Die 7 besten kostenlosen Projektmanagement-Softwareprodukte [2026]

Du bist auf der Suche nach kostenlosen Projektmanagement-Tools, die sich für Marketing-, Softwareentwicklungs-, Kreativ-, Betriebs- und Non-Profit-Teams eignen? Hier bist du richtig. Vergleiche die besten Optionen, ohne überwältigt zu werden.

Projektmanagement-Software ist ein unverzichtbares Tool, um die Planung, Organisation und Gesamtverwaltung von Projektaufgaben und Ressourcen zu erleichtern. Diese Tools werden verwendet, um die Zusammenarbeit im Team zu verbessern, den Fortschritt zu verfolgen und sicherzustellen, dass Deadlines eingehalten werden.

Zu den gängigen Projektmanagement-Funktionen gehören Aufgabenmanagement, Ressourcenmanagement, Projektplanung, Terminplanung, Berichterstellung und Analysen, Automatisierung oder KI-Agenten sowie Tools für den kollaborativen Informationsaustausch.

Viele Tools umfassen zahlreiche weitere Funktionen, mit denen du dein Projekt von Anfang bis Ende optimieren kannst. Das gilt jedoch nicht für jede kostenlose Projektmanagement-Software. 

Vorteile von kostenloser Projektmanagement-Software

Ein Vorteil kostenloser Projektmanagementtools ist oft ihr robuster kostenloser Tarif. Darin sollten wichtige Funktionen enthalten sein, damit sie für kleine Teams und Einzelpersonen zugänglich sind.

Sonstige wichtige Vorteilen sind:

• Barrierefreiheit: Du hast Zugriff auf Projektinformationen für eine teamübergreifende Zusammenarbeit und Integrationsmöglichkeiten für Tools wie Google Kalender und Microsoft Teams. Du kannst die Zeitplanverwaltung und Kommunikation vereinfachen und sicheren Zugriff auf Projektdaten sowie Dashboards und Berichte gewähren.

• Zusammenarbeit: Die Teamkommunikation wird verbessert, dank aktuellen Details zu Projekten, Aufgaben und Ressourcen, die auf einem zentralen Arbeits-Hub zur Verfügung stehen. Du kannst auf einfache Weise Verantwortlichkeiten zuweisen und verfolgen, den Projektfortschritt überwachen und für eine kontinuierliche Verbindung von Teams in allen Projektmanagementphasen sorgen.

• Anpassung: Passt sich den spezifischen Workflows der Teams an, egal ob einfach oder komplex, um Probleme zu vermeiden, Übergaben zu vereinfachen und die Verwaltungsprozesse während des gesamten Projekts zu rationalisieren.

• Skalierbarkeit: Du verfügst über Funktionen für das Portfoliomanagement, mit denen du mehrere Projekte bei der Expansion überwachen und koordinieren kannst. Sie bieten dir eine umfassende Übersicht und ermöglichen dir Roadmap-Planung und Aufgabenpriorisierung.

• Kosteneffizienz: Du erhältst eine erschwingliche Lösung für Teams aller Größen, ohne Lizenzgebühren. So kannst du die Projektkosten und den Kontextwechsel zwischen Tools reduzieren. Die Teams können ein und dieselbe Plattform nutzen, um Aufgaben erfolgreich zu koordinieren und zu kommunizieren.

Vergewissere dich, dass dein kostenloses Projektmanagementtool die Funktionen enthält, die dein Team und du tatsächlich nutzen werden. Zu den gefragtesten Funktionen in einem kostenlosen Projektmanagement-Tool gehören:

Grafische Aufgaben-Boards

Mit kostenloser Projektmanagement-Software kannst du intuitiv verständliche Aufgaben-Boards erstellen, auf denen deine Fortschritte und Prioritäten klar erkennbar sind. Die Drag-and-Drop-Funktion hilft dir dabei, Aufgaben visuell zu priorisieren und zu verwalten und so die Workflow-Organisation zu vereinfachen.

Diese Boards unterstützen eine unbegrenzte Anzahl von Aufgaben und lassen sich auf jede Projektgröße skalieren. Als Aufgabenverwaltungstool beschleunigt ein solches Board das Erstellen und Verwalten von Aufgaben.

Die Boards werden in Echtzeit aktualisiert. Dein Team hat also stets einen Live-Überblick über das Projekt und kann so Engpässe erkennen, Arbeit nach Bedarf verteilen und erreichte Meilensteine feiern.

