규정 준수 보고 소프트웨어 설명: 이점 및 기능

주요 시사점

• 규정 준수 보고 소프트웨어는 팀이 규정 준수 활동을 추적, 조정 및 입증하는 방식을 간소화합니다

• 규정 준수 보고 소프트웨어는 규정 준수 추적을 위한 중앙 집중식 허브를 만들어 공동 작업을 강화하고 감사 및 검토에 대응할 수 있도록 지원합니다.

• 규정 준수 보고 소프트웨어는 자동화, 실시간 대시보드 및 통합을 제공하여 전통적 규정 준수 보고의 강력한 대안이 됩니다.

• Jira Service Management는 기존 도구와 통합되고 자동화를 지원하며 규정 준수 보고를 위한 확장 가능한 솔루션을 제공합니다.

규정 준수 기록이 이메일, 스프레드시트 및 여러 시스템에 분산되어 있으면 완료된 항목, 누락된 항목, 여전히 주의가 필요한 항목을 파악하기가 더 어렵습니다. 이는 감사에 대한 스트레스를 가중시키고 누락된 부분을 발견하지 못할 위험을 높일 수 있습니다.

규정 준수 보고 소프트웨어는 팀이 규정 준수 업무를 중앙 집중식으로 처리하고 명확한 기록을 유지하며 감사에 대비할 수 있도록 지원합니다. 이 가이드에서는 규정 준수 보고 소프트웨어란 무엇이고 어떻게 작동하는지, ITSM에서의 역할은 무엇이며, 적합한 기능을 선택하는 방법에 대해 설명합니다.

규정 준수 보고 소프트웨어란?

규정 준수 보고 소프트웨어는 조직이 규정 준수 요구 사항을 추적하고 관련 활동을 문서화하며 감사 또는 내부 검토를 위한 보고서를 작성하도록 지원하는 시스템입니다. 규정 준수 기록을 체계화하여 팀이 진행률을 모니터링하고 공백을 파악하며 필수 통제 또는 프로세스를 준수하고 있음을 보여줍니다.

규정 준수 보고 도구의 사용 주체

규정 준수 보고 도구가 항상 필수 요건인 것은 아니지만, 많은 팀이 규정 준수 작업을 간소화하기 위해 이를 사용합니다.

• 규정 준수 및 위험 팀은 규정 준수 보고 소프트웨어를 사용하여 규제 의무를 관리하고 조직이 규정 미준수, 관련된 벌금 및 기타 불이익을 피할 수 있도록 돕습니다.

• IT 및 엔지니어링 팀은 소프트웨어 개발에 규정 준수 및 거버넌스를 구축하고 팀 간에 규정 준수 업무를 조율하기 위해 규정 준수 보고 소프트웨어를 활용합니다.

• 재무, 법무 및 운영 리더는 거버넌스 감독 및 보고 책임을 지원하기 위해 규정 준수 보고 소프트웨어를 사용합니다.

규정 준수 보고 소프트웨어의 작동 방식

규정 준수 보고 소프트웨어는 팀이 이미 사용 중인 도구와 시스템(프로젝트 관리 플랫폼, 클라우드 스토리지, 커뮤니케이션 앱)을 연결하고 규정 준수 관련 데이터를 하나의 중앙 집중식 플랫폼으로 가져옵니다.

팀이 분산된 소스에서 수동으로 정보를 수집할 필요 없이, 소프트웨어는 다음과 같은 기능을 제공합니다.

• 기존 도구와 통합 및 동기화하여 정책, 통제, 증거 및 작업 업데이트를 자동으로 가져오므로 모든 정보를 한곳에서 관리할 수 있습니다

• 사전 정의된 규칙에 따라 승인, 검토 및 증거 컬렉션과 같은 작업을 라우팅하고 한 단계가 완료되면 다음 단계를 자동으로 트리거하여 워크플로를 자동화합니다

• 모든 변경, 승인 및 제출을 발생 즉시 기록하는 방식으로 활동을 지속적으로 기록하여 추가적인 수동 작업 없이 체계적인 감사 추적을 구축합니다

• 실시간으로 모니터링하여 팀 전반의 규정 준수 상태를 추적하고 위험이 식별되는 즉시 대시보드 및 알림을 통해 표시합니다

이를 통해 팀은 직접 유지 관리해야 하는 수동 작업의 부담 없이, 규정 준수 현황에 대한 신뢰할 수 있고 지속적으로 업데이트되는 보기를 얻습니다.

규정 준수 보고 소프트웨어의 이점

규정 준수를 유지 관리하면 여러 면에서 비즈니스 이점을 누리고 벌금을 피하고 고객 신뢰를 구축할 수 있습니다. 규정 준수 보고 소프트웨어는 이 유지 관리 업무를 간소화하고 효율화할 수 있도록 도와줍니다.

조직 전반에 걸쳐 규정 준수 작업에 대한 가시성 향상

규정 준수에 있어 가시성이 핵심입니다. 규정 준수 단계를 완료했는지 여부와 언제 잠재적인 문제가 발생하는지 파악해야 합니다. 규정 준수 보고 소프트웨어를 사용하면 모든 이해 관계자가 업데이트를 일일이 확인하거나 상태 보고서를 기다릴 필요 없이 규정 준수 작업의 현재 상태를 확인할 수 있습니다.

비용 및 수작업 감소

규정 준수를 달성하고 유지하는 것은 기본 가이드라인을 따르는 것만큼 간단하지 않습니다. 보고 작업, 승인 및 검토를 포함하는 규정 준수 작업을 완료하기 위한 단계를 수행해야 합니다. 안타깝게도, 이 모든 수동 규정 준수 작업은 팀의 귀중한 리소스를 소모합니다.

