Close

Оцените преимущества ПО для управления проектами

Реализуйте успешные проекты без стресса

Просмотр тем

Программное обеспечение для управления проектами — это цифровая платформа, которую команды используют для планирования, выполнения и мониторинга проектов. При правильном применении команда может с его помощью досрочно реализовывать проекты в рамках бюджета самым подходящим и эффективным способом.

Расслабьтесь и откиньтесь на спинку кресла. Мысленно отстранитесь от хаоса проектов и длинного списка задач.

Мы понимаем, что расслабиться под грузом заданий запросов и уведомлений непросто. Вы заняты, нервничаете и переутомлены.

Никто не сделает работу за вас (увы!), но вы можете воспользоваться нашим продуктом, чтобы сориентироваться в потоке задач. Программное обеспечение для управления проектами поможет вам и вашей команде организовать работу, устранить путаницу и завершить важные проекты с гораздо меньшими затратами сил. При этом вовсе не обязательно быть менеджером проектов, чтобы использовать ПО для управления проектами.

Что такое ПО для управления проектами?

Программное обеспечение для управления проектами — это цифровая платформа, которую команды используют для планирования, выполнения и мониторинга проектов.

В ПО для управления проектами централизованно хранятся все данные и переписки, связанные с проектами, чтобы команда могла эффективно достигать поставленных целей точно в срок и в рамках бюджета.

В чем преимущества использования ПО для управления проектами и как оно снимает стресс?

Допустим, вы забыли, к какому сроку требуются графики для предстоящей презентации. Может быть, это указано вон в той запутанной таблице? Нет.

Хм… Помнится, коллега упоминал об этом в одной из переписок. Может быть, срок есть там? Ого, сколько писем! Но ничего про сроки. Может, вы обсуждали это в чате? Стоп, вам пишут про другую задачу. Наверное, стоит начать с нее…

Эх. Текущий процесс управления проектами не работает, но даже мысль о внедрении еще одного инструмента или платформы наверняка вызывает у вас головную боль.

Утомление от избытка рабочих инструментов — реальное явление. Как показало одно исследование, среднестатистический работник использует более девяти приложений, а у 74 % респондентов одновременно открыто более пяти приложений.

Когда вы заняты и перегружены, на освоение нового ПО, которое может облегчить работу, нет времени и сил.

Прекрасно вас понимаем. Но у нас есть решение. Позвольте это доказать.

1. Более эффективная совместная работа

Для достижения целей необходимо взаимодействовать с другими людьми, но большинству эффективное сотрудничество дается непросто. В опросе, участие в котором приняли более 1400 респондентов, 86 % сотрудников и руководителей заявили, что отсутствие взаимодействия является одной из основных причин ошибок на рабочем месте. Совместная работа осложняется различными стилями общения, разными подходами к организации и многими другими факторами.

Программное обеспечение для управления проектами позволяет командам видеть, над чем работают их коллеги, каковы сроки выполнения задач, как индивидуальные задания вписываются в общий процесс работы над проектом, и многое другое. Отсюда вытекает его главное преимущество — более удобная и эффективная совместная работа над проектами.

2. Централизация информации

Команда не поспевает за общением по электронной почте, в чате и комментариях. Информация теряется в разрозненных потоках.

Это лишняя трата времени, что плохо сказывается на проектах. Ряд исследований показывает, что проблемы коммуникации являются одной из наиболее распространенных и частых причин провала проектов. Когда участникам команды необходимо черпать информацию из разрозненных источников, сроки срываются, задания теряются и нарастает путаница.

При использовании ПО для управления проектами все данные по проекту, от сроков и обновлений статуса до отзывов и вопросов, хранятся в одном общедоступном месте. Это позволяет упорядочить взаимодействие, чтобы каждый участник команды мог делиться знаниями и эффективно управлять их распространением.

3. Более эффективное управление заданиями

Чтобы проекты достигали успеха, участники команды должны знать, за какие задания отвечают и к какому сроку их необходимо выполнить.

Но увы! По данным компании Gallup, только около половины сотрудников точно знают, чего от них ждут на работе. Проблема в основном связана с неясной зоной ответственности и нечеткими указаниями от менеджеров, но работа в многочисленных приложениях и инструментах только усложняет ситуацию.

Если задание требуется выполнить в одном приложении, а сотрудник большую часть времени проводит в другом, то он просто пропустит важное уведомление. Управление проектами с использованием одного программного обеспечения решает эту проблему, а также позволяет разбить выполнение больших и трудоемких проектов на отдельные шаги и этапы.

