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Usufruir dos benefícios de um software de gestão de projetos

Entregar projetos melhores com muito menos estresse

O software de gestão de projetos é uma plataforma digital que as equipes usam para planejar, executar e monitorar projetos. Quando o software de gestão de projetos é usado da forma correta, ele ajuda a equipe a entregar projetos antecipados e abaixo do orçamento com organização e eficiência.

Relaxe os ombros e tire as mãos do teclado por um minuto. Elimine o caos mental causado pelos projetos e pela longa lista de tarefas pendentes.

Sabemos que é difícil fazer uma pausa quando você está atolado em tarefas, solicitações e notificações. Você está ocupado, estressado e sobrecarregado.

É uma pena que a gente não possa trabalhar por você, mas a gente pode oferecer algo que ajude a avançar. O software de gestão de projetos pode ajudar você e a equipe a organizar o trabalho, eliminar a confusão e concluir projetos de sucesso com muito menos estresse. Você não precisa ser gerente de projeto para dominar o uso do software de gestão de projetos!

O que é o software de gestão de projetos?

O software de gestão de projetos é uma ferramenta digital para planejar, executar e monitorar projetos.

O software de gestão de projetos centraliza todos os recursos e as conversas relacionados ao projeto, para que a equipe possa entregar projetos com eficiência e dentro do orçamento e do cronograma.

Qual é a vantagem para você? Usufruir dos benefícios de um software de gestão de projetos que reduz o estresse

Você não consegue se lembrar do prazo de envio dos gráficos para uma apresentação que vai ocorrer em breve. Está nessa planilha confusa? Não. Lá não está.

Espere... você sabe que um colega de trabalho mencionou esse assunto em uma sequência de e-mails. É este aqui? Uau, há muitos e-mails neste tópico... mas o prazo ainda não está aqui. Talvez você tenha discutido o prazo em uma mensagem instantânea? Espere, você acabou de receber uma mensagem sobre uma solicitação diferente. Acho que você precisa cuidar disso primeiro…

Suspiro. Você sabe que o processo atual para gerenciar projetos não está funcionando, mas sabemos que é uma dor de cabeça só de pensar em implementar outra ferramenta ou plataforma digital.

A fadiga de ferramentas é algo real. Um estudo descobriu que o trabalhador regular usa mais de nove aplicativos para trabalhar e 74% dos entrevistados ficam com mais de cinco aplicativos abertos de uma vez.

Quando você já está ocupado e sobrecarregado, não há tempo nem disposição mental para lidar com mais um software que promete ajudar.

A gente entende. Mas há uma luz no fim do túnel. Deixa a gente convencer você desses benefícios.

1. Melhorar a colaboração

A gente sabe que precisa trabalhar com outras pessoas para atingir as metas, mas uma colaboração eficaz não é fácil para a maioria das pessoas. Em um estudo com mais de 1.400 participantes, 86% dos funcionários e executivos disseram que a falta de colaboração é uma das principais razões para falhas no local de trabalho. Existem diferentes estilos de comunicação, diferentes abordagens em relação a organização e muitos outros fatores que dificultam a comunicação.

O software de gestão de projetos oferece às equipes maior visibilidade do trabalho dos colegas, dos prazos definidos, de como as tarefas individuais se encaixam no processo geral do projeto e muito mais. Todos esses aspectos contribuem para o maior benefício do software de gestão de projetos: melhorar e facilitar a colaboração nos projetos.

2. Centralizar a comunicação

Em geral, as equipes encontram dificuldades para se comunicar usando sequências de e-mail desorganizadas, mensagens instantâneas diretas e comentários que se perdem na confusão.

Essa prática é ruim (e uma perda de tempo) para os projetos. Vários estudos mostram que a comunicação é uma das causas mais comuns e frequentes de falha nos projetos. Quando os membros da equipe têm muitas fontes para buscar informações, ocorrem mal-entendidos, os prazos são perdidos, tarefas são esquecidas e a confusão só aumenta.

O software de gestão de projetos mantém toda a comunicação, desde cronogramas e atualizações de status até comentários e perguntas, em um só lugar de fácil acesso para todos. Assim, o isolamento é eliminado para que todos possam compartilhar o conhecimento e também gerenciar com eficiência o modo e o local em que o compartilham.

3. Simplificar a gestão de tarefas

Para que os projetos sejam entregues com sucesso, os membros da equipe precisam saber por quais tarefas são responsáveis e quando precisam concluídas.

Uma pesquisa da Gallup descobriu que apenas metade dos funcionários sabe o que é esperado deles no trabalho. A falta de clareza nas responsabilidades e no direcionamento indicados pelos gerentes são grandes responsáveis por esse resultado, e trabalhar com vários aplicativos e ferramentas só aumenta o caos.

