完整项目管理指南
让更多项目达到目标(并减轻压力)
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什么是项目管理?项目管理是协调您的流程、工具、团队成员和技能,这样您就可以交付超出目标的项目。
您和团队正准备征服一个重大项目。就像一大堆多米诺骨牌——起作用时太酷了,但是如果一块骨牌出现轻微错位,那结果会相当令人失望。
这些类型的项目可能既令人生畏又令人兴奋,您可能会想尽快开始。您是否祈祷一切都神奇地准备就绪?擦一盏魔灯,希望能冒出一个许愿的精灵来伸出援手?
这些想法很不错(如果您找到办法让它们起作用,请告诉我们!)。但是,实际上,大型复杂项目成功的秘诀在于有效的项目管理。
项目团队的关键成员
每个项目都必须从确定角色和职责开始。事先了解自己的角色可以让每个人做好准备,成功地按计划满足项目截止时间。潜在的项目角色包括:
- 项目经理:监督整个项目并对项目的成功负责的人。
- 项目发起人:支持项目并与项目经理密切合作的高级经理。
- 团队成员:积极参与项目任务的人。
- 供应商:为项目提供商品或服务的人。
- 利益相关者:对项目感兴趣的人。这些可以分为:
- 主要利益相关者:实际从事工作并积极参与项目的人。
- 次要利益相关者:可能参加会议并发挥一小部分作用但不是项目关键决策者的人。
- 感兴趣的利益相关者:参与项目但没有发挥积极作用或没有太大影响力的人。
- 客户:接收最终项目的人,前提是该项目是面向客户的项目而不是内部项目。
评估项目管理软件时的注意事项
选择正确的项目管理软件可能较难。为确保您的团队充分利用其项目管理工具,我们建议您寻找具有以下功能的解决方案:
- 创建共享日历,以跟踪项目里程碑和截止时间
- 共享文件和文档,便于访问和协作
- 创建任务列表并将任务分配给团队成员
- 跟踪项目进度并生成报告
- 促进和简化团队成员与责任人之间的沟通
- 估算项目工期和预算
- 允许团队成员评论任务并提供反馈
- 生成自动提醒和通知
- 设置项目模板以简化项目创建
- 管理资源和工作量
- 跟踪事务和风险
- 管理变更请求
- 创建详细报告
- 监控项目绩效
整合工具并集中工作
借助 Confluence,您可以将知识、任务和项目管理与团队协作相结合。嵌入一个 Trello 面板,用于看板式项目管理,比如 Sprout Social。或者,将 Confluence 与 Jira Work Management 集成,以实现敏捷的项目管理方式,例如 Castlight Health。Jira 可以轻松规划、跟踪和管理您的项目,而 Confluence 提高了透明度并集中了与项目相关的对话和资源。
随着团队和公司的发展壮大而扩展
Confluence is designed to enable project management for technical teams and business teams, as well as for small businesses, remote teams, and enterprise-scale companies. Scale with unlimited instances to provide organizational autonomy, segregate data for security reasons, or customize environments. Confluence also has the security, compliance, performance, and reliability needed to support enterprises, including guaranteed SLA uptimes; data residency in US, EU, Australia, or Germany; and certifications with GDPR, SOC2, and more.
