HR の自動化によって効率を向上

重要なポイント: 人事の自動化とは、手作業ではなく、事前に定義されたデジタル ワークフローを介して、反復的な人事プロセス (オンボーディングやオフボーディング、休暇やアクセスのリクエスト、承認、ドキュメントの収集、記録の保持など) のためにソフトウェアを使用することです。

• 概要: 多くの場合、AI の支援を受けて、タスクをトリガー、リクエストをルーティング、情報を収集、記録を自動的にアップデートするルール ベースのワークフローです。通常、HRIS や給与計算システムに接続された人事サービス管理プラットフォーム上で実行されます。

• 重要な理由: 人事チームは、反復的な管理業務に大半の時間を費やしています。これを自動化することで、エラーを削減し、従業員への対応を迅速化し、記録を監査可能な状態に保ちます。また、人員を追加することなくチームを拡張できます。

• Jira Service Management の活用方法: リクエスト フォーム、IT 部門やマネージャーにタスクを割り当てるオンボーディングおよびオフボーディングの自動ワークフロー、承認のルーティング、ナレッジ ベース、よくある質問に対応する仮想エージェントを備えたサービス ポータルを人事部門に提供します。Slack、Microsoft Teams、Confluence と統合します。

人事の自動化では、手作業ではなく事前に定義されたデジタル ワークフローを通じて、ソフトウェアを使用して反復的な人事プロセス (オンボーディングやオフボーディング、休暇の申請やアクセスのリクエスト、承認、ドキュメントの収集、記録管理など) を処理します。各ワークフローは特定の目的のために一度設定されると、その後は毎回同じように実行されます。これにより、手作業で作業を行うことによって生じる遅延やエラーが排除されます。

このガイドでは、人事の自動化のメリット、計画すべき課題、人事プロセスを段階的に自動化する方法、およびチームが最初に自動化する対象の例について説明します。

HR の自動化のメリット

HR プロセス自動化の主なメリットの 1 つとして、時間と経費の削減が挙げられますが、HR の反復タスクの自動化を検討すべき理由は他にも多数あります。HR の自動化の最大のメリットをいくつかご紹介します。

効率の向上

ビジネスの世界では、効率が最も重要です。非効率的に作業を行うことが、企業の経費を増加させているのです。HR の自動化によって HR の反復タスクを合理化すれば、HR 部門の効率が向上します。つまり、給与業務や休暇申請などを適時に処理できます。これにより、時間と経費を削減できるだけでなく、従業員のエクスペリエンスも向上します。

手動タスクの削減

以前は、すべてが書面により手作業で行われていたため、給与業務やパフォーマンスの追跡などの単純なプロセスにより多くの時間を費やしていました。人材管理を自動化すれば、必要な手動タスクの数を減らして、貴重な時間を節約できます。手動タスクを減らすメリットは、時間の節約だけではありません。給与処理や有給休暇の申請の承認などを行う際に、人的ミスが発生する可能性は常にあります。人間が介入する必要性を減らせば、このようなよくある間違いを減らせます。

従業員エクスペリエンスの改善

従業員エクスペリエンス管理は重要であり、従業員エクスペリエンス全体を向上させる最も効果的な方法の 1 つが、HR タスクの自動化です。従業員は、休暇の申請、長期休暇申請の提出、または疾病手当の申請が必要な場合にセルフサービス オプションを利用できるため、所要時間が短縮されます。オンボーディング プロセスも合理化されるため、新入社員はすぐに慣れて業務を始められます。

コンプライアンスと記録管理の向上

手作業を行っていると、文書化すべき事項を覚えておくのが困難になる場合があります。自動化すれば、一貫してすべてを文書化し、重要な記録を維持できるようになります。ワークフローを自動化すると人的ミスのリスクも軽減されるため、記録した内容がすべて正確であると確信できます。HRSM (人材管理サービス管理) の主要な要素はコンプライアンスです。特定のデータ セキュリティ要件を満たし、給与や従業員の記録を保管する必要があります。人材管理の自動化によって記録管理が合理化されるため、監査の際には文書化された証跡を確保できます。

拡張性

人材管理から ITSM (IT サービス管理) まで、ビジネス ソリューションはビジネスに合わせて拡張する必要があります。人材管理部門が拡大して、新入社員のオンボーディングを続行するにつれて、人材管理の自動化ソリューションも組織の成長に合わせて拡張します。つまり、同じ効率を維持するために、従業員を増やしたり、多額の費用を費やしてより堅固なソリューションにアップグレードしたりする必要がないというわけです。拡張性とは、同じソリューションを継続的に活用するためには不可欠な要素です。人材管理の自動化ソフトウェアをセットアップすると、ワークフローやユーザーの追加や削除を簡単に行えます。