Automatisierungsfunktionen

Automatisierungsfunktionen können sich wiederholende Aufgaben optimieren und deine Workflows vereinfachen. Mit Automatisierungsregeln kannst du automatisch Aktionen auslösen, die auf Ereignissen wie dem Erstellen, Aktualisieren oder Zuweisen eines Vorgangs basieren.

Mit fortschrittlichen Tools lassen sich benutzerdefinierte Workflows automatisieren und komplexe Workflows verwalten. Auf diese Weise können Teams Prozesse an ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen und komplizierte Projektanforderungen effizient bewältigen.

Die definierten Maßnahmen werden automatisch ausgeführt, sodass dein Team mehr Zeit auf strategische Aufgaben verwenden, menschliche Fehler minimieren und die Konsistenz deiner Prozesse sicherstellen kann.

Projektzeitleisten

Die Projektzeitleistenansicht bietet deinem Team und dir eine allgemeine Projektübersicht mit einer klaren Momentaufnahme des Projektplans. Die Gantt-Diagrammansicht kannst du zur visuellen Zeitplanung und für das Abhängigkeitsmanagement nutzen. Aufgaben und Deadlines lassen sich so einfach koordinieren.

Du erkennst Probleme, kannst Änderungen vornehmen und gleichzeitig das Projekt von Anfang bis Ende auf Kurs halten. Ressourcenplanung, Sprintplanung und Materialbestellung kannst du ganz einfach parallel dazu erledigen. Die besten kostenlosen Projekttools enthalten außerdem Funktionen für Zeiterfassung und Ressourcenverwaltung.

Anhand eines visuellen Layouts des gesamten Projektzeitplans kannst du Ressourcen effizient zuweisen und den Fortschritt überwachen. Aufgaben lassen sich so besser zuweisen, basierend auf dem Workload, den Fähigkeiten und der Verfügbarkeit der Teammitglieder.

1. Jira

So viele Optionen stehen zur Wahl, aber welche Tools eignen sich am besten für dein Team? Mit dieser Liste der besten verfügbaren Software kannst du Funktionen, Preise und mehr vergleichen.

Durch die Kombination von Flexibilität, Leistung und Skalierbarkeit ist Jira die perfekte Lösung für Teams, die einfach beginnen und grenzenlos wachsen möchten. Mit dieser anpassbaren Projektmanagement-Software geben Teams beim Definieren klarer, messbarer Ziele die Richtung vor.

Außerdem bietet Jira ein strukturiertes Framework, mit dem sich ein Projekt einfach bis zur Fertigstellung einsehen und verstehen lässt. Die kostenlose Version von Jira bietet dir oder deinem Team zahlreiche Funktionen, um die Zusammenarbeit mit allen Beteiligten zu verbessern und dafür zu sorgen, dass alle auf dem Laufenden bleiben, wenn sich Projektumstände, Zeitleisten und Pläne ändern.

Zu den einzigartigen kostenlosen Funktionen zählen eine unbegrenzte Anzahl von Zielen, Projekten, Aufgaben und Formularen, mit denen du ganz einfach Daten sammelst. Dieses kostenlose Projektmanagement-Tool bietet verschiedene Ansichten wie die Board-, Backlog-, Listen-, Kalender- und Zeitleistenansicht, sodass du deine Workflows visuell an die spezifischen Bedürfnisse anpassen kannst. 

• Vorteile: Vollständige Agile-Funktionen mit Free-Tarif; Zuverlässigkeit auf Enterprise-Niveau; nahtlose Integration mit dem Atlassian-Ökosystem.

• Nachteile: Kann sich zu fortschrittlich anfühlen, wenn nur eine sehr einfache Aufgabennachverfolgung benötigt wird.

• Die richtige Lösung für: Agile-, Marketing-, Design-, Betriebs- und funktionsübergreifende Teams.

• Preise: Bis zu 10 Benutzer kostenlos oder kostenpflichtige Optionen ab 7,53 USD pro Benutzer/Monat.

