Der grundlegende Unterschied zwischen einem Projektmanager und einem Produktmanager ist der Fokus und der Umfang ihrer Arbeit. 

Produktmanager sind strategische Denker, die für die Produktvision zuständig sind und auf der Grundlage der Benutzerbedürfnisse und Marktchancen fundierte Entscheidungen darüber treffen, welche Funktionen entwickelt werden. Sie sind für den langfristigen Erfolg eines Produkts verantwortlich und verbringen ihre Zeit damit, zu recherchieren, Strategien zu entwickeln und Anforderungen zu definieren.

Projektmanager hingegen sind taktische Ausführende, die sicherstellen, dass die Arbeit rechtzeitig, budgetgerecht und gemäß den Vorgaben abgeschlossen wird. Sie konzentrieren sich auf den Prozess, die Koordinierung und die Lieferung. Während Produktmanager fragen, was entwickelt werden soll und warum, fragen Projektmanager, wie die Entwicklung am effizientesten gelingt.

Zur Veranschaulichung: Wenn die Entwicklung eines Produkts wie der Bau eines Hauses wäre, würde der Produktmanager entscheiden, welche Art von Haus gebaut wird, wo es gebaut wird und welche Eigenschaften es haben sollte. Der Projektmanager würde den Bauzeitplan erstellen, sich mit den Bauunternehmern abstimmen und sicherstellen, dass Zeitplan und Budget eingehalten werden.

Ein Produktmanager hat viele Aufgaben. Seine Hauptverantwortung besteht jedoch darin, sicherzustellen, dass das richtige Produkt für die Benutzer entwickelt wird. Produktmanager verbringen ihre Tage damit, Benutzerbedürfnisse und technische Einschränkungen abzuwägen, um die Produktrichtung zu bestimmen.

Vision und Strategie definieren

Produktmanager erstellen und kommunizieren eine klare Vision für die Richtung des Produkts. Sie entwickeln umfassende Strategien, die sich an den Unternehmenszielen und Marktchancen orientieren. Dazu gehört die Analyse der Wettbewerbslandschaft, die Identifizierung von Zielmärkten und die Festlegung von Erfolgsmetriken, auf denen alle Produktentscheidungen basieren.

Produkt-Roadmap priorisieren

Die Verwaltung einer Produkt-Roadmap bedeutet, schwierige Entscheidungen darüber zu treffen, welche Funktionen zuerst entwickelt werden sollten. Produktmanager bewerten potenzielle Funktionen auf der Grundlage der Auswirkungen auf die Benutzer, des Geschäftswerts und des Entwicklungsaufwands.

Sie überarbeiten ständig die Prioritäten, wenn neue Informationen verfügbar werden und sich die Marktbedingungen ändern.

Benutzer- und Marktforschung betreiben

Für den Produkterfolg ist es grundlegend wichtig, die Benutzer zu verstehen. Produktmanager führen Interviews durch, analysieren Nutzungsdaten und untersuchen Markttrends, um Einblicke in das Verhalten und die Bedürfnisse der Benutzer zu gewinnen. 

Auf dieser Recherche basiert jede wichtige Produktentscheidung und sie hilft, Annahmen zu validieren, bevor die Entwicklung beginnt.

Anforderungen und Funktionen definieren

Produktmanager wandeln Benutzerbedürfnisse in detaillierte Anforderungen um, auf die Entwicklungsteams dann reagieren können. Sie schreiben User Storys, definieren Akzeptanzkriterien und arbeiten eng mit Designern zusammen, damit jeder weiß, was zu tun ist. 

Dazu müssen die Benutzeranfragen gegen die technische Machbarkeit und den geschäftlichen Einschränkungen abgewägt werden.

Mit funktionsübergreifenden Teams zusammenarbeiten

Produktmanager arbeiten täglich mit Design-, Engineering-, Marketing-, Vertriebs- und Support-Teams zusammen. Sie erleichtern die Kommunikation zwischen den Abteilungen und stimmen alle auf die Produktziele ab. Zusammenarbeit ist wichtig für eine erfolgreiche Produktentwicklung und Markteinführung.

