Оцените преимущества ПО для управления проектами

Что такое ПО для управления проектами?

Программное обеспечение для управления проектами — это цифровая платформа, которую команды используют для планирования, выполнения и мониторинга проектов.

В ПО для управления проектами централизованно хранятся все данные и переписки, связанные с проектами, чтобы команда могла эффективно достигать поставленных целей точно в срок и в рамках бюджета.

1. Более эффективная совместная работа

2. Централизация информации

Команда не поспевает за общением по электронной почте, в чате и комментариях. Информация теряется в разрозненных потоках.

Это лишняя трата времени, что плохо сказывается на проектах. Ряд исследований показывает, что проблемы коммуникации являются одной из наиболее распространенных и частых причин провала проектов. Когда участникам команды необходимо черпать информацию из разрозненных источников, сроки срываются, задания теряются и нарастает путаница.

При использовании ПО для управления проектами все данные по проекту, от сроков и обновлений статуса до отзывов и вопросов, хранятся в одном общедоступном месте. Это позволяет упорядочить взаимодействие, чтобы каждый участник команды мог делиться знаниями и эффективно управлять их распространением.

3. Более эффективное управление заданиями

Чтобы проекты достигали успеха, участники команды должны знать, за какие задания отвечают и к какому сроку их необходимо выполнить.

Но увы! По данным компании Gallup, только около половины сотрудников точно знают, чего от них ждут на работе. Проблема в основном связана с неясной зоной ответственности и нечеткими указаниями от менеджеров, но работа в многочисленных приложениях и инструментах только усложняет ситуацию.

Если задание требуется выполнить в одном приложении, а сотрудник большую часть времени проводит в другом, то он просто пропустит важное уведомление. Управление проектами с использованием одного программного обеспечения решает эту проблему, а также позволяет разбить выполнение больших и трудоемких проектов на отдельные шаги и этапы.

Вы сможете собирать задания в одном месте, назначать их компетентным участникам команды с определенным сроком выполнения, а они будут получать об этом уведомления.

4. Единый достоверный источник информации

Среднестатистический работник тратит от 1,8 до 2,5 часа в день на поиск информации. А когда она наконец находится, нет гарантии, что это самые актуальные сведения, и не исключено, что на уточнение придется потратить еще больше времени.

Программное обеспечение для управления проектами становится главным источником информации, связанной с проектом. Документы, ресурсы, обновления, сроки, протоколы собраний и все остальные данные хранятся в одном месте. (Вот, например, удобный шаблон протокола собрания.) Это гарантирует, что вся необходимая информация доступна, структурирована и ее легко найти. Участники команды могут обнаружить необходимые сведения в кратчайшие сроки.

5. Повышение продуктивности

Сложите эти преимущества — и получите главное из них: команды могут выполнять свою работу быстрее. Намного быстрее.

С программным обеспечением для управления проектами участники команды могут без труда взаимодействовать друг с другом. Они знают, чего от них ждут и что делать дальше. Они могут легко найти нужную им информацию.

Совместная работа, как хорошо смазанный механизм, значительно сокращает потери времени. Исследования, проведенные фирмой Deloitte, показали, что команды, в которых участники ведут совместную работу, решают задачи в среднем на 15 % быстрее. Выполнение проектов не затягивается, потому что команде предоставлены ресурсы, необходимые для качественной работы.

6. Отслеживание прогресса

Завершение проекта — не самоцель. Главное — реализовать проект, соответствующий поставленным задачам, бюджету и срокам.

Эти важные детали легко упустить из виду, когда вы загружены текущей работой над проектом, что и является основной проблемой. Если вы не будете внимательно следить за ограничениями и ожиданиями, то будете вынуждены менять график, перерасходовать бюджет и тратить усилия впустую из-за того, что участникам команды придется переделывать работу, чтобы вернуть проект в нужное русло.

Неприятная картина. Неудивительно, что всего 2,5 % компаний успешно завершают проекты. Опрос, проведенный Geneca, показал, что 80 % респондентов тратят половину времени на доработки.

ПО для управления проектами организует работу так, что вам будет проще отслеживать расходы и сроки. Кроме того, вы сможете создавать отчеты для мониторинга прогресса. Это позволит быстро обнаружить проблему, если вы что-то упустили.

Расслабьтесь и положитесь на ПО для управления проектами

Трудно признать, но вы и сами понимаете — то, как вы сейчас работаете над проектами, не дает нужных результатов. Конечно, вы рано или поздно завершаете их, но трудно назвать этот процесс четким и отлаженным.

С этой проблемой сталкиваетесь не только вы. Именно поэтому популярность программного обеспечения для управления проектами продолжает расти. Под его управлением находится 77 % самых эффективных проектов, которые отличаются перечисленными выше преимуществами.

Если вы хотите внедрить программное обеспечение для управления проектами, вот несколько важных советов.

• Узнайте мнение команды. Программное обеспечение эффективно только тогда, когда им пользуются. Привлекайте участников команды к тестированию бесплатных пробных периодов и оценке различных функций, чтобы они были вовлечены в процесс и чувствовали себя уверенно при использовании конечного продукта. К тому же так вы получите ценные данные.
• Обеспечьте надлежащее обучение. Каким бы интуитивно понятным ни был интерфейс программного обеспечения, на освоение всегда нужно время. Предложите сотрудникам учебные пособия, курсы и другие методы обучения, чтобы люди знали, как правильно использовать инструмент.
• Храните в программном обеспечении всю информацию, связанную с проектом. На то, чтобы к этому привыкнуть, может потребоваться некоторое время (и некоторое количество дружеских напоминаний), но важно понимать, что ПО не будет приносить пользу, если хранить в нем только часть информации о проекте. Тогда людям все равно придется раздобывать дополнительные сведения в других приложениях. Чтобы сделать обмен знаниям максимально эффективным, нужно хранить все в одном месте.

Откажитесь от громоздких электронных таблиц и бесконечных цепочек электронных писем, чтобы успешно выполнять проекты без стресса и путаницы. Когда вы освоитесь с ПО для управления проектами, вам уже трудно будет представить свою жизнь без него.