• Capterra-Bewertungen: 4,5/5

"[Jira] ist im Grunde die Informationsquelle für unser gesamtes Team. Ich mag es, dass ich mir ein Board ansehen und sofort erkennen kann, welche Aufgaben in Bearbeitung sind, welche nicht vorankommen und welche fertiggestellt wurden. 'Schnelle Check-in-Meetings' werden somit überflüssig, weil der Status immer erkennbar ist." – Kishore N., iOS-Entwickler und Product Specialist, G2-Bewertung

2. Trello

Wenn du nach einem visuellen, benutzerfreundlichen Tool suchst, das auf Kanban Boards basiert, ist Trello perfekt für eine schnelle Projektorganisation. Trello ist auch ideal für Kreativ-, Marketing- und Remote-Teams, die eine schnelle und einfache Möglichkeit benötigen, um ihre Vorgänge zu visualisieren.

Trello hat im Laufe der Jahre verschiedene Funktionen hinzugefügt, wie Butler und die KI- und Automatisierungstools. Indem du Aufgaben auf der Grundlage festgelegter Regeln automatisierst, verbringst du weniger Zeit mit der Aufgabenerstellung und den Details und mehr Zeit damit, deine Vorgänge tatsächlich zu erledigen.

• Vorteile: Intuitive Drag-and-Drop-Oberfläche, großzügige kostenlose Stufe, einfaches Onboarding

• Nachteile: Eingeschränkte Berichtsfunktion und Workflow-Komplexität im Free-Tarif

• Ideal für: Kreative Projekte, kleine Teams, individuelles Aufgabenmanagement und visuell ausgerichtete Mitarbeiter

• Preise: Bis zu 10 Benutzer kostenlos, kostenpflichtige Tarife ab 5 USD pro Benutzer/Monat

• Capterra-Bewertungen: 4,5/5

ClickUp ist ein All-in-One-Arbeitsbereich mit Dutzenden von Projektansichten, darunter Gantt-Diagramme, Mind-Mapping und Dokumente. Es ist ein extrem anpassbares Tool, das für neue Benutzer etwas überwältigend wirken kann, aber gut zu denjenigen passt, die auch den kleinsten Aspekt deiner Projektansicht anpassen müssen.

Das Tool verfügt über KI-Funktionen zur Automatisierung von Aufgaben, Funktionen zum Wissensaustausch sowie über eigene Dokumente und verschiedene benutzerdefinierte Felder, mit denen du Aufgaben verwalten und verfolgen kannst.

• Vorteile: Extrem anpassbare und leistungsstarke All-in-One-Funktionalität

• Nachteile: Steilere Lernkurve; die Einrichtung kann einige Zeit in Anspruch nehmen

• Ideal für: Teams, die der Anpassung Priorität einräumen und eine breite Palette von Funktionen für die Zusammenarbeit benötigen

• Preise: Der kostenlose Tarif beinhaltet eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern. Die kostenpflichtigen Optionen beginnen bei 7 USD pro Monat/Benutzer.

• Capterra-Bewertungen: 4,6/5

Asana ist für seine strukturierten Aufgabenlisten und Dashboards bekannt und bietet eine einfache Möglichkeit, um Projekte zu verwalten. Denjenigen, die den Fortschritt in jeder Phase überwachen möchten, bietet Asana hilfreiche Funktionen wie Aufgabenzuweisungen, Fälligkeitsdaten, Projektzeitleisten und Board-Ansichten.

Das Tool verfügt über eine intuitive Oberfläche und Berichterstellungstools, die es einfacher machen, Vorgänge zu priorisieren, Engpässe zu identifizieren und sicherzustellen, dass Projekte von Anfang bis Ende auf Kurs bleiben.

• Vorteile: Flexibles Aufgabenmanagement, mehrere Projektansichten, ausgefeilte Benutzererfahrung

• Nachteile: Bezahlte Stufen summieren sich schnell; weniger flexibel als Jira für agile Workflows

• Ideal für: Kleine bis mittelgroße Teams, die nach einer einfachen Projektverfolgungsmöglichkeit suchen

• Preise: Bis zu 10 Benutzer im kostenlosen Tarif, kostenpflichtige Tarife ab 10,99 USD pro Benutzer/Monat

• Capterra-Bewertungen: 4,5/5

Im Wesentlichen ist Slack ein Tool für die Teamkommunikation, das gleichzeitig als einfache Ressource für das Aufgabenmanagement mit Integrationen dient.

Darüber hinaus ist Slack auch eine Messaging-Plattform, die entwickelt wurde, um die Teamkommunikation zu zentralisieren und die E-Mail-Flut zu reduzieren. Das Tool dient zudem als benutzerfreundliche Ressource zur Aufgabenverwaltung mit Integrationen.

