Software di gestione dei progetti aziendali
Realizza progetti migliori con molto meno stress
Un software di gestione dei progetti è una piattaforma digitale che i team utilizzano per pianificare, eseguire e monitorare i progetti. Se utilizzato nel modo giusto, un software di gestione dei progetti aiuterà il tuo team a completare i progetti in anticipo e nel rispetto del budget in modo organizzato ed efficiente.
Rilassati e alza le dita dalla tastiera per un istante. Allontanati mentalmente dal caos dei progetti e dalla tua lunga lista di cose da fare.
Sappiamo che è difficile prendersi una pausa quando sei sepolto tra attività, richieste e notifiche. Sei occupato, stressato e sopraffatto.
Non possiamo fare alcun lavoro per te (mi dispiace!), ma possiamo offrirti qualcosa che ti aiuterà a districarti. Il software di gestione dei progetti può aiutare te e il tuo team a organizzare il lavoro, eliminare la confusione e completare i progetti vincenti con molta meno tensione alle spalle. Non devi essere un project manager per usare un software di gestione dei progetti!
Che cosa può offrirti? I vantaggi straordinari di un software di gestione dei progetti
Non riesci a ricordare la scadenza entro la quale devi inviare quei grafici per una presentazione imminente. Sarà nascosta nel disordine di quel foglio di calcolo? No, non c'è.
Aspetta... Il tuo collega ne ha parlato in uno scambio di e-mail. È questa? Wow, le e-mail sono davvero tante... ma non riesci ancora a trovare la scadenza. Forse ne hai parlato in un messaggio? Aspetta, hai appena ricevuto un ping su una richiesta diversa. Forse dovresti occuparti prima di questa...
Fai un sospiro. Sai bene che il tuo attuale processo di gestione dei progetti non funziona, ma siamo certi che anche solo pensare all'applicazione di un altro strumento o di una piattaforma digitale ti fa venire il mal di testa.
L'affaticamento dovuto all'uso di strumenti digitali è reale. Uno studio ha rilevato che un dipendente medio utilizza più di nove app per svolgere il proprio lavoro e il 74% degli intervistati tiene più di cinque app aperte contemporaneamente.
Quando sei già impegnato e sovraccarico di lavoro, non hai il tempo o la forza mentale per mettere mano all'ennesimo software che promette di aiutarti.
Lo capiamo bene. Ma c'è una luce in fondo al tunnel. Lasciati convincere con questi vantaggi.
1. Migliora la collaborazione
Sappiamo di dover lavorare con gli altri per raggiungere i nostri obiettivi, ma una collaborazione efficace non è facile per la maggior parte di noi. In uno studio condotto su oltre 1.400 partecipanti, l'86% dei dipendenti e dei dirigenti ha dichiarato che la mancanza di collaborazione è una delle ragioni principali degli insuccessi professionali. Stili di comunicazione diversi, approcci diversi all'organizzazione e tanti altri fattori rendono la collaborazione difficile.
I software di gestione dei progetti offrono ai team una maggiore visibilità sul lavoro dei colleghi, sulle scadenze fissate, sul modo in cui i singoli task si inseriscono nel progetto complessivo e molto altro ancora. Tutto questo costituisce il vantaggio principale dei software di gestione dei progetti: una collaborazione sui progetti più semplice e proficua.
2. Centralizza la comunicazione
Il tuo team fatica a comunicare con thread di e-mail disorganizzati, messaggi istantanei diretti e commenti che si perdono nella confusione.
Questo è un problema (e una grande perdita di tempo) per i tuoi progetti. Numerosi studi dimostrano che la comunicazione è una delle cause più comuni e frequenti di insuccesso di un progetto. Quando i membri del team hanno troppi punti di riferimento per trovare informazioni, i fili si intrecciano, le scadenze non vengono rispettate, i task vengono dimenticati e si crea confusione.
Un software di gestione dei progetti consente di mantenere tutte le comunicazioni, dalle timeline agli aggiornamenti di stato, dai feedback alle domande, in un unico spazio facilmente accessibile a tutti. In questo modo si abbattono i silos e tutti possono non solo condividere informazioni, ma anche gestire in modo efficace come e dove condividerle.
