HR 워크플로 자동화로 인력 운영 간소화

HR 팀은 성장하는 회사의 숨은 주역인 경우가 많습니다. 온보딩, PTO 승인, 규정 준수, 급여 업데이트 및 그 외의 수많은 요청을 모두 점심 전까지 처리하고는 합니다. 하지만 이 프로세스가 분산된 스프레드시트, 끝없는 이메일 체인 또는 수동 승인에 의존하면 일을 금세 놓치기 쉽습니다.

익숙하십니까?

바로 이 부분에서 HR 워크플로 자동화가 진정한 차이를 만들어낼 수 있습니다. 반복적인 업무를 간소화하고 자동화하면 팀은 양식 처리를 쫓아다니기보다 더 나은 직원 경험을 만드는 데 집중할 수 있습니다. 이 가이드에서는 도구를 통해 인력 운영을 간소화할 수 있는 방법을 살펴보고 시작하는 데 도움이 되는 HR 자동화 모범 사례를 공유하겠습니다.

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HR 워크플로 자동화란 무엇입니까?

HR 워크플로 자동화는 반복적이고 수동적인 HR 작업을 간소화된 디지털 워크플로로 전환하는 프로세스입니다. 혼란스러운 체크리스트, 이메일 및 스프레드시트를 제대로 작동하는 체계적이고 자동화된 시스템으로 대체한다고 생각하면 됩니다.

팀은 온보딩 및 급여부터 휴가 승인 및 컴플라이언스 추적에 이르기까지 자동화를 통해 시간을 절약하고 오류를 줄이고 바쁜 관리 업무 대신 전략적 우선 순위에 집중할 수 있습니다. 팀은 자동으로 트리거되는 워크플로를 설정하여 전반적으로 일관성, 속도 및 더 나은 직원 경험을 보장할 수 있습니다.

HR 팀에 워크플로 자동화가 필요한 이유

HR 팀은 대부분의 업무가 반복적인 작업이므로 워크플로 자동화가 있으면 도움이 됩니다. 직원이 급여 및 휴가 관리와 같은 반복적인 작업을 처리하게 되면 그 직원은 다른 작업에 쓸 수 있는 귀중한 시간을 소비하고 있는 것입니다. HR 자동화는 팀이 보다 효율적이고 정확하게 업무를 수행할 수 있도록 지원하여 수동 오류의 위험을 줄이고 HR 팀이 더 중요한 작업을 처리할 수 있는 시간을 확보해 줍니다.

HR 워크플로 자동화의 사용 사례

HR 워크플로 자동화는 급여 및 복지부터 온보딩 및 오프로딩에 이르기까지 여러 영역에서 영향을 줄 수 있습니다. 시간과 비용을 절약하기 위해 자동화할 수 있는 몇 가지 워크플로에 대해 자세히 알아보세요.

온보딩 및 오프보딩

HR이 담당하는 가장 중요한 작업 중 두 가지는 온보딩 및 오프로딩입니다. 신규 직원을 채용할 때, 이들이 업무를 수행하는 데 필요한 계정 및 장비를 준비해야 합니다. 자동화는 계정 설정과 같은 작업을 표준화하는 데 도움이 됩니다.

직원이 퇴사할 때는 이전에 액세스 권한을 부여한 계정 또는 시스템에 더 이상 액세스할 수 없도록 하는 것이 중요합니다. 이 프로세스도 자동화하여 보안을 강화하고 직원을 오프보딩하는 데 걸리는 시간을 줄일 수 있습니다.

휴가 요청 및 승인

휴가 요청은 HR 팀이 다루는 가장 일반적인 문제 중 하나입니다. 직원은 연간 일정한 양의 유급 휴가 및 병가를 받지만 휴가를 사용하기 전에 HR에 요청을 제출하고 승인을 받아야 합니다. 

HR 워크플로 자동화를 사용하면 휴가 요청 승인을 위해 직원과 이메일을 주고받을 필요가 없습니다. 그 대신 HR 자동화를 사용하여 직원을 위한 셀프서비스 옵션을 만들 수 있습니다. 그러면 직원이 신속하게 휴가를 요청하고 몇 분 만에 승인 여부를 확인할 수 있습니다.

