Was ist IT-Support?
IT-Bestandsmanagement verstehen
Als Mitglied eines IT Service Management (ITSM)-Teams geht dir die Arbeit scheinbar nie aus. Es ist deine Aufgabe sicherzustellen, dass alle Systeme auf dem neuesten Stand sind und niemand Probleme mit der Software oder Hardware hat. Updates und technischer Support sind zwar zwei der Hauptfunktionen von IT-Teams, sie sind aber auch für die Verwaltung des IT-Bestands verantwortlich.
Das IT-Bestandsmanagement ist notwendig, weil Computer, Server und Netzwerkgeräte teuer sein können. Wenn du den Bestand verwaltest und eine besonders effektive Methode findest, ihn zu nutzen, kannst du Kosten einsparen, Fehler schneller beheben und die Sicherheit und Compliance verbessern.
Falls du keine Software für das IT-Bestandsmanagement verwendest, um Prozesse zu rationalisieren, verpasst du etwas. Erfahre mehr über die Vorteile des IT-Bestandsmanagements und wie du zu diesem Zweck die beste Software für dein Unternehmen findest.
Was ist IT-Bestandsmanagement?
Das IT-Bestandsmanagement ist ein Prozess, bei dem IT-Assets, einschließlich physischer Gegenstände wie Computer, Server, Drucker, Netzwerkgeräte, Softwarelizenzen und andere digitale Assets, verwaltet werden. Das IT-Bestandsmanagement zielt darauf ab, diese Assets nachzuverfolgen und sie möglichst effizient zu nutzen.
Der Lebenszyklus des Asset-Managements spielt eine Schlüsselrolle beim IT-Bestandsmanagement. Er beinhaltet fünf Phasen: Planung, Beschaffung, Betrieb, Wartung und Entsorgung.
Nehmen wir einen Laptop als Beispiel. Jeder Mitarbeiter benötigt einen eigenen Arbeitslaptop. Deshalb solltest du zunächst die Gesamtzahl der benötigten Laptops ermitteln. Erstelle als Nächstes eine kurze Liste mit Anbietern, verhandle Preise und kaufe jeden Laptop. Sobald du die Laptops gekauft hast, schulst du deine Mitarbeiter und überwachst die Einhaltung der Compliance und die Asset-Leistung. Zum Asset-Management gehört auch eine regelmäßige Wartung, daher solltest du einen Wartungsplan erstellen. Am Ende ihres Lebenszyklus müssen diese Laptops ordnungsgemäß entsorgt werden.
IT-Bestandsmanagement und IT-Asset-Management im Vergleich
Falls du dich mit dem IT-Bestandsmanagement und dem Asset-Management noch nicht auskennst, fragst du dich vielleicht, wie sich das IT-Asset-Management vom IT-Bestandsmanagement unterscheidet. Sehen wir uns die Gemeinsamkeiten und Unterschiede genauer an.
Das IT-Bestandsmanagement ist der erste Schritt des Asset-Management-Prozesses. Bei der IT-Bestandsaufnahme werden alle IT-Assets aufgelistet, über die du derzeit verfügst, einschließlich Computern, Servern, Netzwerkgeräten, Softwarelizenzen und cloudbasierten Services. In dieser Phase konzentrierst du dich verstärkt darauf, eine detaillierte Liste deiner IT-Assets zu erstellen, auch wenn sie gerade nicht verwendet werden.
Das IT-Asset-Management dient als umfassendere zweite Stufe des IT-Bestandsmanagements. Sobald du eine Liste deines IT-Bestands erstellt hast, kannst du IT-Asset- und Bestandsmanagementstrategien verwenden, um die Nutzung deiner Assets zu optimieren. Einmal angenommen, du stellst einen neuen Mitarbeiter ein und musst ihn mit einem Laptop ausstatten, auf dem die gesamte erforderliche Software installiert ist. Durch das IT-Asset-Management kannst du dir einen schnellen Überblick über die ungenutzten Softwarelizenzen verschaffen, die du derzeit hast. So kannst du bereits vorhandene Lizenzen verwenden, anstatt neue zu kaufen.
