Программное обеспечение для управления проектами — это цифровая платформа, которую команды используют для планирования, выполнения и мониторинга проектов. При правильном применении команда может с его помощью досрочно реализовывать проекты в рамках бюджета самым подходящим и эффективным способом.

Расслабьтесь и откиньтесь на спинку кресла. Мысленно отстранитесь от хаоса проектов и длинного списка задач.

Мы понимаем, что расслабиться под грузом заданий запросов и уведомлений непросто. Вы заняты, нервничаете и переутомлены.

Никто не сделает работу за вас (увы!), но вы можете воспользоваться нашим продуктом, чтобы сориентироваться в потоке задач. Программное обеспечение для управления проектами поможет вам и вашей команде организовать работу, устранить путаницу и завершить важные проекты с гораздо меньшими затратами сил. При этом вовсе не обязательно быть менеджером проектов, чтобы использовать ПО для управления проектами.

Что такое ПО для управления проектами?

Программное обеспечение для управления проектами — это цифровая платформа, которую команды используют для планирования, выполнения и мониторинга проектов.

В ПО для управления проектами централизованно хранятся все данные и переписки, связанные с проектами, чтобы команда могла эффективно достигать поставленных целей точно в срок и в рамках бюджета.

В чем преимущества использования ПО для управления проектами и как оно снимает стресс?

Допустим, вы забыли, к какому сроку требуются графики для предстоящей презентации. Может быть, это указано вон в той запутанной таблице? Нет.

Хм… Помнится, коллега упоминал об этом в одной из переписок. Может быть, срок есть там? Ого, сколько писем! Но ничего про сроки. Может, вы обсуждали это в чате? Стоп, вам пишут про другую задачу. Наверное, стоит начать с нее…

Эх. Текущий процесс управления проектами не работает, но даже мысль о внедрении еще одного инструмента или платформы наверняка вызывает у вас головную боль.

Утомление от избытка рабочих инструментов — реальное явление. Как показало одно исследование, среднестатистический работник использует более девяти приложений, а у 74 % респондентов одновременно открыто более пяти приложений.

Когда вы заняты и перегружены, на освоение нового ПО, которое может облегчить работу, нет времени и сил.

Прекрасно вас понимаем. Но у нас есть решение. Позвольте это доказать.

1. Более эффективная совместная работа

Для достижения целей необходимо взаимодействовать с другими людьми, но большинству эффективное сотрудничество дается непросто. В опросе, участие в котором приняли более 1400 респондентов, 86 % сотрудников и руководителей заявили, что отсутствие взаимодействия является одной из основных причин ошибок на рабочем месте. Совместная работа осложняется различными стилями общения, разными подходами к организации и многими другими факторами.

Программное обеспечение для управления проектами позволяет командам видеть, над чем работают их коллеги, каковы сроки выполнения задач, как индивидуальные задания вписываются в общий процесс работы над проектом, и многое другое. Отсюда вытекает его главное преимущество — более удобная и эффективная совместная работа над проектами.

2. Централизация информации

Команда не поспевает за общением по электронной почте, в чате и комментариях. Информация теряется в разрозненных потоках.

Это лишняя трата времени, что плохо сказывается на проектах. Ряд исследований показывает, что проблемы коммуникации являются одной из наиболее распространенных и частых причин провала проектов. Когда участникам команды необходимо черпать информацию из разрозненных источников, сроки срываются, задания теряются и нарастает путаница.

При использовании ПО для управления проектами все данные по проекту, от сроков и обновлений статуса до отзывов и вопросов, хранятся в одном общедоступном месте. Это позволяет упорядочить взаимодействие, чтобы каждый участник команды мог делиться знаниями и эффективно управлять их распространением.

3. Более эффективное управление заданиями

Чтобы проекты достигали успеха, участники команды должны знать, за какие задания отвечают и к какому сроку их необходимо выполнить.

Но увы! По данным компании Gallup, только около половины сотрудников точно знают, чего от них ждут на работе. Проблема в основном связана с неясной зоной ответственности и нечеткими указаниями от менеджеров, но работа в многочисленных приложениях и инструментах только усложняет ситуацию.

Если задание требуется выполнить в одном приложении, а сотрудник большую часть времени проводит в другом, то он просто пропустит важное уведомление. Управление проектами с использованием одного программного обеспечения решает эту проблему, а также позволяет разбить выполнение больших и трудоемких проектов на отдельные шаги и этапы.