Produkterfolg messen

Nach der Einführung der Funktion messen Produktmanager die Leistung anhand etablierter Metriken. Sie analysieren die Akzeptanz, das Engagement und das Feedback der Benutzer, um festzustellen, ob Produktänderungen die gewünschten Effekte hatten. Die Daten beeinflussen zukünftige Produktentscheidungen und helfen bei der Optimierung bestehender Funktionen.

Das Hauptaugenmerk eines Projektmanagers liegt auf der erfolgreichen Umsetzung von Initiativen unter festgelegten Bedingungen. Projektmanager zeichnen sich dadurch aus, dass sie komplexe Vorgänge in überschaubare Aufgaben unterteilen, Ressourcen koordinieren und dafür sorgen, dass alle ihre Fristen einhalten. 

Ihr Erfolg wird daran gemessen, dass Projekte pünktlich, innerhalb des Budgets und gemäß den Qualitätsstandards abgeschlossen werden.

Plant Projekte

Projektmanager entwickeln umfassende Pläne, in denen Umfang, Zeitleiste, Ressourcen und Ergebnisse dargelegt werden. Sie unterteilen große Initiativen in kleinere, überschaubare Aufgaben und identifizieren Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Arbeitsabläufen. Zu einer effektiven Planung gehören die Bewertung von Risiken und die Entwicklung von Notfallplänen, damit potenzielle Hindernisse überwunden werde können.

Verwaltung der Projektzeitleisten

Um ein Projekt auf Kurs zu halten, müssen Termine und Meilensteine durchgehend eingehalten werden. Projektmanager verfolgen den Fortschritt anhand der geplanten Zeitleisten, erkennen potenzielle Verzögerungen frühzeitig und passen die Zeitpläne nach Bedarf an. Sie teilen den Stakeholdern Änderungen an der Zeitleiste mit und arbeiten mit Teams gemeinsam an Lösungen, wenn Projekte in Verzug geraten.

Weist Ressourcen zu

Projektmanager stimmen sich mit Abteilungsleitern ab, um die notwendigen Ressourcen zu sichern und konkurrierende Prioritäten aus mehreren Projekten zu verwalten. Bei der Ressourcenzuweisung geht es darum, die Arbeitsbelastung auszugleichen und die Teamproduktivität zu optimieren.

Erleichtert die Teamkommunikation

Klare Kommunikation verhindert Missverständnisse und sorgt für einen reibungslosen Ablauf von Projekten. Projektmanager halten regelmäßige Statusbesprechungen ab, verwalten die Projektdokumentation und sorgen für einen effektiven Informationsfluss zwischen den Teammitgliedern. Sie sind der zentrale Ansprechpartner für projektbezogene Fragen und Updates.

Fortschritt und Leistung verfolgen

Projektmanager überwachen wichtige Metriken wie Budgetauslastung, das Erreichen von Meilensteinen und Qualitätsindikatoren. Sie erkennen, wenn Projekte vom Kurs abweichen und ergreifen entsprechende Korrekturmaßnahmen. Regelmäßige Fortschrittsberichte halten die Stakeholder auf dem Laufenden und ermöglichen datengestützte Entscheidungen.

Projektausführung beaufsichtigen

Projektmanager sorgen dafür, dass die Arbeit gemäß den Spezifikationen und Qualitätsstandards abgeschlossen wird. Sie koordinieren die Tests, überprüfen die Ergebnisse und verwalten den Übergabeprozess, wenn Projekte abgeschlossen sind. 

Diese Beaufsichtigung sorgt dafür, dass Projekte ihre angestrebten Ziele und die Erwartungen der Stakeholder erfüllen.

Die Fähigkeiten für das Produkt- und Projektmanagement überschneiden sich zu einem großen Teil. Beide Rollen erfordern eine außergewöhnliche Kommunikationsfähigkeit, da Gespräche mit den verschiedenen Stakeholdern zu den zentralen Aufgaben gehören. Beide müssen auf freundliche Weise Einfluss nehmen und die Teammitglieder davon überzeugen können, ihren Initiativen Priorität einzuräumen, auch wenn sie sie nicht direkt leiten.