In vielerlei Hinsicht sind sich das IT-Bestandsmanagement und das IT-Asset-Management sehr ähnlich. Für beides musst du eine Liste deiner IT-Assets erstellen, um sicherzustellen, dass diese erfasst und ordnungsgemäß gewartet werden. Sehr häufig enthält die IT-Bestandsmanagementsoftware, die du verwendest, auch Funktionen für das IT-Asset-Management.
Asset-Verfolgung ist einer der wichtigsten Aspekte des IT-Asset-Managements. Beim Asset-Management geht es nicht nur darum zu wissen, wie viele Laptops oder Softwarelizenzen du hast. Du solltest dir dabei auch einen detaillierten Überblick darüber verschaffen, wann Geräte gekauft und zuletzt aktualisiert wurden und wann es Zeit für ein Upgrade ist.
Vorteile des IT-Bestandsmanagements
Egal, ob du ein kleines Unternehmen mit einem Dutzend Mitarbeitern oder eine große Marketingfirma leitest, bietet das IT-Bestandsmanagement diverse Vorteile. Erfahre, wie das IT-Bestandsmanagement dir helfen kann, Geld zu sparen und jedes Asset optimal zu nutzen.
Spart Kosten
Das IT-Bestandsmanagement ist eine großartige Möglichkeit, um Unternehmenskosten zu sparen. Wenn du eine detaillierte Bestandsaufnahme deiner IT-Assets hast, kannst du alles im Auge behalten und so Verluste minimieren. Dein IT-Bestand enthält auch eine Liste mit gebrauchten und ungenutzten Softwarelizenzen. Das bedeutet, dass du keine zusätzlichen Lizenzen kaufen musst, wenn du noch übrige Lizenzen hast.
Außerdem kann sich dein IT-Team durch die Automatisierung des IT-Bestandsmanagements mehr auf wichtige Aufgaben konzentrieren. Dank der Automatisierung haben IT-Teams mehr Zeit, um Laptops und Server zu aktualisieren und zeitnah auf Supportanfragen der Mitarbeiter zu reagieren.
Verbessert die Asset-Nutzung
Alle, die schon einmal ein Unternehmen geleitet haben, wissen, wie schnell sich kleine Ausgaben summieren können. Wenn du keine detaillierte Bestandsaufnahme deiner IT-Assets hast, riskierst du, überflüssige Käufe zu tätigen, weil du nicht weißt, was du tatsächlich benötigst. Es wäre beispielsweise möglich, dass du bereits ungenutzte Softwarelizenzen hast, die du wiederverwenden kannst, anstatt ein weiteres Lizenz-Bundle zu besorgen. Auf diese Weise kannst du nicht nur überflüssige Käufe vermeiden, sondern auch sicherstellen, dass du jedes Asset optimal nutzt.
Verbessert die Sicherheit und Compliance
Sicherheit und Compliance sind zwei der größten Hemmnisse im IT-Betrieb. Das Bestandsmanagement unterstützt IT-Sicherheitsrichtlinien, indem es dir hilft, deine Maschinen auf dem neuesten Stand zu halten. Ein detaillierter Wartungsplan unterstützt dich dabei, deine Computer nach einem festen Zeitplan zu aktualisieren, um potenzielle Sicherheitsrisiken zu vermeiden.
Es gibt mehrere Vorschriften, bei deren Einhaltung das IT-Bestandsmanagement dir helfen kann. Hierzu gehören Datenvorschriften, Anforderungen bei Cybersicherheitsverletzungen und Softwarelizenzregeln.
Schnellere Fehlerbehebung
Wenn du in der IT arbeitest, ist das Vorfallmanagement eine wichtige Aufgabe. Mitarbeiter, die Probleme mit ihren Laptops oder einer bestimmten Software haben, wenden sich oft an IT-Teams, um Unterstützung zu erhalten. Es ist jedoch nicht immer einfach, diese Probleme ohne alle notwendigen Details zu lösen. Das IT-Bestandsmanagement bietet dir schnellen Zugriff auf korrekte Informationen zu deinen IT-Assets, was die Problemlösung beschleunigt.
Schnelle Lösungen sind wichtig, um Ausfälle zu minimieren, die dein Unternehmen teuer zu stehen kommen können. Eine effiziente Asset-Verfolgung stellt daher sicher, dass du stets genau über deine Assets und deren Auslastung informiert bist, was zu weniger Ausfällen und höheren Kosteneinsparungen führt.
