What is workload management? Strategies to improve productivity

ワークロード管理とは、チーム メンバー間でタスクが均等に配分され、期限が達成可能で、リソースが効率的に使用されるように、複数のチーム全体で作業を計画、配分、追跡するプロセスです。

理想的には、誰も作業量が過少であったり、過剰であったり、依存関係の相手の作業が完了するのを待ったりすることがない状態です。適切に実行されると、ワークロード管理はチームの効果的な優先順位付け、ボトルネックの予測、プロジェクト スコープの維持に役立ちます。

たとえば、ソフトウェア開発チームが製品リリースの準備をしている場合、プロジェクト マネージャーはワークロード管理ツールを使用してスケジュールを確認し、各チーム メンバーのタスク負荷を評価できます。1 人の開発者が過負荷状態にある一方で、別の開発者にはまだ余裕があることに気付く場合があります。

マネージャーはプロジェクト タイムラインを維持しながらタスクを再配分できます。

ワークロード管理とリソース管理は、運用を継続する上で相互に補完し合っています。リソース計画では、適切な人材とツールを集めることが必要であり、ワークロードに対応する前に整備しておく必要があります。

• ワークロード管理は、タスクの「割り当て方法」を扱い、タスクに優先順位を付け、プロジェクトのゴールと一致させます。

• リソース管理は、作業の実行に必要な「もの」に焦点を当てます。これには、スタッフ、予算、資材が含まれ、組織のニーズを満たすためにそれらが適切に割り当てられるようにします。

実際、ワークロード管理は、適切な実行のためにリソース管理ツールによって参照される戦術的なレイヤーです。この 2 つのコンセプトが組み合わさることで、計画、実行、最適化の継続的なループが形成されます。

ワークロードを効果的に管理するチームは、より高い生産性、より大きなエンゲージメント、より良い結果を達成します。2024 年の Gallup によるメタ分析の調査では、エンゲージメントの高いチームは収益性が 23% 向上するという過去の報告が裏付けられました。

さらに、他の Gallup のリソースでも述べられているように、過剰なワークロードはエンゲージメントを阻害する主な要因です。適切なワークロード管理が重要な理由は次のとおりです。

• 燃え尽き症候群の予防: ワークロードのバランスを保つことで、マネージャーは慢性的なストレスや疲労を予防できます。

• 生産性の向上: タスクの優先順位が明確になると、チームは集中して、より迅速に達成できます。

• 透明性の向上: 視覚的なワークロードの共有により、コラボレーションと説明責任が強化されます。

• 定着率の向上: サポートされ、公平に扱われていると感じる従業員は、定着する可能性が高くなります。

では、そもそもワークロードが偏る原因は何でしょうか。

これは通常、徐々に発生します。緊急のリクエストがいくつかあったり、重点が変化したりすることで、最終的にキャパシティと需要のバランスが崩れてしまいます。チームはキャパシティ以上のタスクを引き受けるようになり、期限が重複し始めます。

このようにして生じる一般的なワークロードの不均衡と、その解決方法を紹介します。

1. 過剰な割り当てと燃え尽き症候群

• 課題: キャパシティの上限が不明確なため、チーム メンバーに作業を過剰に割り当ててしまう。

• 解決策: キャパシティ プランニング ツールを使用してワークロードを視覚化し、1 人あたりの上限しきい値を設定します。たとえば、ワークフロー管理ツールにはワークロード円グラフやリソース割り当てレポートなどのオプションがあり、負荷分散の概要を完全な透明性で表示できます。

2. 優先順位の変更

• 課題: 日々プロジェクトが進化して、優先順位が変わる可能性がある。

• 解決策: スケジュールに柔軟性をもたせます。スプリント計画とバックログ リファインメント セッションを使用して、優先順位の変更に応じてリソースを再割り当てします。

3. 同期していない更新

• 課題: 進捗をリアルタイムで明確に評価できないので、手遅れになるまでボトルネックに気付かない。

• 解決策: Jira にダッシュボードを実装して、ワークロード、進捗、期限を監視します。視覚的なレポートにより、チームはより効果的に自己管理できます。

ワークロード管理では、考え方と手法が重要です。まずは、適切な意図です。つまり、持続可能なパフォーマンスに対する意識を高めることと、それを目指すことです。これを、構造化された計画、定期的なレビュー、そして自動化のスマートな活用と組み合わせます。

