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Aprender a usar kanban con Jira Software

Instrucciones pormenorizadas que detallan cómo llevar a cabo un proyecto de kanban en Jira Software

 

Claire Maynard Claire Maynard
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Tutorial sobre kanban

En este tutorial encontrarás instrucciones detalladas sobre cómo dirigir un proyecto de kanban, priorizar el trabajo, visualizar el flujo de trabajo y minimizar el trabajo en curso para evitar que el equipo esté sobrecargado, todo ello con Jira Software.

Tiempo:

10 minutos de lectura. Se completa en unas semanas

 

Público de destino:

Para los nuevos usuarios del desarrollo de software de kanban y/o Jira Software

 

Requisito previo:

Haber creado una cuenta de Jira Software

Pruébalo gratis

¿Qué es kanban?

kanban es similar a scrum, en cuanto a que ayuda a los equipos a publicar software pronto y con frecuencia. No obstante, kanban otorga mayor flexibilidad en términos de planificación y ejecución. En lugar de trabajar con sprints basados en plazos, en kanban, el trabajo se entrega de forma continua y el equipo saca trabajos individuales del backlog y los mueve con los demás trabajos completados.

Paso 1: Crear un proyecto de kanban

Una vez que hayas iniciado sesión en Jira Software, tendrás la opción de crear un proyecto. Cuando llegues a la selección del tipo de proyecto, asegúrate de seleccionar el proyecto de desarrollo de software de kanban. 

El nuevo proyecto de desarrollo de software de kanban también incluirá un tablero de kanban. Una vez que hayas creado el proyecto, lo primero que verás será el tablero de kanban de tu equipo. Este es el lugar en el que el equipo realizará el seguimiento de su trabajo.

Paso 2: Configurar el workflow

En Jira Software, el proyecto de kanban te ofrece un flujo de trabajo listo para usar con las columnas Backlog, Seleccionado para desarrollo, En curso y Hecho. Esto permite al propietario del producto añadir tareas al backlog y moverlas a la sección "lista para su desarrollo" una vez que la tarea o la historia de usuario está totalmente preparada. Los miembros del equipo pueden entonces seleccionar elementos de dicha columna y moverlos a las columnas En curso y Hecho. Si tu flujo de trabajo de desarrollo es diferente, resulta fácil añadir o quitar un estado de flujo de trabajo. Por ejemplo, muchos equipos quieren añadir un control de calidad o una fase de revisión en su flujo de trabajo.

Para configurar las columnas y el flujo de trabajo, haz clic en Tablero en la esquina superior derecha del backlog y selecciona Configurar.

Configuración del workflow de kanban | Orientador ágil de Atlassian

Una vez en la página de configuración del tablero, selecciona Columnas  en la barra lateral. Desde ahí, puedes añadir un estado o una columna con los botones de la derecha o pulsar el botón de la papelera para eliminar una columna. Cuando tengas las columnas de flujo de trabajo que quieras, pulsa Volver al tablero  en la esquina superior derecha.

Paso 3: Añadir tareas, bugs o historias de usuario al backlog

Utiliza el botón Crear para empezar a añadir tareas, errores o historias de usuario al backlog. En kanban, esta es la primera columna del tablero. Si no tienes un proyecto o una función en mente, intenta crear algunas tareas de ejemplo para empezar y ver cómo funciona.

¿Qué son las historias de usuario?

En un marco de trabajo ágil, las historias de usuario son las unidades de trabajo más pequeñas. Como {tipo de usuario} , quiero { objetivo} para poder { obtener beneficios}. 

 

Utilizaremos un sitio web como ejemplo sencillo de cómo crear una historia de usuario.

 

Como cliente, quiero crear una cuenta para poder ver las compras que hice el año pasado y poder crear mis presupuestos para el año siguiente.

 

El propietario del producto diseña las historias de usuario y, a continuación, el equipo del producto al completo determina en conjunto los requisitos detallados.

Paso 4: Priorizar el backlog

Para clasificar o priorizar los elementos en el backlog, arrastra y suelta las tarjetas en la parte superior o inferior de la primera columna en función de la prioridad.

Priorización en kanban:

Un equipo de kanban solo se centra en el trabajo que está en curso. Una vez que el equipo completa un elemento de trabajo, selecciona el siguiente. El propietario del producto tiene la libertad de establecer nuevas prioridades de trabajo en el backlog sin interrumpir al equipo, ya que cualquier cambio fuera de los elementos actuales de trabajo no afecta al equipo. Mientras el propietario del producto mantenga los elementos de trabajo más importantes al principio del backlog, el equipo de desarrollo tendrá la seguridad de estar devolviendo el máximo valor a la empresa. Así pues, no hacen falta las iteraciones de longitud fija que encontramos en scrum.

