Un desglose de seis metodologías esenciales de gestión de proyectos
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PRINCIPALES CONCLUSIONES
Elige una metodología basada en las limitaciones, la complejidad, el equipo y los cambios esperados de tu proyecto, no en la popularidad.
Las metodologías ágil, scrum, kanban y scrumban se adaptan a los requisitos cambiantes y al intercambio rápido de opiniones.
La metodología en cascada resulta ideal para proyectos secuenciales de alcance fijo.
La metodología lean maximiza el valor al reducir el desperdicio.
Seamos realistas: por lo general, el mismo marco de gestión de proyectos no funciona para todos los tipos de proyectos. No hay dos iguales, lo que significa que el mismo plan de acción para uno podría no funcionar para otro.
Por eso existen diferentes metodologías de gestión de proyectos que puedes seguir según tus necesidades específicas. Tal vez ya conozcas algunas de estas metodologías, pero ¿sabes qué proyectos resultan más adecuados para cada proceso?
Lee esta guía en la que desglosamos las seis metodologías de gestión de proyectos más populares que debes conocer para alcanzar con éxito los objetivos de tu proyecto.
¿Qué es una metodología de gestión de proyectos?
Una metodología de gestión de proyectos es un sistema o técnica que se usa para realizar una tarea o tratar de alcanzar una meta. Existen varias metodologías comunes, cada una con su propio marco estructurado, reglas y principios únicos para guiar a los equipos a través de la planificación y ejecución.
Cada metodología de gestión de proyectos tiene puntos fuertes y débiles únicos. Las personas responsables del proyecto capacitadas eligen el marco de trabajo más adecuado tras analizar detenidamente los requisitos del proyecto, las partes interesadas, el cronograma y la dinámica del equipo.
Cómo elegir la mejor metodología de gestión de proyectos
Seleccionar la metodología de gestión de proyectos adecuada es más importante para el éxito del equipo de lo que piensas. Cuando pongas en marcha tu próximo lanzamiento de proyecto, debes tener en cuenta tus metas, la estructura del equipo y las necesidades de la organización para determinar qué marco de trabajo te permitirá obtener los mejores resultados.
Para encontrar el sistema más apropiado para cada proyecto, primero debes tener en cuenta estos factores:
Presupuesto del proyecto: cuánto dinero se gastará en el proyecto.
Cronograma: para cuándo es el proyecto o cuáles son las fechas límite.
Metas: las metas finales y entregas del proyecto.
Valores: las metas de la organización y los valores que se aplican a este proyecto.
Complejidad y escala: el nivel de habilidad o la cantidad de recursos necesarios para completar el proyecto.
Flexibilidad: la versatilidad o rigidez de las metas finales del proyecto, los cronogramas, las entregas y las expectativas del equipo o las partes interesadas.
Tipo de proyecto y sector: las variables del proyecto y su vinculación con el sector en particular.
Equipo: el tamaño del equipo, los niveles de experiencia, la diversidad de habilidades y los métodos de colaboración y comunicación.
Seis metodologías populares de gestión de proyectos
Conocer los puntos fuertes de las distintas metodologías de gestión de proyectos te permite elegir el enfoque adecuado para tu equipo.
Elegir la metodología de gestión de proyectos más adecuada reducirá el riesgo, mejorará la eficiencia y garantizará resultados de calidad. Todo depende del equipo, los recursos y el tipo de proyecto.
Para facilitar la decisión, aquí tienes un desglose de los seis marcos de trabajo de gestión de proyectos más populares:
Metodología | Enfoque del marco de trabajo | Proyectos recomendados | Equipos para los que es ideal | Artefactos |
Metodología ágil | Adaptativo | Proyectos de sprint colaborativos flexibles, rápidos y cortos | Equipos de desarrollo de software, producto o marketing, y cualquier grupo interdisciplinario | Backlog del producto, backlog de sprint, tablero de tareas e historias de usuario |
Scrum | Adaptativo | Proyectos de desarrollo rápido y continuo | Desarrolladores web, equipos de producto y equipos de software interdisciplinarios | Backlog del producto, backlog de sprint, incremento (trabajo finalizado), tablero de sprints y gráficos de trabajo pendiente |
Kanban | Adaptativo | Visualización del progreso de las tareas y gestión del trabajo continuo | Soporte, operaciones y equipos con un flujo de tareas continuo | Tablero de kanban, tarjetas de Kanban, límites del trabajo en curso (WIP) y políticas de flujo de trabajo |
Scrumban | Híbrida | Proyectos flexibles y de ritmo acelerado con planes estructurados | Equipos que hacen la transición de scrum a kanban o que necesitan tanto estructura como flujo | Tablero de scrumban, tarjetas de scrumban, límites del WIP, backlog y políticas |
Infalible | Adaptativo | Proyectos que hacen más con menos y reducen el desperdicio | Equipos centrados en la eficiencia, startups o grupos de mejora de procesos | Mapa de flujo de valor, tableros de kanban, registros de experimentación y documentación del trabajo estándar |
En cascada | Predictivo | Proyectos a gran escala, enfocados en metas finales y fijos con un alcance bien definido | Equipos en sectores regulados, infraestructura o donde los requisitos son estables y claros | Especificación de los requisitos, plan de proyecto, diagrama de Gantt, documentos de diseño, planes de prueba y documentos de aprobación |
1. Metodología ágil
La metodología ágil es algo más que una metodología: es un conjunto de principios diseñados para la entrega de proyectos rápida, flexible y colaborativa.
