Was genau ist Workload-Management? Strategien zur Verbesserung der Produktivität

Workload-Management ist der Prozess der Planung, Verteilung und Nachverfolgung von Arbeit in verschiedenen Teams, um sicherzustellen, dass die Aufgaben gleichmäßig auf die Teammitglieder verteilt sind, die Fristen eingehalten werden können und die Ressourcen effizient genutzt werden.

Im Idealfall ist niemand unterbeschäftigt, überlastet oder muss auf andere warten. Wenn es richtig gemacht wird, hilft das Workload-Management Teams dabei, Prioritäten effektiv zu setzen, Engpässe zu antizipieren und den Projektumfang im Blick zu behalten.

Wenn beispielsweise ein Softwareentwicklungsteam einen Produktrelease vorbereitet, kann der Projektmanager mithilfe von Workload-Management-Tools Zeitpläne einsehen und die Aufgabenlast jedes Teammitglieds bewerten. Er könnte feststellen, dass ein Entwickler überlastet ist, während ein anderer über freie Kapazitäten verfügt. 

Der Manager kann dann die Aufgaben neu verteilen und dabei den Projektzeitplan einhalten.

Workload-Management und Ressourcenmanagement ergänzen sich im laufenden Betrieb. Die Ressourcenplanung, bei der die richtigen Mitarbeiter und Tools ausgewählt werden, muss abgeschlossen sein, bevor die Auslastung angegangen werden kann.

• Das Workload-Management befasst sich damit, "wie" Aufgaben zugewiesen werden, und stellt sicher, dass sie priorisiert und mit den Projektzielen in Einklang gebracht werden.

• Das Ressourcenmanagement konzentriert sich darauf, "was" für die Ausführung der Arbeit erforderlich ist, einschließlich Personal, Budgets und Materialien, und stellt sicher, dass diese angemessen eingesetzt werden, um den organisatorischen Anforderungen gerecht zu werden.

Tatsächlich ist das Workload-Management die taktische Ebene, auf die sich Ressourcenmanagement-Tools zur ordnungsgemäßen Ausführung beziehen. Zusammen bilden die beiden Konzepte einen kontinuierlichen Kreislauf aus Planung, Ausführung und Optimierung.

Teams, die Workloads effektiv verwalten, erzielen eine höhere Produktivität, mehr Engagement und bessere Ergebnisse. Eine Meta-Analyse von Studien aus dem Jahr 2024 von Gallup bestätigte frühere Berichte, dass hoch engagierte Teams eine um 23 % höhere Produktivität aufweisen.

Darüber hinaus geht aus anderen Gallup-Quellen hervor, dass eine unangemessene Arbeitsbelastung ein wesentlicher Faktor ist, der das Engagement beeinträchtigt. Deshalb ist ein solides Workload-Management wichtig:

• Beugt Burn-out vor: Durch eine ausgewogene Verteilung der Arbeitslast tragen Führungskräfte dazu bei, chronischem Stress und Erschöpfung vorzubeugen.

• Steigert die Produktivität: Wenn Aufgaben klar priorisiert sind, können Teams ihr Augenmerk darauf richten und schneller Ergebnisse liefern.

• Verbessert die Transparenz: Die Transparenz bei der Arbeitsbelastung fördert die Zusammenarbeit und Verantwortlichkeit.

• Verbessert die Mitarbeiterbindung: Mitarbeitende, die sich unterstützt und fair behandelt fühlen, bleiben eher im Unternehmen.

Wie kommt es überhaupt zu einer ungleichmäßigen Auslastung?

Das geschieht in der Regel schleichend: hier ein paar dringende Anfragen, dort eine Verlagerung des Fokus, bis das Gleichgewicht zwischen Kapazität und Nachfrage aus dem Lot geraten ist. Die Überlastung im Team wächst und die Deadlines häufen sich. 

Hier sind einige der häufigsten Workload-Schieflagen, die auf diese Weise entstehen können – und wie man sie behebt.

1. Überlastung und Burnout

• Herausforderung: Teammitglieder übernehmen zu viel Arbeit aufgrund unklarer Kapazitätsgrenzen.