以下は、Jira の組み込みツールでサポートされる 10 の実行可能な戦略です。これらは、チームの生産性とバランスの維持に役立ちます。

1. チームの空き状況、スキル、ワークロードを評価する

まず、チームのキャパシティとスキル セットをマッピングします。これらは、現実的な計画を作成するための基礎となる要素です。これにより、誰に空きがあり、誰が特定のタスクに最も適しているかを把握します。

Jira のキャパシティ プランニング ビューやシンプルな Confluence テーブルなどのツールは、ワークロードの視覚化に役立ちます。スキル マッピングと組み合わせることで、スケジュールだけでなく強みに合わせてタスクを調整できます。

ヒント: Confluence のキャパシティ データを Jira ダッシュボードに統合して、時間と専門知識の割り当てを 1 か所で追跡できます。

2. データを活用してタスクに優先順位を付ける

期限だけでは、各タスクの目的や価値を反映できません。RICE (Reach (リーチ)、Impact (インパクト)、Confidence (信頼度)、Effort (労力)) や MoSCoW (Must (必須)、Should (推奨)、Could (可能)、Won't (先送り)) などのフレームワークは、期待される測定可能な影響に基づいて作業を評価するのに役立ちます。

Jira の AI を活用した優先順位付けツールでは、ビジネス上の期待事項や他の依存関係との関連性に基づいて、アクティビティを自動的にスコア付けしたり並べ替えたりできます。これにより、タスク計画から主観的な好みが排除され、成果により重点が置かれます。

3. タスクの負荷が過剰にならないよう、チームのバックログを定期的に管理する

バックログ管理ツールを使用して、作業負荷を対応可能な量に保ちましょう。チームが雑然とした状態に圧倒されないよう、定期的にバックログ グルーミング (またはリファインメント) を行って、古くなったタスクや重複したタスクを確認して削除しましょう。

Jira のバックログ ビューでは、タスクが優先順位とスプリントに基づいて自動的に整理されます。また、必要に応じてタスクをドラッグ アンド ドロップして手動で整理することもできます。スプリント、チーム キャパシティ、担当者でフィルタリングし、リアルタイムのコンテキストと現場の知識に基づいて戦略的にワークロードを調整できます。

4. スキル セットに基づいて作業を公平に分散する

ステップ 1 のインサイトを使用して、作業を正しく割り当てましょう。Jira のワークロード分散レポートやリソース割り当てを使用すると、不均衡を早期に特定し、空き状況や専門知識に基づいてタスクを再割り当てできます。

これにより、透明性の高いコミュニケーションを通じてリアルタイム データに基づく公平性が促進され、全員が持続可能なペースまたはキャパシティで作業できるようになります。

5. 視覚的なダッシュボードを使用してワークロードとプロジェクトの進捗を追跡する

視覚的なダッシュボードにより、チームはプロジェクトの健全性を一目で確認できます。説明責任が強化され、曖昧さが減り、レポート作成が簡素化されます。

Jira のダッシュボードでは、課題数やバーンダウン チャートからワークロード ヒート マップまで、あらゆる情報を表示できます。チームのふりかえりに特に効果的で、どこに労力が費やされているかを特定し、今後それを最適化する方法を見つけるのに役立ちます。

6. 反復的なタスクや価値の低いタスクを自動化する

自動化は、時間を節約できる最もシンプルな方法の 1 つです。課題のステータス更新やリマインダーの送信など、繰り返し発生する管理作業を特定し、自動実行するように設定しましょう。

Jira の AI による作業分解や AI による作業作成機能をトリガーして、サブタスクを生成したり、課題説明の下書きを作成したりできます。また、次のステップを提案することもできます。自動化により戦略的な作業の時間を確保できるだけでなく、反復的な手順が毎回同じ方法で実行されるため、複数のチームやプロジェクト全体で一貫性を保つことができます。

7. 定期的なワークロード レビューとフィードバック ループを組み込む

ワークロード、優先順位、ブロッカーについて話し合うための定期的なチェックインを設定しましょう。チームのリズムに応じた、短い週次スタンドアップや月次ふりかえりなどです。

オープンな対話を促進する: 何がうまくいっているか、何がうまくいっていないか、どこでサポートが必要か、そのサポートはどのようなものであるべきかを尋ねます。時間が経つにつれて、このような会話により信頼関係が構築され、ワークロードの調整を協力して管理しやすくなります。