Puede resultar útil utilizar la opción de prioridad al añadir incidencias al tablero para que se visualicen fácilmente al establecer las prioridades. La configuración predeterminada en kanban añadirá carriles a tu tablero, uno para los elementos prioritarios, etiquetado como "Rápido" y otro para todo lo demás. Además, puedes usar herramientas como etiquetas o funciones en cada incidencia para que te ayuden a categorizar las partes del trabajo.

¿Qué son los carriles?

Un carril te permite categorizar incidencias de modo que los equipos ágiles puedan ver en cuáles de ellas deben trabajar después. Para editar los carriles predeterminados, ve a la configuración del tablero en la esquina superior derecha del backlog y selecciona Carriles en la barra lateral. En esa pantalla, puedes añadir carriles mediante la categorización de las incidencias con JQL.

Configuración de carriles | Orientador ágil de Atlassian
Carriles ágiles | Orientador ágil de Atlassian

Paso 5: Seleccionar trabajo del backlog

En Kanban, los miembros del equipo toman los elementos de la columna Backlog o Seleccionado para desarrollo y los mueven a En curso.

Se recomienda limitar el trabajo que se encuentra en curso. Para facilitarlo, considera la posibilidad de añadir límites a las columnas. Al hacerlo, se mostrará una advertencia si tu equipo desplaza demasiadas tareas a una columna.

¿Por qué limitar el trabajo en curso?

Puedes establecer límites para el trabajo en curso (WIP), lo cual, básicamente, te permite definir la cantidad mínima y máxima de trabajo que se encuentra en cada columna del tablero. Los límites de trabajo en curso reducen la cantidad de trabajo "prácticamente listo" obligando al equipo a centrarse en un conjunto de tareas más pequeño, lo que, en esencia, mejora el modo en que el equipo trabaja durante el proceso. Los límites del trabajo en curso también ponen de manifiesto los cuellos de botella en los procesos de entrega de un equipo antes de que la situación se vuelva peligrosa. Estas ventajas aceleran los incrementos del valor al cliente, de modo que los límites del trabajo en curso son una herramienta valiosa en el desarrollo ágil. Más información aquí.

En Jira Software, puedes añadir límites mínimo y máximo a cada columna en la sección Columnas de la configuración del tablero.

Paso 6: Celebrar reuniones de equipo

En kanban, las reuniones rápidas diarias y las retrospectivas son opcionales. No obstante, se recomienda que sea el equipo quien decida la cadencia de las reuniones. Es posible que las reuniones rápidas diarias sigan siendo beneficiosas para que el equipo resalte en qué puntos existen impedimentos en su trabajo. También pueden resultar útiles para que el propietario del producto comparta lo que ha priorizado y el porqué. Averigua lo que funciona para tu equipo y pruébalo. Siempre puedes realizar ajustes sobre la marcha.

¿En qué consisten las reuniones rápidas de pie diarias?

Asistentes obligatorios: el equipo de desarrollo y el propietario del producto

 

Opcional: las partes interesadas del equipo

 

Cuándo: una vez al día, normalmente por la mañana

 

Duración: no más de 15 minutos. No reserves ninguna sala de reuniones y haz la reunión rápida. Al estar de pie la reunión será más corta.

 

Marco de trabajo ágil: scrum y kanban. 

 

Propósito: la reunión de pie diaria está pensada para informar a todos rápidamente del trabajo que el equipo tiene entre manos y para planificar las tareas del día. No se trata de una reunión completa. El tono debe ser ligero y divertido, a la vez que informativo. Plantea a cada miembro del equipo las siguientes preguntas:

 

  • ¿Qué hice ayer?
  • ¿Qué voy a hacer hoy?
  • ¿Hay algo que bloquee mi trabajo?

 

Existe una responsabilidad implícita en informar del trabajo que realizaste ayer delante de tus compañeros. Nadie quiere ser ese miembro del equipo que siempre está trabajando en lo mismo y no realiza ningún progreso.

 

Consejo de experto: algunos equipos utilizan temporizadores para llevar un seguimiento de todos los miembros. Otros lanzan una pelota a diferentes miembros del equipo para asegurarse de que todos están prestando atención. Muchos equipos cuyos miembros trabajan en lugares distintos utilizan videoconferencias o chats grupales para salvar el hueco que deja la distancia. Tu equipo es único, y las reuniones rápidas que organizas también deben serlo.

Paso 7: Utilizar el gráfico de control

A intervalos periódicos, puedes echar un vistazo al gráfico de control para supervisar el progreso del equipo.

¿Qué hay en el gráfico de control?