• Lösung: Verwende Tools zur Kapazitätsplanung, um Workloads zu visualisieren und Grenzen pro Person festzulegen. Beispielsweise könnte ein Workflow-Management-Tool Optionen wie Workload-Kreisdiagramm und Berichte zur Ressourcenzuweisung bieten, die einen vollständig transparenten Überblick über die Lastverteilung gewähren.

2. Wechselnde Prioritäten

• Herausforderung: Projekte entwickeln sich weiter und Prioritäten können sich von einem Tag auf den anderen ändern.

• Lösung: Lasse Raum für Flexibilität in deinen Zeitplänen. Nutze Sessions zwecks Sprintplanung und Backlog Refinement, um Ressourcen entsprechend den sich ändernden Prioritäten neu zuzuweisen.

3. Nicht synchronisierte Aktualisierungen

• Herausforderung: Wird der Fortschritt nicht in Echtzeit bewertet, bleiben Engpässe unbemerkt, bis es zu spät ist.

• Lösung: Implementiere Dashboards in Jira, um Workloads, Fortschritt und Fristen im Blick zu behalten. Visuelle Berichterstattung hilft Teams dabei, sich selbst effektiver zu verwalten.

Workload-Management ist eine Kombination aus Mentalität und Methode. Es beginnt mit der richtigen Intention – Bewusstsein zu schaffen und nachhaltige Leistung anzustreben – gepaart mit strukturierter Planung, regelmäßigen Überprüfungen und dem intelligenten Einsatz von Automatisierungslösungen.

Im Folgenden findest du zehn umsetzbare Strategien, die von den integrierten Tools von Jira unterstützt werden und deinem Team helfen, produktiv und in Balance zu bleiben.

1. Verfügbarkeit, Fähigkeiten und Auslastung des Teams beurteilen

Ermittle zunächst die Kapazitäten und Fähigkeiten deines Teams. Das sind die Grundbausteine einer realistischen Planung: zu wissen, wer verfügbar ist und wer sich für bestimmte Aufgaben am besten eignet.

Tools wie die Kapazitätsplanungsansicht von Jira oder eine einfache Confluence-Tabelle können helfen, Workloads zu visualisieren. Wenn du zusätzlich die Fähigkeiten der Mitarbeitenden berücksichtigst, erfolgt die Zuweisung von Aufgaben nicht nur nach deren Verfügbarkeit, sondern auch nach den persönlichen Stärken.

Profi-Tipp: Integriere Kapazitätsdaten aus Confluence in Jira-Dashboards, um sowohl die zeitliche als auch die fachliche Zuweisung an einem Ort zu verfolgen.

2. Daten nutzen, um Aufgaben zu priorisieren 

Fristen allein spiegeln nicht den Zweck oder Wert jeder Aufgabe wider. Frameworks wie RICE (Reach, Impact, Confidence, Effort) oder MoSCoW (Must, Should, Could, Won't) helfen dir dabei, die Arbeit anhand der erwarteten messbaren Auswirkungen zu bewerten.

KI-gestützte Priorisierungstools in Jira können Aktivitäten automatisch bewerten oder neu ordnen, basierend auf den Geschäftserwartungen oder ihrer Relevanz für andere Abhängigkeiten. Dadurch werden subjektive Präferenzen aus der Aufgabenplanung entfernt, sodass der Fokus stärker auf den Ergebnissen liegt.

3. Verwalte deinen Team-Backlog regelmäßig, um einer Überlastung vorzubeugen

Verwende Backlog-Management-Tools, um die Workloads überschaubar zu halten. Regelmäßiges Backlog Grooming (oder Refinement) hilft dir dabei, veraltete oder doppelte Aufgaben zu überprüfen und zu entfernen, damit das Team nicht im Aufgabenchaos untergeht.

Die Backlog-Ansicht von Jira organisiert Aufgaben automatisch nach Priorität und Sprint, ermöglicht aber auch eine manuelle Reorganisation, indem Aufgaben nach Bedarf per Drag-and-Drop verschoben werden. Du kannst nach Sprint, Teamkapazität oder zugewiesener Person filtern und dann die Arbeitslast strategisch auf der Grundlage von Echtzeitkontext und praktischem Wissen organisieren.

4. Teile die Arbeit fair auf Grundlage von persönlichen Fähigkeiten auf

Verwende die Erkenntnisse aus Schritt 1, um die Arbeit korrekt zuzuweisen. Die Berichte zur Verteilung der Arbeitslast oder die Ressourcenzuweisung von Jira helfen dir dabei, Schieflagen frühzeitig zu erkennen und Aufgaben je nach Verfügbarkeit oder Fachwissen anderweitig zuzuweisen.

