Ervaar de voordelen van projectmanagementsoftware
Ga voor betere projecten met veel minder stress
Onderwerpen zoeken
Projectmanagementsoftware biedt een digitaal platform dat teams gebruiken om projecten te plannen, uit te voeren en bij te houden. Als je de software goed gebruikt, helpt deze je team om op een georganiseerde en efficiënte manier projecten vóór de deadline en binnen het budget te leveren.
Ontspan je schouders en haal even je vingers van je toetsenbord. Neem even mentaal afstand van de chaos van je eigen projecten en je lange takenlijst.
We weten dat het lastig is om een pauze te nemen wanneer je wordt bedolven onder taken, verzoekjes en mededelingen. Je hebt het druk, je bent gestrest en overweldigd.
We kunnen je werk helaas niet uit handen nemen, maar we kunnen je wel iets geven om je te helpen. Projectmanagementsoftware kan jou en je team helpen om het werk te organiseren, verwarring weg te nemen en geslaagde projecten te leveren. En dat alles met veel minder stress. Je hoeft geen projectmanager te zijn om projectmanagementsoftware te gebruiken.
Wat houd jij eraan over? Ervaar de voordelen van projectmanagementsoftware
Weet je niet meer wanneer je die grafieken voor een aanstaande presentatie moet indienen? Staat dat in die rommelige spreadsheet? Nee, daar staat 't niet.
Wacht eens even. Volgens mij heeft je collega het in een e-mailthread gezegd. Is het deze? Wauw, er staan veel e-mails in deze thread ... maar de deadline staat er niet bij. Misschien heb je de deadline besproken in een chatbericht? Wacht even, je hebt net een bericht gekregen over een ander verzoek. Daar moet je waarschijnlijk eerst even naar kijken …
Zucht. Je hebt heus wel in de gaten dat je huidige proces om projecten te beheren niet werkt. Maar we durven te wedden dat het veel energie kost om er alleen al aan te denken om nog een andere digitale tool of een platform te implementeren.
Er bestaat zoiets als een teveel aan tools. Uit een onderzoek bleek dat de gemiddelde werknemer meer dan negen apps gebruikt om het werk gedaan te krijgen. En 74% van de ondervraagden gebruikt meer dan vijf apps tegelijkertijd.
Als je het al druk hebt en overweldigd bent, heb je niet de tijd of de hersencapaciteit om weer een tool te downloaden die van alles belooft.
We snappen het. Maar er is licht aan het einde van de tunnel. We gaan je overtuigen met de volgende voordelen.
1. Samenwerking verbeteren
We weten dat we met anderen moeten samenwerken om onze doelen te bereiken, maar effectieve samenwerking is voor de meesten van ons niet eenvoudig. In een onderzoek onder meer dan 1400 deelnemers zei 86% van de werknemers en leidinggevenden dat gebrek aan samenwerking een van de hoofdoorzaken is mislukte projecten. Er zijn verschillende communicatiestijlen, verschillende manieren om te organiseren en nog zoveel andere factoren die samenwerking lastig maken.
Projectmanagementsoftware geeft teams onder andere beter inzicht in waar hun collega's mee bezig zijn, welke deadlines zijn vastgesteld en hoe hun individuele taken in het totale projectproces passen. Dit alles draagt bij aan het grootste voordeel van projectmanagementsoftware: betere en eenvoudigere projectsamenwerking.
2. Communicatie centraliseren
Je team heeft moeite om te communiceren via ongeorganiseerde e-maildiscussies, chatmeldingen en reacties die verloren gaan in de chaos.
Dat is een groot nadeel voor je projecten en de reden waarom er veel tijd wordt verspild. Uit een aantal onderzoeken blijkt dat communicatie een van de meest voorkomende oorzaken is voor mislukte projecten. Als teamleden te veel plekken hebben waar ze informatie kunnen zoeken, is er miscommunicatie, worden deadlines niet gehaald, worden taken vergeten en ontstaat er verwarring.
Projectmanagementsoftware houdt al je communicatie, van tijdlijnen en statusupdates tot feedback en vragen, op één plek die voor iedereen gemakkelijk toegankelijk is. Zo houd je alles centraal, zodat iedereen informatie kan delen en ook effectief kan beheren hoe en waar die wordt gedeeld.