3. Semplifica la gestione delle attività
Affinché i progetti vengano portati a termine con successo, i membri del team devono sapere di quali task sono responsabili e quando devono completarli.
Purtroppo, una ricerca di Gallup ha rilevato che solo la metà dei dipendenti sa cosa ci si aspetta da loro sul lavoro. Purtroppo, una ricerca di Gallup ha rilevato che solo la metà dei dipendenti sa cosa ci si aspetta da loro sul lavoro.
Se a un membro del team viene assegnato un task in uno strumento, ma passa la maggior parte del tempo su un'altra piattaforma, si perderà una notifica importante. Gestire i tuoi progetti in un unico software rimedia a queste lacune e suddivide i progetti più grandi e impegnativi in singole fasi ed elementi di azione.
Da qui, potrai assegnare questi task ai membri del team competenti fissando una scadenza, in modo che vengano aggregati in un unico spazio e che tutti ricevano una notifica per le nuove attività da svolgere.
4. Crea un'unica origine di riferimento
Anche se le stime variano, un dipendente medio trascorre da 1,8 a 2,5 ore al giorno alla ricerca di informazioni. E quando le trova? C'è il rischio che non si tratti dei dettagli più recenti e rilevanti di cui ha bisogno, il che gli farà perdere ancora più tempo per trovare le informazioni corrette.
Il tuo software di gestione dei progetti diventerà il tuo archivio di informazioni relative al progetto. I documenti, le risorse, gli aggiornamenti, le timeline, le note delle riunioni e tutto il resto dovranno essere archiviati nel software. Ecco un pratico modello di note delle riunioni per tenerne traccia. In questo modo avrai la certezza che le informazioni siano accessibili, organizzate e consultabili. I membri del team potranno trovare ciò di cui hanno bisogno senza perdere tempo a cercare la verità.
5. Aumenta l'efficienza
Se aggiungi tutti i vantaggi di cui sopra, otterrai il vantaggio migliore di tutti: il tuo team potrà portare avanti il lavoro più velocemente. Molto più velocemente.
Con un software di gestione dei progetti attivo, il tuo team comunicherà al meglio. Saprà cosa ci si aspetta da loro e quali sono i prossimi progetti da portare avanti. Potrà trovare facilmente le informazioni di cui ha bisogno.
Lavorare insieme come una macchina ben oliata riduce notevolmente le perdite di tempo. Una ricerca di Deloitte ha infatti rilevato che i team lavorano in media il 15% più velocemente quando collaborano. Con il modello di gestione dei progetti di Jira Work Management i team possono avviare il lavoro più rapidamente grazie a flussi di lavoro collaudati, invece di ripartire da zero ogni volta che bisogna creare un nuovo progetto.
Ora il lavoro non si trascina più all'infinito, perché il team dispone delle risorse necessarie per ottenere risultati di alta qualità a ritmo sostenuto.
6. Monitora l'avanzamento
Non vuoi consegnare un progetto qualsiasi. Vuoi consegnare un progetto che non superi il budget, rispetti le timeline e raggiunga gli obiettivi iniziali.
È facile perdere di vista questi elementi importanti quando sei immerso in un progetto di lavoro ed è una strada insidiosa. Se non tieni sotto controllo i limiti e le aspettative, rischi di incorrere in ritardi, sforamenti di budget e sprechi di energie nel caso in cui i membri del team debbano rifare il lavoro per rimettere il progetto in carreggiata.
Accidenti! Non c'è da stupirsi se solo il 2,5% delle aziende porta a termine i progetti con successo. Un'indagine separata di Geneca ha rilevato che l'80% degli intervistati dedica metà del proprio tempo alla rielaborazione.
I software di gestione dei progetti organizzano il lavoro in modo che sia più semplice tenere traccia di aspetti come le spese e le scadenze. Inoltre, puoi generare report per monitorare l'avanzamento man mano che procedi, piuttosto che renderti conto troppo tardi di aver mancato l'obiettivo.