Zu beiden Rollen gehören erhebliche Koordinations- und Organisationsfähigkeiten. Produktmanager koordinieren die Phasen Benutzerforschung, Design und Entwicklung, während Projektmanager die verschiedenen Arbeitsabläufe und Teammitglieder koordinieren. Sie verwenden ähnliche Tools, um den Fortschritt zu verfolgen, die Dokumentation zu verwalten und die Zusammenarbeit zu erleichtern.

Strategische Planung ist eine weitere Verantwortung beider Rollen, auch wenn sie unterschiedlich angewendet wird. Produktmanager entwickeln Produktstrategien, während Projektmanager Ausführungsstrategien erstellen. Beide müssen mehrere Schritte vorausdenken und potenzielle Herausforderungen antizipieren, bevor diese zu Problemen führen.

Problemlösung ist für beide Rollen von zentraler Bedeutung. Produktmanager lösen Benutzerprobleme anhand von Produktfunktionen, während Projektmanager Lieferprobleme durch Prozessverbesserungen lösen. Beide müssen unter Druck ruhig bleiben und kreative Lösungen finden, wenn Standardansätze nicht funktionieren.

Beiden Rollen muss genau bewusst sein, was die Geschäftsziele sind und wie ihre Arbeit zum Gesamterfolg des Unternehmens beiträgt. Sie müssen Entscheidungen treffen, die konkurrierende Prioritäten ausbalancieren und für langfristige Ergebnisse optimieren, anstatt sich auf kurzfristige Gewinne zu konzentrieren.

Die Entscheidung, ob du einen Produktmanager oder einen Projektmanager einstellen solltest, hängt von deinen aktuellen Herausforderungen und der Phase deines Unternehmens ab. Hier erfährst du, wie du ermitteln kannst, welche Rolle dein Team am dringendsten benötigt.

Wann du einen Produktmanager brauchst

• Start-ups in der Frühphase und Entwicklung neuer Produkte: Produktmanager spielen eine wesentliche Rolle bei der Entscheidung, was entwickelt werden soll und für wen. Ein Produktmanager sollte deine oberste Priorität sein, wenn du die Marktfähigkeit eines Produkts überprüfen, Benutzerforschung betreiben oder dein Kernwertversprechen definieren willst.

• Strategie- und Visionsdefizite: Du brauchst einen Produktmanager, wenn dein Team Funktionen ohne klare Benutzerforschung entwickelt, Schwierigkeiten hat, konkurrierende Anfragen zu priorisieren, oder wenn es an einer einheitlichen Produktvision mangelt. Anzeichen hierfür sind häufige Richtungswechsel, Funktionen, die von den Benutzern nicht angenommen werden, oder Schwierigkeiten, die Relevanz bestimmter Funktionen zu erläutern.

• Marktexpansion: Produktmanager werden unverzichtbar, wenn es darum geht, neue Märkte zu erschließen oder dein Geschäftsmodell zu verändern. Sie können neue Benutzersegmente erforschen, Wettbewerbslandschaften analysieren und ihre Produktstrategie entsprechend anpassen.

Angenommen, ein B2B-Softwareunternehmen möchte seine Dienstleistungen von kleinen Unternehmen auf Großkunden ausweiten. Dazu benötigt das Unternehmen einen Produktmanager, der die Anforderungen der Großkunden untersucht, erforderliche Features wie erweiterte Sicherheits- und Integrationsfunktionen herausarbeitet und eine Roadmap für diese Marktexpansion entwickelt.

Wann du einen Projektmanager brauchst

• Herausforderungen bei der Ausführung und Bereitstellung: Projektmanager werden erforderlich, wenn du klare Anforderungen, jedoch Schwierigkeiten bei der Umsetzung hast. Wenn dein Team oft Deadlines versäumt, Probleme mit der Koordination zwischen den Abteilungen hat oder keinen Überblick über den Projektstatus besitzt, kann ein Projektmanager die notwendigen Prozesse und Strukturen für eine zuverlässige Umsetzung einrichten.