Dies fördert Fairness auf der Grundlage von Echtzeitdaten mit transparenter Kommunikation und stellt sicher, dass alle in einem Tempo oder mit einer Kapazität arbeiten, die sie dauerhaft aufrechterhalten können.

5. Verwende visuelle Dashboards, um Workloads und den Projektfortschritt zu verfolgen

Visuelle Dashboards bieten Teams einen Überblick über den Projektstatus auf einen Blick. Sie erhöhen die Verantwortlichkeit, reduzieren Unklarheiten und vereinfachen die Berichterstattung.

Jira-Dashboards können alles anzeigen, von der Anzahl der Vorgänge über Burndown-Charts bis hin zu Workload-Heatmaps. Sie sind besonders effektiv für Team-Retrospektiven, da sie dabei helfen, festzustellen, an welcher Stelle Aufwand betrieben wird und wie dieser in Zukunft optimiert werden kann.

6. Automatisiere repetitive oder geringwertige Aufgaben

Automatisierung ist eine der einfachsten Möglichkeiten, verlorene Zeit zurückzugewinnen. Identifiziere administrative Routineaufgaben, wie das Aktualisieren von Problemstatus oder das Versenden von Erinnerungen, und konfiguriere diese so, dass sie automatisch ausgeführt werden.

Die Funktionen Aufgliederung der Aufgaben mit KI und KI-Vorgangserstellung von Jira generieren Unteraufgaben oder entwerfen Vorgangsbeschreibungen, wenn sie ausgelöst werden, und können sogar Vorschläge für nächste Schritte unterbreiten. Die Automatisierung schafft Zeit für strategische Aufgaben und trägt gleichzeitig dazu bei, die Konsistenz zwischen Teams und Projekten zu gewährleisten, da sich wiederholende Schritte jedes Mal auf die gleiche Weise ausgeführt werden.

7. Plane eine regelmäßige Überprüfung der Arbeitslast und Feedback-Schleifen ein

Lege regelmäßige Check-ins fest, um Arbeitsbelastung, Prioritäten und Hindernisse zu besprechen. Je nach Rhythmus deines Teams können dies kurze wöchentliche Stand-up-Meetings oder monatliche Retrospektiven sein.

Fördere einen offenen Dialog: Frag nach, was funktioniert, was nicht funktioniert, wo Unterstützung benötigt wird und wie diese Unterstützung aussehen sollte. Im Laufe der Zeit schaffen diese Gespräche Vertrauen und erleichtern die gemeinsame Verwaltung von Workload-Anpassungen.

8. Lasse Raum für Flexibilität, wenn sich Prioritäten verschieben

In agilen Umgebungen sind Veränderungen unvermeidlich: Prioritäten, Kundenbedürfnisse und Marktbedingungen entwickeln sich schneller, als es jeder statische Plan vorhersehen kann. Bereite dich darauf vor, indem du Pufferzeit in Sprintzyklen einbaust und prädiktive Analysen nutzt, um Arbeitslastspitzen zu antizipieren.

Beispielsweise kann Jira mit Advanced Roadmaps "Was-wäre-wenn"-Szenarien modellieren, sodass Manager die Arbeitslast anpassen können, bevor Probleme auftreten oder zu Unterbrechungen führen. Es ist genauso einfach, einen Vorgang mit hilfreichen Kontextinformationen im Backlog zu erstellen, damit die Teams verstehen, was die Arbeit beinhaltet und welche Priorität sie hat.

9. Metriken verfolgen, um Leistung und Ausgewogenheit zu messen

Um das Workload-Management zu verbessern, benötigst du Einblicke in die richtigen Daten. Zu den wichtigsten Metriken gehören:

• Durchlaufzeit: Wie lange Aufgaben von Anfang bis Ende dauern.

• Durchsatz: Wie viele Aufgaben in einem bestimmten Zeitraum abgeschlossen werden.

• Auslastungsrate: Der Prozentsatz der Zeit, der für produktive, wertschöpfende Arbeit aufgewendet wird.

