Poznaj zalety oprogramowania do zarządzania projektami

Czym jest oprogramowanie do zarządzania projektami?

Oprogramowanie do zarządzania projektami to cyfrowe narzędzie do planowania, wykonywania i monitorowania projektów.

Oprogramowanie do zarządzania projektami pozwala na scentralizowanie wszystkich zasobów i komunikacji związanej z projektem, dzięki czemu zespół może efektywnie realizować przedsięwzięcia bez przekraczania budżetu i harmonogramu.

1. Lepsza współpraca

Z jednej strony musimy współpracować z innymi, aby osiągać nasze cele, a z drugiej większość z nas nie umie skutecznie współpracować. W badaniu z udziałem ponad 1400 respondentów 86% pracowników i członków kadry kierowniczej stwierdziło, że brak współpracy jest jedną z głównych przyczyn niepowodzeń w miejscu pracy. Istnieją bowiem różne style komunikacji, różne podejścia do organizacji pracy oraz wiele innych czynników, które sprawiają, że współpraca jest trudna.

Oprogramowanie do zarządzania projektami oferuje zespołom lepszy obraz tego, nad czym pracują inni pracownicy, jakie mają terminy, gdzie w całym procesie znajdują się poszczególne zadania itd. Dzięki temu urzeczywistnia się największa korzyść oprogramowania do zarządzania projektami: lepsza i łatwiejsza współpraca przy realizacji projektu.

2. Centralizacja komunikacji

Czy Twój zespół komunikuje się za pomocą nieporządkowanych wiadomości e-mail, komunikatorów i komentarzy, które łatwo przeoczyć w gąszczu tekstów?

Nie wróży to dobrze Twoim projektom (i jest wielką stratą czasu). Wiele badań pokazuje, że zła komunikacja jest jedną z najczęstszych przyczyn niepowodzenia projektu. Gdy członkowie zespołu muszą sprawdzać informacje w zbyt wielu miejscach, dochodzi do nieporozumień, niedotrzymywania terminów, pomijania zadań i ogólnego bałaganu.

Oprogramowanie do zarządzania projektami pozwala przechowywać całą komunikację — począwszy od informacji o terminach i aktualizacjach statusu po uwagi i pytania — w jednym miejscu łatwo dostępnym dla wszystkich zainteresowanych. W ten sposób rozbite zostają silosy informacyjne, aby każdy mógł nie tylko dzielić się wiedzą, ale także skutecznie zarządzać sposobem i miejscem jej udostępniania.

3. Usprawnienie zarządzania zadaniami

Aby projekt został pomyślnie zrealizowany, członkowie zespołu muszą wiedzieć, za które zadania są odpowiedzialni i do kiedy muszą je ukończyć.

Niestety badania przeprowadzone przez firmę Gallup wykazały, że tylko połowa pracowników wie, czego się od nich oczekuje w pracy. W dużej mierze odpowiedzialne są za to niejasno zdefiniowane obowiązki i nieprecyzyjne polecenia od menedżerów, a praca z wykorzystaniem wielu aplikacji i narzędzi tylko pogłębia ten chaos.

Jeśli członek zespołu ma przypisane zadanie w jakimś narzędziu, ale spędza więcej czasu na innej platformie, może przeoczyć ważne powiadomienie. Zarządzanie projektem za pomocą jednego programu pozwala zapobiec temu problemowi, a także rozbija nawet najbardziej skomplikowane przedsięwzięcia na łatwiejsze do wykonania kroki i czynności.

W takim programie można też przypisać zadania właściwym członkom zespołu i wskazać termin ich realizacji. Wszystko znajduje się w jednym miejscu, a pracownicy otrzymają powiadomienia o wszelkich nowych zadaniach.

4. Pojedyncze źródło rzetelnych informacji

Przeciętny pracownik spędza od 1,8 godziny dziennie do 2,5 godziny dziennie na poszukiwaniu informacji. A kiedy wreszcie je znajdą, pojawia się ryzyko, że nie będą to najbardziej aktualne i adekwatne dane. W takim wypadku są zmuszeni poświęcić jeszcze więcej czasu na znalezienie właściwych informacji.

Oprogramowanie do zarządzania projektami pełni również rolę repozytorium informacji związanych z projektem. W takim programie można przechowywać wszystko: dokumenty, informacje o zasobach, aktualizacje, terminy, notatki ze spotkań itd. (Tak wygląda na przykład szablon notatki ze spotkania!) Dzięki temu informacje są dostępne, zorganizowane i łatwe do wyszukania. Członkowie zespołu mogą znaleźć potrzebne dane bez marnowania mnóstwa czasu.