3. Taakbeheer stroomlijnen
Om je projecten succesvol te kunnen uitvoeren, moeten teamleden weten voor welke taken ze verantwoordelijk zijn en wanneer ze moeten worden voltooid.
Helaas blijkt uit onderzoek van Gallup dat slechts de helft van de werknemers weet wat er van hen wordt verwacht op het werk. Onduidelijke verantwoordelijkheden en aanwijzingen van managers zijn daar een belangrijk onderdeel van. De talloze apps en tools zijn als olie op het vuur.
Als een teamlid in de ene tool een taak toegewezen krijgt, maar meer tijd op een ander platform doorbrengt, wordt die belangrijke melding misschien niet gezien. Door je projecten in één softwarepakket te beheren, haal je die gaten weg en verdeel je zelfs de grootste projecten in afzonderlijke stappen en actiepunten.
Van daaruit kun je die taken aan de juiste teamleden toewijzen, met een deadline, zodat ze op één plek zijn samengebracht en mensen op de hoogte worden gehouden van hun nieuwe taken.
4. Eén bron van waarheid maken
Hoewel de schattingen verschillen, besteedt de gemiddelde werknemer tussen de 1,8 uur per dag en 2,5 uur per dag aan het zoeken naar informatie. En wat als werknemers de informatie eenmaal hebben? Dan bestaat het risico dat ze niet eens de meest recente en relevante informatie hebben, wat leidt tot nog meer tijdverspilling om de juiste informatie te vinden.
Je projectmanagementsoftware wordt de centrale plek voor projectgerelateerde informatie. Documenten, assets, updates, tijdlijnen, notulen van vergaderingen en alle andere zaken moeten in je software worden opgeslagen. (Hier is een handig sjabloon om notulen bij te houden.) Dit zorgt ervoor dat alles toegankelijk, georganiseerd en doorzoekbaar is. Teamleden kunnen vinden wat ze nodig hebben zonder veel tijd te verspillen aan zoeken naar juiste informatie.
5. Efficiëntie verhogen
Tel alle bovenstaande voordelen bij elkaar op, dan kom je bij het ultieme voordeel: je team kan sneller werk verzetten. Veel sneller.
Met projectmanagementsoftware kan je team goed communiceren. Iedereen weet wat er wordt verwacht en waarmee moet worden begonnen. Elk teamlid weet precies waar de informatie staat.
Als je samenwerking als een geoliede machine werkt, gaat er minder tijd verloren. Uit onderzoek van Deloitte bleek zelfs dat teams gemiddeld 15% sneller werken als ze samenwerken. Het projectmanagementsjabloon van Jira Work Management helpt teams sneller aan de slag te gaan met beproefde workflows, in plaats van telkens een blanco pagina te openen wanneer ze een nieuw project aanmaken.
Nu slepen projecten niet eeuwig voort, want je team is uitgerust met de resources die het nodig heeft om in een indrukwekkend snel tempo kwalitatief hoogwaardige resultaten te leveren.
6. Voortgang bijhouden
Je wilt niet zomaar een project leveren. Je wilt een project leveren dat binnen je budget blijft, dat voldoet aan je tijdlijn en dat de oorspronkelijke doelen bereikt.
Die belangrijke elementen kun je makkelijk uit het oog verliezen als je tot over je oren in het werk zit, en het gaat vaak van kwaad tot erger. Als je die beperkingen en verwachtingen niet goed in de gaten houdt, leveren planning, budgetoverschrijdingen en verspilde moeite problemen op wanneer teamleden hun werk opnieuw moeten doen om het project weer op de rails te krijgen.
De cijfers liegen er niet om. Slechts 2,5% van de bedrijven brengt projecten tot een goed einde. Uit een afzonderlijke enquête van Geneca bleek dat 80% van de ondervraagden de helft van hun tijd besteedt aan taken opnieuw uitvoeren.
Projectmanagementsoftware organiseert je werk, zodat het eenvoudiger is om zaken bij te houden, zoals je uitgaven en deadlines. Bovendien kun je rapporten genereren om de voortgang bij te houden naarmate je voortgang maakt, in plaats van te laat te beseffen dat je iets niet goed hebt gedaan.