Czym jest cykl życia zarządzania zasobami?

Niezależnie od tego, czy jest to laptop, dźwig czy serwer w chmurze, wszystkie zasoby przechodzą przez pięć etapów cyklu życia zarządzania zasobami: planowanie, pozyskiwanie, użytkowanie, obsługę techniczną i usuwanie.

Proaktywne zarządzanie pomaga identyfikować potencjalne zagrożenia i awarie, umożliwiając terminowe interwencje i minimalizując zakłócenia. Dokładne dane dotyczące zasobów i analizy wydajności umożliwiają poprawę planowania, inwestycji i alokacji zasobów, ułatwiając podejmowanie strategicznych decyzji.

W tym artykule szczegółowo przedstawiono działania i cele na każdym etapie cyklu życia zarządzania zasobami. Omówiono również kluczowe strategie, najlepsze praktyki i narzędzia do efektywnego zarządzania zasobami.

Zrozumienie cyklu życia zarządzania zasobami

W miarę upływu czasu zasoby biznesowe przechodzą przez pięć kluczowych etapów. Menedżerowie zasobów stosują różne podejścia, aby zmaksymalizować wartość zasobów na każdym etapie.

Przykładowo na etapie planowania informatyk odpowiedzialny za integrację sztucznej inteligencji z firmowym procesem sprzedaży identyfikuje pewne cechy oraz możliwości integracji idealnego oprogramowania sprzedażowego. Następnie, w fazie pozyskiwania, następuje analiza dostawców i pozyskanie zasobów. Faza użytkowania obejmuje szkolenia pracowników sprzedaży z zakresu najlepszego wykorzystania tych narzędzi opartych na sztucznej inteligencji.

Kiedy menedżer zasobów wie, na którym etapie znajduje się zasób, wie też, które działania zmaksymalizują zwrot i zminimalizują koszty.

Cykl życia składa się z pięciu kolejnych etapów:

1. Planowanie: zidentyfikuj potrzeby zasobu, utwórz budżet i opracuj plan ograniczania ryzyka.

2. Pozyskiwanie: stwórz krótką listę dostawców, wynegocjuj umowy, uzyskaj zgodę oraz zakup i wdróż zasób.

3. Użytkowanie: zarządzaj wydajnością zasobu, przeszkol personel i monitoruj zgodność z przepisami.

4. Obsługa techniczna: przeprowadzaj inspekcje, śledź zgłoszenia i wprowadź plan cyklicznej obsługi technicznej.

5. Usuwanie: wyrzuć, poddaj recyklingowi lub sprzedaj swój zasób albo zmień jego przeznaczenie.

Holistyczne podejście do zarządzania zasobami ma kluczowe znaczenie dla sukcesu biznesowego.

Weźmy na przykład wdrożenie laptopów w całej firmie. Wąskie podejście może oznaczać skupienie się wyłącznie na zakupie i dystrybucji nowych laptopów. Jednak holistyczna metoda zarządzania zasobami uwzględniłaby szkolenia użytkowników, cyberbezpieczeństwo, procedury naprawcze, integrację sieci i inne aspekty projektu. Przyjmując kompleksowe, długoterminowe spojrzenie, informatyk uniknie problemów ze zgodnością, niskiej akceptacji użytkowników i innych kosztownych przeoczeń spowodowanych nadmiernym skupieniem się na kosztach i funkcjach.

Należy też zwrócić uwagę na różnicę między konfiguracją a zarządzaniem zasobami, ponieważ te terminy są często mylone.

Konfiguracja i zarządzanie zasobami dotyczą różnych aspektów administracji serwerami w chmurze — konfiguracja zajmuje się utrzymaniem statusu operacyjnego, funkcjonalności i dostępności serwera. Natomiast zarządzanie zasobami dotyczy śledzenia wartości finansowej serwera, szczegółów dotyczących własności, zgodności licencyjnej i całego cyklu życia.

Korzyści z zarządzania cyklem życia zasobu

Wśród innych korzyści można wymienić skrupulatne zarządzanie zasobami, które ogranicza straty organizacyjne, obniżając koszty, głównie przez zapewnienie wglądu w stan, wykorzystanie i wydajność zasobów.

