O guia completo para gestão de projetos
Faça com que mais projetos atravessem a linha de chegada (com menos estresse)
Buscar tópicos
O que é gestão de projeto? A gestão de projetos é a coordenação de processos, ferramentas, membros da equipe e habilidades para entregar projetos que ultrapassem as metas.
Você e a equipe estão se preparando para superar um grande projeto. É como longas filas de dominós — é muito legal quando funciona, mas bem decepcionante se uma única peça estiver um pouco fora do lugar.
Esses tipos de projetos podem ser assustadores e empolgantes e você pode ficar tentado a começar o mais rápido possível. Você cruza os dedos e espera que tudo entre no eixo como em um passe de mágica? Esfrega a lâmpada e espera que o gênio dê aquela mãozinha?
Seria ótimo se essas coisas existissem (e avisa a gente se descobrir como fazer funcionar!). Mas, na realidade, o segredo para o sucesso dos projetos grandes e complexos é a gestão de projeto eficaz.
Principais membros de uma equipe de projeto
Todo projeto deve começar identificando funções e responsabilidades. Saber qual é seu papel com antecedência garante o sucesso de todos em permanecer no caminho certo e cumprir os prazos do projeto. Possíveis funções de projetos incluem:
- Gerente de projeto: pessoa que supervisiona todo o projeto e é responsável pelo sucesso do projeto.
- Patrocinador do projeto: gerente sênior que defende o projeto e trabalha em estreita colaboração com o gerente de projeto.
- Membro da equipe: pessoas que trabalham com atividade nas tarefas do projeto.
- Fornecedor: pessoas que oferecem bens ou serviços para o projeto.
- Partes interessadas: pessoas que têm interesse no projeto. Podem ser divididas em:
- Principais partes interessadas: pessoas que de fato fazem o trabalho e têm envolvimento ativo no projeto.
- Partes interessadas secundárias: pessoas que podem participar de reuniões e desempenhar papéis menores, mas não são decisores importantes no projeto.
- Partes interessadas afetadas: pessoas que estão envolvidas do projeto, mas não desempenham papel ativo ou não têm muita influência.
- Cliente: pessoa que recebe o projeto final, se o projeto for voltado para um cliente externo em vez de um projeto interno.
O que procurar ao avaliar o software de gestão de projetos
Escolher o software certo de gestão de projetos pode ser complicado. Para garantir que a equipe aproveite ao máximo a ferramenta de gestão de projetos, a gente recomenda que você procure uma solução que ofereça os seguintes recursos:
- Criar uma agenda compartilhada para monitorar os marcos e prazos do projeto
- Compartilhar arquivos e documentos para facilitar o acesso e a colaboração
- Criar listas de tarefas e atribua tarefas aos membros da equipe
- Acompanhar o progresso do projeto e gere relatórios
- Facilitar e simplificar a comunicação entre os membros da equipe e as partes interessadas
- Estimar a duração e o orçamento do projeto
- Permitir que os membros da equipe comentem as tarefas e forneçam feedback
- Gerar lembretes e notificações automatizados
- Configurar templates de projeto para agilizar a criação de projetos
- Gerenciar recursos e cargas de trabalho
- Rastrear itens e riscos
- Gerenciar solicitações de alteração
- Criar relatórios detalhados
- Monitorar o desempenho do projeto
Por que usar o Confluence para gestão de projetos?
O Confluence se destaca como um centro de conhecimento colaborativo para impulsionar a gestão de projetos com milhares de templates, táticas e integrações para máxima flexibilidade e escalabilidade.
Consolide ferramentas e centralize o trabalho
Com o Confluence, você tem conhecimento, tarefas e gestão de projetos combinados com a colaboração em equipe. Incorpore um quadro do Trello para gestão de projetos no estilo Kanban, como o Sprout Social. Ou integre o Confluence com o Jira Work Management para uma abordagem ágil à gestão de projetos, como o Castlight Health. O Jira facilita o planejamento, o rastreamento e a gestão de projetos, enquanto o Confluence aumenta a transparência e centraliza as conversas e recursos relacionados ao projeto.
Escale com o crescimento da equipe e da empresa
Confluence is designed to enable project management for technical teams and business teams, as well as for small businesses, remote teams, and enterprise-scale companies. Scale with unlimited instances to provide organizational autonomy, segregate data for security reasons, or customize environments. Confluence also has the security, compliance, performance, and reliability needed to support enterprises, including guaranteed SLA uptimes; data residency in US, EU, Australia, or Germany; and certifications with GDPR, SOC2, and more.
Preserve e proteja o trabalho e o conhecimento
O que acontece quando colegas de equipe saem da empresa? Como ficam os projetos em que eles estavam trabalhando? O Confluence evita que o trabalho do projeto seja perdido, mesmo que colegas de equipe deixem a empresa. Você pode criar permissões, definir controles e atribuir funções de administradores.
Analise e otimize o desempenho
Não dá para gerenciar algo que não pode ser medido, certo? Junto com o Jira Work Management, você pode acompanhar o progresso, monitorar atividades e gerar relatórios para ajudar a otimizar os processos e fluxos de trabalho do projeto.
A gestão de projetos é o motor que impulsiona a produtividade da equipe. Mas nem todas as soluções de gestão de projetos são criadas da mesma forma. Descubra por que mais de 85.000 empresas usam o Confluence.
Templates de gerenciamento de projeto
Template de persona
O template de Persona ajuda você a criar perfis detalhados de clientes-alvo para marketing e desenvolvimento de produtos, completos com nomes de personas, metas, desafios e fontes de informação.
Template de visualização da experiência do cliente
Use esse template para entender a experiência do cliente com o produto, incluindo emoções e pontos problemáticos.