El gráfico de control muestra la siguiente información:

  • Cuánto tiempo pasa cada incidencia en un estado en particular antes de moverse.
  • La duración del ciclo de tu equipo, que es la duración media que se tarda en completar cada incidencia. Puedes ver la duración del ciclo para tu producto o versión.
  • Una media acumulada de la duración del ciclo de tu equipo. A medida que tu equipo se vuelve más eficiente, deberías ver decrecer este número.

El gráfico de control resulta útil porque te ayuda a analizar la forma en que trabaja tu equipo. Algunas de las preguntas que podrías hacerte son las siguientes:

  • ¿Hay determinados tipos de incidencias que tardan demasiado en completarse? Esto puede deberse a que las incidencias son demasiado complejas o a que se retrasan continuamente por otras tareas que tienen más prioridad.
  • ¿Se está tardando demasiado en la transición de las incidencias desde un estado en particular? Esto puede indicar un cuello de botella en el proceso de tu equipo.
  • ¿Cuál es la media acumulada de tu equipo? ¿Tu equipo está siendo más eficiente? ¿Por qué o por qué no?

Paso 8: Utilizar el backlog de kanban (opcional)

A muchos equipos les encanta la flexibilidad de kanban, pero es posible que empiecen a notar que la primera columna de su tablero, el backlog, resulta ser largo y difícil de gestionar. Por eso hemos añadido un backlog en los proyectos de desarrollo de software de kanban.

El backlog de kanban proporciona un backlog para tu tablero, que está en una ventana distinta del proyecto. Básicamente, ofrece a los gestores de productos un espacio mayor y especializado para crear y priorizar el backlog como deseen, sin distraer al equipo de su trabajo actual. El gestor de productos puede trasladar el trabajo del backlog al estado de listo para desarrollo para que el equipo sepa cuál es el próximo trabajo.

Consulta Cómo usar tu backlog de kanban y Cómo activar el backlog de kanban para obtener más información.

Backlog de kanban | Orientador ágil de Atlassian
Cómo activar el backlog de kanban
  • Inicia sesión como usuario con el permiso global de los administradores de Jira.
  • Selecciona Administración de Jira  en la barra superior > Aplicaciones y, a continuación, desplázate hacia abajo hasta la sección Jira Software.
  • En Laboratorios de Jira Software, selecciona las funciones que te interesen.
  • Diagrama de trabajo hecho
  • Backlog de kanban

Prácticas avanzadas

Es posible que ya te hayas dado cuenta del alto grado de personalización de Jira Software. Sigue leyendo para obtener información sobre consejos y sugerencias que tu equipo puede utilizar para dar rienda suelta a su potencial y concluir el trabajo en curso más rápido y de forma más eficiente.

Paso 9: Utilizar restricciones de columna

En el paso 5 ya hemos comentado la importancia de limitar la cantidad de trabajo en curso. En este apartado nos centraremos con detalle en ese tema, especialmente porque los límites resaltan los cuellos de botella que el equipo puede encontrarse. Si se detectan a tiempo, el equipo puede volver a ordenar las prioridades y decidir un plan de acción realista.

Puedes configurar las restricciones de columna de tu tablero en la sección Columnas de Configuración del tablero. Define aquí las restricciones máximas y mínimas de cada columna.

Ejemplo de límites de columna | Orientador ágil de Atlassian

Si tienes más de 10 incidencias en las columnas Seleccionado para desarrollo o En curso, la parte superior de las columnas se coloreará en rojo:

kanban con límites de columna | Orientador ágil de Atlassian

Ten en cuenta que tu tablero puede tener un aspecto distinto si has activado el backlog de kanban para tu tablero.

Dependiendo de las necesidades de tu equipo, puedes ir un paso más allá y configurar las restricciones de columna para excluir las subtareas del recuento.

Para obtener más información sobre cómo hacerlo, ve a Configuración de columnas.

Paso 10: Utilizar el diagrama de flujo acumulado

El diagrama de flujo acumulado es uno de los informes importantes que puedes usar en las metodologías kanban. El diagrama de flujo acumulado permite al equipo visualizar su esfuerzo de forma rápida y compararlo con el progreso global del proyecto.

En Jira Software, el Diagrama de flujo acumulado muestra los estados de las incidencias de tu equipo durante un periodo de tiempo:

Los cuellos de botella aparecerán como un cambio repentino de los estados de las incidencias en el diagrama: tanto si el cambio es una subida como una bajada repentina, definitivamente merece la pena estudiar las incidencias implicadas.

Al predecir posibles cuellos de botella, el Diagrama de flujo acumulado es una herramienta que tu equipo debería pensar en utilizar.