Aby to zilustrować, wyobraźmy sobie dział IT wykorzystujący platformę zarządzania zasobami IT do śledzenia licencji na oprogramowanie w całej firmie. W ten sposób można by znaleźć wiele sposobów na zaoszczędzenie pieniędzy lub lepszą alokację zasobów.

Może się okazać, że 30% zakupionych licencji jest nieużywanych. Dzięki tym danym dotyczącym użytkowania można ponownie przypisać licencje lub renegocjować ceny ze sprzedawcą. Może to przynieść oszczędności liczone w tysiącach, które można ponownie zainwestować w inne elementy infrastruktury IT.

Oto kilka innych kluczowych korzyści, których możesz się spodziewać:

• Wyższa wydajność zasobów: gromadzenie i analiza danych o zasobach pomaga określić sposoby poprawy ich wydajności. Obsługa techniczna zasobu sprawia, że działa on efektywnie, co oznacza mniej problemów, które ograniczają produktywność, w tym skrócenie przestojów i rzadsze naprawy.

• Wydłużona żywotność zasobów: kupując wysokiej jakości zasób oraz monitorując i go przez cały cykl życia, zwiększysz jego trwałość i w dłuższej perspektywie zaoszczędzisz pieniądze.

• Ograniczanie ryzyka: podczas fazy planowania zidentyfikujesz potencjalne problemy i opracujesz plany, które zmniejszą prawdopodobieństwo ich wystąpienia.

• Zgodność z przepisami: śledzenie stanu zasobów i znajomość środowiska regulacyjnego umożliwi Ci przestrzeganie przepisów i unikanie grzywien. Ponadto dzięki rozwiązaniu do śledzenia zarządzania zasobami, licencje i inne informacje będą przechowywane bezpiecznie na wypadek audytu.

W obszarze IT firmy mogą zaoszczędzić znaczne kwoty dzięki prostym dodatkom do procesu zarządzania zasobami.

Przykładowo według raportu State of ITAM z 2024 r. firmy korzystające ze śledzenia licencji na oprogramowanie w ramach zarządzania zasobami oprogramowania (SAM) odnotowały o 12% mniej szacunkowych odpadów w przypadku oprogramowania centrum danych niż firmy, które tylko wykonywały kroki w odpowiedzi na audyt i podstawowe praktyki SAM.

Poważne traktowanie zarządzania cyklem życia zasobów pozwala cieszyć się korzyściami płynącymi z ich niezawodności i wydajności, pomagając jednocześnie obniżyć koszty i zwiększyć produktywność.

Etapy cyklu życia zarządzania zasobami

Pięć etapów cyklu życia zarządzania zasobami obejmuje planowanie, pozyskiwanie, użytkowanie, obsługę techniczną i usuwanie. Oto przegląd głównych działań i celów każdego etapu, który pomoże Ci w pełni wykorzystać Twoje zasoby.

Planowanie

W fazie planowania menedżerowie zasobów tworzą plan pozyskania. Przedstawia on wymagania dotyczące wydajności, potencjalne zagrożenia, zwrot z inwestycji, budżet i kryteria sukcesu. Może również zawierać wskazówki dotyczące oceny dostawców. Poniżej znajdują się najważniejsze części Twojego planu:

• Analiza zapotrzebowania: określ swoje potrzeby z zakresu wydajności, aby zapewnić zgodność z celami biznesowymi. Zaangażuj w ten proces wszystkich interesariuszy.

• Zarządzanie ryzykiem: określ potencjalne zagrożenia i opracuj strategie ich ograniczania. W analizie cyklu życia ITAM mogą to być zmiany w środowisku regulacyjnym lub cyberatak.

• Analiza kosztów i korzyści: porównaj szacunkowe korzyści i koszty zasobu, aby uzyskać jasny obraz przewidywanego zwrotu z inwestycji.

• Budżetowanie: przygotuj budżet na początkowy zakup oraz bieżące użytkowanie i obsługę techniczną zasobu.

• Kryteria sukcesu: opracuj wskaźniki KPI, które pomogą Ci zmierzyć sukces Twojego zasobu i znaleźć obszary do poprawy.

