Aprovecha las ventajas del software de gestión de proyectos
Entrega mejores proyectos con menos estrés
Los programas de software de gestión de proyectos son plataformas digitales que utilizan los equipos para planificar, llevar a cabo y supervisar los proyectos. Si se utilizan correctamente, estos programas pueden ayudar al equipo a entregar proyectos antes de lo previsto, sin salirse del presupuesto y de forma organizada y eficiente.
Relaja los hombros y quita las manos del teclado un minuto. Olvida el ajetreo de los proyectos y tu lista interminable de tareas pendientes.
Sabemos que es difícil pararse a reflexionar cuando tienes delante una montaña de tareas, solicitudes y notificaciones pendientes. Es normal sentir que a veces la situación te supera.
No podemos hacer el trabajo por ti —¡ojalá pudiéramos!—, pero sí que podemos ofrecerte algo que te ayude a orientarte. El software de gestión de proyectos puede ayudaros a ti y a tu equipo a organizar el trabajo, evitar la confusión y terminar proyectos de éxito con mucha menos tensión. Además, no hace falta que seas gestor de proyectos para utilizar este software con soltura.
Despídete del estrés con el software de gestión de proyectos
Imagina que no recuerdas cuándo tienes que entregar esos gráficos para la próxima presentación. ¿No lo apuntaste en esa hoja de cálculo tan caótica? No… ahí no está.
Entonces recuerdas que una compañera apuntó la fecha en un correo. ¿Dónde estará? Buf, cuántos mensajes tiene este hilo... Es imposible encontrarlo. Un momento, crees que mencionaste la fecha por chat, pero la búsqueda tendrá que esperar porque te acaban de pedir ayuda con otro asunto y tienes que ocuparte de eso antes de nada...
Vaya lío... Eres consciente de que tu método de gestión de proyectos no funciona e imaginamos que implementar otra herramienta o plataforma digital te da dolor de cabeza con solo pensarlo.
Utilizar muchas herramientas a la vez es agotador. Según un estudio, los trabajadores utilizan de media más de nueve aplicaciones para realizar sus tareas, y el 74 % de los encuestados tiene más de cinco aplicaciones abiertas a la vez.
Cuando estás hasta arriba de trabajo, no tienes ni el tiempo ni la energía para aprender a manejar un software nuevo que promete ser de ayuda.
Lo entendemos, pero hay luz al final del túnel. A continuación te explicamos cuáles son las ventajas del software de gestión de proyectos.
1. Mejora la colaboración
Sabemos que necesitamos colaborar para alcanzar nuestros objetivos, pero a la mayoría no nos resulta fácil hacerlo de forma eficaz. En un estudio con más de 1400 participantes, el 86 % de los empleados y ejecutivos dijo que la falta de colaboración es una de las causas principales de que el trabajo salga mal. Hay estilos de comunicación distintos, diferentes estrategias de organización y muchos otros factores que hacen que la colaboración sea todo un reto.
Con el software de gestión de proyectos, los equipos pueden saber en qué trabajan sus compañeros, qué plazos se han marcado o qué papel tienen sus tareas en el ámbito global del proyecto, entre muchas cosas más. Todo esto está relacionado con la mayor ventaja del software de gestión de proyectos: mejorar y facilitar la colaboración en proyectos.
2. Centraliza la comunicación
A veces, los equipos tienen dificultades para comunicarse con hilos de correo electrónico desorganizados, pings de mensajes instantáneos directos y comentarios que quedan perdidos en el olvido.
Cuando esto sucede, es una mala noticia (y una gran pérdida de tiempo) para cualquier proyecto. Según diferentes estudios, la comunicación es una de las causas más frecuentes de que los proyectos fracasen. Cuando los miembros del equipo tienen que consultar información en muchos lugares, surgen errores, se incumplen plazos, se olvidan tareas y se genera confusión.
