Qu'est-ce que le support informatique ?
Comprendre la gestion des stocks informatiques
En tant que membre d'une équipe de gestion des services informatiques (ITSM), vos responsabilités semblent ne jamais s'arrêter. Vous devez vous assurer que tous les systèmes sont à jour, et que personne ne rencontre de problèmes logiciels ou matériels. En effet, les mises à jour et le support technique font partie des principales fonctions des équipes informatiques, mais ces dernières doivent également gérer les stocks informatiques.
La gestion des stocks informatiques est cruciale car, comme vous le savez, les ordinateurs, les serveurs et les équipements réseau peuvent être coûteux. En gérant les stocks et en cherchant à les utiliser le plus efficacement possible, vous pouvez réaliser des économies et accélérer le dépannage, tout en renforçant la sécurité et la conformité.
Si vous n'utilisez pas de logiciel de gestion des stocks informatiques pour simplifier vos processus, vous ratez quelque chose. Découvrez les avantages de la gestion des stocks informatiques et comment trouver le meilleur logiciel de gestion des stocks informatiques pour votre entreprise.
Qu'est-ce que la gestion des stocks informatiques ?
La gestion des stocks informatiques correspond à la gestion des actifs informatiques, notamment des éléments physiques tels que les ordinateurs, les serveurs, les imprimantes, les périphériques réseau, les licences logicielles et tout autre actif numérique. La gestion des stocks informatiques permet de suivre ces actifs et de les utiliser le plus efficacement possible.
Le cycle de vie de la gestion des actifs joue un rôle clé dans la gestion des stocks informatiques. Il se divise en cinq étapes : planification, acquisition, exploitation, maintenance et élimination.
Prenons l'exemple d'un ordinateur portable. Chaque employé a besoin d'un ordinateur portable professionnel dédié. Vous devez donc commencer par calculer le nombre total d'ordinateurs portables nécessaires. Ensuite, créez une courte liste de fournisseurs, négociez les prix et achetez chaque ordinateur portable. Une fois cette étape terminée, formez votre personnel et surveillez la conformité ainsi que les performances des actifs. La gestion des actifs implique également une maintenance régulière. Il est donc essentiel de définir un plan de maintenance. À la fin de leur cycle de vie, ces ordinateurs portables doivent être éliminés de manière appropriée.
Gestion des stocks informatiques vs. gestion des actifs informatiques
Si vous êtes novice en la matière, vous vous demandez peut-être ce qui distingue la gestion des actifs informatiques de celle des stocks informatiques. Penchons-nous sur leurs points communs et leurs différences.
La gestion des stocks informatiques est la première étape du processus de gestion des actifs. Gérer les stocks informatiques consiste à répertorier tous les actifs informatiques dont vous disposez actuellement, y compris les ordinateurs, les serveurs, les périphériques réseau, les licences logicielles et les services basés sur le cloud. À ce stade, votre objectif principal est d'élaborer une liste détaillée des actifs informatiques dont vous disposez, y compris ceux que vous n'utilisez pas.
La gestion des actifs informatiques constitue une deuxième étape plus large de la gestion des stocks informatiques. Après avoir établi la liste de vos stocks informatiques, vous pouvez mettre en place des stratégies de gestion des actifs et des stocks informatiques pour optimiser l'utilisation des actifs. Par exemple : vous recrutez un nouvel employé et vous devez configurer son ordinateur portable en y installant tous les logiciels nécessaires. Grâce à la gestion des actifs informatiques, visualisez rapidement les licences logicielles inutilisées dont vous disposez actuellement afin de les attribuer à votre nouvelle recrue, plutôt que d'en acheter d'autres.
À bien des égards, la gestion des stocks informatiques est très similaire à celle des actifs informatiques. Ces deux processus impliquent l'élaboration d'une liste de vos actifs informatiques afin de vous assurer qu'ils sont bien comptabilisés et correctement entretenus. La plupart du temps, le logiciel de gestion des stocks informatiques que vous utilisez inclut également des fonctionnalités de gestion des actifs informatiques.