• Kryteria oceny: określ, jakich cech, funkcji i usług wymaga Twój zasób, aby osiągnąć cele dotyczące wydajności określone w analizie zapotrzebowania.

Jeśli zastępujesz stary zasób nowym, wydajność poprzedniego zasobu wpłynie również na decyzję dotyczącą tego, co stanowi zasób wysokiej jakości.

Jeśli poświęcisz czas na odpowiednie zaplanowanie, przeprowadzenie krytycznych analiz i zaangażowanie kluczowych interesariuszy, od finansów po operacje IT, zwiększysz prawdopodobieństwo, że Twój zasób zmieści się w budżecie i spełni Twoje standardy.

Pozyskiwanie

Po etapie planowania menedżerowie zasobów rozpoczynają proces pozyskiwania, podczas którego pozyskują i wdrażają zasób. Oto etapy procesu pozyskiwania:

1. Analiza i tworzenie krótkiej listy dostawców. Zbadaj rynek i znajdź 2–3 dostawców, od których możesz uzyskać ceny. Weź pod uwagę koszt dostawcy oraz dostawę, jakość, niezawodność, wsparcie, skalowalność i kompatybilność z systemami. Warto się też zastanowić nad potencjalnymi trasami przyszłych uaktualnień.

2. Negocjowanie umów. Poproś dostawców z krótkiej listy o umowy i negocjuj każdą z nich, aż osiągniecie idealne porozumienie. Szukaj rozszerzonych gwarancji, rabatów za wolumen użytkowania i umów dotyczących poziomu usług. Weź po uwagę różnicę między leasingiem a zakupem zasobów.

3. Otrzymanie zatwierdzenia. Uzyskaj zielone światło od decydentów wewnętrznych i kup zasób.

4. Wdrożenie zasobu: zainstaluj, skonfiguruj lub wdróż zasób. W zależności od zasobu możesz otrzymać pomoc od dostawcy w tym procesie.

Uwzględnij swój budżet, potrzeby i obecne systemy. Przykładowo nowe zasoby IT powinny się integrować z obecnym pakietem technologii, aby zapewnić płynne przesyłanie danych między systemami.

Ponadto, jeśli w firmie obowiązują określone standardy dotyczące bezpieczeństwa, zrównoważonego rozwoju lub innych obszarów, upewnij się, że zasób je spełnia. Jeśli na przykład jakaś firma szczyci się poszanowaniem prywatności danych, nowe oprogramowanie do analizy sprzedaży powinno być zgodne z przepisami o ochronie prywatności danych, takimi jak RODO.

Operacja

Zwroty z inwestycji najpierw widać w fazie użytkowania cyklu życia zarządzania zasobami. To tutaj Twój zasób spełnia swoją funkcję.

Menedżerowie zasobów powinni wspierać wyniki zasobów za pomocą stałego nadzoru, szkoleń personelu i monitorowania zgodności z przepisami. Poniżej znajdują się typowe czynności w fazie użytkowania:

• Zarządzanie wydajnością: śledź wskaźniki wydajności zasobów, takie jak czas pracy i procent nieplanowanych przerw technicznych. Analizuj dane, aby wykryć obszary do poprawy. Wprowadzaj poprawki, aby zoptymalizować wydajność.

• Szkolenia i wsparcie: upewnij się, że pracownicy wiedzą, jak bezpiecznie i efektywnie korzystać z zasobu, oraz zapewnij im stałe wsparcie techniczne.

• Monitorowanie zgodności: upewnij się, że Twój zasób spełnia kryteria w zakresie zrównoważonego rozwoju i jest zgodny z przepisami rządowymi dotyczącymi danych, ochrony prywatności i bezpieczeństwa.

Czas trwania tej fazy zależy od zasobu. Podczas gdy laptop zwykle działa wydajnie przez 3–5 lat, rozdzielnica zazwyczaj wystarcza na około 15–30 lat. Regularnie aktualizowane zasoby oprogramowania mogą wystarczyć na tak długo, jak długo będzie funkcjonować Twoja firma (jeśli to rozwiązanie lokalne) lub dostawca (jeśli to rozwiązanie SaaS).

