Meerdere projecten combineren, verschillende teams op één lijn houden en één bron van waarheid vaststellen zijn enkele van de vele uitdagingen die je als programmamanager tegenkomt, bij welke organisatie je ook werkt. Naarmate organisaties opschalen, leidt gefragmenteerd projectbeheer tot steeds meer problemen: verspreide informatie leidt tot dubbele inspanningen, de uitvoering gaat niet meer volgens de strategie en belanghebbenden weten tot laat in de ontwikkelingscycli nog maar weinig over de status van het project.
Om deze chaos succesvol om te zetten in strategisch portfoliobeheer is een duidelijke, gestructureerde aanpak vereist. In dit artikel worden vijf essentiële stappen beschreven om een effectieve portfoliostrategie op te stellen:
- Zorg voor één enkele bron van waarheid die de planning en de uitvoering verbindt
- Creëer uniforme portfolioweergaven die inzicht bieden aan alle teams
- Implementeer zinvolle successtatistieken om het verantwoordelijkheidsgevoel te vergroten
- Effectieve communicatiekanalen voor belanghebbenden opzetten, ook buiten R&D
- Schaal je aanpak op met de juiste tools en processen
Door deze stappen te volgen, kunnen programmamanagers hun organisaties leiden van een chaotisch project naar een overzichtelijk portfolio. Laten we elke stap in detail bekijken.
Stap 1: Zorg voor één enkele bron van waarheid
Het probleem met informatiesilo's
Wanneer informatie verspreid wordt over verschillende tools en spreadsheets, wordt inefficiëntie onvermijdelijk. Ontwikkelingsteams volgen hun werk in het ene systeem, terwijl roadmaps in andere tools worden opgesteld. Productmanagers maken plannen in slides, terwijl programmamanagers spreadsheets bijhouden voor afhankelijkheden tussen teams.
Deze versnippering leidt tot aanzienlijke inefficiënties. In veel organisaties kan een aanzienlijk deel van de portfoliogegevens op elk moment verouderd raken, waardoor betrouwbare besluitvorming bijna onmogelijk wordt. Teams verspillen kostbare tijd aan het afstemmen van informatie tussen systemen in plaats het leveren van waarde en belanghebbenden weten nooit welke bron ze kunnen vertrouwen.
Maak één bron van waarheid aan
De oplossing is om alles te consolideren in een uniform systeem dat strategische planning koppelt aan uitvoering. Deze aanpak omvat:
- Alle portfolio-informatie (van doelen op hoog niveau tot individuele taken) verplaatsen naar één geïntegreerd systeem
- Zorgen voor een naadloze integratie tussen plannings- en uitvoeringstools, zodat wijzigingen op de ene plaats automatisch worden weergegeven op de andere
- Ondersteunende processen implementeren die bepalen hoe gegevens worden ingevoerd, onderhouden en gebruikt
Om deze basis te leggen, is meer nodig dan alleen het migreren van gegevens. Er moet een nieuw operationeel model worden opgezet dat op natuurlijke wijze aansluit bij hoe teams al werken en tegelijkertijd gecentraliseerd inzicht biedt.
Stap 2: Creëer uniforme portfolioweergaven
Het probleem van fragmentatie
Naarmate organisaties groter worden, ontwikkelen teams vaak hun eigen ruimtes en workflows. In eerste instantie lijkt deze aanpak de beste, omdat teams autonomie krijgen en de aanpak bij reeds bestaande manieren van werken aansluit. Deze manier van werken leidt echter al snel tot een gefragmenteerde roadmap waarin productleiders moeite hebben om te begrijpen hoe individuele roadmaps van teams bijdragen aan de algemene productstrategie en afhankelijkheden tussen teams te laat zichtbaar worden.
Een hoofdweergave van het portfolio opbouwen
Zo los je dit probleem op:
- Een hoofdweergave creëren waarin de plannen van alle teams worden samengebracht in één uitgebreide weergave
- Ervoor zorgen dat deze weergave de nadruk legt op belangrijke mijlpalen en strategische prioriteiten
- De uniforme weergave toegankelijk maken voor alle belanghebbenden
- Consistent tags en categorisatie gebruiken om filteren en organiseren mogelijk te maken
De hoofdweergave is vooral effectief wanneer deze voor alle belanghebbenden toegankelijk is op een centrale locatie zonder dat ze speciale machtigingen nodig hebben. De impact is heel groot. Hier volgen enkele voordelen: aanzienlijk betere afstemming tussen afdelingen, meer proactieve communicatie van belanghebbenden, eerdere identificatie van afhankelijkheden en effectievere communicatie van productstrategie naar leiderschap.
