資産管理ライフサイクルとは

重要ポイント: IT 資産管理ライフサイクルには、統制された透明性のある方法での資産の計画、調達、デプロイ、保守、除却が含まれます。

• 概要: すべての資産がリクエストと購入から除却へ進む、反復可能な一連のステージです。

• 重要である理由: ライフサイクルの可視化により、幽霊資産、過剰支出、コンプライアンスの課題、および管理されていないデバイスやライセンスによるセキュリティ リスクを防ぐことができます。

• Jira Service Management の機能: 各段階で資産を追跡し、チケットにリンクすることで、チームが履歴、ステータス、所有者を一目で確認できます。

ノート PC、クレーン、クラウド サーバーのいずれかを問わず、すべての資産は資産管理ライフサイクルの 5 つの段階、つまり計画、取得、運用、保守、処分を経ていきます。

プロアクティブな管理は、潜在的なリスクや障害を特定するのに役立つため、タイムリーに介入し、中断を最小限に抑えることができます。正確な資産データとパフォーマンスのインサイトによって、より適切な計画、投資、リソース割り当てを行えるようになり、戦略的意思決定が容易になります。

この記事では、資産管理ライフサイクルの各段階におけるアクティビティと目的について詳しく説明します。また、効果的な資産管理のための主な戦略、ベスト プラクティス、ツールについても説明します。

資産管理ライフサイクルを理解する

ビジネス資産は、時間の経過とともに 5 つの重要な段階を経ていきます。アセット マネージャーは、各段階で資産の価値を最大化するために、さまざまなアプローチを採用します。

たとえば、計画の段階では、人工知能をビジネスの販売プロセスに統合する IT プロフェッショナルが、理想的な販売ソフトウェアの特定の機能と統合機能を特定します。次に、取得の段階では、ベンダーを調査して資産を調達します。運用の段階では、このような AI を活用したツールを最大限利用する方法について、営業スタッフをトレーニングします。

アセット マネージャーは、資産がどの段階にあるかを把握していれば、どのアクティビティで収益を最大化し、コストを最小限に抑えられるかがわかります。

ライフサイクルは 5 つの連続する段階で構成されています。

1. 計画: 資産のニーズを把握し、予算を策定し、リスク軽減計画を立てます。

2. 取得: ベンダーを絞り込み、契約を交渉し、承認し、資産を購入してオンボードします。

3. 運用: 資産のパフォーマンスを管理し、スタッフをトレーニングし、コンプライアンスを監視します。

4. 保守: 検査を実施し、問題を追跡し、定期的な保守計画を立てます。

5. 処分: 資産を廃棄、リサイクル、転用、または売却します。

ビジネスの成功には、資産管理への総合的なアプローチが不可欠です。

全社的なノート PC の導入を考えてみましょう。限定的なアプローチでは、たとえば新しいノート PC の購入と配布のみに焦点を当てます。しかし、包括的な資産管理アプローチでは、ユーザー トレーニング、サイバーセキュリティ、修理手順、ネットワーク統合、その他プロジェクトのさまざまな側面が考慮されます。包括的で長期的な視点が得られるため、IT プロフェッショナルは、コストと機能のみを重視することによリ発生する互換性の問題、ユーザーによる導入率の低さ、その他の費用のかかる見落としを回避できます。

また、構成と資産管理という用語は混同しやすいため、その違いにも注意することが重要です。

構成と資産管理は、クラウド サーバー管理のさまざまな側面を扱うもので、構成はサーバーの運用状態、機能、アクセシビリティの維持に関連しています。一方、資産管理はサーバーの財務上の価値、所有権の詳細、ライセンスのコンプライアンス、および全体的なライフサイクルの追跡に関連しています。

資産ライフサイクル管理のメリット

綿密な資産管理のメリットは他にもありますが、基本的には資産の状態、利用状況、パフォーマンスを可視化することによって組織の無駄を減らし、コストを削減することです。

たとえば、IT 部門が IT 資産管理プラットフォームを使用して会社全体のソフトウェア ライセンスを追跡していると想像してみてください。コスト削減やリソース割り当ての向上につながる、さまざまな方法が見つかるでしょう。