Obsługa

Plan rutynowej obsługi technicznej ma kluczowe znaczenie dla efektywnego działania zasobów. Na tym etapie menedżerowie zasobów monitorują wskaźniki stanu, takie jak odczyty drgań, anomalie operacyjne, dane dotyczące temperatury lub pomiary zużycia energii, aby nadać kształt obsłudze technicznej zasobów.

Istnieją trzy różne rodzaje obsługi technicznej związane z zarządzaniem zasobami:

• Prewencyjna: ten rodzaj obsługi technicznej pomaga zapobiegać przyszłym awariom i problemom. Przykłady obejmują wymianę części, oczyszczenie bazy danych lub zapobiegawczą naprawę starego sprzętu. Aby ujednolicić proces, wiele firm korzysta z list kontrolnych prewencyjnej obsługi technicznej.

• Predykcyjna: ta strategia obsługi technicznej wykorzystuje dane w czasie rzeczywistym, aby przewidzieć, kiedy sprzęt prawdopodobnie ulegnie awarii. Pozwala to go naprawić lub zaktualizować, zanim wystąpi usterka.

• Naprawcza: jest to reaktywna forma obsługi technicznej, która ma miejsce, gdy zasób ulegnie awarii — np. naprawa lekko uszkodzonego ekranu laptopa.

Podstawowym elementem każdego planu obsługi technicznej są powtarzające się inspekcje.

To wtedy sprawdza się zasoby pod kątem defektów, błędów lub innych problemów. Jeśli zauważysz problem, możesz go naprawić wcześnie, zanim się rozwinie i spowoduje przestój lub nieodwracalne uszkodzenie danego zasobu i sąsiednich zasobów — np. wyciek z kotła wodnego zalewający piwnicę budynku.

Twój plan powinien również zawierać harmonogram prewencyjnej obsługi technicznej. W zależności od zasobu rutynowy harmonogram może być oparty na czasie, wskaźnikach lub warunkach.

Każdą przeprowadzoną obsługę techniczną należy udokumentować, aby zawsze wiedzieć, co się stało. Zapewnia to również dokładne dane do analizy wydajności zasobów i przygotowuje Cię do ewentualnych audytów.

Niezależnie od struktury planu obsługi technicznej, zwiększy ona trwałość zasobu oraz pomoże uniknąć kosztownych napraw i nieefektywności operacyjnej.

Usunięcie

Gdy zasób przestaje działać zgodnie z potrzebami firmy, a jego naprawa staje się nieopłacalna, menedżerowie zasobów go usuwają. Mogą to zrobić na różne sposoby:

• Sprzedaż: znajdź kupującego i zarób środki na zamortyzowany zasób. To powszechne postępowanie, gdy działający zasób nie zaspokaja już potrzeb firmy. Czasami robi się to w celu zwiększenia przepływu gotówkowego.

• Zmiana przeznaczenia: wykorzystaj zasób do nowego celu, np. przekształcając budynek komercyjny w kompleks mieszkalny.

• Recykling: usuń zasób w sposób, który pozwala na przekształcenie go w coś wartościowego.

• Wyrzucenie: wyrzuć zasób w sposób odpowiedzialny i bezpieczny oraz z poszanowaniem środowiska.

Niektóre zasoby, takie jak sprzęt informatyczny, będą musiały zostać poddane procesowi wycofania z eksploatacji. Wiąże się to z wycofaniem usługi w bezpieczny sposób, który ogranicza narażenie bezpieczeństwa danych. Przykładowo gdy menedżerowie IT zamykają oprogramowanie lokalne, oczyszczają swoje dane oraz usuwają wszystkie informacje umożliwiające identyfikację, aby chronić dane klientów i zastosować się do najlepszych praktyk z zakresu usuwania zasobów IT (ITAD).

Szczególna troska ma obecnie fundamentalne znaczenie, ponieważ naruszenia danych stają się coraz częstsze. W 2024 roku globalny koszt naruszeń danych wyniósł 4,88 miliona, był najwyższy w historii i o 10% wyższy niż w roku ubiegłym (IBM).

Dla wielu menedżerów zasobów ważne są również koszty środowiskowe. Właściwe usuwanie zasobów zgodnie z regulacjami rządowymi zminimalizuje ich ślad węglowy i zapewni ich zgodność z prawem.