De uniforme weergave vervangt teamspecifieke planning niet, maar vult deze aan door het organisatiebrede perspectief te bieden dat nodig is voor strategische afstemming.
Stap 3: Implementeer zinvolle successtatistieken
Meer dan het volgen van activiteiten
Infrastructuur en inzicht creëren is niet genoeg. Om de manier waarop teams plannen en uitvoeren in je hele portfolio echt te veranderen, heb je meetkaders nodig die verantwoordelijkheid en continue verbetering stimuleren.
Veel organisaties houden activiteitsstatistieken bij (zoals voltooide storypoints of geleverde functies), maar ze koppelen deze niet aan zinvolle resultaten of ze halen geen inzichten uit patronen in de loop van de tijd. Met deze aanpak missen ze de kans om systematisch de nauwkeurigheid van de planning en de betrouwbaarheid van de uitvoering te verbeteren.
Een meetkader creëren
Regelmatige vergaderingen over de roadmap met duidelijke toezeggingen en retrospective-analyses vormen de basis voor het effectief meten van portfolio's. Je implementeert deze aanpak als volgt:
- Ervoor zorgen dat teams per kwartaal expliciete toezeggingen doen over leveringstermijnen
- Formele relaties creëren tussen deze toezeggingen en go-to-market-activiteiten
- De prestaties aan het einde van elk kwartaal analyseren aan de hand van specifieke statistieken:
- Toezegging versus resultaat bij releases: de toezeggingen over releases vergelijken met de leveringen ervan om de nauwkeurigheid van de planning te meten
- Vertragingen bij de release en de redenen waarom: redenen voor vertragingen documenteren en categoriseren, waaronder opportunistische toevoegingen waardoor het geplande werk mogelijk is verschoven
- Releasetypen: de mix van bèta's, algemene beschikbaarheidsreleases, nieuwe functies en verbeteringen monitoren om te zorgen voor een evenwicht tussen innovatie en stabiliteit
- Patronen in mislukte uitvoering: analyseren waarom teams het werk niet volgens plan hebben uitgevoerd om systemische problemen te identificeren, zoals voortdurende onderschatting of terugkerende knelpunten
- Gestructureerde retrospectives uitvoeren om specifieke verbeteringen te ontwikkelen voor de volgende planningscyclus
Dit meetkader is het meest effectief wanneer het wordt gebruikt als leersysteem. De analyse van elk kwartaal moet leiden tot specifieke verbeteringen in de manier waarop het werk wordt ingeschat, gepland en uitgevoerd in de volgende kwartalen, waardoor een continue verbeteringscyclus ontstaat.
Stap 4: Effectieve communicatiekanalen voor belanghebbenden opzetten
De R&D-muur afbreken
Zelfs goed georganiseerd portfoliobeheer faalt als belanghebbenden geen toegang hebben tot de informatie die ze nodig hebben. Een veelvoorkomend patroon in groeiende organisaties is dat ze een informatiemuur opzetten tussen het R&D-team en de rest van het bedrijf.
Deze communicatiekloof leidt tot wrijving in de hele organisatie: go-to-market-teams kunnen zich niet goed voorbereiden op de lanceringen, leidinggevenden hebben geen vertrouwen in de toezeggingen op de roadmap en productteams worden overspoeld met terugkerende statusvragen. Als gevolg maken bedrijven aanzienlijke verliezen door gemiste marktkansen, slechte coördinatie bij lanceringen en talloze uren besteed aan vergaderingen over statusupdates.
