¿Qué es el soporte de TI?
Conocer la gestión del inventario de TI
Como miembro de un equipo de gestión de servicios de TI (ITSM), tus responsabilidades parecen no terminar nunca. Es tu trabajo garantizar que todos los sistemas estén actualizados y que nadie experimente incidencias con el software o el hardware. Si bien las actualizaciones y el soporte técnico son dos de las funciones principales de los equipos de TI, también son responsables de gestionar el inventario de TI.
La gestión del inventario de TI es fundamental porque los ordenadores, los servidores y los equipos de red, como sabes, pueden ser caros. Gestionar ese inventario y encontrar la forma más eficaz de utilizarlo puede llevar a menos costes, una solución de problemas más rápida y una mayor seguridad y cumplimiento.
Si no utilizas un software de gestión de inventario de TI para optimizar tus procesos, te lo estás perdiendo. Más información sobre las ventajas de la gestión de inventario de TI y cómo encontrar el mejor software de gestión de inventario de TI para tu empresa.
¿Qué es la gestión de inventario de TI?
La gestión de inventario de TI es el proceso de gestionar los activos de TI, incluidos los elementos físicos como ordenadores, servidores, impresoras, dispositivos de red, licencias de software y otros activos digitales. La gestión del inventario de TI tiene como objetivo supervisar estos activos y usarlos de la manera más eficiente posible.
El ciclo de vida de la gestión de activos desempeña un papel clave en la gestión de inventario de TI. Tiene cinco etapas: planificación, adquisición, operación, mantenimiento y eliminación.
Usemos un portátil como ejemplo. Cada empleado necesita un portátil dedicado al trabajo, por lo que debes comenzar por determinar la cantidad total de portátiles necesarios. A continuación, crea una breve lista de proveedores, negocia los precios y compra cada portátil. Una vez que hayas comprado los portátiles, forma a tu personal y supervisa el cumplimiento y el rendimiento de los activos. La gestión de activos también implica un mantenimiento periódico, por lo que es fundamental contar con un plan de mantenimiento. Al final del ciclo de vida, estos portátiles deben eliminarse de forma adecuada.
Gestión de inventario de TI frente a gestión de activos de TI
Si no tienes experiencia en la gestión de activos e inventario de TI, es posible que te preguntes en qué se diferencia la gestión de activos de TI de la gestión de inventario de TI. Echemos un vistazo más de cerca a las similitudes y diferencias.
La gestión de inventario de TI es el primer paso del proceso de gestión de activos. El inventario de TI implica enumerar todos los activos de TI que tienes actualmente, incluidos los ordenadores, los servidores, los dispositivos de red, las licencias de software y los servicios basados en la nube. En esta fase, te estás centrando más en crear una lista detallada de los activos de TI que tienes, incluso si no están en uso actualmente.
La gestión de activos de TI sirve como una segunda etapa más amplia de la gestión de inventario de TI. Una vez que tengas una lista de tu inventario de TI, puedes usar estrategias de gestión de inventario y activos de TI para optimizar la utilización de los activos. Digamos que estás contratando a un nuevo empleado y necesitas configurarle un portátil que tenga todo el software necesario instalado. Con la gestión de activos de TI, puedes obtener una visión general rápida de las licencias de software no utilizadas que tienes actualmente para poder usar esas licencias en lugar de comprar más.
En muchos sentidos, el inventario de TI y la gestión de activos de TI son muy similares. Ambas implican crear una lista de tus activos de TI para garantizar que estén registrados y mantenidos de forma correcta. En muchos casos, el software de gestión de inventario de TI que estás utilizando también incluirá funciones de gestión de activos de TI.
El seguimiento de activos es uno de los aspectos más importantes de la gestión de activos de TI. La gestión de activos no consiste solo en saber cuántos portátiles o licencias de software tienes. Implica tener una un resumen detallado de cuándo se compró el equipo, cuándo se actualizó por última vez y cuándo es el momento de mejorarlo.
Ventajas de la gestión del inventario de TI
Ya sea que dirijas una pequeña empresa con una docena de empleados o una enorme empresa de marketing, la gestión de inventario de TI tiene numerosas ventajas. Descubre cómo la gestión de inventario de TI puede ayudarte a ahorrar dinero y aprovechar al máximo cada activo.
Ahorra costes
La gestión de inventario de TI es una excelente manera de ahorrarle dinero a tu empresa. Cuando tienes un inventario detallado de tus activos de TI, puedes hacer un seguimiento de todo para minimizar las pérdidas. Tu inventario de TI también incluye una lista de licencias de software utilizadas y no utilizadas, lo que significa que no tienes que comprar licencias adicionales cuando ya tienes.
Además, la automatización de la gestión de inventario de TI permite a tu equipo de TI dedicar más tiempo a centrarse en las tareas críticas. Con la automatización, los equipos de TI tienen más tiempo para actualizar los portátiles y los servidores, así como para responder a los tickets de soporte de los empleados dentro del plazo previsto.
