen, middelen in evenwicht brengen en risico's vroegtijdig identificeren, zonder overlapping of verwarring tussen projecten.

Ideaal voor: programma- of portfoliomanagers die meerdere projecten tegelijkertijd coördineren.

3. Jira-sjabloon voor het bijhouden van taken

De sjabloon voor het bijhouden van taken is ideaal voor hybride of multifunctionele teams en biedt gedetailleerd inzicht in individuele werklast wanneer eigendom, voortgang en afhankelijkheden duidelijk moeten worden gedefinieerd. Het zorgt ervoor dat iedereen weet wat er speelt en wie verantwoordelijk is, wat helpt bij een nauwkeurige planning en een vlottere coördinatie in complexe teamstructuren.

Ideaal voor: teams die op zoek zijn naar transparantie en realtime inzicht in de voortgang van taken, verantwoordelijkheid en blockers.

Werklastbeheer klinkt misschien als micromanagement, een term die vaak negatieve connotaties heeft. In wezen is het echter een manier om teamleden te laten zien hoe ze kunnen profiteren van duidelijkheid, balans en continue verbetering.

Als ze kunnen zien wat er op hun bord ligt, waar hun tijd naartoe gaat en hoe hun werk aansluit bij grotere doelen, is de natuurlijke respons om beter te presteren.

Met Jira krijgen teams inzicht in capaciteit en voortgang, kunnen ze repetitief werk automatiseren en analyses uitvoeren die leiden tot slimmere beslissingen. Teams die Jira combineren met Confluence leren hoe ze documentatie kunnen centraliseren, rapporten kunnen delen en naadloos kunnen samenwerken, waardoor een verbonden ecosysteem ontstaat voor solide resultaten dankzij betere planning en uitvoering.

Gratis sjabloon voor de sprintbacklog gebruiken