Selfservice-toegang implementeren
Wat je kunt doen om een communicatiekanaal voor belanghebbenden op te zetten:
- Live bijgewerkte portfolioweergaven rechtstreeks integreren in breed toegankelijke kennisbeheersystemen
- Een toegewijde hub creëren (bijvoorbeeld een GTM-hub of portfoliodashboard) die speciaal is ontworpen voor belanghebbenden
- Ervoor zorgen dat de geïntegreerde weergaven automatisch worden bijgewerkt wanneer er wijzigingen optreden in het onderliggende portfoliosysteem
- De ervaring ontwerpen om in verschillende informatiebehoeften tegemoet te komen:
- Tijdlijnen op hoog niveau voor de planning van de lancering
- Statusindicatoren die aangeven of initiatieven op schema liggen, risico lopen of uitgesteld zijn
- De mogelijkheid om in te zoomen op specifieke initiatieven voor meer informatie
Deze aanpak verandert fundamenteel de organisatiedynamiek. In plaats van dat belanghebbenden achter productmanagers aanzitten voor updates of dat productteams uren bezig zijn met het maken van presentaties over de status, werkt iedereen vanuit gedeelde, actuele informatie. Het selfservice-model transformeert de rol van de programmamanager van informatiepoortwachter naar strategisch facilitator, waardoor hij of zij zich kan richten op het identificeren van afhankelijkheden en het oplossen van conflicten in plaats van het handmatig versturen van informatie.
Stap 5: Schaal je aanpak op in de hele organisatie
We gaan verder dan het eerste succes
Als de eerste verbeteringen in het portfoliobeheer resultaten opleveren, zul je deze benaderingen waarschijnlijk op organisatiebrede schaal moeten uitbreiden met behoud van consistentie en kwaliteit.
Veel organisaties implementeren met succes portfoliobeheer voor een deel van de teams, maar ze lopen tegen problemen aan wanneer ze verder willen uitbreiden. Veelvoorkomende obstakels zijn onder meer inconsistente velddefinities in verschillende teams, informatiesilo's die opnieuw verschijnen naarmate de organisatie groeit en buitensporige aanpassingen die de coördinatie tussen teams bemoeilijken.
Factoren voor succesvol opschalen
Richt je bij het opschalen op de volgende zaken:
- Steun verkrijgen van het management: zorg ervoor dat leidinggevenden de aanpak voor portfoliobeheer begrijpen en er actief voor pleiten. Hun zichtbare steun maakt het makkelijker om resources toe te wijzen en de ingebruikname te stimuleren.
- Geschikte tools implementeren: selecteer technologie die niet alleen kan worden geïntegreerd met bestaande workflows, maar die ook mee kan schalen met de groei van je organisatie. Evalueer tools op basis van hun vermogen om meerdere teams te ondersteunen en om uniforme portfolioweergaven te bieden.
- Maak gebruik van geavanceerde functies:
- Algemeen veldenbeheer waarmee velddefinities, opties en opmaak vanaf één locatie kunnen worden bijgewerkt
- Sjablonen voor veelgebruikte portfolio-items die zorgen voor consistentie bij het verzamelen van informatie
- Workflows voor verschillende projecten waarmee de consistentie voor processen wordt behouden
- Gestandaardiseerde processen ontwikkelen met de nodige flexibiliteit:
- Bepaal welke elementen in alle teams consistent moeten zijn
- Bepaal welke elementen kunnen worden aangepast om aan specifieke teambehoeften te voldoen
- Plan regelmatige evaluatiecycli om ervoor te zorgen dat processen met de organisatie meegroeien
- Creëer op maat gemaakte weergaven voor verschillende groepen belanghebbenden:
- Go-to-market-weergaven die gericht zijn op klantgerichte releases
- R&D-weergaven die alle ontwikkelingsactiviteiten omvatten
- Weergaven voor management waarin cruciale prioriteiten worden benadrukt
- Gespecialiseerde weergaven voor specifieke functies (zoals het beheer van bètaprogramma's)
Een belangrijk element van succesvolle opschaling is het creëren van een duidelijk bestuursmodel dat bepaalt wie de portfoliostructuren kan wijzigen, hoe wijzigingen in gedeelde processen worden goedgekeurd en hoe feedback wordt verwerkt in toekomstige verbeteringen.
De resultaten: chaos omzetten in strategie
Organisaties die deze vijf stappen met succes implementeren, zien aanzienlijke verbeteringen die hun manier van werken veranderen:
- Verbeterde afstemming met go-to-market-teams: dankzij de grotere zichtbaarheid via gedeelde, live roadmaps kunnen marketing-, sales- en klantensuccesteams effectiever plannen. Dit resulteert in vlottere productlanceringen, beter voorbereide teams die klantgericht zijn en een betere marktacceptatie. Organisaties kunnen problemen met de coördinatie van de lancering verminderen nadat ze deze aanpak hebben geïmplementeerd.