• Komplexe, teamübergreifende Initiativen: Projektmanager sind besonders hilfreich bei Großvorhaben mit mehreren Teams, bei denen externe Abhängigkeiten bestehen oder strenge gesetzliche Vorschriften einzuhalten sind. Projektmanager zeichnen sich in der Regel durch ihre Fähigkeit aus, diese komplexen Szenarien zu koordinieren.

• Größe und Wachstum: Wenn Unternehmen wachsen und mehrere Initiativen gleichzeitig laufen, werden Projektmanager unverzichtbar, um die Liefersicherheit und Ressourcenoptimierung aufrechtzuerhalten.

Ein Beispiel: Ein Fintech-Start-up verfügt über eine klare Produkt-Roadmap, hat jedoch Schwierigkeiten, Funktionen aufgrund von Koordinationsproblemen zwischen seinem Team für mobile Apps, den Backend-Engineers und den Compliance-Spezialisten rechtzeitig bereitzustellen. Ein Projektmanager würde strukturierte Prozesse erstellen, Abhängigkeiten regeln und sicherstellen, dass die gesetzlichen Anforderungen während der gesamten Entwicklung erfüllt werden.

Wann du beide Rollen brauchst

Bestimmte Organisationen profitieren davon, wenn beide Rollen zusammenarbeiten. Unternehmen mit ausgereiften Produkten haben oft Produktmanager, die die Roadmap definieren, während Projektmanager sicherstellen, dass einzelne Funktionen termingerecht geliefert werden. 

Diese Kombination ist besonders effektiv, wenn es um strategische Komplexität und Ausführungsprobleme geht. Du solltest die Rolle an deine primäre Herausforderung anpassen: Strategie- und Visionsprobleme erfordern Produktmanager, während für Ausführungs- und Lieferprobleme Projektmanager erforderlich sind. 

Berücksichtige dabei auch die aktuellen Fähigkeiten deines Teams – wenn du starke technische Führungskräfte hast, die die Koordination übernehmen können, konzentriere dich zuerst auf das Produktmanagement.

Die effektive Zusammenarbeit von Produkt- und Projektmanager schafft eine leistungsstarke Kombination aus strategischer Vision und taktischer Ausführung. Der Produktmanager weiß, was entwickelt werden muss und warum, während der Projektmanager festlegt, wie dies effizient geschehen kann. 

Diese Partnerschaft funktioniert am besten, wenn beide Rollen klar definierte Verantwortlichkeiten haben und während des gesamten Entwicklungsprozesses eine starke Abstimmung aufrechterhalten wird.

• Gemeinsame Ziele und Prioritäten festlegen: Setze Ziele, damit alle Stakeholder verstehen, was den Erfolg ausmacht. Produktmanager sollten Projektmanager in die Roadmap-Planung einbeziehen, um realistische Schätzungen für Zeitleisten zu erhalten und potenzielle Umsetzungsprobleme frühzeitig zu erkennen. 

• Regelmäßige Kommunikation: Plane regelmäßige Synchronisierungsgespräche, in denen bevorstehende Prioritäten, Ressourcenbeschränkungen und alle Änderungen am Projektumfang oder der Zeitleiste besprochen werden. Beide Manager sollten sich wohl dabei fühlen, Bedenken zu äußern und Alternativen vorzuschlagen, wenn die Pläne angepasst werden müssen.

• Klare Dokumentationsstandards festlegen: Produktmanager sollten detaillierte Anforderungen und Erfolgskriterien angeben, während Projektmanager den Projektstatus und die Zeitleiste transparent aktualisieren sollten. Gemeinsame Tools und Dashboards helfen beiden Rollen, über Fortschritt und mögliche Probleme auf dem Laufenden zu bleiben, ohne ständig nachfragen zu müssen.

• Das gegenseitige Fachwissen respektieren: Die besten Partnerschaften entstehen, wenn sich beide Manager auf die Stärken des jeweils anderen verlassen können. Produktmanager sollten darauf vertrauen, dass Projektmanager den effizientesten Ausführungspfad finden, und Projektmanager sollten den strategischen Entscheidungen der Produktmanager in Bezug auf Funktionsprioritäten und Benutzeranforderungen vertrauen.