HR の自動化の潜在的な課題

人材管理プロセスの自動化によって時間を大幅に節約できますが、それほど簡単ではない場合もあります。人材管理の自動化を導入する際に考慮すべき潜在的な障害がいくつかあります。特に、より複雑なプロセスの自動化や、多数のデジタル ワークフローの作成時には、導入が難しい場合があります。デジタル ワークフローの特定、計画、自動化は、最初は困難に思えるかもしれませんが、人材管理の自動化ソフトウェアに慣れると、その難易度も下がります。人材管理タスクを綿密に計画して自動化するために繰り返し実行できるシンプルなプロセスを作ってみましょう。これにより、一貫性を保ち、個々のタスクを自動化するプロセスを合理化できます。人材管理の自動化ソリューションを導入する際には、従業員の抵抗も課題となり得ます。人は使い慣れたものに固執する傾向があるため、従業員が日常業務の変更に抵抗することがよくあります。時間を取って、人材管理の自動化の概要、そのメリットやベスト プラクティスについて従業員を教育し、トレーニングを実施しましょう。人材管理マネージャーは、日常のワークフローに自動化ソフトウェアを適用する方法を理解すると、自動化ソフトウェアを利用する可能性が高くなります。

HR プロセスを自動化する方法

HR プロセスの自動化によって、ワークフローを合理化して効率を高めることができますが、自動化ソリューションの導入には時間と労力が必要です。幸いなことに、HR プロセスを自動化するには、次のような簡単なステップがあります。

手動の反復タスクを特定する

HR チームが担当している、手動の反復タスクを特定することから始めます。一般的に自動化するタスクには、給与処理、オンボーディングとオフボーディング、パフォーマンスの追跡などがあります。ここでのゴールは、時間のかかるタスクやエラーが発生しやすいタスクを特定することです。プロセスを自動化すると、時間を節約でき、人的ミスのリスクを減らせる場合は、自動化しましょう。

適切な HR 自動化ツールを選ぶ

適切な人材管理プロセス自動化ツールを選択するのは、重要なステップです。具体的な人材管理のニーズを考慮して、それらに対応するソフトウェアを探します。また、使いやすく、既存のソフトウェアやツールと統合できる人材管理の自動化ソフトウェアを探す必要があります。Jira Service Management は単純明快な人材管理の自動化ソリューションで、Slack や Confluence など、すでに利用しているツールと統合できます。給与処理から従業員のパフォーマンスの追跡まで、すべてを自動化できるため、人材管理チームは重要なタスクに集中する時間を増やせます。

ワークフローを綿密に計画する

適切な HR 自動化ソフトウェアを見つけたら、個々のワークフローの計画を開始できます。この計画では、1 週間の合計時間数を集計する場合でも、従業員の主要業績指標を収集して整理する場合でも、ワークフローに含まれる個々のステップやプロセスを含める必要があります。すべてのステップを含めて、HR ワークフローを効果的に自動化しましょう。

HR チームと従業員のトレーニングを実施する

人材管理の自動化を成功させるには、人材管理チームが全面的に参加する必要があります。個々の人材管理ワークフローを綿密に計画して自動化を行ったあとは、人材管理チームと従業員を教育してトレーニングを実施し、自動化ソフトウェアを効果的に使用する方法を把握できるようにします。自動化されたワークフローの使用方法や、回避すべき潜在的な間違いなど、人材管理の自動化のすべての要素を網羅するトレーニング プログラムを作成しましょう。人材管理チームが自動化に適応するには時間を要するかもしれませんが、あとで時間を節約するためにも、現時点である程度の時間をかける価値があります。

監視して改善する

HR 自動化ソフトウェアを導入したら、それで終わりではありません。自動化は完璧ではないため、すべてが適切に機能するように、自動化した HR プロセスの結果を監視する必要があります。希望する結果が得られない場合は、プロセスをもう一度綿密に計画しなければならない場合もあります。

HR の自動化の実践例

HR プロセスの自動化を検討されている場合は、次の HR の自動化の実践例をご確認ください。

• オンボーディング: 新入社員のオンボーディングを行う際に、HR の自動化により、HR チームを支援するための自動チェックリストを作成できます。

• 業績の追跡: 自動化ツールを利用して、売上、顧客満足度、出勤率などの従業員の主要業績指標を取得し、従業員の業績を追跡できます。

• 給与計算: 手動で勤務時間を合計して給与計算を処理する代わりに、HR 自動化ソフトウェアを使用して自動的に行うことができます。

Jira Service Management で HR 自動化を強化する

人事マネージャーとチームは、時間のかかる多くの責任を担っており、言うまでもなくコストのかかるミスを犯すリスクはつきものです。Jira Service Management を使用して人事プロセスを自動化すると、給与計算や時間追跡のエラーのリスクを軽減しながら人事チームの時間を節約できます。

Jira Service Management は、既存のツールと統合してコミュニケーションを合理化し、人事チームの有効性を高めることができます。人事、IT、その他のチームが同じプラットフォーム上で稼働しているため、オンボーディング リクエストは、IT プロビジョニングや施設関連のタスクを自動的にトリガーできます。

カスタマイズ可能なワークフローにより、事実上あらゆる作業を自動化できると同時に、セルフサービス ポータルを通じて時間を節約し、従業員の能力を高めることができます。Jira Service Management Free を入手して、自動化を通じて HR チームを変革する方法をご確認ください。