- Datagestuurde besluitvorming: door belangrijke statistieken met betrekking tot releaseverplichtingen bij te houden en uitvoeringspatronen systematisch te analyseren, kunnen organisaties overschakelen van reactief brandjes blussen naar proactieve optimalisatie van de portfolio. Dit leidt tot meer voorspelbare releaseplanning en betere beslissingen over de toewijzing van middelen.
- Operationele efficiëntie: het consolideren van portfolio-informatie voorkomt aanzienlijke dubbele inspanningen. Deze efficiëntie reikt verder dan het programmateam, productmanagers besteden minder tijd aan het maken van statusupdates en teams besteden minder tijd aan coördinatievergaderingen.
- Verbeterde multifunctionele samenwerking: de transparantie die wordt bereikt door uniforme roadmapweergaven en duidelijke statistieken bevordert meer vertrouwen tussen teams die in het verleden in silo's hebben gewerkt. Organisaties zien vaak een dramatische afname van de dynamiek van 'ons tegen hen' die zich kan ontwikkelen tussen product-/technische teams en go-to-market-teams.
- Consistente uitvoering: naarmate organisaties deze praktijken toepassen, worden teams consequenter in het nakomen van hun releaseverplichtingen. Deze betrouwbaarheid zorgt voor geloofwaardigheid in de hele organisatie en bij klanten. Wanneer wijzigingen nodig zijn, worden ze eerder en met duidelijke redenen meegedeeld.
Samen zorgen deze voordelen voor een positieve cyclus. Betere zichtbaarheid leidt tot een betere planning, wat een betrouwbaardere uitvoering mogelijk maakt, wat vertrouwen schept en ambitieuzere initiatieven mogelijk maakt.
Hoe je deze aanpak in je organisatie kunt implementeren
Het omzetten van projectchaos in een portfoliostrategie gaat niet om perfectie, maar om voortgang. De meest succesvolle programmamanagers begrijpen dat wachten op het perfecte proces of volledige informatie vaak tot verlamming leidt. In plaats daarvan richten ze zich op het nemen van zinvolle stappen voorwaarts, terwijl ze voortdurend leren en hun aanpak verfijnen.
Houd bij de implementatie van het vijfstappenframework dat in dit artikel wordt beschreven rekening met de volgende principes:
- Begin waar je bent: je hoeft niet alles tegelijk te implementeren. Begin met het vinden van één betrouwbare bron van waarheid en voeg daar geleidelijk de andere elementen aan toe naarmate je organisatie meer capaciteit ontwikkelt.
- Breng structuur in evenwicht met flexibiliteit: creëer voldoende structuur om consistentie en zichtbaarheid te garanderen, maar zorg dat teams flexibel kunnen werken op manieren die passen bij hun specifieke context. Het doel is om strategische afstemming mogelijk te maken en tegelijkertijd de autonomie van het team bij de uitvoering te behouden.
- Gebruik frameworks om de rollen te verduidelijken: tools zoals RAPID (wie is verantwoordelijk (Responsible), wie moet goedkeuren (Approve), wie moet input leveren (Provide), wie is geïnformeerd (Informed) en wie beslist (Decides)) en RACI (verantwoordelijk (Responsible), eindverantwoordelijk (Accountable), geraadpleegd (Consulted), geïnformeerd (Informed)) helpen om de eigendoms- en beslissingsrechten tijdens het transformatieproces te verduidelijken.
- Geef prioriteit aan voortgang boven perfectie: maak van continue verbetering je mantra. Elk kwartaal zou je de aanpak van het portfoliobeheer stapsgewijs moeten verbeteren op basis van wat je hebt geleerd.
- Leid met gegevens en transparantie: als er zich onvermijdelijke uitdagingen voordoen, gebruik dan gegevens om problemen aan het licht te brengen en een open discussie over oplossingen te bevorderen.
Wil je meer informatie? Bekijk ons webinar: Ga van projectchaos naar portfoliostrategie, waar we deze praktijken in meer detail bespreken en je vertellen hoe je ze tot leven kunt brengen in Jira Product Discovery.