Aby usunąć swoje zasoby w sposób odpowiedzialny, należy wziąć pod uwagę następujące czynniki:

• Jakie występuje narażenie bezpieczeństwa danych?

• Jakie są koszty emisji związane z transportem i usunięciem tego zasobu?

• Czy zasób zawiera ograniczone metale lub materiały (np. lit w baterii)?

• Jak bardzo można zmniejszyć emisję gazów cieplarnianych przez odnowienie i sprzedanie zasobu?

• Czy ta metoda jest zgodna z celami naszej firmy z zakresu zrównoważonego rozwoju?

Po usunięciu zasobu — lub jeszcze lepiej kilka miesięcy przed jego wycofaniem — zacznij planować nabycie zasobu zastępczego, rozpoczynając w ten sposób nowy cykl życia.

Usprawniony i zgodny z przepisami proces usuwania zapewnia sukces nowemu zasobowi, zapobiegając grzywnom, wyciekom danych i innym drażniącym przypadkom marnowania czasu.

Strategie efektywnego zarządzania zasobami

Tworzenie skutecznego planu zarządzania zasobami może wydawać się zniechęcające, ale nie musi takie być.

Zacznij od jasnego określenia jego celów:

• Chcesz poprawić trwałość swoich zasobów?

• Czy istnieje jakiś konkretny rodzaj zasobu o niskiej wydajności, który chcesz naprawić?

• Czy masz trudności ze śledzeniem stanu zasobów?

Zdecyduj, co chcesz poprawić w swoich zasobach biznesowych, i ustal 1–3 ogólne cele zespołu zarządzającego zasobami. Niezależnie od celów określ, jakie zasoby musisz śledzić. Może to być wszystko, od sprzętu i oprogramowania po usługi w chmurze.

Następnie wdróż system inwentaryzacji, aby prowadzić szczegółowy rejestr każdego zasobu, w tym dat zakupu, licencji, dat odnowienia oprogramowania, gwarancji, użytkowania i harmonogramów obsługi technicznej.

Wgląd w każdy aspekt zasobów zapobiega przekraczaniu terminów, pomijaniu inspekcji i obsługi technicznej. Umożliwia również podejmowanie decyzji opartych na dowodach na każdym etapie cyklu życia zasobu.

Wiele firm korzysta z oprogramowania ITSM do automatyzacji rutynowych zadań, takich jak śledzenie zasobów, monitorowanie wzorców użytkowania, zarządzanie incydentami lub generowanie raportów o wydajności zasobów. Narzędzia te oszczędzają czas i zmniejszają ryzyko ludzkich błędów, dzięki czemu zarządzanie zasobami jest bardziej spójne.

Strategia zarządzania zasobami powinna również obejmować środki zarządzania finansami, ograniczania ryzyka i zapewnienia godności z przepisami. Konieczne będzie przeprowadzanie regularnych analiz zasobu pod kątem kosztów i korzyści, aby ocenić, czy zarabia więcej niż kosztują jego naprawy, opłaty miesięczne, obsługa techniczna i inne elementy całkowitego kosztu posiadania.

W celu zarządzania ryzykiem przeprowadzaj regularne inspekcje i audyty. Wprowadź surowe standardowe procedury operacyjne dotyczące korzystania z zasobów i protokoły do ich zabezpieczania i usuwania. Należy na przykład określić reguły dostępu przez pracowników do zastrzeżonych rejestrów lub formularzy.

Aby zachować zgodność, prowadź aktualne ewidencje zasobów na wypadek audytu dostawcy, którego koszt rośnie każdego roku według raportu State of ITAM z 2024 r.

Najlepsze praktyki w zarządzaniu zasobami

Poniżej przedstawiono kilka najlepszych praktyk w zarządzaniu zasobami, które pozwolą śpiewająco zaliczyć każdy etap cyklu życia zasobu:

• Znajomość norm, takich jak ISO 55000. Standardy zarządzania zasobami to ramy obejmujące sprawdzone wskaźniki, metody i standardy wydajności, które można wykorzystać w zarządzaniu zasobami. Dzięki normie, takiej jak ISO 55000, uzyskujesz globalny konsensus co do praktyki i korzyści związanych z zarządzaniem zasobami.