휴가 요청은 HR 팀이 가장 자주 처리하는 요청 유형 중 하나이기 때문에 자동화하면 가장 유용한 것 중 하나입니다. 휴가를 위한 셀프서비스 옵션이 있으면 HR 서비스 관리(HRSM) 가 훨씬 쉬워집니다.

급여 및 복지 관리

급여 및 복지는 숫자와 관련된 업무이므로 수작업으로 처리할 경우 오류가 발생할 가능성이 더 높습니다. HR 팀이 직원의 근무 시간을 수동으로 합산하고 급여를 계산하면 계산 실수 및 오타가 발생하여 문제가 될 수 있으며 복지가 잘 갖춰진 회사일수록 더욱 그렇습니다.

급여 및 복지를 자동화하면 시간이 절약되고 직원이 받아야 하는 보상을 받도록 보장하게 됩니다. 자동화 소프트웨어를 다른 HR 헬프 데스크 소프트웨어 및 기타 도구와 통합하여 데이터를 정확하게 유지하고 데이터에 대한 가시성을 유지할 수 있습니다.

성과 평가 및 피드백 주기

성과 평가는 직원이 기대치와 비교해 자신의 성과를 파악하도록 돕는 데 핵심적인 부분입니다. 직원이 경영진에게 피드백을 제공할 수 있는 기회를 가지는 것도 중요합니다.

자동 알림 및 피드백 양식이 있으면 피드백 루프를 일정대로 유지할 수 있어 모든 직원의 성과 평가를 간소화할 수 있습니다. 결과적으로 모든 팀원은 자신이 무엇을 잘하고 있고 어떤 일을 해야 하는지 언제든지 알 수 있습니다.

성과 평가 및 피드백을 자동화하는 것도 문서화를 개선하는 데 도움이 됩니다. 직원에게 지속적으로 피드백을 제공하면 시간이 지남에 따라 직원의 진행률을 검토하고 추적할 수 있는 기록이 만들어집니다.

HR 워크플로 자동화의 이점

HR 워크플로 자동화는 직원 경험 관리 개선 및 오류 감소 등 수많은 이점을 제공합니다. 자동화된 HR 워크플로가 어떻게 비즈니스를 성장시킬 수 있는지 알아보세요.

관리 부담 감소

자동화가 없으면 HR 팀은 반복적인 업무에 많은 시간을 들이게 됩니다. 급여 및 온보딩과 같은 간단한 작업은 귀중한 시간을 많이 소모하여 HR 팀에 불필요한 부담을 줄 수 있습니다. IT 서비스 관리(ITSM) 소프트웨어가 IT 프로세스를 간소화하는 것과 같은 방식으로, HR 자동화 소프트웨어는 HR 프로세스를 간소화합니다.

반복적인 작업을 자동화하면 HR 팀이 더 사람 중심의 업무에 사용할 수 있는 시간을 확보할 수 있습니다. 관리 업무가 적어지면 HR 팀원은 직원과 개인적으로 소통하고 회사에 큰 변화를 가져올 수 있는 업무에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.

직원 경험 개선

직원은 자신의 직무에 만족할 때 더 높은 성과를 내는 경향이 있으므로 긍정적인 직원 경험을 만드는 것은 직원 유지의 가장 큰 열쇠 중 하나입니다. 셀프서비스 옵션을 제공하고 급여 및 휴가 관리와 같은 작업을 자동화하면 직원 경험이 향상되는 경향이 있습니다.

HR 워크플로 자동화는 반복적인 프로세스를 간소화하여 직원이 급여 또는 휴가 요청 승인을 더 빠르게 받을 수 있도록 합니다. 자동화는 HR 팀이 응답하지 않아 발생하는 혼란도 줄여주므로 직원은 급여 및 유급 휴가와 같은 사항을 명확하게 이해할 수 있습니다.

