Welche Aufgaben hat ein Marketing-Projektmanager? Rollen, Fähigkeiten und Zuständigkeiten

Ein Marketing-Projektmanager sorgt bei Marketingkampagnen für Organisation und hält sie auf Kurs. Während Marketer sich die Kampagnen ausdenken und Kreativteams die Ideen umsetzen, sorgt der Projektmanager dafür, dass alles tatsächlich innerhalb der Zeit und des Budgets erledigt wird. Er koordiniert zwischen verschiedenen Teams und stellt sicher, dass jeder weiß, was er wann tun muss. Seine Rolle unterstützt das Durchführen von Marketingstrategien, indem er Hindernisse beseitigt, die Kommunikation erleichtert und Projekte vorantreibt, wenn es unweigerlich zu Komplikationen kommt.

Zu den zentralen Aufgaben eines Marketing-Projektmanagers gehören die Organisation von Kampagnen und die Sicherstellung der Einhaltung von Deadlines, aber die Rolle geht weit über die reine Zeitplanerstellung hinaus. Projektmanager sind dafür verantwortlich, Projektzielsetzungen zu erstellen, den Projektlebenszyklus zu verwalten und den Projektumfang für jede Initiative zu definieren.

Am wichtigsten ist vielleicht, dass sie die Kommunikation zwischen Marketing-, Kreativ- und Vertriebsteams lenken. Wenn dem Kreativteam die Kampagnenziele erläutert werden müssen, wenn der Vertrieb über bevorstehende Werbeaktionen informiert werden muss oder wenn das Marketingteam Status-Updates zu den Ergebnissen benötigt, moderieren die Marketing-Projektmanager diese Gespräche. Sie übersetzen zwischen verschiedenen Abteilungen, die oft verschiedene Sprachen sprechen und unterschiedliche Prioritäten haben.

Beim Marketing-Projektmanagement gibt es keine universelle Rolle. Hier sind die gängigsten Spezialisierungen:

• Projektmanager für digitales Marketing: Diese Projektmanager konzentrieren sich auf Online-Kampagnen und Webinitiativen. Sie kümmern sich um alles rund um Social-Media-Kampagnen, Website-Starts und digitale Werbung.

• Content-Marketing-Projektmanager: Diese Manager beaufsichtigen die redaktionellen Kalender und die Erstellung von Inhalten. Sie stimmen sich mit Autoren, Designern und Videoteams ab, um konsistente Inhalte auf allen Kanälen bereitzustellen.

• Produktmarketing-Projektmanager: Diese Projektmanager koordinieren Produkteinführungen und Markteinführungsstrategien. Sie arbeiten mit Produktentwicklerteams zusammen, um sicherzustellen, dass die Markteinführungen mit angemessener Marketingunterstützung termingerecht erfolgen.

• Projektmanager in einer Agentur: Diese Manager haben es mit mehreren Kunden gleichzeitig zu tun. Sie müssen im Laufe des Tages zwischen verschiedenen Markenstimmen, Kampagnentypen und Kundenerwartungen wechseln.

Die Zuständigkeiten können je nach Unternehmensgröße und Branche erheblich variieren. In einem Start-up übernimmt ein Marketing-Projektmanager möglicherweise mehrere Rollen und kümmert sich beispielsweise um Social-Media-Planung und Eventplanung. In einem großen Unternehmen gibt es oft mehrere Marketing-Projektmanager, die sich jeweils auf einen bestimmten Bereich spezialisiert haben, beispielsweise auf E-Mail-Marketing, digitale Werbung oder Eventmanagement.

Die folgenden Aufgaben sind der Kern der täglichen Arbeit eines Marketing-Projektmanagers. Sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf einer Kampagnen vom anfänglichen Konzept bis zur endgültigen Ausführung. Auch wenn die spezifischen Aufgaben je nach Unternehmen und Branche variieren können, definieren diese sieben Bereiche durchweg den Erfolg in dieser Rolle:

Marketing-Projektmanager überwachen die Kampagnenausführung, um fixe Termine einzuhalten, die oft nicht verschoben werden können. Im Gegensatz zu anderen Arten von Projekten, bei denen die Deadlines möglicherweise etwas flexibel sind, sind Marketingkampagnen häufig an externe Faktoren wie Produkteinführungen, saisonale Ereignisse oder koordinierte kanalübergreifende Initiativen gebunden.