반복적인 규정 준수 작업을 자동화하면 수동 보고, 후속 작업 및 데이터 수집에 투입되던 팀 리소스를 절약하게 됩니다.

규정 준수 위험에 대한 신속한 대응

규정 준수 보고 도구가 없으면 감사 또는 검토가 시작되고 나서야 규정 준수 위험을 발견할 수 있습니다. 소프트웨어 없이 규정 준수 위험을 식별하는 유일한 방법은 수동으로 검색하는 것이며, 여기에는 많은 노력이 필요할 수 있습니다.

규정 준수 보고 소프트웨어는 규정 준수 위험을 최대한 빨리 알려 인시던트 대응 시간을 단축하므로, 비즈니스에 큰 영향을 미치기 전에 문제를 해결할 수 있습니다.

교차 팀 공동 작업 강화

서로 다른 도구를 사용하는 여러 팀이 공동 작업하면 규정 준수를 관리하기가 더 어려워질 수 있습니다. 규정 준수 보고 소프트웨어는 이러한 정보를 단일 정보 출처로 통합하므로, 팀은 정렬 상태를 유지하며 업무 진행에 집중할 수 있습니다.

확장 가능한 규정 준수 프로세스

규정 준수를 유지하는 것은 규모와 관계없이 도전 과제이지만, 비즈니스가 성장할수록 훨씬 더 어려워집니다. 규정 준수 보고 소프트웨어는 비즈니스 규모에 맞춰 확장할 수 있으므로, 팀 또는 팀원 수와 관계없이 공동 작업 및 규정 준수를 간소화할 수 있습니다.

확장 가능한 규정 준수 프로세스는 규정 준수를 손쉽게 유지하고 비즈니스 성장에 따라 비용을 절감하도록 지원합니다.

규정 준수 관리 소프트웨어에서 고려해야 할 주요 기능

소규모 비즈니스 소유자를 위한 최고의 규정 준수 보고 도구를 찾고 있다면, 먼저 자동화 및 실시간 보고와 같은 주요 기능을 고려해야 합니다.

워크플로 자동화

자동화는 시간 및 비용을 절약해 주기 때문에 규정 준수 보고 도구에서 가장 필수적인 기능 중 하나입니다. Jira Service Management(JSM)는 팀이 여러 부서의 규정 준수 워크플로를 표준화하고 자동화하여 공동 작업을 강화하고 귀중한 리소스를 절약하도록 돕습니다.

감사 내역 및 변경 사항 추적

규정 준수 보고 소프트웨어는 모든 요청, 승인 및 프로세스 변경 사항을 체계적이고 검색 가능한 기록으로 로그할 수 있도록 지원해야 합니다.

JSM은 요청, 승인 및 프로세스 변경 사항을 체계적으로 추적할 수 있도록 지원하므로, 감사 또는 검토 시 활용할 수 있는 감사 대비 기록을 갖게 됩니다.

실시간 대시보드 및 알림

실시간 대시보드는 규정 준수 작업에 대한 인사이트를 제공하며 규정 준수 위험을 식별하는 즉시 알림을 제공하므로, 항상 최신 정보를 파악할 수 있습니다. 

또한 실시간 알림은 잠재적인 규정 준수 위험을 식별하는 즉시 알려주므로 인시던트 관리를 간소화합니다.

기존 도구와의 통합

가장 효과적인 규정 준수 보고 소프트웨어는 기존 도구와 통합되어 엔드투엔드 규정 준수를 지원해야 합니다. 통합을 통해 여러 팀 및 도구 전반에 걸쳐 규정 준수 작업을 쉽게 추적할 수 있습니다.

JSM은 개발, 모니터링 및 공동 작업 도구와 통합되어 엔드투엔드 규정 준수 프로세스를 지원합니다.

권한 및 액세스 제어

권한 및 액세스 제어를 포함하는 규정 준수 보고 소프트웨어를 사용하면 규정 준수 작업 및 보고를 더 효과적으로 제어할 수 있습니다. 

액세스 제어를 활용하면 누가 어떤 시스템에 액세스할 수 있고 해당 시스템 내에서 어떤 권한을 갖는지 결정할 수 있습니다. 규모가 크고 복잡한 조직에서 규정 준수를 더 쉽게 유지할 수 있습니다.

규정 준수 보고 및 기존 접근 방식 비교

기존 규정 준수 보고 방식은 규정 준수 작업을 수동으로 추적하는 것입니다. 이 접근 방식은 소규모 조직에서는 효과적일 수 있지만, 복잡하거나 빠르게 변화하는 환경에서는 금세 효과를 잃습니다.

규정 준수 보고에 체계 및 가시성 부여

규정 준수 보고 소프트웨어는 규정 준수를 유지하고 추적하는 방식을 혁신하여, 반복적인 작업을 자동화하고 규정 준수 보고에 대한 완벽한 가시성을 제공합니다.

조율을 개선하고 일상 작업에 규정 준수를 통합하는 도구를 도입하여 시작할 수 있습니다.

Jira Service Management는 자동화를 간소화하고 체계적인 추적 기능을 제공하고 기존 도구와의 통합을 통해 규정 준수를 포괄적으로 추적할 수 있도록 돕습니다. 지금 바로 JSM을 사용해 보고 규정 준수 보고가 얼마나 간단해질 수 있는지 경험해 보세요.