保护工作和知识
团队伙伴离职后会发生什么,他们的工作成果也会随之离去吗?Confluence 可以有效保护项目工作,避免因团队伙伴离职而丢失。您可以创建权限、设置控件和分配管理员角色。
分析和优化性能
无法衡量的工作非常难管理,对吧?结合使用 Jira Work Management,您可以跟踪进度、监控活动和生成报告,以帮助优化项目流程和工作流程。
项目管理是提高团队生产力的引擎。但是,并非所有项目管理解决方案都是有效的。了解为什么有 85000 多家公司都选择使用 Confluence。
项目管理模板
人物刻画模板
角色模板可帮助您创建用于营销和产品开发的详细目标客户资料,其中包含角色名称、目标、挑战和信息来源。
客户旅程地图模板
使用此模板来了解客户对您的产品的体验,包括他们的感受和痛点。
颠覆性头脑风暴模板
此 Confluence 模板将帮助您的团队提出新的想法。
DACI 模板
使用此 DACI 模板来定义每个人在决策过程中的角色,并尽早做出正确决定。
项目海报模板
如果您不喜欢使用项目简介和项目章程,则可以尝试使用此模板作为项目海报。
项目管理的关键优势
1. 改进协作
我们知道我们需要与他人合作才能实现我们的目标,但是对于我们大多数人来说,有效的协作并不容易。有不同的沟通方式、不同的组织方式以及许多其他因素使协作变得具有挑战性。
项目管理软件使团队可以更好地了解同事正在做什么、设定了哪些截止时间、其个人任务如何融入整个项目流程等等。这些功能都有助于最大化项目管理软件的优势,即实现更出色、更轻松的项目协作。
2. 集中沟通
您的团队正在努力通过杂乱无章的电子邮件线程、直接的即时消息 ping 以及乱成一堆的评论进行沟通。
这对项目来说是个坏消息,同时也会浪费大量时间。如果团队成员有太多地方需要查看信息,就会出现相互交叉、错过截止时间、遗忘任务以及混乱加剧的情况。
项目管理软件将您的所有沟通(从时间线和状态更新到反馈和问题)保存在一个所有人都可以轻松访问的单一位置。这就打破了孤岛,这样每个人不仅可以共享知识,还可以有效地管理共享知识的方式和地点。
3. 简化任务管理
为了成功交付您的项目,团队成员需要知道他们负责哪些任务以及何时需要完成这些任务。
经理的责任和指示不明确是其中的重要组原因,而在多个应用和工具中工作只会加剧混乱。
如果团队成员在一个工具中被分配了任务,但他们在另一个平台上花费了更多的时间,那他们就会错过这个重要通知。用一个软件管理您的项目可以修补这些漏洞,还可以将您最大、最复杂的项目分解为单独的步骤和操作项目。
在这个阶段,您可以将这些任务分配给对应的团队成员,设定截止时间,这样它们就会汇总到一个地方,员工就会收到关于自己新的待办事项的通知。
4. 创建单一数据源
您的项目管理软件将成为项目相关信息的存储库。文档、资产、更新、时间线、会议记录以及其他所有内容都应存储在您的软件中。(这是一个便于跟踪会议记录的便捷模板!)这样做可以确保它易于访问、井井有条且可搜索。团队成员可以找到他们需要的东西,而不必浪费大量时间来挖掘数据。
5. 提高效率
上述所有好处叠加在一起,您将获得最大的好处:您的团队可以更快地推进工作。快很多。
项目管理软件到位后,您的团队沟通良好。他们知道对他们的期望以及接下来应该从什么开始。他们可以轻松找到所需的信息。
像运转良好的机器一样协同工作可以显著减少浪费的时间。Jira Work Management 项目管理模板可帮助团队更快地开始使用久经考验的工作流程,而不是每次需要创建新项目时都从头开始。
现在,项目不再一直拖延,因为您的团队拥有以惊人的速度完成高质量工作所需的资源。
6. 跟踪进度
您不想只是随意交付项目,您想要交付一个不超出预算、按时并达到最初目标的项目。
当您全力关注项目工作时,就很容易忘记这些重要的元素,而且这方面很容易出问题。如果不密切关注这些限制和期望,那么当团队成员需要返工以使项目重回正轨时,您就会遇到进度落后、预算超支和浪费精力等问题。
项目管理软件可以组织您的工作,因此可以更轻松地跟踪支出和截止时间等信息。此外,您可以生成报告来监控进度,而不是在意识到自己没有达到目标时已为时已晚。
为何使用 Jira Software 进行项目管理
Jira Software 可帮助团队成功规划、跟踪和交付由专用的 Jira 项目管理应用支持的一流产品。
集中报告
Jira 汇集您的所有项目数据,使您能够毫不费力地跟踪任务完成情况、识别瓶颈和自信地做出决策。
实时更新
每个人都能及时了解 Jira 的即时更新,从而确保快速反应和一致的项目协调。
无代码自动化
Jira 通过简单的无代码自动化减少了麻烦,从而帮您节省在重复性任务上花费的时间,让您能够关注重要的事情。
自信地管理项目
使用 Jira Software 引导各种规模的团队取得成功和自信地实现目标。