Eine verpasste Deadline im Marketing kann ganze Kampagnen zum Scheitern bringen, da diese auf ein genaues Timing angewiesen sind. Wenn zum Black Friday eine E-Mail-Kampagne zusammen mit Social-Media-Anzeigen und In-Store-Werbeaktionen gestartet werden soll, kann selbst eine kleine Verzögerung den Umsatz erheblich schmälern und sorgfältig geplante Kundenkontaktpunkte stören.

Die funktionsübergreifende Zusammenarbeit zwischen Kreativ-, Produkt- und Marketingteams erfordert ständige Aufmerksamkeit und Führungsqualitäten. Marketing-Projektmanager brechen Silos auf, indem sie die Projektzusammenarbeit fördern und sicherstellen, dass alle genau wissen, wie sich ihre Arbeit ins Gesamtbild einfügt.

Wenn Teams gut aufeinander abgestimmt sind, arbeiten sie sehr viel effizienter und erzielen mit ihren Kampagnen eine größere Wirkung. Diese Ausrichtung fördert auch die Mitarbeitereinbindung, indem sie allen das Gefühl gibt, mit der übergeordneten Strategie verbunden zu sein, und sie genau verstehen, wie wichtig ihre individuellen Beiträge sind. Anstatt dass Kreativteams isoliert arbeiten oder Marketingteams Versprechen machen, ohne sich bei der Produktentwicklung zu erkundigen, bewegen sich alle dank gemeinsamer Ziele und klarer Kommunikationskanäle in die gleiche Richtung.

Das Budget und gleichzeitig die Deadlines einzuhalten, erfordert eine ausgeprägte Zeitmanagementkompetenz, ständige Wachsamkeit und die Fähigkeit, schnell Entscheidungen treffen zu können, wenn sich Prioritäten ändern. Führungskräfte benötigen genaue und aktuelle Informationen, um strategische Entscheidungen treffen zu können, und Marketing-Projektmanager müssen sie über den Projektstatus und die Ressourcenzuweisung auf dem Laufenden halten.

Erfolgreiche Marketing-Projektmanager bringen die Ressourcen sorgfältig in Einklang und versorgen die Geschäftsleitung regelmäßig mit Fortschrittsberichten. Sie verfolgen die Ausgaben in Bezug auf die Budgets, überwachen die Einhaltung der Zeitpläne und kommunizieren alle Schwierigkeiten, bevor sie zu größeren Problemen werden.

Die Verfolgung von KPIs und Leistungsdaten ist unerlässlich, um herauszufinden, was funktioniert und was nicht. Marketing-Projektmanager analysieren Kampagnenergebnisse und stellen Einblicke zusammen, die als Grundlage für zukünftige strategische Entscheidungen dienen.

Diese Einblicke helfen, Strategien weiterzuentwickeln, um im Laufe der Zeit bessere Ergebnisse zu erzielen. Muster erfolgreicher Kampagnen zu erkennen und zu verstehen, warum andere Initiativen schlechter abgeschnitten haben, liefern wertvolle Informationen, die zukünftige Marketinginvestitionen und -ansätze beeinflussen.

Ein effektives Stakeholder-Management durch klare, einheitliche Updates für alle Stakeholder verhindert eine schlechte Abstimmung und vermeidet kostspielige Fehltritte. Marketing-Projektmanager kümmern sich in der Regel um die Kommunikation mit Führungskräften, externen Anbietern, Kreativteams und manchmal auch mit Kunden oder Partnern.

Effektive Teambesprechungen und regelmäßige Status-Updates stellen sicher, dass jeder die benötigten Informationen zur richtigen Zeit erhält. Diese Transparenz schafft Vertrauen und fördert eine schnellere Entscheidungsfindung, wenn Probleme auftreten oder sich Chancen ergeben.

Marketing-Projektmanager verwalten nicht nur den Workflow – sie bringen Marketingwissen mit, das Entscheidungen beeinflusst und bei der Priorisierung von Initiativen hilft. Sie verstehen genug von Kundenverhalten, Marktzeitverhalten und Kampagnenmechanik, um strategischen Input zu geben.