• Umfangsänderungen gemeinsam planen: Wenn sich die Anforderungen ändern oder neue Informationen auftun, sollten beide Manager zusammenarbeiten, um die Auswirkungen zu bewerten. Produktmanager prüfen, wie sich Änderungen auf den Benutzerwert und die Geschäftsziele auswirken, während Projektmanager die Auswirkungen auf die Zeitleiste und die Ressourcen untersuchen. Gemeinsame Entscheidungen führen zu besseren Ergebnissen als Alleingänge.

Nehmen wir als Beispiel ein Softwareunternehmen, das eine neue Funktion für mobile Apps auf den Markt bringt. Der Produktmanager betrachtet zunächst das Benutzerverhalten, identifiziert Schwachstellen und definiert Erfolgsmetriken für die neue Funktion. 

Er erstellt User Storys, arbeitet mit Designern an Mockups und legt Akzeptanzkriterien für das Entwicklerteam fest. Während des gesamten Prozesses holt er das Feedback der Benutzer ein und ermittelt basierend auf dem Benutzerwert und den geschäftlichen Auswirkungen den Funktionsumfang.

Der Projektmanager erstellt anhand dieser Anforderungen einen Projektplan mit Zeitplänen, Ressourcen und Meilensteinen. Er stimmt sich mit dem Designteam, Entwicklern von mobilen Lösungen, Backend-Ingenieuren und QA-Testern ab, um sicherzustellen, dass Aufgaben in der richtigen Reihenfolge abgeschlossen werden. 

Wenn der Designer eine zusätzliche Woche für Benutzertests benötigt, passt der Projektmanager die Zeitpläne an und informiert die Stakeholder über die Änderungen.

Oder stelle dir ein anderes Szenario mit einem E-Commerce-Unternehmen vor, das in einen neuen Markt expandiert. Der Produktmanager untersucht etwa die Benutzerpräferenzen vor Ort, die Wettbewerbslandschaft und die regulatorischen Anforderungen, um zu ermitteln, welche Produktänderungen erforderlich sind. 

Basierend auf Benutzerforschung und Marktanalysen priorisiert er Funktionen wie lokale Zahlungsmethoden, Sprachlokalisierung und regionsspezifische Versandoptionen. Der Projektmanager koordiniert die komplexe Ausführung, an der mehrere Teams beteiligt sind. Hierzu zählen Ingenieure, die neue Zahlungsintegrationen implementieren, Übersetzer, die Inhalte lokalisieren, Rechtsteams, die die Einhaltung der Vorschriften sicherstellen, und Marketingteams, die Einführungskampagnen vorbereiten. 

Er verwaltet die Abhängigkeiten zwischen diesen Arbeitsabläufen und stellt sicher, dass ein koordinierter Markteintritt gelingt.

Diese Beispiele zeigen, wie wichtig beide Rollen sind, und zeigen verschiedene Aspekte der erfolgreichen Markteinführung eines Produkts.

Jira unterstützt sowohl das Produkt- als auch das Projektmanagement mit flexiblen Tools für jede Rolle. Produktmanager verwenden Boards, Backlogs, Zeitleisten und Dashboards, um Funktionen zu priorisieren und Produktmetriken zu verfolgen. Projektmanager benötigen für die Projektplanung und -aufnahme Zeitleisten, Programm-Boards, Kalender und Formulare. Beide Rollen profitieren von Übersichtsseiten, die klare Fortschrittsübersichten bieten und die Teamausrichtung verbessern.

Jira lässt sich nahtlos in Confluence und Jira Product Discovery (JPD) integrieren und bietet so eine umfassende Lösung für komplette Produkt- und Projekt-Workflows. Mit Produktmanagement-Vorlagen in Confluence und Projektmanagement-Vorlagen in Jira können Teams schnell loslegen. 

Dieser vernetzte Ansatz ermöglicht ein effektiveres Teammanagement während des gesamten Entwicklungsprozesses.

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