Leitfaden: Die 5 Phasen eines Designsprints

Der Designsprint ist ein leistungsstarkes Framework für die Produktentwicklung, das eine schnelle und präzise Problemlösung ermöglicht. 

Es formuliert einen strukturierten Prozess mit festen Zeitfenstern, der Arbeit, die sonst Monate dauern könnte, auf eine Woche komprimiert und so komplizierte Probleme mit erstaunlicher Effizienz in getestete Lösungen verwandelt. 

Dabei folgt jeder Designsprint einem Prozess mit 5 Phasen: Verstehen, Skizzieren, Entscheiden, Erstellen eines Prototyps und Validieren. So entsteht ein strukturierter, sequenzieller Ansatz für eine schnelle Problemlösung und Entscheidungsfindung. 

Mithilfe dieses Frameworks können Teams die Methoden priorisieren, die ihnen schnellere Innovationen, weniger Risiken und die Entwicklung von Lösungen ermöglichen, die ganz genau auf die Kunden zugeschnitten sind. Auf dieser Seite findest du einen umfassenden Überblick über die Designsprint-Methode sowie eine Beschreibung der idealen Struktur eines Sprint-Teams und der 5 wichtigsten Phasen des Prozesses.

Was ist ein Designsprint?

Ein Designsprint ist ein 5-tägiger Prozess, bei dem wichtige geschäftliche Fragen durch die Entwicklung eines Prototyps und das Testen von Ideen in direkten Kundengesprächen beantwortet werden. Dieser strukturierte Problemlösungsansatz soll Teams dabei helfen, komplexe geschäftliche Herausforderungen effizient zu bewältigen. 

Entwickelt und perfektioniert wurde die Designsprint-Methode von Jake Knapp bei Google Ventures, der damit speziell Startups beim Lösen von Problemen und Testen neuer Ideen helfen wollte. Ein Designsprint ist dann am effektivsten, wenn viel auf dem Spiel steht und der Weg zum finalen Ergebnis noch weit ist. 

Der Ansatz kommt bei bedeutenden, risikoreichen Herausforderungen zum Einsatz, da allein schon der Prozess selbst eine erhebliche Investition darstellt. Ein traditioneller Designsprint-Prozess dauert 5 Tage, in denen das Team komplett in das Problem eintaucht, ohne durch das Tagesgeschäft abgelenkt zu werden. 

Während dieser Sprintwoche ist fokussierte Arbeit entscheidend, da das Team nur so schnelle Fortschritte in kurzer Zeit erzielen kann. Um die Dynamik aufrechtzuerhalten, sollten die 5 Tage idealerweise innerhalb einer einzigen Woche liegen (Montag bis Freitag).

Das Konzept besteht darin, eine intensive Konzentration zu erreichen, die eine schnelle Entscheidungsfindung ermöglicht. Herkömmliche Projektzyklen werden hingegen häufig durch endlose Diskussionen ausgebremst, die den Fortschritt behindern können.

Wer sollte in das Designsprint-Team aufgenommen werden?

Voraussetzung für einen erfolgreichen Sprint ist ein facettenreiches, funktionsübergreifendes Team. Ein solches durchdacht zusammengestelltes Team umfasst normalerweise verschiedene Schlüsselrollen:

• Der Moderator: Dies ist eine neutrale Person, die den Prozess leitet, die Zeit im Auge behält und sicherstellt, dass alle die strukturierten Aufgaben erledigen. Diese Person bringt selbst keine Ideen ein, sondern leitet die Gespräche und Aktivitäten.

• Entscheider: Das ist die Person mit der Befugnis, die endgültige Entscheidung zu treffen, zum Beispiel ein CEO, Produktmanager oder Abteilungsleiter. Die Entscheidung dieser Person bestätigt, dass die Schlussfolgerungen des Sprints hinsichtlich der für die Umsetzung erforderlichen finanziellen Mittel, Mitarbeiter und Zeit die notwendige Zustimmung bzw. Rechtfertigung finden.

• Designer: Diese Person ist für die Gestaltung des Produkts verantwortlich. Sie ist stark in die Phase der Prototypenentwicklung involviert.