Ihre Fähigkeit, Kampagnenziele mit umfassenderen Geschäftszielen zu verbinden, macht sie zu wertvollen strategischen Partnern. Wenn sie empfehlen, Ressourcen zwischen Kampagnen zu verlagern oder die Zeitleiste aufgrund der Marktbedingungen anzupassen, hat ihr Rat Gewicht, da er sowohl auf Projektmanagement-Fachwissen als auch auf Marketingkenntnissen basiert.

Ein gemeinsamer Arbeitsbereich zur Zusammenarbeit und für bessere Transparenz ist unerlässlich, wenn mehrere Teams zu Kampagnen beitragen. Marketing-Projektmanager sind oft verantwortlich für die Einrichtung und Wartung dieser zentralisierten Systeme, in denen jeder finden kann, was er braucht.

Die erfolgreiche Einführung von Projektmanagement-Tools für Marketing-Zwecke unterstützt die Einheitlichkeit und Effizienz aller Kampagnen. Wenn Teammitglieder wissen, wo sie Briefings finden, Updates bereitstellen und den Projektstatus überprüfen können, verschwenden sie weniger Zeit mit der Koordination und können sich auf die tatsächliche Arbeit konzentrieren.

Es gibt mehrere Atlassian-Tools, die Marketingteams während des gesamten Planungs-, Zusammenarbeits- und Ausführungsprozesses unterstützen. Bei den einzelnen Marketing-Projektmanagement-Softwarearten stehen bestimmte Herausforderungen im Vordergrund, mit denen Marketing-Projektmanager täglich konfrontiert sind. Das kann die Organisation komplexer Kampagnen, die Vereinfachung der Teamkommunikation oder die Verfolgung des Fortschritts mehrerer Initiativen sein.

Software für Marketing-Projektmanagement wie Jira hilft Marketing-Projektmanagern dabei, Aufgaben zu organisieren, Fortschritt zu verfolgen und Fristen für mehrere Kampagnen gleichzeitig zu verwalten. Die Workflows der Plattform lassen sich ändern und an verschiedene Kampagnentypen und organisatorische Anforderungen anpassen.

Funktionen wie die KI-Arbeitsaufgliederung machen die Kampagnenplanung effizienter. Aufgabenstrukturen werden automatisch vorgeschlagen und auch, welche Abhängigkeiten diese übernehmen sollten. Die Funktion verwandelt übergeordnete Kampagnenziele in detaillierte, umsetzbare Pläne, ohne dass jede Komponente manuell aufgeschlüsselt werden muss.

Teams nutzen Confluence für Kampagnen-Briefings, Strategiedokumente und den Wissensaustausch, der die kontinuierliche Zusammenarbeit unterstützt. Die Plattform kann als zentrale Informationsquelle für funktionsübergreifende Teams dienen, die Zugriff auf dieselben Informationen benötigen, aber möglicherweise mit unterschiedlichen Tools oder Systemen arbeiten.

Marketing-Projektmanager verlassen sich auf Confluence, um die Kampagnendokumentation zu pflegen, Vorlagen und Prozesse zu speichern und sicherzustellen, dass institutionelles Wissen nicht verloren geht, wenn Teammitglieder ihre Rollen wechseln oder Projekte sich weiterentwickeln.

Die schnelle Bearbeitung der Anfragen und Genehmigungen von Stakeholdern verhindert Engpässe, die den Start von Kampagnen verzögern können. Marketingkampagnen erfordern oft die Genehmigung von Rechts-, Compliance-, Führungsteams oder externen Partnern, und die effiziente Verwaltung dieser Genehmigungs-Workflows ist sehr wichtig.

Jira Service Management sorgt dafür, dass Projekte reibungslos vorankommen, und zwar durch das Erstellen von transparenten Prozessen für das Einreichen, Prüfen und Genehmigen von Anfragen, die alle Stakeholder verstehen und verfolgen können.