Herausforderungen im IT-Bestandsmanagement
Das IT-Bestandsmanagement bietet zwar unzählige Vorteile, bringt aber auch eine Reihe von Herausforderungen mit sich.
Um deine IT-Bestandsmanagementsoftware optimal zu nutzen, benötigst du genaue Daten. Wenn die von dir abgerufenen Informationen veraltet sind, ist das nicht sehr hilfreich. Falls du eine große Anzahl verschiedener Arten von Assets hast, kann auch das eine Herausforderung sein.
Die Integration von IT-Bestandsmanagementsystemen kann ein langwieriger Prozess sein, da jedes Asset erfasst werden muss. Außerdem müssen dein IT-Bestand aktualisiert und Geräte wie Computer und Server regelmäßig gewartet werden.
Unverzichtbare Funktionen einer IT-Bestandsmanagementsoftware
Wenn du nach der besten IT-Bestandsmanagementsoftware für dein Unternehmen suchst, solltest du auf diese wichtigen Funktionen achten:
- Asset-Verfolgung in Echtzeit und Updates für aktuelle Informationen
- detaillierte Asset-Profile, die ein klares Bild vom Zustand der Assets vermitteln
- Automatisierungsfunktionen, die Zeit bei der Protokollierung und Verfolgung von Assets sparen
- Berichts- und Analysefunktionen für ein auf Daten gestütztes Asset-Management bzw. für die Entscheidungsfindung
- Integrationen in andere Software und cloudbasierte Services
Die richtige IT-Bestandsmanagementsoftware für das Unternehmen wählen
Die Auswahl der besten IT-Bestandsmanagementsoftware ist ein entscheidender Aspekt. Welche jedoch die richtige ist, hängt von deinen jeweiligen Geschäftsanforderungen ab. Du solltest daher zunächst dein Unternehmen und die IT-Abteilung bewerten und zentrale Faktoren wie Unternehmensgröße, IT-Komplexität und Budget als Grundlage für deine Entscheidung einbeziehen.
Jira Service Management enthält alle wichtigen Funktionen, die eine IT-Bestandsmanagementsoftware benötigt. Die Lösung ist zudem so konzipiert, dass sie sich nahtlos in andere Tools integrieren lässt, die du verwendest. Du kannst Assets in Jira Service Management von einem zentralen Ort aus verwalten und hast so schnellen Zugriff auf die Informationen, die du benötigst. Du kannst Jira vor einem Kauf auch kostenlos testen, um zu herauszufinden, ob es für dich geeignet ist.
Best Practices für ein erfolgreiches IT-Bestandsmanagement
Dein Unternehmen kann auf verschiedene Weise vom IT-Bestandsmanagement profitieren. Damit das klappt, musst du es jedoch richtig angehen.
Regelmäßige Audits sind ein wichtiger Bestandteil der Pflege eines aktuellen IT-Bestands. Suche regelmäßig nach veralteten Maschinen oder Assets, die du vielleicht noch nicht aus deinem Bestand entfernt hast.
Erstelle klare Richtlinien für das Hinzufügen neuer Assets, die Wartung und Aktualisierung bestehender Assets und die Entsorgung, wenn sie am Ende ihres Lebenszyklus sind.
Auch kontinuierliche Schulungen spielen eine wichtige Rolle bei der Maximierung der Vorteile des IT-Bestandsmanagements. Stelle also sicher, dass sowohl neue als auch bestehende IT-Teammitglieder regelmäßig geschult werden.
Verbessertes IT-Bestandsmanagement mit Jira Service Management
Wenn du deine IT-Assets nicht verfolgst, kann es zu überflüssigen Käufen kommen, die unnötige Probleme schaffen. Mit dem Assets Data Manager in Jira Service Management kannst du IT-Assets ganz einfach verwalten und verfolgen. Das spart Geld und verbessert die Asset-Nutzung.
Jira Service Management vereinfacht auch das Asset- und Konfigurationsmanagement. Erstelle Objektschemas und -typen, um Assets übersichtlich zu organisieren, oder importiere Objekte direkt in Jira Service Management. Mit Jira Service Management ist es einfacher denn je, die Kontrolle über deine Assets zu übernehmen.
Handbuch: Verwaltung von IT-Assets- und Servicekonfigurationen von Atlassian
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