• Produktmanager: Der Produktmanager liefert Einblicke in geschäftliche Ziele, die Bedürfnisse der Benutzer und die allgemeine Produktvision.

• Engineer/Entwickler: Diese Person bietet eine technische Einschätzung zur Realisierbarkeit der besprochenen Lösungen.

• Fachexperten (SMEs, Subject Matter Experts): Dies können Marketing-Leads, Kundensupportmitarbeiter, Datenanalysten oder alle Personen mit fundierten Kenntnissen sein, die für die jeweilige Aufgabenstellung relevant sind. Sie sind in der Anfangsphase (Verstehen) beim Vermitteln des Kontextes von entscheidender Bedeutung.

Vorbereitungen vor dem Sprint

Die Vorbereitungsphase im Vorfeld des Sprints ist entscheidend, um sicherzustellen, dass dein Team richtig aufgestellt ist für einen schnellen Fortschritt vom Anfangsproblem hin zur getesteten Lösung. Die richtige Grundlagenarbeit sorgt nicht nur für einen optimalen Verlauf der Sprintwoche, sondern maximiert auch die Wirkung deiner Bemühungen. 

Eine typische Vorbereitungsphase für einen Sprint umfasst 4 Schritte:

• Problemstellung klären: Formuliere die Problemstellung für dein Team klar und deutlich, damit alle auf dem gleichen Stand sind.

• Zielkunden identifizieren: Werte deine Kundenforschung und deine Daten aus, um die 5 Zielkunden auszuwählen, die während des abschließenden Tests Feedback geben sollen.

• Die besten Lösungen zum Testen ermitteln: Nutze kritisches Denken und Design-Thinking-Prinzipien, um eine engere Auswahl innovativer Lösungen zusammenzustellen, die zu deinen Geschäftszielen passen.

• Schrittweisen Plan für die Prototyp-Phase des Designsprints erstellen: Erarbeite eine Übersicht über die wichtigsten Phasen und Aktivitäten der Sprintwoche, damit ihr einen strukturierten Ansatz für die Entwicklung eines realistischen Prototyps zur Verfügung habt.

Die 5 Phasen eines Designsprints

Ein 5-Tages-Sprint ist als Prozess mit 5 Phasen strukturiert, wobei jeder Tag einer Phase gewidmet ist: Verstehen, Skizzieren, Entscheiden, Entwickeln eines Prototyps und Validieren. 

Tag 1: Verständnis

Am ersten Tag geht es darum, ein gemeinsames Verständnis des Problems zu entwickeln und einen klaren Schwerpunkt für die Woche festzulegen. Diese Phase umfasst die Definition des Problems, die Einigung auf Ziele und das Zusammentragen von Einblicken, sowohl von Experten als auch aus der Benutzerforschung. 

Das Team beginnt mit der Definition eines langfristigen Ziels und erarbeitet anschließend die Herausforderungen. Das beinhaltet die Erstellung eines visuellen Diagramms der Kundenerfahrung. Dieser Prozess wird als Journey Mapping bezeichnet und lässt sich dank einer detaillierten Vorlage leicht umsetzen.

Strukturierte Aktivitäten wie Lightning Talks bringen alle im Team bezüglich der Problemstellung auf denselben Verständnisstand, bevor das Brainstorming beginnt. Das Team führt außerdem Expertengespräche mit wichtigen Stakeholdern und Teammitgliedern, um möglichst viele Informationen zu sammeln. 

Am Ende des Tages wählt der Entscheider ein bestimmtes Ziel aus: einen einzelnen, überschaubaren Teil des Problems, der die größte Chance darstellt und im Mittelpunkt des restlichen Sprints stehen wird.

Tag 2: Entwurf

Mit einem klaren Ziel ist der zweite Tag dem Skizzieren von Lösungen gewidmet. Anstelle einer möglicherweise chaotischen Brainstorming-Sitzung in der Gruppe wird beim Designsprint ein strukturierter, individueller Entwurfsprozess verwendet.