8. 優先順位の変更に柔軟に対応できるよう備える

アジャイル環境では、変更は避けられません。優先順位、顧客のニーズ、市場状況は、静的な計画が予測よりもはるかに速く進化します。スプリント サイクルにバッファ時間を組み込み、予測分析を使用してワークロードの急増を予測することで、これに備えます。

たとえば、Jira の Advanced Roadmaps では「what-if」シナリオをモデル化でき、課題が発生したり混乱を招いたりする前に、マネージャーがワークロードを調整できます。また、課題を作成して役立つ背景情報と共にバックログに追加することも簡単で、チームが作業の内容と優先順位を理解できるようになります。

9. 成果とバランスを測定するメトリックを追跡する

ワークロード管理を改善するには、適切なデータの可視性が必要です。主要なメトリックには以下が含まれます。

• サイクル期間: タスクの開始から完了までにかかる時間。

• スループット: 期間あたりの完了したタスクの数。

• 稼働率: 生産的で付加価値のある作業に費やした時間の割合。

Jira のダッシュボード分析やカスタム Confluence レポートでこれらの結果をマッピングし、傾向を特定することで、チームのパフォーマンスが健全で持続可能な状態を維持しているかどうかを確認できます。

10. 持続可能なパフォーマンスを重視する文化を育成する

最後に、ワークロード管理の考え方を浸透させるために、リーダーは透明性、コミュニケーション、個人のキャパシティの尊重という価値観を推進する必要があります。

ふりかえりは、従業員がワークロードのバランスを管理することの価値についてふりかえる良い機会です。これにより、慎重な計画と適切な作業配分が全員にとってメリットをもたらすことを確認できます。

同時に、燃え尽き症候群が発生した場合には、それがボトルネックや能力の限界によるものかどうかを確認できます。そして、これらの分析に時間を割くことで、マネージャーは従業員の最善の利益を心に留めていることを示します。

ワークロード管理テンプレートを使用すると、上記のベスト プラクティスを標準化された反復可能な方法で実行でき、毎回最良の結果を得ることができます。

Jira エコシステム内には、あらゆる規模のチームの計画、追跡、最適化を簡素化する 3 つの専用テンプレートがあります。

1. Jira のスプリント バックログ テンプレート

スプリント バックログ テンプレートはアジャイル チームに最適です。スプリントの作業を整理し、課題に優先順位を付け、進捗を視覚化するのに役立ちます。プロジェクト バックログと標準タスクは担当者や優先順位でフィルタリングできるため、誰が何に取り組んでいるか、ワークロードがバランス良く配分されているかを明確に把握できます。

次のユーザーに最適: タスクとワークロードをスプリント レベルで視覚化する必要のあるスクラム チーム。

2. Jira のトップレベル計画テンプレート

複数のプロジェクト全体のワークロード配分を管理する際、トップレベル テンプレートが包括的な概要を提供します。マネージャーは、プロジェクト間の重複や混乱を避けながら、全体的な進捗を追跡し、リソースのバランスをとり、リスクを早期に特定できます。

次のユーザーに最適: 複数のプロジェクトを同時に調整するプログラム マネージャーまたはポートフォリオ マネージャー。

3. Jira のタスク追跡テンプレート

タスク追跡テンプレートは、ハイブリッド チームや部門横断型チームに最適です。責任者、進捗、依存関係を明確に定義する必要がある場合に、個々のワークロードを詳細に視覚化できます。すべてのメンバーが進行中の作業と責任者を把握できるため、正確な計画立案と、複雑なチーム構造全体でのスムーズな調整が促進されます。

次のユーザーに最適: タスクの進捗、責任の所在、ブロッカーに関する透明性とリアルタイムのインサイトを求めるチーム。

ワークロード管理という言葉は、しばしばネガティブな意味合いを持つマイクロマネジメントのように聞こえるかもしれません。しかし、本質的には、明確性、バランス、継続的改善からチーム メンバーがどのようなメリットを得られるかを示す方法です。

自分の担当作業、時間の使い方、そして作業がより大きなゴールにどのように関連しているかが見えるようになると、自然とパフォーマンスが向上します。

Jira を使用することで、チームはキャパシティと進捗を可視化し、反復的な作業を自動化し、より適切な意思決定を導く分析を実行できます。Jira と Confluence を組み合わせると、チームはドキュメントの一元化、レポートの共有、シームレスなコラボレーションの方法を学び、より良い計画と実行を通じて確実な成果を生み出すための連携したエコシステムを構築できます。

スプリント バックログ テンプレート (無料) の使用