Le suivi des actifs est l'une des notions clés de la gestion des actifs informatiques. Gérer vos actifs ne consiste pas seulement à connaître le nombre d'ordinateurs portables ou de licences logicielles dont vous disposez. Vous devez également avoir un aperçu détaillé des dates d'achat de l'équipement, de la dernière mise à jour, mais aussi de la prochaine mise à niveau requise.
Les avantages de la gestion des stocks informatiques
Que vous dirigiez une petite entreprise comptant une douzaine d'employés ou une grande entreprise spécialisée dans le marketing, la gestion des stocks informatiques présente plusieurs avantages. Découvrez comment elle peut vous aider à économiser de l'argent et à tirer pleinement parti de chacun de vos actifs.
Réalisez des économies
La gestion des stocks informatiques est un excellent moyen de réduire les coûts de votre entreprise. Grâce à un inventaire détaillé, vous pouvez suivre tous vos actifs informatiques afin de limiter les pertes. Vos stocks informatiques comprennent également une liste des licences logicielles utilisées et non utilisées pour éviter l'achat de licences supplémentaires et les doublons.
En outre, automatiser la gestion des stocks informatiques permet à votre équipe informatique de se concentrer sur les tâches critiques. Grâce à l'automatisation, elles ont plus de temps à consacrer à la mise à jour des ordinateurs portables et des serveurs, ainsi qu'à la résolution rapide des tickets de support des employés.
Optimisez l'utilisation de vos actifs
Si vous avez déjà dirigé une entreprise, vous savez à quel point les petites dépenses peuvent rapidement s'accumuler. Sans inventaire détaillé de vos actifs informatiques, vous ne savez pas clairement ce dont vous avez besoin, et risquez donc d'acheter plusieurs fois le même produit. Par exemple, avant d'acheter un autre lot de licences, vérifiez que vous ne disposez pas déjà de licences logicielles inutilisées. En plus d'éviter les achats redondants, cela vous permet de tirer pleinement parti de chacun de vos actifs.
Renforcez votre sécurité et votre conformité
La sécurité et la conformité comptent parmi les principaux obstacles des opérations informatiques. La gestion des stocks soutient les politiques de sécurité informatique en vous aidant à maintenir vos machines à jour. Avec un plan de maintenance détaillé, mettez à jour vos ordinateurs selon un calendrier défini afin d'éliminer les vulnérabilités potentielles.
La gestion des actifs informatiques peut vous aider à vous conformer à diverses réglementations en vigueur. Cela comprend notamment celles relatives aux données, les exigences en cas de faille de cybersécurité ainsi que les règles liées aux licences logicielles.
Résolvez vos problèmes plus rapidement
Pour les équipes informatiques, la gestion des incidents représente une responsabilité majeure. En cas de problème avec leur ordinateur portable ou un logiciel spécifique, les employés demandent souvent de l'aide aux équipes informatiques. Cependant, il n'est pas toujours facile de résoudre ces problèmes sans disposer de toutes les informations nécessaires. La gestion des stocks informatiques vous permet d'accéder rapidement à des informations précises sur vos actifs, accélérant ainsi le processus de résolution des tickets.
Pour votre organisation, il est important de résoudre rapidement les problèmes afin de limiter les temps d'arrêt, qui peuvent s'avérer coûteux. Un suivi efficace des actifs vous permet de toujours visualiser clairement vos actifs ainsi que leur utilisation, ce qui réduit les temps d'arrêt et les coûts.
Les défis de la gestion des stocks informatiques
Bien que la gestion des stocks informatiques présente d'innombrables avantages, elle comporte également un certain nombre de défis.
Si vous souhaitez tirer pleinement parti de votre logiciel de gestion des stocks informatiques, l'exactitude des données est essentielle. Des informations obsolètes ne vous seront pas vraiment utiles. Disposer de nombreux types d'actifs différents peut également s'avérer complexe.