Rovo bietet KI-gestützte Unterstützung bei der Erstellung von Inhalten, Zusammenfassungen und Einblicken, die eine schnellere Entscheidungsfindung ermöglichen und den manuellen Arbeitsaufwand reduzieren. Die Plattform verknüpft Informationen aus Jira und Confluence miteinander, sodass relevante Details leichter gefunden und der Kontext über verschiedene Projekte hinweg beibehalten werden kann.

Für Marketing-Projektmanager, die mehrere Kampagnen gleichzeitig betreuen, spart dieser vernetzte Ansatz Zeit und verringert das Risiko, wichtige Informationen zu übersehen, die in verschiedenen Systemen gespeichert sind.

Diese Funktion verwandelt Kampagnenziele in umsetzbare Meilensteine, ohne dass eine umfangreiche manuelle Planung erforderlich ist. Marketingkampagnen beinhalten oft komplexe Abhängigkeiten und mehrere Workflows, die schwer zu planen und zu koordinieren sein können.

Die KI-Arbeitsaufgliederung erleichtert Roadmap-Erstellung und die Kapazitätsplanung, denn es werden dabei realistische Zeitpläne vorgeschlagen und potenzielle Ressourcenkonflikte identifiziert, bevor sie sich auf die Kampagnendurchführung auswirken.

KI generiert automatisch Aufgaben aus Confluence-Dokumenten, Slack-Konversationen oder E-Mail-Threads und reduziert dadurch den manuellen Aufwand, der erforderlich ist, um Diskussionen in praktikable Vorgänge umzusetzen. Diese Funktion hilft Marketing-Projektmanagern dabei, Anforderungen und nächste Schritte zu erfassen, ohne Zeit für die Erstellung administrativer Aufgaben aufwenden zu müssen.

Durch die Automatisierung wird dafür gesorgt, dass sich die Teams auf strategische und kreative Vorgänge konzentrieren und nicht auf die Projektverwaltung, und gleichzeitig wird sichergestellt, dass beim Übergang von der Planung zur Ausführung nichts Wichtiges übersehen wird.

Vorlagen sparen Zeit und standardisieren Prozesse. Das ist beim Marketing mit Jira hilfreich, da Kampagnen oft ähnlichen Mustern folgen, aber auf bestimmte Ziele und Zielgruppen zugeschnitten werden müssen.

Die Projektmanagementvorlage hilft Teams bei der Verwaltung von Zeitleisten, Aufgaben und Ergebnissen für allgemeine Marketingaktivitäten. Sie bietet eine flexible Grundlage, die sich an verschiedene Kampagnentypen und organisatorische Bedürfnisse anpassen lässt.

Die Vorlage für das Kampagnenmanagement unterstützt die Planung von Multi-Channel-Kampagnen mit der Verfolgung von Meilensteinen und mit Teamsichtbarkeit. Marketing-Projektmanager finden dies besonders nützlich für große Kampagnen mit mehreren beteiligten Teams und mehreren Ergebnissen.

Mit der Vorlage zur Aufgabenverfolgung können Marketingteams den Aufgabenstatus und die Verteilung der Arbeitslast auf die Teammitglieder überwachen. Sie eignet sich für das tägliche Aufgabenmanagement oder agile Workflows, bei denen sich Prioritäten häufig ändern.

Jira unterstützt Marketingteams mit Tools und Vorlagen, die sie nutzen können, um die Zusammenarbeit zu fördern, Workflows zu optimieren und den Kampagnenerfolg zu steigern. Von der Verwaltung einer einzelnen Initiative bis hin zur Koordination komplexer Multi-Channel-Kampagnen: Jira bietet anpassbare Frameworks und leistungsstarke Funktionen, die für die Arbeitsweise von Marketingteams konzipiert sind.

Jira reduziert den Zeitaufwand für Setups, verbessert die Organisation und stellt den Stakeholdern Fortschritt und Leistung transparent dar. Dadurch können Teams ihre Produktivität steigern und bessere Kampagnenergebnisse erzielen. Für Marketing-Projektmanager, die die Effizienz ihres Teams und die Kampagnenergebnisse verbessern möchten, können die Tools und Vorlagen von Jira das Tagesgeschäft und den langfristigen strategischen Erfolg grundlegend verändern.