Esta metodología es ideal para equipos pequeños. El marco de gestión de proyectos ágil recalca que los ciclos deben ser cortos e iterativos (sprints), la burocracia debe ser mínima y la adaptación rápida al cambio.
Al reducir obstáculos como la documentación y las reuniones excesivas, la metodología ágil preserva la concentración y la capacidad de adaptación de los equipos.
Los marcos de trabajo como scrum y kanban aportan estructura, al tiempo que los comentarios continuos de la clientela y la mejora iterativa garantizan que los proyectos satisfagan las necesidades a medida que estas vayan cambiando. La adaptabilidad de la metodología ágil la convierte en una opción sólida para proyectos dinámicos y colaborativos.
2. Scrum
Si la metodología ágil es un conjunto de principios para el trabajo en equipo rápido y adaptativo, scrum es uno de los marcos de trabajo más utilizados para poner en práctica esos principios.
Scrum es un subconjunto de la metodología ágil que divide los proyectos en iteraciones con plazos fijos llamadas “sprints” o “sprints de scrum”. Estos sprints suelen ejecutarse en ciclos que duran de dos a cuatro semanas.
Esta metodología es ideal para renovaciones de sitios web con un equipo de desarrollo, ya que admite la mejora continua y cambios en las listas de tareas. Plantearse cómo mejorar la trayectoria de tus clientes en el sitio web requiere una iteración continua para mantenerse al día de los cambios en las expectativas de tus clientes y en el panorama digital.
La meta de scrum es desarrollar, compilar, entregar y mantener productos complejos mediante equipos pequeños, colaborativos y sumamente responsables, así como con listas de tareas iterativas.
Hay roles, eventos y artefactos de scrum. Entre los roles se incluyen un propietario del producto, un equipo de desarrollo y un scrum master, mientras que entre los eventos se incluyen los sprints, los scrums diarios o las reuniones rápidas, y entre los artefactos se incluyen el producto y los backlogs de sprint.
Los equipos del proyecto y las partes interesadas desempeñan un rol crucial en scrum. Su participación y comunicación son vitales para que el proyecto salga bien.
La colaboración interdisciplinaria también es esencial en scrum, ya que permite que equipos de diferentes disciplinas trabajen juntos de forma eficiente para que la entrega salga bien.
3. Kanban
De manera similar a scrum, kanban es otra metodología de gestión de proyectos que sigue los principios de la metodología ágil. Kanban es una metodología visual de gestión de proyectos centrada en optimizar los flujos de trabajo y minimizar los cuellos de botella del proyecto.
Kanban también es ideal para proyectos llevados a cabo por equipos pequeños, flexibles y colaborativos, pero requiere un aspecto sumamente visual.
Las tareas se muestran visualmente en persona en forma de notas adhesivas o tableros de kanban que utilizan columnas a medida que se va avanzando. Los tableros de kanban se utilizan para visualizar tareas y flujos de trabajo con tareas que se avanzan desde un backlog por las columnas del tablero.
De este modo, se representan las diversas etapas del proceso desde el backlog, de principio a fin. Con representaciones visuales del trabajo en el backlog, el trabajo en curso y las tareas completadas, este marco es ideal para la mayoría de los proyectos que requieren cambios en varios estados.
También podría ser útil para un proyecto secundario, en concreto, para monitorizar el estado de las tareas a medida que se va avanzando en ellas a lo largo del proceso creativo.
Por ejemplo, el diseño de una página web para la nueva línea de productos requerirá varios pasos y la participación de miembros del equipo creativo. Los tableros de kanban ayudan a los equipos a visualizar y monitorizar el progreso del proyecto a lo largo de su ciclo de vida.
Ver visualmente cómo progresa el proyecto os ayudará al equipo y a ti a ver cómo va avanzando y dónde están los obstáculos.
4. Scrumban
¿Qué sucede cuando combinas la velocidad de scrum con la flexibilidad de kanban? El resultado es scrumban: una metodología híbrida de gestión de proyectos diseñada para ofrecer lo mejor de ambos mundos.