Mejora la utilización de los activos
Cualquier persona con experiencia en dirigir una empresa sabe lo rápido que pueden acumularse los pequeños costes. Cuando no tienes un inventario detallado de tus activos de TI, corres el riesgo de realizar compras redundantes porque no sabes lo que necesitas y lo que no. Por ejemplo, es posible que tengas licencias de software sin utilizar que puedas usar en lugar de comprar otro paquete de licencias. Esto no solo ayuda a eliminar las compras redundantes, sino que también garantiza que estás aprovechando al máximo cada activo.
Mejora la seguridad y conformidad
La seguridad y la conformidad son dos de los mayores obstáculos en las operaciones de TI. La gestión del inventario respalda las políticas de seguridad de TI al ayudarte a mantener tus máquinas actualizadas. Un plan de mantenimiento detallado te ayuda a actualizar tus ordenadores según una planificación para evitar posibles vulnerabilidades.
Existen varias normativas que la gestión de inventario de TI puede ayudarte a cumplir. Estas incluyen normativas de datos, requisitos de brechas de ciberseguridad y reglas sobre licencias de software.
Solución de problemas más rápida
Cuando trabajas en TI, la gestión de incidentes es una responsabilidad crucial. Los empleados que tienen problemas con sus portátiles o con un software específico suelen acudir a los equipos de TI para que los solucionen, pero no siempre es fácil resolver estas incidencias sin todos los detalles necesarios. La gestión de inventario de TI te proporciona un acceso rápido a información precisa sobre tus activos de TI, lo que ayuda a agilizar el proceso de resolución de incidencias.
Las resoluciones rápidas son importantes para minimizar el tiempo de inactividad, que puede resultar caro para tu organización. El seguimiento eficiente de los activos garantiza que siempre tengas una imagen clara de tus activos y su utilización, lo que reduce el tiempo de inactividad y aumenta el ahorro de costes.
Desafíos en la gestión de inventario de TI
Si bien la gestión del inventario de TI tiene innumerables beneficios, también existen varios desafíos.
La precisión de los datos es crucial si quieres aprovechar al máximo tu software de gestión de inventario de TI. Si la información que estás consultando está desactualizada, no va a ser de mucha ayuda. Tener una gran cantidad de diferentes tipos de activos también puede resultar difícil.
La integración de los sistemas de gestión de inventario de TI puede ser un proceso largo porque tienes que tener en cuenta todos los activos. También tienes que actualizar tu inventario de TI y mantener activos como ordenadores y servidores con frecuencia.
Funciones imprescindibles del software de gestión de inventario de TI
Si estás buscando el mejor software de gestión de inventario de TI para tu empresa, prioriza estas funciones clave:
- Seguimiento de activos en tiempo real y actualizaciones para obtener la información más actualizada.
- Perfiles de activos detallados para proporcionar una visión clara del estado de los activos.
- Competencias de automatización para ahorrar tiempo en el registro y el seguimiento de los activos.
- Informes y análisis para potenciar la gestión de activos y la toma de decisiones basadas en datos.
- Integraciones con otro software y servicios basados en la nube.
Elige el software de gestión de inventario de TI adecuado para tu empresa
Elegir el mejor software de gestión de inventario de TI es esencial, pero la respuesta varía según las necesidades específicas de tu empresa. Deberías empezar por evaluar tu negocio y tu departamento de TI, utilizando factores clave como el tamaño de la empresa, la complejidad de TI y el presupuesto para fundamentar tu decisión.
Jira Service Management incluye todas las funciones clave que necesitas en el software de gestión de inventario de TI y está diseñado para integrarse a la perfección con otras herramientas que utilices. Puedes gestionar activos en Jira Service Management desde una ubicación centralizada, lo que te permite acceder con rapidez a la información que necesitas. También puedes probar Jira gratis para ver si es adecuado para ti antes de realizar una compra.
Prácticas recomendadas para una correcta gestión de inventario de TI
La gestión de inventario de TI puede beneficiar a tu empresa de muchas formas, pero es importante asegurarte de que lo estás haciendo de la manera correcta.
Las auditorías periódicas son fundamentales para mantener el inventario de TI al día. Comprueba con regularidad si hay máquinas o activos obsoletos que quizás hayas olvidado eliminar de tu inventario.
Crea políticas y directrices claras para añadir nuevos activos, mantener y actualizar los que ya tienes y deshacerte de ellos cuando lleguen al final de su ciclo de vida.
La formación continua también desempeña un papel fundamental para maximizar las ventajas de la gestión del inventario de TI, así que asegúrate de que los miembros nuevos y actuales del equipo de TI reciban formación regularmente.
Mejora la gestión del inventario de TI con Jira Service Management
Si no haces un seguimiento de tus activos de TI, es probable que realices compras duplicadas y generes obstáculos innecesarios. El Gestor de datos de Activos de Jira Service Management facilita la gestión y el seguimiento de los activos de TI, lo que permite ahorrar dinero y mejorar el uso de los activos.
Jira Service Management también simplifica la gestión de activos y configuración. Crea esquemas y tipos de objetos para mantener los activos bien organizados o importar objetos directamente a Jira Service Management. Con Jira Service Management, tomar el control de tus activos es más fácil que nunca.
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