En effet, cela rallonge la durée du processus d'intégration des systèmes de gestion des stocks informatiques, car il faut tenir compte de chaque actif. De plus, vous devez régulièrement mettre à jour vos stocks informatiques et entretenir vos actifs, tels que les ordinateurs et les serveurs.
Les fonctionnalités indispensables d'un logiciel de gestion des stocks informatiques
Si vous recherchez le meilleur logiciel de gestion des stocks informatiques pour votre entreprise, priorisez ces fonctionnalités clés :
- Un suivi des actifs et des mises à jour en temps réel pour obtenir les informations les plus récentes.
- Des profils d'actifs détaillés pour visualiser clairement leur état.
- Des fonctionnalités d'automatisation pour réduire le temps passé à enregistrer et suivre les actifs.
- Des rapports et des analyses pour permettre une gestion des actifs et une prise de décisions basées sur les données.
- L'intégration à d'autres logiciels et services basés sur le cloud.
Choisissez le logiciel de gestion des stocks informatiques adapté à votre entreprise
Il est essentiel d'opter pour le logiciel de gestion des stocks informatiques approprié, mais cela dépend des besoins spécifiques de votre entreprise. Pour prendre une décision éclairée, commencez par évaluer votre entreprise et votre service informatique à l'aide de facteurs clés tels que la taille de l'entreprise, la complexité informatique et votre budget.
Conçu pour s'intégrer parfaitement aux outils que vous utilisez, Jira Service Management comprend toutes les fonctionnalités clés dont vous avez besoin dans un logiciel de gestion des stocks informatiques. Dans Jira Service Manager, gérez vos actifs via un emplacement centralisé afin d'accéder rapidement aux informations dont vous avez besoin. Vous pouvez également tester Jira gratuitement avant de l'acheter pour voir s'il vous convient.
Les bonnes pratiques pour une gestion efficace des stocks informatiques
La gestion des stocks informatiques peut offrir de nombreux avantages à votre entreprise, mais seulement si vous optez pour la bonne approche.
Des audits réguliers sont essentiels pour maintenir à jour l'inventaire informatique. Vérifiez régulièrement si vous n'avez pas oublié de supprimer de votre inventaire des machines ou des actifs obsolètes.
Élaborez des politiques et des directives claires pour l'ajout de nouveaux actifs, la maintenance et la mise à jour de ceux existants, ainsi que leur mise au rebut à la fin de leur cycle de vie.
La formation continue joue également un rôle clé dans l'optimisation des avantages de la gestion de l'inventaire informatique. Veillez donc à ce que les membres de votre équipe informatique, nouveaux comme anciens, bénéficient d'une formation régulière.
Améliorer la gestion de votre inventaire informatique avec Jira Service Management
Si vous ne suivez pas vos actifs informatiques, vous risquez de faire des achats redondants et de créer des obstacles inutiles. Le gestionnaire de données d'actifs de Jira Service Management facilite la gestion et le suivi des actifs informatiques pour vous permettre de réaliser des économies et d'améliorer l'utilisation des actifs.
Jira Service Management simplifie également la gestion des actifs et de la configuration. Créez des schémas et des types d'objets pour organiser vos actifs de manière claire, ou importez des objets directement dans Jira Service Management. Avec Jira Service Management, il n'a jamais été aussi simple de contrôler vos actifs.
Manuel de gestion de la configuration des actifs et des services informatiques
Votre guide pas-à-pas sur la gestion des actifs et des configurations dans Jira Service Management.
Obtenir le manuelGestion native des actifs et de la configuration dans Jira
L'outil Actifs dans Jira Service Management garantit une visibilité sur les dépendances afin de gérer les actifs et éléments de configuration (CI). Il permet de résoudre rapidement les incidents et de réduire le risque des changements.
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