Вы сможете собирать задания в одном месте, назначать их компетентным участникам команды с определенным сроком выполнения, а они будут получать об этом уведомления.

Попадание в цель

4. Единый достоверный источник информации

Среднестатистический работник тратит от 1,8 до 2,5 часа в день на поиск информации. А когда она наконец находится, нет гарантии, что это самые актуальные сведения, и не исключено, что на уточнение придется потратить еще больше времени.

Программное обеспечение для управления проектами становится главным источником информации, связанной с проектом. Документы, ресурсы, обновления, сроки, протоколы собраний и все остальные данные хранятся в одном месте. (Вот, например, удобный шаблон протокола собрания.) Это гарантирует, что вся необходимая информация доступна, структурирована и ее легко найти. Участники команды могут обнаружить необходимые сведения в кратчайшие сроки.

5. Повышение продуктивности

Сложите эти преимущества — и получите главное из них: команды могут выполнять свою работу быстрее. Намного быстрее.

С программным обеспечением для управления проектами участники команды могут без труда взаимодействовать друг с другом. Они знают, чего от них ждут и что делать дальше. Они могут легко найти нужную им информацию.

Совместная работа, как хорошо смазанный механизм, значительно сокращает потери времени. Исследования, проведенные фирмой Deloitte, показали, что команды, в которых участники ведут совместную работу, решают задачи в среднем на 15 % быстрее. Выполнение проектов не затягивается, потому что команде предоставлены ресурсы, необходимые для качественной работы.

6. Отслеживание прогресса

Завершение проекта — не самоцель. Главное — реализовать проект, соответствующий поставленным задачам, бюджету и срокам.

Эти важные детали легко упустить из виду, когда вы загружены текущей работой над проектом, что и является основной проблемой. Если вы не будете внимательно следить за ограничениями и ожиданиями, то будете вынуждены менять график, перерасходовать бюджет и тратить усилия впустую из-за того, что участникам команды придется переделывать работу, чтобы вернуть проект в нужное русло.

Неприятная картина. Неудивительно, что всего 2,5 % компаний успешно завершают проекты. Опрос, проведенный Geneca, показал, что 80 % респондентов тратят половину времени на доработки.

ПО для управления проектами организует работу так, что вам будет проще отслеживать расходы и сроки. Кроме того, вы сможете создавать отчеты для мониторинга прогресса. Это позволит быстро обнаружить проблему, если вы что-то упустили.

Расслабьтесь и положитесь на ПО для управления проектами

Трудно признать, но вы и сами понимаете — то, как вы сейчас работаете над проектами, не дает нужных результатов. Конечно, вы рано или поздно завершаете их, но трудно назвать этот процесс четким и отлаженным.

С этой проблемой сталкиваетесь не только вы. Именно поэтому популярность программного обеспечения для управления проектами продолжает расти. Под его управлением находится 77 % самых эффективных проектов, которые отличаются перечисленными выше преимуществами.

Если вы хотите внедрить программное обеспечение для управления проектами, вот несколько важных советов.

  • Узнайте мнение команды. Программное обеспечение эффективно только тогда, когда им пользуются. Привлекайте участников команды к тестированию бесплатных пробных периодов и оценке различных функций, чтобы они были вовлечены в процесс и чувствовали себя уверенно при использовании конечного продукта. К тому же так вы получите ценные данные.
  • Обеспечьте надлежащее обучение. Каким бы интуитивно понятным ни был интерфейс программного обеспечения, на освоение всегда нужно время. Предложите сотрудникам учебные пособия, курсы и другие методы обучения, чтобы люди знали, как правильно использовать инструмент.
  • Храните в программном обеспечении всю информацию, связанную с проектом. На то, чтобы к этому привыкнуть, может потребоваться некоторое время (и некоторое количество дружеских напоминаний), но важно понимать, что ПО не будет приносить пользу, если хранить в нем только часть информации о проекте. Тогда людям все равно придется раздобывать дополнительные сведения в других приложениях. Чтобы сделать обмен знаниям максимально эффективным, нужно хранить все в одном месте.

Откажитесь от громоздких электронных таблиц и бесконечных цепочек электронных писем, чтобы успешно выполнять проекты без стресса и путаницы. Когда вы освоитесь с ПО для управления проектами, вам уже трудно будет представить свою жизнь без него.

Вам также может понравиться

Шаблон карты проекта

Страница совместного пользования для согласования действий проектной команды с заинтересованными лицами.

Шаблон плана проекта

Определите задачи для следующего проекта, объем работ и контрольные точки.

продолжение темы
Project management phases