購入したライセンスの 30% が未使用であると判明するかもしれません。この利用状況データを使用すれば、ライセンスを再割り当てし、ベンダーと価格を再交渉できます。それが数千ドルもの節約につながり、IT インフラストラクチャの他の部分に再投資できるようになります。

その他にも、主に次のようなメリットが期待できます。

• 資産のパフォーマンスの改善: 資産に関するデータの収集と分析によって、そのパフォーマンスの改善方法を特定できます。資産の保守によって効果的な運用を維持できるため、ダウンタイムの短縮や修理頻度の削減など、生産性を低下させる課題が減少します。

• 資産の寿命の延長: 高品質の資産を購入し、そのライフサイクルを通して監視・保守することで、その寿命を延ばし、長期的な費用を節約できます。

• リスクの軽減: 計画の段階では、潜在的な課題を特定し、その発生の可能性を低減する計画を策定します。

• 規制の順守: 資産の健全性を追跡し、常に規制の状況に意識を向けることによって法を遵守し、罰金を回避します。また、資産管理追跡ソリューションを使用すれば、監査に備えてライセンスやその他の情報を安全に保存できます。

IT 分野では、企業が資産管理プロセスに簡単な変更を加えるだけで、コストを大幅に節約できます。

たとえば、2024 年 ITAM の現状レポートでは、SAM (ソフトウェア資産管理) の一環としてソフトウェア ライセンス追跡を使用した企業は、リアクティブな監査対応と基本的な SAM プラクティスを実施しただけの企業よりも、データ センターのソフトウェアで発生する無駄が 12% 減少したとされています。

資産のライフサイクル管理を重視すれば、コスト削減と生産性の向上に役立ち、信頼性が高く効率的な資産のメリットを享受できます。

資産管理ライフサイクルの段階

資産管理ライフサイクルの 5 つの段階には、計画、取得、運用、保守、処分があります。資産を最大限に活用できるように、各段階の主なアクティビティと目的を見てみましょう。

計画

計画の段階で、アセット マネージャーは取得計画を策定します。ここでは、パフォーマンス要件、潜在的なリスク、ROI、予算、成功基準をまとめます。ベンダーの評価方法に関するガイダンスを含む場合もあります。計画に不可欠な部分には次のものがあります。

• 需要分析: パフォーマンスのニーズがビジネスの目的に沿ったものかどうかを判断します。このプロセスに関連する関係者全員を関与させます。

• リスク管理: 潜在的なリスクを特定し、軽減策を立てます。ITAM のライフサイクル分析では、規制の状況の変化やサイバー攻撃などがこれに当たります。

• 費用便益分析: 資産について推定される利益と費用を比較して、予測される ROI を明確に把握します。

• 予算編成: 資産の初回購入と継続的な運用・保守にかかる予算を立てます。

• 成功基準: 資産の成功を測定し、改善が必要な領域を特定できる KPI を作成します。

• 評価基準: 需要分析で概説されたパフォーマンスの目的を達成するために、資産に求められる特徴、機能、サービスを判断します。

古い資産を新しい資産と入れ替える場合、以前の資産のパフォーマンスも、品質の高い資産構成に関する意思決定を左右します。

時間をかけて綿密な計画を立て、重要な分析を行い、財務から IT 運用まで主な関係者を関与させることで、資産を予算内におさめ、基準を満たせるようになります。

取得

計画のステージが終わると、アセット マネージャーは取得プロセスを開始し、そこで資産を調達し、導入します。以下に取得プロセスの手順を示します。

1. ベンダーを調査し、絞り込みます。市場調査を行ってベンダーを 2、3 社に絞り込み、価格を調べます。ベンダーのコスト、納期、品質、信頼性、サポート、スケーラビリティ、システムとの互換性を検討します。また、将来のアップグレードのために考えられる方法も考慮します。