컴플라이언스 보장 및 오류 감소

HR에서는 컴플라이언스가 핵심입니다. 고용주는 주 및 지역 법률, 연방법 및 데이터 개인 정보 보호법을 준수해야 합니다. 다양한 HR 팀원이 비슷한 작업을 수행하는 경우 컴플라이언스를 유지하기가 어려울 수 있지만 HR 워크플로를 자동화하면 훨씬 수월해집니다. 자동화는 수동 오류의 위험을 줄여주며 정책이 일관되게 적용되도록 합니다.

감사 이벤트 발생 시 감사 기록 및 일관된 설명서를 확보하는 것도 중요합니다. HR 자동화를 사용하면 모든 것이 명확하게 문서화되므로 필요한 경우 다시 참조할 수 있습니다.

팀의 성장에 따른 확장성 보장

내부 팀이 성장하고 HR의 책임이 커지면서 HR 워크플로 자동화는 증가하는 HR 요구 사항을 충족하도록 도와줍니다. 온보딩 및 급여와 같은 반복적인 작업을 자동화할 때 직원이 늘어나도 HR 팀에 추가적인 부담이 가해지지 않습니다. Jira Service Desk와 같은 솔루션을 사용하면 직원이 셀프서비스 옵션에 액세스할 수 있으므로 HR 팀이 이메일을 주고받을 필요가 없어집니다.

HR 워크플로 자동화도 유연하므로 시간이 지나면서 워크플로를 개선하고 프로세스 자동화를 조정할 수 있습니다.

HR 워크플로 자동화의 잠재적인 도전 과제

HR 워크플로 자동화가 항상 쉬운 것은 아닙니다. HR 자동화를 시작할 때 직면할 수 있는 몇 가지 장애물이 있습니다.

이제 막 시작할 때 흔히 발생하는 문제는 부실한 프로세스 설계입니다. HR 워크플로가 간소화되지 않고 논리적으로 설정되지 않으면 프로세스 결과에 영향을 줄 수 있습니다.

특히 내부 팀이 성장함에 따라 도구 과부하도 문제가 될 수 있습니다. 회사의 성장에 맞춰 확장할 수 있는 소프트웨어를 선택하는 것이 중요합니다.

변경 관리 및 통합 계획을 조기에 해결하면 이 장애물을 극복할 수 있습니다.

HR 워크플로 자동화 소프트웨어에서 고려해야 할 점

적합한 HR 워크플로 자동화 소프트웨어를 선택하는 것은 찾아야 할 주요 기능을 이해하는 것에서 시작됩니다. 이 주요 기능에는 사용 편의성, 통합, 역할 기반 액세스 및 사용자 지정이 포함됩니다.

사용하기 쉽고 이미 사용 중인 다른 도구와 통합되는 소프트웨어를 찾아보세요. 역할 기반 액세스 및 사용자 지정을 통해 HR 팀원의 액세스 및 권한을 완벽하게 제어할 수 있습니다.

사용해 볼 만한 HR 자동화 도구

HR 서비스 관리 템플릿은 시간을 절약하고 HR 운영을 간소화하는 데 도움이 될 수 있지만 Jira Service Management와 같은 포괄적인 도구가 이상적입니다. Jira Service Management를 사용하면 급여 및 복지와 같은 일상적인 작업을 자동화하는 동시에 역할 기반 액세스 및 사용자 지정을 통해 완전하게 제어할 수 있습니다. 

Jira Service Management는 이미 사용 중인 인기 항목 및 소프트웨어와도 통합되도록 설계되었으므로 중앙 집중식 자동화 솔루션으로 HR 관리를 간소화할 수 있습니다.

Jira Service Management로 HR 지원 개선

HR 서비스 요청을 간소화하고 워크플로를 자동화하는 데 있어 Jira Service Management의 HR 소프트웨어는 간단한 솔루션입니다. HR 팀에 맞춤화된 요청 포털, SLA 및 자동화 규칙과 같은 기능을 갖춘 Jira Service Management는 모든 HR 팀에 매우 유용한 리소스입니다.

또한 Jira Service Management는 사용하기 쉽습니다. 사용자 친화적인 인터페이스 및 강력한 기능을 통해 HR 프로세스를 간소화하고 HR 리소스를 최대한 활용할 수 있습니다.

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