5. Zwiększona wydajność

Po zsumowaniu powyższych korzyści otrzymujemy największą zaletę oprogramowania do zarządzania projektami: Twój zespół może szybciej posuwać się z pracą do przodu. Dużo szybciej.

Dzięki oprogramowaniu do zarządzania projektami komunikacja w zespole przebiega sprawnie. Wszyscy wiedzą, czego się od nich oczekuje i w jakiej kolejności powinni wykonywać zadania. Pracownicy mogą też łatwo znajdować potrzebne informacje.

Gdy wszystkie trybiki maszyny ze sobą współgrają, marnuje się znacznie mniej czasu. Badania przeprowadzone przez Deloitte wykazały, że sprawnie współpracujące zespoły wykonują pracę średnio o 15% szybciej. Szablon zarządzania projektami w Jira Work Management pomaga zespołom szybciej przystąpić do działania dzięki wypróbowanym i przetestowanym przepływom pracy, bez konieczności zaczynania od pustej strony za każdym razem, gdy chcą utworzyć nowy projekt.

Teraz projekty nie będą przeciągały się w czasie, bo zespół dysponuje zasobami potrzebnymi do dostarczania wysokiej jakości rezultatów w imponującym tempie.

6. Śledzenie postępu prac

Nie chcesz po prostu odhaczyć kolejnej pozycji. Chcesz dostarczyć projekt, który nie przekroczył budżetu, został ukończony w terminie i spełnił swoje pierwotne założenia.

Są to ważne elementy, które łatwo stracić z oczu, mając urwanie głowy z danym projektem. A później jest tylko gorzej. Brak uważnego obserwowania ograniczeń i oczekiwań prowadzi do: problemów z dotrzymaniem terminu, przekroczenia budżetu i marnowania energii, bo członkowie zespołu będą musieli wykonać dodatkową pracę, aby skierować projekt z powrotem na właściwe tory.

Niedobrze! Nic dziwnego, że zaledwie 2,5% firm realizuje projekty z powodzeniem. Ankieta przeprowadzona przez firmę Geneca wykazała, że 80% respondentów spędza połowę czasu na poprawianiu swojej pracy.

Oprogramowanie do zarządzania projektami organizuje pracę, dzięki czemu łatwiej śledzić między innymi wydatki i terminy. Dodatkowo oferuje możliwość generowania raportów, aby monitorować postęp. Dzięki temu od razu wiadomo, gdy któryś z elementów projektu jest zagrożony.

Odetchnij i zaufaj oprogramowaniu do zarządzania projektami

Być może trudno się z tym pogodzić, ale wiesz, jaka jest prawda — obecny sposób realizacji projektów nie działa. Oczywiście ostatecznie udaje Ci się je dostarczyć, ale cały proces nie należy do płynnych ani bezstresowych.

Takich osób jest wiele — dlatego popularność oprogramowania do zarządzania projektami stale rośnie. Przy realizacji aż 77% udanych projektów korzystano z takiego programu z uwagi na wymienione wyżej zalety.

Jeśli chcesz w pełni wykorzystać potencjał oprogramowania do zarządzania projektami:

• Pozyskaj opinie od członków swojego zespołu: aby oprogramowanie spełniało swoją rolę, ludzie muszą go używać. Zaangażuj ich w proces testowania bezpłatnych wersji próbnych i oceny różnych funkcji, aby poczuli, że ich zdanie się liczy, a następnie z dużą wprawą korzystali z faktycznego produktu. Spostrzeżenia użytkowników są zawsze bardzo cenne.
• Zorganizuj odpowiednie szkolenie: bez względu na to, jak bardzo intuicyjne jest oprogramowanie, rozpoczęcie pracy w nowym narzędziu jest zawsze nieco przytłaczające. Udostępnij samouczki, zasoby i inne materiały edukacyjne, aby pracownicy mogli nauczyć się, jak prawidłowo korzystać z narzędzia.
• Przechowuj w programie wszystkie informacje związane z projektami: przyzwyczajenie się do tego może wymagać czasu (i kilku uprzejmych przypomnień), ale oprogramowanie nie będzie dobrze spełniać swojej funkcji, jeśli znajdą się w nim tylko niektóre informacje o projekcie. Trzeba będzie nadal przekopywać różne aplikacje. Aby jak najlepiej dzielić się wiedzą, wszystko powinno znajdować się w jednym miejscu.

Zapomnij o chaotycznych arkuszach kalkulacyjnych i niekończącym się wątkom wiadomości e-mail. Jira Work Management pomaga zespołom biznesowym planować, ustalać priorytety i współpracować szybciej. Od zespołów marketingowych lub sprzedaży po zespoły HR lub operacyjne — zaczniesz dostarczać same udane projekty, bez stresu i zamieszania.

Oprogramowanie do zarządzania projektami na zawsze zmieni Twoje życie.