Jedes Teammitglied arbeitet eigenständig daran, eine eigene detaillierte und fundierte Lösung für das Problem zu entwickeln. Diese Methode wurde mit Blick auf intensives Nachdenken sowie individuelles kritisches Analysieren optimiert und ermöglicht es allen Teammitgliedern, einen Beitrag zu leisten.

Tag 3: Entscheidung

An Tag 3 geht das Team von der Ideenfindung zur Entscheidungsfindung über. Alle skizzierten Entwürfe des Vortages werden an einer Wand präsentiert und das Team bewertet sie in stiller Kritik. Dabei werden mittels einer Abstimmung mit Punkten die überzeugendsten Lösungen identifiziert. 

Solche Team-Reviews fördern die Eigenverantwortung und das Engagement aller Mitglieder, einschließlich der Führungskräfte. Nach einer strukturierten, zeitlich begrenzten Diskussion führt das Team eine Reihe von Übungen durch, um die überzeugendsten Konzepte auszuwählen.

Dieser strukturierte Entscheidungsprozess hilft dabei, verwässerte Gruppenentscheidungen zu vermeiden, wie sie oft am Ende endloser Debatten entstehen.

Letztendlich bestimmt der Entscheider, welche Lösung oder welche Kombination von Ideen aus mehreren Lösungen als Prototyp umgesetzt wird. Am Nachmittag erstellt das Team ein Storyboard, das als Schritt-für-Schritt-Plan für den Prototyp am Donnerstag dienen wird. 

Dieses Storyboard verbindet die ausgewählten Szenen zu einer zusammenhängenden Erzählung.

Tag 4: Erstellung eines realistischen Prototyps

Tag 4 ist für das Erstellen des Prototyps vorgesehen. Das Team entwickelt einen realistisch aussehenden Prototyp, der auf dem Storyboard vom Vortag basiert. Dieser Prototyp muss kein vollständig funktionsfähiges Produkt sein. Er muss nur realistisch genug sein, um die finale Benutzererfahrung zu simulieren.

Das Ziel ist es, einen testbaren Prototyp zu erstellen, den Benutzer bewerten können. Die Prototypenerstellung sollte das gesamte Team einbeziehen, nicht nur die Designer oder Entwickler. 

Am Prototyp-Tag erstellen Designer einen realistischen, testbaren Prototyp mit Design-Tools oder einfache Click-Through-Mockups.

Tag 5: Benutzertests

Tag 5 ist der letzte Tag und den Benutzertests gewidmet. Das Team beobachtet, wie 5 reale Zielkunden in Einzelsessions mit dem Prototyp interagieren und auf ihn reagieren . 

Ein Moderator führt den Befragten durch den Prototyp, während der Rest des Sprint-Teams in einem separaten Raum über eine Live-Videoübertragung zusieht und sich ausführliche Notizen macht. Der Test am Freitag ist der letzte Schritt bei der Validierung des Prototyps und der Einholung von Benutzerfeedback, um herauszufinden, ob die Lösung effektiv ist. 

Am Ende des Tages wird das Team genau wissen, was funktioniert und was nicht, und über umsetzbare Erkenntnisse verfügen, die als Grundlage für die nächsten Schritte dienen können. 

Warum sind Designsprints ideal für die Problemlösung?

Designsprints reduzieren das Risiko eines Scheiterns erheblich, indem sie sicherstellen, dass das Feedback der Benutzer eingeholt wird, bevor größere technische Anstrengungen unternommen werden. 

Dies spart eine beträchtliche Menge an Zeit und Finanzmitteln, die andernfalls möglicherweise für die Entwicklung eines Produkts aufgewendet worden wären, das nicht den Anforderungen entspricht. Designsprints helfen Teams dabei, neue Ideen schnell zu entwickeln und zu testen, bevor die vollständige Implementierung erfolgt. So können innovative Konzepte schnell validiert und verfeinert werden.

Designsprints kommen in Teams zum Einsatz, die an neuen Produkten, neuen Funktionen oder Marketingkampagnen arbeiten oder für das Kunden-Onboarding zuständig sind. Außerdem fördert das Sprintformat die Koordination zwischen den Teammitgliedern. 