Template de brainstorming revolucionário
Esse template do Confluence vai ajudar a equipe a gerar novas ideias.
Template DACI
Use este template DACI para esclarecer a função de cada pessoa no processo de tomada de decisões e fazer a escolha certa em menos tempo.
Template de pôster de projetos
Se você não for bom em resumos e apresentações de projetos, experimente usar este template para um mural do projeto.
Principais benefícios da gestão de projetos
1. Melhorar a colaboração
A gente sabe que precisa trabalhar com outras pessoas para atingir as metas, mas uma colaboração eficaz não é fácil para a maioria das pessoas. Existem diferentes estilos de comunicação, diferentes abordagens em relação a organização e muitos outros fatores que dificultam a comunicação.
Softwares de gestão de projetos oferecem às equipes maior visibilidade do trabalho dos colegas, dos prazos definidos, de como as tarefas individuais se encaixam no processo geral do projeto e muito mais. Todos esses aspectos contribuem para o maior benefício de um software de gestão de projetos: colaboração nos projetos melhorada e facilitada.
2. Centralizar a comunicação
Em geral, as equipes encontram dificuldades para se comunicar usando sequências de e-mail desorganizadas, mensagens instantâneas diretas e comentários que se perdem na confusão.
Essa prática é ruim (e uma perda de tempo) para os projetos. Quando os membros da equipe têm muitas fontes para buscar informações, ocorrem mal-entendidos, os prazos são perdidos, tarefas são esquecidas e a confusão só aumenta.
O software de gestão de projetos mantém toda a comunicação, desde cronogramas e atualizações de status até comentários e perguntas, em um só lugar de fácil acesso para todos. Assim, o isolamento é eliminado para que todos possam compartilhar o conhecimento e também gerenciar com eficiência o modo e o local em que o compartilham.
3. Simplificar a gestão de tarefas
Para que os projetos sejam entregues com sucesso, os membros da equipe precisam saber por quais tarefas são responsáveis e quando precisam concluídas.
A falta de clareza nas responsabilidades e no direcionamento indicados pelos gerentes são grandes responsáveis por esse resultado, e trabalhar com vários aplicativos e ferramentas só aumenta o caos.
Se um membro da equipe recebe uma tarefa em uma ferramenta, mas passa a maior parte do tempo em outra plataforma, ele perde essa notificação importante. A gestão dos projetos em um só software elimina esse tipo de problema e também divide os projetos maiores e mais complexos em etapas e itens de ação individuais.
Nesse software você pode atribuir essas tarefas com prazo aos membros corretos da equipe para que fiquem reunidas em um só lugar e as pessoas sejam notificadas sobre novos itens pendentes.
4. Criar uma única fonte de verdade
O software de gestão de projetos vai ser o único repositório de informações relacionadas ao projeto. Documentos, ativos, atualizações, cronogramas, anotações de reunião e todo o material restante devem ser armazenados no software. (Aqui está um template útil de anotações de reunião para fazer um bom acompanhamento!) Assim, tudo fica acessível, organizado e pesquisável. Os membros da equipe podem encontrar o que precisam sem perder um tempo precioso procurando o que interessa.
5. Aumentar a eficiência
Junte todos os benefícios acima e você tenha o melhor benefício de todos: a equipe pode avançar o trabalho com mais rapidez. Com muito mais rapidez.
Com o software de gestão de projetos em vigor, a equipe se comunica bem. Eles sabem o que é esperado e qual é o próximo passo. Eles conseguem localizar as informações necessárias com facilidade.
O trabalho em conjunto entrosado reduz bastante o tempo perdido. O template de gestão de projetos do Jira Work Management ajuda as equipes a iniciarem com mais rapidez usando fluxos de trabalho testados e comprovados, em vez de ter que abrir uma página em branco toda vez que precisarem criar um novo projeto.
Assim, o trabalho fica mais rápido porque a equipe tem os recursos necessários para produzir resultados de alta qualidade a um ritmo impressionante.
6. Acompanhar o progresso
Você não quer entregar qualquer projeto. Você quer entregar um projeto que esteja abaixo do orçamento, respeite o cronograma e cumpra as metas originais.
É fácil perder o controle desses elementos importantes quando você está lotado de trabalho no projeto, o que é perigoso. Se você não ficar de olho nessas limitações e expectativas, vai ter dificuldades para manter o cronograma, para não extrapolar o orçamento e para evitar o desperdício de tempo caso os membros da equipe precisem refazer o trabalho para realinhar o projeto.
O software de gestão de projetos organiza o trabalho para que seja mais fácil acompanhar coisas como os gastos e os prazos. Além disso, você pode gerar relatórios para monitorar o progresso à medida que avança, em vez de perceber tarde demais que você ficou para trás.
Por que usar o Jira Software para gestão de projetos
O Jira Software ajuda as equipes a planejar, rastrear e entregar com sucesso produtos de alta qualidade, apoiados por aplicativos especializados de gestão de projetos para o Jira.
Relatórios centralizados
O Jira reúne todos os dados do projeto, permitindo que você acompanhe com facilidade a conclusão de tarefas, identifique gargalos e tome decisões com confiança.
Atualizações em tempo real
Todos ficam por dentro das atualizações instantâneas do Jira, garantindo reações rápidas e alinhamento consistente do projeto.
Automação sem código
Jira elimina o incômodo com uma simples automação sem código, economizando tempo em tarefas repetitivas e permitindo que você se concentre no que importa.
Gerencie projetos com confiança
Conduza equipes de todos os tamanhos em direção ao sucesso e alcance objetivos com confiança com o Jira Software.