2. 契約を交渉します。絞り込んだベンダーに契約を求め、それぞれの契約について、理想的な合意に至るまで交渉します。延長保証、使用量に応じた割引、サービス レベル アグリーメントの提供を求めます。資産のリースと購入の違いを考慮してください。

3. 承認を受けます。社内の意思決定者の承認を得て、資産を購入します。

4. 資産をデプロイします。資産をインストール、設定、または実装します。資産によっては、このプロセスでベンダーから支援を受けることがあります。

予算、ニーズ、現在のシステムについてする必要があります。たとえば、新しい IT 資産は、システム間でスムーズにデータを転送できるように、現行の技術スタックと統合する必要があります。

また、セキュリティ、持続可能性、その他の分野に関する特定の社内基準がある場合は、その資産がそれらを満たしていることを確認します。たとえば、ある企業がデータ プライバシーの尊重を重視している場合、セールス インテリジェンス ソフトウェアを新たに導入するには、GDPR などのデータ プライバシー規制に準拠しなければなりません。

操作

資産管理ライフサイクルの運用フェーズでは、投資収益率を考え始めます。資産がその役目を果たすのは、まさにここです。

アセット マネージャーは、継続的な監視、スタッフのトレーニング、コンプライアンス監視によって資産のパフォーマンスをサポートします。以下は、運用フェーズにおける典型的なアクティビティです。

• パフォーマンス管理: 稼働時間や予定外のメンテナンスの割合など、資産のパフォーマンス指標を追跡します。データを分析して、改善の余地がある分野を見つけ出し、パフォーマンスを調整して最適化します。

• トレーニングとサポート: 従業員が資産を安全かつ効果的に使用する方法を理解できるようにし、継続的な技術サポートを提供します。

• コンプライアンス監視: 資産が確実に持続可能性のベンチマークを達成し、データ、プライバシー、セキュリティに関する政府規制に準拠するようにします。

このフェーズの期間は資産によって異なります。ノート PC が効率的に動作するのは通常、3 - 5 年ですが、スイッチギヤの寿命は約 15 - 30 年です。定期的に更新されるソフトウェア資産は、自社 (オンプレミスの場合) またはベンダー (SaaS の場合) が操業している限りは存続します。

保守

資産を効果的に機能させるには、定期的な保守計画が不可欠です。このフェーズでは、アセット マネージャーが振動測定値、動作異常、温度データ、電力消費量の測定値などの健全性指標を監視して、資産の保守担当者に伝えます。

資産管理には、次の 3 種類の保守があります。

• 予防: この種の保守作業は、将来の故障や問題の発生を防ぎます。その例として、部品の交換、データベースのクリーニング、古い機器の事前予防的な修理などがあります。多くの企業で、事前予防保守のチェックリストを使用してプロセスを標準化しています。

• 予測: この保守戦略では、リアルタイムのデータを使用して、いつ機器が故障する可能性があるかを予測します。これにより、問題が発生する前に修理またはアップデートできます。

• 是正: これは、資産に障害が発生した場合の事後保守です。たとえば、わずかに破損したノート PC 画面の修理などがあります。

保守計画の基本の要素は、定期的な検査です。

ここで資産に亀裂、バグ、その他の問題が生じていないかを調べます。たとえば、給湯器の漏れによって建物の地下室が浸水するなどの問題を発見した場合、それが拡大してダウンタイムが発生したり、その資産自体、またはその近くの資産に取り返しのつかない損害が発生したりする前に解決できます。

計画には、継続的な予防保守のスケジュールも含めるようにします。資産によっては、ルーチン スケジュールが時間ベース、メーターベース、または条件ベースになることがあります。

保守を実施する際は、何が起こったのかを常に把握できるように記録しておきます。ここから資産のパフォーマンスを分析するための正確なデータが得られるため、監査に備えられます。