Вы сможете собирать задания в одном месте, назначать их компетентным участникам команды с определенным сроком выполнения, а они будут получать об этом уведомления.

4. Единый достоверный источник информации

Среднестатистический работник тратит от 1,8 до 2,5 часа в день на поиск информации. А когда она наконец находится, нет гарантии, что это самые актуальные сведения, и не исключено, что на уточнение придется потратить еще больше времени.

Программное обеспечение для управления проектами становится главным источником информации, связанной с проектом. Документы, ресурсы, обновления, сроки, протоколы собраний и все остальные данные хранятся в одном месте. (Вот, например, удобный шаблон протокола собрания.) Это гарантирует, что вся необходимая информация доступна, структурирована и ее легко найти. Участники команды могут обнаружить необходимые сведения в кратчайшие сроки.

5. Повышение продуктивности

Сложите эти преимущества — и получите главное из них: команды могут выполнять свою работу быстрее. Намного быстрее.

С программным обеспечением для управления проектами участники команды могут без труда взаимодействовать друг с другом. Они знают, чего от них ждут и что делать дальше. Они могут легко найти нужную им информацию.

Совместная работа, как хорошо смазанный механизм, значительно сокращает потери времени. Исследования, проведенные фирмой Deloitte, показали, что команды, в которых участники ведут совместную работу, решают задачи в среднем на 15 % быстрее. Выполнение проектов не затягивается, потому что команде предоставлены ресурсы, необходимые для качественной работы.

6. Отслеживание прогресса

Завершение проекта — не самоцель. Главное — реализовать проект, соответствующий поставленным задачам, бюджету и срокам.

Эти важные детали легко упустить из виду, когда вы загружены текущей работой над проектом, что и является основной проблемой. Если вы не будете внимательно следить за ограничениями и ожиданиями, то будете вынуждены менять график, перерасходовать бюджет и тратить усилия впустую из-за того, что участникам команды придется переделывать работу, чтобы вернуть проект в нужное русло.

Неприятная картина. Неудивительно, что всего 2,5 % компаний успешно завершают проекты. Опрос, проведенный Geneca, показал, что 80 % респондентов тратят половину времени на доработки.

ПО для управления проектами организует работу так, что вам будет проще отслеживать расходы и сроки. Кроме того, вы сможете создавать отчеты для мониторинга прогресса. Это позволит быстро обнаружить проблему, если вы что-то упустили.

Расслабьтесь и положитесь на ПО для управления проектами

Трудно признать, но вы и сами понимаете — то, как вы сейчас работаете над проектами, не дает нужных результатов. Конечно, вы рано или поздно завершаете их, но трудно назвать этот процесс четким и отлаженным.

С этой проблемой сталкиваетесь не только вы. Именно поэтому популярность программного обеспечения для управления проектами продолжает расти. Под его управлением находится 77 % самых эффективных проектов, которые отличаются перечисленными выше преимуществами.

Если вы хотите внедрить программное обеспечение для управления проектами, вот несколько важных советов.

Узнайте мнение команды. Программное обеспечение эффективно только тогда, когда им пользуются. Привлекайте участников команды к тестированию бесплатных пробных периодов и оценке различных функций, чтобы они были вовлечены в процесс и чувствовали себя уверенно при использовании конечного продукта. К тому же так вы получите ценные данные.
Обеспечьте надлежащее обучение. Каким бы интуитивно понятным ни был интерфейс программного обеспечения, на освоение всегда нужно время. Предложите сотрудникам учебные пособия, курсы и другие методы обучения, чтобы люди знали, как правильно использовать инструмент.
Храните в программном обеспечении всю информацию, связанную с проектом. На то, чтобы к этому привыкнуть, может потребоваться некоторое время (и некоторое количество дружеских напоминаний), но важно понимать, что ПО не будет приносить пользу, если хранить в нем только часть информации о проекте. Тогда людям все равно придется раздобывать дополнительные сведения в других приложениях. Чтобы сделать обмен знаниям максимально эффективным, нужно хранить все в одном месте.

Откажитесь от громоздких электронных таблиц и бесконечных цепочек электронных писем, чтобы успешно выполнять проекты без стресса и путаницы. Когда вы освоитесь с ПО для управления проектами, вам уже трудно будет представить свою жизнь без него.

Шаблон карты проекта

Страница совместного пользования для согласования действий проектной команды с заинтересованными лицами.

Попробовать

Шаблон плана проекта

Определите задачи для следующего проекта, объем работ и контрольные точки.