Se um membro da equipe recebe uma tarefa em uma ferramenta, mas passa a maior parte do tempo em outra plataforma, ele perde essa notificação importante. A gestão dos projetos em um só software elimina esse tipo de problema e também divide os projetos maiores e mais complexos em etapas e itens de ação individuais.

Nesse software você pode atribuir essas tarefas com prazo aos membros corretos da equipe para que fiquem reunidas em um só lugar e as pessoas sejam notificadas sobre novos itens pendentes.

Alvo

4. Criar uma única fonte de verdade

Embora as estimativas variem, o trabalhador regular passa entre 1,8 horas por dia a 2,5 horas por dia pesquisando informações. E quando eles as encontram? Há um risco de que essas informações não sejam as mais recentes e relevantes necessárias, o que causa um desperdício ainda maior de tempo para encontrar as informações certas.

O software de gestão de projetos vai ser o único repositório de informações relacionadas ao projeto. Documentos, ativos, atualizações, cronogramas, anotações de reunião e todo o material restante devem ser armazenados no software. (Aqui está um template útil de anotações de reunião para fazer um bom acompanhamento!) Assim, tudo fica acessível, organizado e pesquisável. Os membros da equipe podem encontrar o que precisam sem perder um tempo precioso procurando o que interessa.

5. Aumentar a eficiência

Junte todos os benefícios acima e você tenha o melhor benefício de todos: a equipe pode avançar o trabalho com mais rapidez. Com muito mais rapidez.

Com o software de gestão de projetos em vigor, a equipe se comunica bem. Eles sabem o que é esperado e qual é o próximo passo. Eles conseguem localizar as informações necessárias com facilidade.

O trabalho em conjunto como uma máquina bem engrenada reduz bastante o tempo perdido. Na verdade, uma pesquisa da Deloitte descobriu que as equipes trabalham em média com uma rapidez 15% maior quando colaboram. Os projetos não demoram mais porque a equipe está equipada com os recursos necessários para trabalhar com alta qualidade a um ritmo impressionante.

6. Acompanhar o progresso

Você não quer entregar qualquer projeto. Você quer entregar um projeto que esteja abaixo do orçamento, respeite o cronograma e cumpra as metas originais.

É fácil perder o controle desses elementos importantes quando você está lotado de trabalho no projeto, o que é perigoso. Se você não ficar de olho nessas limitações e expectativas, vai ter dificuldades para manter o cronograma, para não extrapolar o orçamento e para evitar o desperdício de tempo caso os membros da equipe precisem refazer o trabalho para realinhar o projeto.

Uau! Não é de se admirar que apenas 2,5% das empresas concluam projetos com sucesso. Uma pesquisa separada da Geneca descobriu que 80% dos entrevistados gastam metade do tempo com retrabalho.

O software de gestão de projetos organiza o trabalho para que seja mais fácil acompanhar coisas como os gastos e os prazos. Além disso, você pode gerar relatórios para monitorar o progresso à medida que avança, em vez de perceber tarde demais que você ficou para trás.

Respire e deixe que o software de gestão de projetos ajude você

Talvez seja difícil de aceitar, mas você sabe que é verdade: essa maneira atual de lidar com os projetos não está funcionando. Claro, você consegue concluir os projetos (em algum momento…), mas não pode considerar que sejam processos simplificados ou sem estresse.

Você não está sozinho, e é por esse motivo que a popularidade do software de gestão de projetos continua a aumentar. Na verdade, 77% dos projetos de alto desempenho usam esse tipo de software para colher todos os benefícios que a gente acabou de descrever.

Se você quer aproveitar o software de gestão de projetos para ajudar você e a equipe, faça o seguinte:

  • Fomente as opiniões da equipe: para que o software faça a diferença, ele precisa ser usado. Envolva os membros da equipe no processo de testar avaliações gratuitas e avaliar diferentes recursos para que eles se sintam envolvidos no processo e confiantes no produto final. Além disso, você vai coletar informações preciosas.
  • Ofereça um treinamento adequado: mesmo quando o software é bastante intuitivo, é sempre difícil começar. Ofereça tutoriais, recursos e outras oportunidades de treinamento para que as pessoas saibam como usar a ferramenta da forma correta.
  • Mantenha lá todas as informações relacionadas ao projeto: pode demorar um pouco para se acostumar (e exigir alguns lembretes práticos), mas o software não funciona bem quando contém apenas algumas informações do projeto. As pessoas ainda vão precisam buscar, pesquisar e procurar o que precisam em diferentes aplicativos. Para garantir o melhor compartilhamento de conhecimentos possível, você precisa de tudo em um só lugar.

Abandone as planilhas confusas e as intermináveis sequências de e-mail para entregar projetos de sucesso sem todo esse estresse e confusão. Quando você se acostumar com o software de gestão de projetos, vai se perguntar como conseguia viver sem ele.

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