• Wdrożenie oprogramowania do zarządzania zasobami w cyklu życia. Jira Service Management pomaga śledzić zasoby, monitorować wydajność, zarządzać wnioskami do działu wsparcia IT, przechowywać kluczowe dokumenty i otrzymywać powiadomienia w czasie rzeczywistym m.in. o stanie zasobu i terminach.

• Szkolenie pracowników na temat korzystania z zasobów. Kiedy pracownicy wiedzą, jak korzystać z zasobów, pracują wydajniej i nie generują szkód. Aby zachować zgodność z przepisami, należy poinformować ich o ważnych protokołach bezpieczeństwa i protokołach prawnych. 

• Zaangażowanie interesariuszy. Interesariusze mogą przekazywać menedżerom zasobów informacje, które pomogą im podejmować lepsze decyzje dotyczące zakupu zasobów, zarządzania nimi i ich usuwania. Zaangażowanie interesariuszy pomaga też dbać o to, by zasoby, którymi zarządzasz, spełniały ich oczekiwania. 

Jak każdy proces biznesowy, zarządzanie zasobami jest niedoskonałe. Konsekwentne eksperymentowanie z nowymi rodzajami podejścia, narzędziami i procesami pomoże zoptymalizować cykl życia zarządzania zasobami. 

Jeśli zajmujesz się zarządzaniem operacjami IT, zapoznaj się z tym przewodnikiem dotyczącym najlepszych praktyk zarządzania zasobami IT.

Wykorzystaj Jira Service Management do efektywnego zarządzania zasobami

Cykl życia zarządzania zasobami, pomocny schemat działania dla menedżerów zasobów, obejmuje pięć etapów: planowanie, nabycie, eksploatację, konserwację i usuwanie. Każdy etap ma osobne cele, procedury i wskaźniki. Jednak wykonywanie zadań związanych z każdym etapem może być uciążliwe i czasochłonne.

Aby usprawnić zarządzanie zasobami na każdym etapie, skorzystaj z usługi Jira Service Management. 

Jira Service Management (JSM) oferuje kilka kluczowych funkcji, które umożliwiają śledzenie zasobów, ich monitorowanie, zarządzanie żądaniami serwisowymi, dokumentację i raportowanie wydajności, a także zadania związane z konserwacją i uaktualnieniami:

• Śledzenie zasobów: Śledź zasoby IT, konfiguracje i inne zasoby oraz zarządzaj nimi, uzyskując wgląd w ich cykl życia, status i relacje.

• Monitorowanie: Połącz się z narzędziami monitorowania innych firm, aby śledzić wydajność systemu, uruchamiać alerty i konwertować problemy na wnioski o usługi.

• Zarządzanie wnioskami o usługi: Zapewnij użytkownikom konfigurowalny portal do przesyłania wniosków o usługi, z automatycznymi przepływami pracy i śledzeniem SLA.

• Dokumentacja: Korzystaj z integracji z Confluence, aby zapewnić łatwy dostęp do artykułów z bazy wiedzy i dokumentacji dla zespołów serwisowych i użytkowników końcowych.

• Raportowanie wydajności: Korzystaj z konfigurowalnych pulpitów i raportów, aby śledzić wskaźniki KPI, pracę centrum obsługi i satysfakcję klientów.

• Zadania związane z konserwacją i uaktualnieniami: Zautomatyzuj powtarzające się zadania konserwacyjne i zintegruj je z procesami ITSM, aby zapewnić terminowe aktualizacje systemu.

Integracja Jira Service Management z systemami firmy usprawni współpracę między zespołami biznesowymi, informatycznymi i programistycznymi oraz zapewni im pełne wykorzystanie zasobów. Zespoły mogą bezproblemowo współpracować dzięki współdzielonym przepływom pracy i aktualizacjom w czasie rzeczywistym. Dzięki centralizacji zarządzania zasobami w Jira Service Management firmy mogą lepiej śledzić cykle życia zasobów, zmniejszać koszty konserwacji i podejmować decyzje oparte na danych.