Indem ein funktionsübergreifendes Team für eine Woche zusammengebracht wird, werden Silos aufgebrochen und es wird sichergestellt, dass alle auf demselben Stand sind und auf dasselbe Ziel hinarbeiten. Der Prozess sorgt für Klarheit und Dynamik, beschleunigt die Entscheidungsfindung und reduziert die organisatorischen Hürden. 

Was sind die Vor- und Nachteile eines Designsprints?

Der Designsprint ist zwar ein sehr effektives Tool, aber man muss seine Stärken und Schwächen kennen, um zu wissen, wann er effektiv eingesetzt werden kann. Er ist keine Einheitslösung, sondern ein spezialisierter Prozess, der auf bestimmte Arten von Herausforderungen zugeschnitten ist.

Vorteile

• Geschwindigkeit und Effizienz: Die Methode packt monatelange potenzielle Arbeit in eine einzige Woche und reduziert so die Markteinführungszeit drastisch.

• Benutzerorientiert: Indem die Woche mit Benutzertests beendet wird, basiert die endgültige Lösung auf echten Kundenbedürfnissen und Feedback.

• Koordination und Zusammenarbeit im Team: Ein Designsprint führt ein funktionsübergreifendes Team um ein gemeinsames Ziel zusammen. Das verbessert die Kommunikation und die Akzeptanz durch die Stakeholder.

• Fördert Innovation: Die strukturierten Übungen fördern kreatives Denken und können zu bahnbrechenden Lösungen führen, die in normalen Arbeitsumgebungen möglicherweise nicht entstehen.

• Reduziert das Risiko: Ideen werden mit einem Prototyp mit geringem Investitionsaufwand validiert, bevor man sich zu teuren Entwicklungszyklen verpflichtet.

Nachteile

• Ressourcenintensiv: Erfordert den vollständigen Einsatz eines vielfältigen Team für eine ganze Woche, was eine erhebliche Investition sein und andere Arbeit stören kann.

• Nicht für jedes Problem: Ein Designsprint eignet sich am besten für komplexe Herausforderungen, bei denen viel auf dem Spiel steht. Er kann bei kleinen, klar definierten Problemen überdimensioniert sein und für extrem breite, vage Unternehmensstrategien nicht ausreichen.

• Erfordert starke Führung: Der Erfolg eines Sprints hängt stark von einem erfahrenen Moderator ab, der die Zeit einteilen, das Team leiten und neutral bleiben kann.

• Logistische Herausforderungen: Die Organisation eines Sprints erfordert eine sorgfältige Planung, von der Zeitplanung aufseiten der Teilnehmer bis zur Reservierung der passenden Räumlichkeiten oder der Einrichtung von Tools wie Online-Whiteboards für die Remote-Zusammenarbeit.

Optimierung des Designsprint-Prozesses für schnelle und effiziente Problemlösung

Ein Designsprint liefert in sehr kurzer Zeit eine enorme Menge an Informationen. Für den Erfolg und die Aufrechterhaltung der Dynamik nach dem Ende des Sprints ist es entscheidend, diese Informationen zu organisieren und zugänglich zu machen. 

Hier ist ein zentraler Knotenpunkt für Dokumentation und Zusammenarbeit wie Confluence von unschätzbarem Wert. Mit Confluence kannst du dich auf den Sprint vorbereiten, indem du die Problemstellung und die Ziele umreißt. 

Während der Woche kannst du diesen Hub nutzen, um Notizen und wichtige Entscheidungen zu dokumentieren und so alle auf dem gleichen Stand zu halten. Gleichzeitig kannst du Jira verwenden, um die tatsächlichen Sprint-Backlogs aller Designvorgänge zu verwalten und Aufgaben mit Confluence-Dokumenten oder -Whiteboards zu verknüpfen.

Sieh dir an, wie die Tools ineinandergreifen und deinem Team helfen, eure Arbeit projektübergreifend zu verwalten und zu optimieren sowie Ideen zu sammeln.

Kostenlose Designsprint-Vorlage verwenden