Scrumban combina la planificación en sprints y las revisiones periódicas de scrum con el flujo de trabajo continuo y la gestión de tareas basada en solicitudes de incorporación de cambios de kanban.
En lugar de planificar todas las tareas al inicio de un sprint, este método permite que tu equipo incorpore cambios del nuevo trabajo desde el backlog según lo permita la capacidad. De este modo, los proyectos avanzan con fluidez sin sobrecargar a nadie.
Los límites del trabajo en curso (WIP) de kanban ayudan a prevenir cuellos de botella, al tiempo que las ceremonias de scrum (como las reuniones rápidas y las retrospectivas) aseguran la colaboración y la mejora continuas.
Por lo general, scrumban es ideal para quienes necesitan la estructura de scrum, pero también desean la flexibilidad y claridad visual de Kanban. Si la carga de trabajo de tu equipo es impredecible y se da en un entorno acelerado, este método te permite adaptarte rápidamente a los cambios en las prioridades.
5. Lean
Aquellas organizaciones que deseen transformar la forma de llevar a cabo su actividad deben plantearse la metodología lean.
La gestión de proyectos lean es una metodología centrada en la eficiencia y el valor de la clientela. Su objetivo es aumentar al máximo el valor reduciendo el desperdicio a la mínima expresión.
La mejora de procesos es un principio fundamental de la gestión de proyectos lean. Esta es una manera excelente de producir un trabajo de calidad aumentando al mismo tiempo las eficiencias que minimizan el gasto innecesario, los recursos, el resultado de los equipos o el tiempo.
La metodología lean se creó en la industria manufacturera japonesa para mejorar el control de calidad y eliminar las redundancias que pudieran aumentar el precio o mermar el valor para los clientes en el futuro. El sistema de producción de Toyota es el origen de lean.
Revolucionó la eficiencia de la producción a través de principios como la producción just-in-time y el control basado en la demanda. En la actualidad, los principios lean se usan en muchos sectores para mejorar la eficiencia y eliminar las tareas innecesarias.
Conocida como “las tres M”, la metodología Lean define tres tipos de desperdicio en los proyectos: muda, mura y muri.
Muda consiste en deshacerse del desperdicio o cualquier otra cosa que no aporte valor.
Mura consiste en optimizar los procesos, por lo que si, por ejemplo, un aspecto del proyecto lleva demasiado tiempo, más adelante habrá que llevar a cabo otra tarea con mayor rapidez.
Muri consiste en eliminar obstáculos, como el exceso de reuniones con las partes interesadas.
6. En cascada
También conocida como “gestión de proyectos en cascada”, la metodología en cascada es un marco probado y fiable que existe desde los años 70. Es un enfoque tradicional caracterizado por un proceso lineal y secuencial donde cada fase fluye hacia la siguiente.
La metodología en cascada es ideal para proyectos con un alcance bien definido y cambios mínimos. El método en cascada requiere tener muy clara la meta final y los pasos necesarios para llegar hasta allí.
Este marco gestiona todo el proyecto a través de fases de proyecto definidas, donde cada una depende de que se concluya la anterior. El enfoque más estructurado se suele usar en proyectos de software.
Estos proyectos suelen seguir un proceso secuencial (requisitos, diseño, implementación, verificación y mantenimiento), con poco margen de error o flexibilidad. Este enfoque es ideal para proyectos conocidos que requieren una adaptación mínima.
Deberías plantearte seguir esta metodología en proyectos de marketing a gran escala si ya has llevado a cabo otros parecidos en el pasado. Elige esta opción si tu proceso es hermético y está bien documentado, por lo que no deberías esperar ninguna sorpresa.
Hay que recopilar y analizar todos y cada uno de los requisitos del proyecto y las fechas límite, lo que obliga a llevar a cabo muchas tareas y planificaciones por adelantado.
Es importante identificar las tareas cruciales y las dependencias de las tareas. Una metodología similar (no incluida aquí) es el método del camino crítico (CPM, por sus siglas en inglés), que se usa para determinar la secuencia de tareas esenciales que hay que completar para cumplir con la fecha límite.
Acto seguido, hay que diseñar la estrategia para que cada etapa se lleve a cabo de forma secuencial y cumpla con su fecha límite antes de revisar el plan y ponerlo en práctica.
Para que tu equipo tenga éxito, lo primero es elegir la metodología adecuada para el proyecto
Se podrían mencionar y comentar muchas más metodologías, por lo que elegir la correcta para tu proyecto puede resultar complicado. La idea básica es elegir un sistema que funcione para ti, tu proyecto y tu equipo.
Las metodologías de gestión de proyectos se crearon para ayudarte a obtener los mejores resultados posibles según las circunstancias de tu proyecto. Dedica tiempo a averiguar qué es lo que funciona mejor, haz pruebas y repasa con tu equipo qué funcionó y qué no.
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