Mit den Dashboard-Analysen von Jira oder benutzerdefinierten Confluence-Berichten können diese Ergebnisse abgebildet und Trends identifiziert werden, um zu bestätigen, ob die Leistung deines Teams stabil und nachhaltig bleibt.

10. Eine Kultur der nachhaltigen Performance fördern

Um eine Workload-Management-Mentalität zu vermitteln, müssen Führungskräfte schließlich die Werte Transparenz, Kommunikation und Respekt für die persönlichen Fähigkeiten fördern.

Retrospektiven regen Mitarbeitende dazu an, sich der Bedeutung einer ausgewogenen Auslastung gewahr zu werden, da sie erkennen, wie sorgfältige Planung und eine angemessene Verteilung der Arbeitslast allen zugutekommen.

Außerdem wissen sie im Falle eines Burn-outs, ob es an einem Engpass oder an einer Kapazitätsüberlastung lag. Indem sie sich Zeit für diese Analysen nehmen, zeigen Führungskräfte, dass ihnen das Wohl der Mitarbeitenden am Herzen liegt.

Vorlagen für das Workload-Management bieten dir eine standardisierte Orientierungshilfe für die oben genannten Best Practices, damit du jedes Mal optimale Ergebnisse erzielen kannst.

Hier sind drei zielgerichtete Vorlagen innerhalb des Jira-Ökosystems, die die Planung, Nachverfolgung und Optimierung für Teams jeder Größe vereinfachen.

1. Jira-Vorlage für Sprint-Backlogs

Die Sprint-Backlog-Vorlage eignet sich perfekt für agile Teams und hilft dabei, die Sprints zu organisieren, Probleme zu priorisieren und den Fortschritt zu visualisieren. Projekt-Backlogs und Standardaufgaben können nach zugewiesener Person oder Priorität gefiltert werden. So erhältst du ein klares Bild davon, wer woran arbeitet und ob die Arbeitslast gleichmäßig verteilt ist.

Ideal für: Scrum-Teams, die Einblick in Aufgaben und Workloads auf Sprintebene benötigen.

2. Jira-Vorlage für die Planung auf oberster Ebene

Für die Verwaltung der Arbeitslastverteilung über mehrere Projekte hinweg bietet die Vorlage auf oberster Ebene einen umfassenden Überblick. Manager können den Gesamtfortschritt verfolgen, Ressourcen ausgleichen und Risiken frühzeitig erkennen, ohne dass es bei Projekten zu Überschneidungen oder Missverständnissen kommt.

Ideal für: Programm- oder Portfoliomanager, die mehrere Projekte gleichzeitig koordinieren.

3. Jira-Vorlage zur Aufgabenverfolgung

Die Vorlage zur Aufgabenverfolgung ist ideal für hybride oder funktionsübergreifende Teams und ermöglicht einen detaillierten Überblick über einzelne Workloads, wenn Verantwortung, Fortschritt und Abhängigkeiten klar definiert werden müssen. Sie stellt sicher, dass jeder weiß, welche Aufgaben gerade in Arbeit sind und wer dafür verantwortlich ist, und unterstützt so eine genaue Planung und reibungslosere Koordination in komplexen Teamstrukturen.

Ideal für: Teams auf der Suche nach Transparenz und Echtzeit-Einblicken in Aufgabenfortschritte, Verantwortlichkeiten und Hindernisse.

Workload-Management mag nach Mikromanagement klingen – ein Begriff, der oft negativ besetzt ist. Im Wesentlichen ist es jedoch eine Möglichkeit, den Teammitgliedern zu zeigen, wie sie von Klarheit, Ausgewogenheit und kontinuierlicher Verbesserung profitieren können.

Wenn sie sehen können, was auf sie zukommt, wie ihre Zeit verwendet wird und wie ihre Arbeit mit größeren Zielen zusammenhängt, ist es nur natürlich, dass sie bessere Leistungen erbringen.

Mit Jira erhalten Teams Einblicke in Kapazitäten und Fortschritte, können sich wiederholende Arbeiten automatisieren und Analysen durchführen, die intelligentere Entscheidungen ergeben. Teams, die Jira mit Confluence kombinieren, lernen, wie sie die Dokumentation zentralisieren, Berichte austauschen und nahtlos zusammenarbeiten können. So schaffen sie ein vernetztes Ökosystem für solide Ergebnisse durch bessere Planung und Ausführung.

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