El software de gestión de proyectos mantiene toda la información, desde plazos y actualizaciones de estado a feedback y preguntas, en un solo lugar al que todo el mundo puede acceder. De este modo, se conectan unidades aisladas de información para que todo el mundo pueda compartir conocimientos, así como controlar cómo y dónde lo hace.
3. Optimiza las tareas de gestión
Para que tus proyectos salgan bien, los miembros del equipo necesitan saber qué tareas tienen que realizar y cuándo tienen que terminarlas.
Desafortunadamente, según un estudio de Gallup, solo la mitad de los empleados conocen lo que se espera de ellos en el trabajo. En gran parte, esto viene causado por responsabilidades mal definidas e instrucciones imprecisas de los gerentes. Además, el hecho de tener que trabajar con una gran cantidad de aplicaciones y herramientas no hace más que empeorarlo.
Si a un miembro del equipo se le asigna una tarea en una herramienta, pero pasa la mayor parte del tiempo en otra, puede que no se dé cuenta de que ha recibido esa notificación. Si gestionas tus proyectos con un solo programa de software, evitarás esos inconvenientes y podrás dividir los proyectos más grandes y abrumadores en pasos y acciones individuales.
Luego, puedes asignar esas tareas a los miembros del equipo adecuados con una fecha de entrega. Así, todas las tareas están reunidas en un mismo lugar y los usuarios recibirán notificaciones cuando tengan nuevas tareas pendientes.
4. Crea una única fuente de información
Aunque las estimaciones varían, los trabajadores dedican de media entre 1,8 y 2,5 horas al día a buscar información. Incluso cuando encuentran algo, puede que no sea la información más reciente y relevante que necesitan, con lo que tienen que dedicar aún más tiempo para informarse bien.
El software de gestión de proyectos que utilices será tu repositorio de información sobre proyectos. En él puedes guardar documentos, activos, actualizaciones, cronogramas, notas de reuniones y cualquier otra cosa que necesites (por cierto, echa un vistazo a esta plantilla si quieres llevar un control de las notas de reuniones). De esta forma, todo el material estará accesible, organizado, y apto para búsquedas. Los miembros del equipo podrán encontrar lo que necesitan sin tener que perder tiempo buscando información.
5. Aumenta la eficiencia
Si sumas todas las ventajas anteriores, obtienes la mejor de todas: el equipo podrá avanzar el trabajo más rápido… muchísimo más rápido.
Con el software de gestión de proyectos operativo, la comunicación del equipo es buena: saben lo que se espera de ellos y lo que deben hacer a continuación, y pueden localizar fácilmente la información que necesitan.
Si trabajáis coordinados, ahorraréis tiempo. De hecho, según un estudio de Deloitte, los equipos trabajan un 15 % más rápido cuando colaboran. Los proyectos ya no se eternizan, porque el equipo cuenta con los recursos que necesita para realizar trabajos de alta calidad a un ritmo impresionante.
6. Supervisa el progreso de tus proyectos
No se trata de entregar un proyecto sin más. Se trata de entregar un proyecto que entre dentro del presupuesto y de los plazos, y de cumplir los objetivos que se han fijado.
Es fácil perder de vista esos elementos importantes cuando se está hasta arriba de trabajo, y, además, tiene un efecto dominó. Si no vigiláis de cerca esas limitaciones y expectativas, tendréis problemas con los plazos, os saldréis del presupuesto y tendréis que volver a hacer el trabajo para que el proyecto vuelva a su cauce.
En fin... No es de extrañar que tan solo un 2,5 % de las empresas complete proyectos con éxito. Según una encuesta de Geneca, el 80 % de los encuestados dedica la mitad del tiempo a repetir tareas.
El software de gestión de proyectos organiza el trabajo para que aspectos como los gastos y los plazos sean más fáciles de supervisar. Además, puedes generar informes para monitorizar el progreso a medida que avanzas; de este modo, si algo va mal, te darás cuenta a tiempo.