Über organisierte Kanäle, Direktnachrichten und einen durchsuchbaren Gesprächsverlauf können Teams in Echtzeit zusammenarbeiten und die Projektdiskussionen fokussieren. Slack lässt sich in eine Vielzahl von Projekt- und Produktivitätstools wie Jira und Confluence integrieren.

Wenn du eine einfachere Möglichkeit suchst, um Dateien zu teilen, Benachrichtigungen zu automatisieren und Workflows auf einer zentralen Oberfläche zu optimieren, darf dieses Tools auf deiner Liste nicht fehlen.

• Vorteile: Erstklassiges Messaging und hervorragende Zusammenarbeit, lässt sich gut in andere Tools integrieren

• Nachteile: Keine vollständige Projektmanagement-Plattform, begrenzte kostenlose Verlaufsdarstellung

• Ideal für: Teamkommunikation in Echtzeit, gepaart mit einem speziellen PM-Tool

• Preise: Kostenloser Tarif mit bis zu 90 Tagen Chatverlauf, kostenpflichtige Tarife ab 8,75 USD pro Benutzer/Monat

• Capterra-Bewertungen: 4,7/5

Airtable bietet die Benutzerfreundlichkeit einer Kalkulationstabelle und die Leistungsfähigkeit einer Datenbank. So kann das Tool Teams dabei helfen, Projekte zu organisieren, Ressourcen zu verwalten und Informationen in anpassbaren Tabellen zu speichern.

Diese Projektmanagement-Plattform im Datenbankstil umfasst Funktionen wie verknüpfte Datensätze, Kalenderansichten und Automatisierung. Außerdem lässt sie sich an eine Vielzahl von Projektmanagement-Anforderungen anpassen.

Airtable verfügt über mehrere Integrationsmöglichkeiten und eine benutzerfreundliche Oberfläche. Das macht dieses Tool ideal für Teams, die das Datenmanagement optimieren möchten.

• Vorteile: Extrem flexibel, Vorlagen für eine schnelle Einrichtung, sehr gute Anpassung

• Nachteile: Die Konfiguration kann eine Herausforderung sein; begrenzter kostenloser Tarif im Vergleich zu Jira

• Ideal für: Teams, die benutzerdefinierte Workflows von Grund auf erstellen möchten

• Preise: Bis zu 5 Benutzer im kostenlosen Tarif, kostenpflichtige Tarife ab 24 USD pro Benutzer/Monat

• Capterra-Bewertungen: 4,6/5

Wrike nutzt einen Kalkulationstabellenansatz zur Projektverfolgung mit integrierten Dashboards und Aufgabenabhängigkeiten. Innerhalb des Projektmanagement-Tools können Benutzer Workflows anpassen, Aufgabenabhängigkeiten einrichten und detaillierte Berichte erstellen, um die Projektleistung zu verfolgen.

Mit Echtzeit-Updates und Funktionen zum Teilen von Dokumenten sorgen die Benutzer dafür, dass die Teams auf dem Laufenden bleiben. Gleichzeitig bietet das Tool Dashboards und Analysen, die Einblicke in die Optimierung von Prozessen und die Einhaltung von Deadlines ermöglichen.

Für klare und präzise Ansichten zu Aufgabenabhängigkeiten funktioniert Wrike gut, aber die Benutzererfahrung ist möglicherweise nicht für alle Teams ideal.

• Vorteile: Klares, vertrautes Layout, gut geeignet für Aufgabenabhängigkeiten, Aktualisierungen in Echtzeit

• Nachteile: Weniger anpassbar als andere Tools; die Benutzeroberfläche kann veraltet wirken

• Ideal für: Teams, die Workflows in Form von Kalkulationstabellen und die Nachverfolgung von Abhängigkeiten bevorzugen

• Capterra-Bewertungen: 4,4/5

Kostenlose Projektmanagement-Software hilft Teams jeder Größe, organisiert zu bleiben, effektiv zusammenzuarbeiten und ohne zusätzliche Kosten zu skalieren. Obwohl viele Optionen verfügbar sind, hängt die richtige Lösung von der Größe, den Workflows und den zukünftigen Wachstumsplänen deines Teams ab.

Wenn du Flexibilität, Leistung und eine Plattform suchst, die mit dir wächst, ist Jira die richtige Wahl. Der robuste Free-Tarif beinhaltet Agile-Boards, flexible Berichterstellung und nahtlose Integrationen und ist somit ideal für kleine Teams, die gerade erst anfangen, und größere Teams, die eine Skalierung planen.