保守計画の構造に関係なく、資産の寿命が延び、費用のかかる修理や運用上の非効率性を防ぐことができます。

処分

資産がビジネスのニーズに対応した機能を果たさなくなり、費用対効果の高い修理ができなくなると、アセット マネージャーがこれを処分します。その方法にはさまざまなものがあります。

• 売却: 買い手を見つけて、償却された資産の対価を収受します。これは、機能している資産がビジネスのニーズを満たさなくなった場合の一般的な方法です。場合によっては、キャッシュ フローを増やすために行われます。

• 転用: 商業ビルを集合住宅に転換するなど、資産を新たな目的に使用します。

• リサイクル: 価値のあるものに作り直せるように資産を処分します。

• 廃棄: 責任を持って、環境に配慮して安全に資産を廃棄します。

IT 機器などの一部の資産は、廃止措置を受ける必要があります。これには、データ漏えいを軽減する安全かつ確実な方法でのサービス終了などが当てはまります。たとえば、IT マネージャーがオンプレミスのソフトウェアを終了させる場合、顧客データの保護と IT 資産の適正処分 (ITAD) のベスト プラクティスの遵守のため、データをサニタイズし、個人を特定できるような情報をすべて削除します。

データ漏えいがますます一般的になっている今、高いレベルの注意が不可欠になっています。2024 年のデータ漏えいによる世界の損失は 488 万件と過去最高を記録し、前年度から 10% 増加しています (IBM)。

多くのアセット マネージャーにとっては、環境コストも重要です。政府の規制に従い、資産を適切に処分することによって、二酸化炭素排出量を最小限に抑え、政府規制を遵守し続けることができます。

責任を持って資産を処分するには、次の要素を検討する必要があります。

• 自分にとってデータの漏えいとは何か?

• この資産の輸送と処分にかかる排出コストの金額は?

• その資産には希少な金属や材料 (電池のリチウムなど) は含まれているか?

• 資産の再生と売却によって、温室効果ガスの排出量をどれだけ削減できるか?

• この方法は当社の持続可能性の目的と一致しているか?

資産を処分して、あるいは、その資産が除却される数か月前に代替資産の取得を計画して、そのライフサイクルをリセットします。

合理化され、規制に準拠した処分プロセスでは、罰金、データ漏えい、その他の妨げにつながる時間の浪費を防ぎ、新しい資産をうまく活用するための準備が整います。

効果的な資産管理のための戦略

効果的な資産管理計画を立てるのは煩わしいと思われるかもしれませんが、実際にはそうではありません。

まず、目標を明確に定義することから始めます。

• 資産の寿命を延ばしたいのか?

• パフォーマンスが低く、修理したい特定の種類の資産があるか?

• 資産の健全性の追跡はうまくいっているか?

ビジネス資産について改善したい点を決め、資産管理チームの全体的な目的を 1 - 3 件決定します。目的に関係なく、追跡する必要がある資産を定義します。これには、ハードウェアやソフトウェア、クラウド サービスまで、あらゆるものが含まれます。

次に、購入日、ライセンス、ソフトウェアの更新日、保証、利用状況、保守スケジュールなど、それぞれの資産の詳細な記録を保持するインベントリ システムを導入します。

資産のあらゆる側面を可視化することによって、締め切り、検査、保守の遅れを防ぎます。また、資産ライフサイクルの各ステージでエビデンスに基づく意思決定が可能になります。

多くの企業が 資産の追跡、使用パターンの監視、インシデント管理の処理、資産パフォーマンス レポートの生成などの日常的なタスクの自動化のため、ITSM ソフトウェアに依存しています。これらのツールが時間を節約し、人的ミスのリスクを軽減して、資産管理の一貫性を高めます。

資産管理戦略には、財務管理、リスク軽減、規制遵守のための指標も含まれます。資産の費用便益分析を定期的に行い、修理、月額料金、保守、および総所有コストのその他の要素において、費用よりも収益が高くなるかどうかを評価する必要があります。

