IT-inventarisbeheer begrijpen

IT-inventarisbeheer vs. IT-assetbeheer

Als IT-inventaris en -assetbeheer nieuw voor je zijn, vraag je je misschien af hoe IT-assetbeheer verschilt van IT-inventarisbeheer. Laten we de overeenkomsten en verschillen eens nader bekijken.

IT-inventarisbeheer is de eerste stap van het assetbeheerproces. Bij de IT-inventaris worden alle IT-assets opgesomd die je momenteel hebt, waaronder computers, servers, netwerkapparaten, softwarelicenties en cloudservices. In dit stadium concentreer je je meer op het maken van een gedetailleerde lijst van de IT-assets die je hebt, zelfs als ze momenteel niet in gebruik zijn.

IT-assetbeheer dient als een bredere, tweede fase van IT-inventarisbeheer. Als je eenmaal een lijst hebt van je IT-inventaris, kun je strategieën voor IT-asset- en inventarisbeheer gebruiken om het gebruik van assets te optimaliseren. Stel dat je een nieuwe werknemer aan het onboarden bent en hem een laptop moet geven waarop alle benodigde software is geïnstalleerd. Met IT-assetbeheer krijg je snel een overzicht van de ongebruikte softwarelicenties die je momenteel hebt, zodat je die licenties kunt gebruiken in plaats van meer te kopen.

In veel opzichten lijken IT-inventaris- en IT-assetbeheer erg op elkaar. Beide omvatten het maken van een lijst van je IT-assets om ervoor te zorgen dat ze worden verantwoord en goed worden onderhouden. In veel gevallen bevat de IT-inventarisbeheersoftware die je gebruikt ook functies voor IT-assetbeheer.

Assets volgen is een van de belangrijkste aspecten van IT-assetbeheer. Bij assetbeheer gaat het er niet alleen om dat je weet hoeveel laptops of softwarelicenties je hebt. Het houdt in dat je een gedetailleerd overzicht hebt van wanneer apparatuur is gekocht, wanneer deze voor het laatst is bijgewerkt en wanneer het tijd is om te upgraden.

Voordelen van IT-inventarisbeheer

Of je nu een klein bedrijf runt met een tiental werknemers of een groot marketingbedrijf, IT-inventarisbeheer heeft verschillende voordelen. Ontdek hoe IT-inventarisbeheer je kan helpen geld te besparen en het meeste uit elk asset te halen.

Bespaart kosten

IT-inventarisbeheer is een geweldige manier om geld te besparen voor je bedrijf. Als je een gedetailleerde inventaris hebt van je IT-assets, kun je alles bijhouden om verliezen tot een minimum te beperken. Je IT-inventaris bevat ook een lijst met gebruikte en ongebruikte softwarelicenties, wat betekent dat je geen extra licenties hoeft te kopen als je al extra licenties hebt.

Bovendien zorgt het automatiseren van IT-inventarisbeheer ervoor dat je IT-team meer tijd kan besteden aan kritieke taken. Dankzij automatisering hebben IT-teams meer tijd om laptops en servers bij te werken en om tijdig te reageren op supporttickets van medewerkers.

Verbetert het gebruik van assets

Iedereen met ervaring met het runnen van een bedrijf weet hoe snel kleine kosten kunnen oplopen. Als je geen gedetailleerde inventaris hebt van je IT-assets, loop je het risico overbodige aankopen te doen omdat je niet weet wat je wel en niet nodig hebt. Misschien heb je bijvoorbeeld ongebruikte softwarelicenties die je kunt gebruiken in plaats van een nieuwe bundel licenties aan te schaffen. Dit helpt niet alleen om overbodige aankopen te voorkomen, maar het zorgt er ook voor dat je de meeste waarde uit elk asset haalt.

Verbetert de beveiliging en compliance

Beveiliging en compliance zijn twee van de grootste obstakels in IT-activiteiten. Inventarisbeheer ondersteunt het IT-beveiligingsbeleid door je te helpen je machines up-to-date te houden. Een gedetailleerd onderhoudsplan helpt je om je computers volgens een schema bij te werken om mogelijke kwetsbaarheden te voorkomen.

Er zijn verschillende voorschriften waar IT-inventarisbeheer je kan helpen om aan te voldoen. Dit zijn onder meer gegevensvoorschriften, vereisten voor inbreuken op de cyberbeveiliging en regels voor softwarelicenties.

Snellere probleemoplossing

Als je in de IT werkt, is incidentmanagement een cruciale verantwoordelijkheid. Werknemers die problemen hebben met hun laptop of specifieke software, wenden zich vaak tot IT-teams voor een oplossing, maar het is niet altijd eenvoudig om deze problemen op te lossen zonder alle noodzakelijke details. Met IT-inventarisbeheer heb je snel toegang tot nauwkeurige informatie over je IT-assets, wat helpt om het probleemoplossingsproces te versnellen.

Snelle oplossingen zijn belangrijk om de downtime tot een minimum te beperken, wat duur kan zijn voor je organisatie. Efficiënt volgen van assets zorgt ervoor dat je altijd een duidelijk beeld hebt van je assets en hun gebruik, wat leidt tot minder downtime en hogere kostenbesparingen.

Uitdagingen op het gebied van IT-inventarisbeheer

Hoewel er talloze voordelen zijn van IT-inventarisbeheer, zijn er ook een aantal uitdagingen.

Gegevensnauwkeurigheid is cruciaal als je het meeste uit je IT-inventarisbeheersoftware wilt halen. Als de informatie die je ophaalt verouderd is, zal dat niet erg nuttig zijn. Het hebben van een groot aantal verschillende typen assets kan ook een uitdaging zijn.

Het integreren van IT-inventarisbeheersystemen kan een langdurig proces zijn, omdat je voor elk asset een account moet maken. Je moet ook je IT-inventaris bijwerken en assets zoals computers en servers regelmatig onderhouden.

Onmisbare functies van IT-inventarisbeheersoftware

Als je op zoek bent naar de beste IT-inventarisbeheersoftware voor je bedrijf, geef dan prioriteit aan deze belangrijke functies:

• Realtime volgen van assets en updates voor de meest actuele informatie.
• Gedetailleerde assetprofielen om een duidelijk beeld te geven van de status van assets.
• Automatiseringsmogelijkheden om tijd te besparen bij het loggen en volgen van assets.
• Rapportage en analyse om gegevensgestuurd assetbeheer en besluitvorming mogelijk te maken.
• Integraties met andere software en cloudservices.

Kies de juiste IT-inventarisbeheersoftware voor je bedrijf

Het kiezen van de beste IT-inventarisbeheersoftware is essentieel, maar het antwoord varieert afhankelijk van je specifieke bedrijfsbehoeften. Je moet beginnen met het evalueren van je bedrijf en IT-afdeling, waarbij je belangrijke factoren zoals bedrijfsgrootte, IT-complexiteit en budget gebruikt om je beslissing te onderbouwen.

Jira Service Management bevat alle belangrijke functies die je nodig hebt in IT-inventarisbeheersoftware en is ontworpen om naadloos te integreren met andere tools die je gebruikt. Je kunt assets beheren in Jira Service Manager vanaf een centrale locatie, zodat je snel toegang hebt tot de informatie die je nodig hebt. Je kunt Jira ook gratis proberen om te zien of het iets voor je is voordat je een aankoop doet.