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体验项目管理软件的好处

在大大减轻压力的情况下交付更好的项目

项目管理软件是一个数字平台,团队使用它来规划、执行和监控项目。如果可以正确使用,项目管理软件将能够帮助您的团队以有条理的高效方式在预算范围内提前交付项目。

放松肩膀,将手指从键盘上移开一分钟。从精神上摆脱自己项目的混乱和冗长的待办事项清单。

我们知道,被任务、请求和通知所困扰时,很难放松。您会感觉很忙、压力很大、不堪重负。

我们无法为您做任何工作(对不起!),但我们可以提供一些东西来帮助您导航。项目管理软件可以帮助您和您的团队组织工作、消除混乱,并大大减少肩部紧张感来成功完成项目。即使不是项目经理也能使用项目管理软件搞定!

什么是项目管理软件?

项目管理软件是一个数字平台,用于规划、执行和监控项目。

项目管理软件使所有与项目相关的资源和对话保持集中,这样您的团队就可以高效地交付符合预算和时间线的项目。

这对您有何意义?项目管理软件能够减缓压力

您记不起来需要为即将进行的演示提交这些图表的截止时间了。这是否是电子表格混乱的借口?不,完全没用。

等等...您想起来自己的同事在电子邮件线程中提到了这件事,是这个吗?哇,这个话题有很多电子邮件线程...但您仍然看不到注明的截止时间。也许您在即时消息中讨论过截止时间?等一下,您刚收到关于另一个请求的 ping。您可能应该先处理好这个问题…

哎,您知道自己当前的项目管理流程不起作用,但我们敢打赌,即使考虑实施另一种数字工具或平台,也令人头疼。

工具疲劳是真实存在的,一项研究发现,普通员工使用超过九个应用来完成工作,74% 的受访者同时打开的应用超过五个。

当您已经很忙并且不堪重负时,您没有时间或脑力去学习另一款有望提供帮助的软件。

我们知道,但是曙光就在前方,不妨听听我们说的这些好处。

1. 改进协作

我们知道我们需要与他人合作才能实现我们的目标,但是对于我们大多数人来说,有效的协作并不容易。在一项针对 1,400 多名参与者的研究中,86% 的员工和高管表示,缺乏协作是工作场所失败的主要原因之一。有不同的沟通方式、不同的组织方式以及许多其他因素使协作变得具有挑战性。

项目管理软件使团队可以更好地了解同事正在做什么、设定了哪些截止时间、他们的个人任务如何适应整个项目流程等等。所有这些都有助于实现项目管理软件的最大好处:更好、更轻松的项目协作。

2. 集中沟通

您的团队正在努力通过杂乱无章的电子邮件线程、直接的即时消息 ping 以及乱成一堆的评论进行沟通。

这对项目来说是个坏消息,同时也会浪费大量时间。许多研究表明,沟通是项目失败最常见和最多见的原因之一。如果团队成员有太多地方需要查看信息,就会出现相互交叉、错过截止时间、遗忘任务以及混乱加剧的情况。

项目管理软件将您的所有沟通(从时间线和状态更新到反馈和问题)保存在一个所有人都可以轻松访问的单一位置。这就打破了孤岛,这样每个人不仅可以共享知识,还可以有效地管理共享知识的方式和地点。

3. 简化任务管理

为了成功交付您的项目,团队成员需要知道他们负责哪些任务以及何时需要完成这些任务。

不幸的是,Gallup 的研究发现,只有一半的员工知道自己的工作期望。经理的责任和指示不明确是其中的重要组原因,而在多个应用和工具中工作只会加剧混乱。

如果团队成员在一个工具中被分配了任务,但他们在另一个平台上花费了更多的时间,那他们就会错过这个重要通知。用一个软件管理您的项目可以修补这些漏洞,还可以将您最大、最复杂的项目分解为单独的步骤和操作项目。

在这个阶段,您可以将这些任务分配给对应的团队成员,设定截止时间,这样它们就会汇总到一个地方,员工就会收到关于自己新的待办事项的通知。

靶心

4. 创建单一数据源

尽管估计值各不相同,但员工平均每天花费 1.8 个小时2.5 个小时来搜索信息。那他们什么时候找到了信息?有可能甚至不是他们需要的最新和相关的详细信息,这会浪费更多时间来寻找正确的信息。

您的项目管理软件将成为项目相关信息的存储库。文档、资产、更新、时间线、会议记录以及其他所有内容都应存储在您的软件中。(这是一个便于跟踪会议记录的便捷模板!)这样做可以确保它易于访问、井井有条且可搜索。团队成员可以找到他们需要的东西,而不必浪费大量时间来挖掘数据。

5. 提高效率

上述所有好处叠加在一起,您将获得最大的好处:您的团队可以更快地推进工作。快很多

项目管理软件到位后,您的团队沟通良好。他们知道对他们的期望以及接下来应该从什么开始。他们可以轻松找到所需的信息。

像运转良好的机器一样协同工作可以显著减少浪费的时间。事实上,德勤的研究发现,团队协作时的工作速度平均提高了 15%。Jira Work Management 项目管理模板可帮助团队更快地开始使用久经考验的工作流程,而不是每次需要创建新项目时都从头开始。

现在,项目不再一直拖延,因为您的团队拥有以惊人的速度完成高质量工作所需的资源。

6. 跟踪进度

您不想只是随意交付项目,您想要交付一个不超出预算、按时并达到最初目标的项目。

当您全力关注项目工作时,就很容易忘记这些重要的元素,而且这方面很容易出问题。如果不密切关注这些限制和期望,那么当团队成员需要返工以使项目重回正轨时,您就会遇到进度落后、预算超支和浪费精力等问题。

这很令人惊讶。难怪只有 2.5% 的公司成功完成项目。Geneca 的另一项调查发现,80% 的受访者将一半的时间花在返工上。

项目管理软件可以组织您的工作,因此可以更轻松地跟踪支出和截止时间等信息。此外,您可以生成报告来监控进度,而不是在意识到自己没有达到目标时已为时已晚。

深吸一口气,让项目管理软件帮助您

虽然这是事实,但您可能很难接受自己目前处理项目的方法行不通。当然,您(最终…)还是可以把它们做好,但这不是您所说的简化或无压力的流程。

不是您一个人有这种情况,这就是项目管理软件人气持续提高的原因。实际上,77% 的高绩效项目使用它来获得我们刚才概述的所有好处。

如果您想利用项目管理软件来帮助您和您的团队,请确保:

  • 寻求团队的观点:要使该软件发挥其魔力,人们需要使用它。让您的团队成员参与免费试用和评估不同功能的流程,让他们有参与感并对最终产品充满信心。此外,您还要收集一些有价值的见解。
  • 提供足够的培训:无论软件多么直观,入门总是让人不知所措。提供教程、资源和其他教育机会,让员工知道如何正确使用该工具。
  • 将所有与项目相关的信息保存在那里:这可能需要一点时间来适应(还有一些友好的提醒),但是如果只有一些项目信息,那软件就不起作用了。员工仍然需要在不同的应用中滚动、搜索和挖掘他们需要的内容。为了实现最佳的知识共享,您需要将所有内容都集中在一个地方。

摆脱混乱的电子表格和无休止的电子邮件线程,Jira Work Management 可帮助业务团队更快地制定工作计划、确定优先顺序和开展协作。从市场营销销售人力资源运营团队,您将在没有压力和混乱的情况下交付成功的项目。

一旦您熟悉了项目管理软件,您就会觉得自己离不开它了。

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