リスク管理については、検査と監査を定期的に実施します。資産の使用のための厳しい標準運用手順、およびそのセキュリティ保護と処分のためのプロトコルを適用します。たとえば、従業員がアクセスできる記録やフォームを制限するルールを設定します。

コンプライアンスを維持するには、2024 年 ITAM 現状レポートでコストが年々増加しているベンダーの監査に備え、資産記録を最新に保っておきます。

資産管理のベスト プラクティス

資産ライフサイクルの各ステージに役立つ資産管理のベスト プラクティスの一部を次に示します。

• ISO 55000 などの規格を知っておく。資産管理基準とは、資産管理の指針として使用できる、実証済みの指標、方法、およびパフォーマンス基準の枠組みです。ISO 55000 などの規格を使用すれば、資産管理の実践とメリットについてグローバルな合意が得られます。

• ライフサイクル資産管理ソフトウェアを導入する。Jira Service Management が資産の追跡、パフォーマンスの監視、IT サポート リクエストの管理、重要ドキュメントの保管、資産のステータスや期限などに関するリアルタイムのアラート受信に役立ちます。

• 従業員に資産の使用方法をトレーニングします。従業員が資産の使い方を理解していれば、その効率が高まり、損傷を防ぐことができます。重要なセキュリティと法的規制を必ず伝え、コンプライアンスを維持できるようにします。

• 関係者と協力する。関係者は、アセット マネージャーに対して、資産の購入、管理、処分に関して適切な判断を下すために役立つ情報を提供してくれます。関係者を関与させれば、自分が監視している資産がその期待に応えられるかどうかも確認することができます。

他のビジネス プロセスと同様に、資産管理は不完全なものです。資産管理のライフサイクルは、新しいアプローチ、ツール、プロセスの一貫した試験によって最適化されます。

IT 運用管理に携わっている場合は、このガイドで IT 資産管理のベスト プラクティスについて参照してください。

Jira Service Management を活用した効果的な資産管理

アセット マネージャーにとって便利なフレームワークである資産管理ライフサイクルには、計画、取得、運用、運用、処分の 5 つのステージがあり、それぞれに独自の目的、ルーチン、指標があります。しかし、各フェーズに関連するタスクの実行は時間がかかり、煩わしいものです。

それぞれのステージでの資産管理の改善には、Jira Service Management を使用しましょう。

JSM (Jira Service Management) には、資産の追跡、監視、サービス リクエスト管理、ドキュメンテーション、パフォーマンス レポート、および保守のタスクとアップグレードを可能にする主な機能がいくつかあります。

• 資産の追跡: IT 資産、構成、リソースを追跡して管理し、そのライフサイクル、ステータス、関係を視覚化します。

• 監視: サードパーティの監視ツールに接続してシステム パフォーマンスを追跡し、アラートをトリガーし、課題をサービス リクエストに進めます。

• サービス リクエスト管理: 自動化されたワークフローと SLA 追跡機能を備え、サービス リクエストを送信するためのカスタマイズ可能なリクエスト ポータルを提供します。

• ドキュメンテーション: Confluence と統合して、サービス チームやエンド ユーザーがナレッジ ベース記事やドキュメンテーションに簡単にアクセスできるようにします。

• パフォーマンス レポート: カスタマイズ可能なダッシュボードとレポートを使用して、KPI、サービス デスクのパフォーマンス、顧客満足度を追跡します。

• 保守タスクとアップグレード: 定期的な保守タスクを自動化して ITSM プロセスと統合し、システムをタイムリーにアップグレードします。

Jira Service Management をエンタープライズ システムと統合することによって、ビジネス、IT、開発チーム間のコラボレーションが改善され、資産を最大限に活用できるようになります。チームは、ワークフローの共有とリアルタイムの更新を通じて、シームレスに連携できます。Jira Service Management で資産管理を一元化するため、企業は資産のライフサイクルをより適切に追跡し、保守コストを削減し、データ主導の意思決定を行うことができます。