규정 준수 관리 소프트웨어: IT 팀이 규정 준수를 운영하는 방법

주요 시사점

• 규정 준수 관리는 서비스 워크플로 전반에 걸쳐 규제를 준수 상태를 유지하기 위한 핵심 요소입니다.

• 규정 준수 관리 소프트웨어는 책임 및 가시성을 높이고 운영 위험을 줄이고 규정 준수 문제에 대한 대응 시간을 단축합니다.

• 규정 준수 관리 소프트웨어의 주요 기능에는 워크플로 자동화, 감사 대비 활동 추적 및 IT 에코시스템 전반의 통합이 있습니다.

모든 조직은 법적 및 규제 표준을 준수해야 하지만 팀, 도구 및 프로세스가 복잡해질수록 더 어려워집니다. 규정 준수 관리 소프트웨어는 요구 사항을 중앙 집중식으로 관리하고 워크플로를 자동화하고 의무 변경에 맞게 팀이 정렬 상태를 유지하도록 돕습니다.

조직은 주기적인 검토에만 의존하는 대신, 이 도구를 사용하여 규정 준수를 지속적으로 관리하고 문제가 더 큰 위험으로 발전하기 전에 식별할 수 있습니다. 이 도구가 어떻게 작동하는지, 어떤 기능을 고려해야 하는지, 성장하는 비즈니스에 왜 중요한지 알아보세요.

규정 준수 관리 소프트웨어란 무엇입니까?

규정 준수 관리 소프트웨어는 IT 팀이 서비스 운영 내에서 규정 준수 활동을 조정하고 추적하며 시행하도록 지원하는 도구입니다. 따라서 인시던트 대응을 위한 감사 및 보고 도구라기보다는 워크플로 및 거버넌스 도구에 더 가깝습니다.

이 도구는 규정 준수 공백을 방지하고 워크플로를 자동화하고 인시던트 및 변경 관리 프로세스와 통합되어 운영 위험 관리, 서비스 거버넌스 및 프로세스 표준화를 지원합니다.

서비스 워크플로의 일환으로 규정 준수를 관리

규정 준수를 일관되게 유지하려면 주기적인 검토 및 수정보다는 서비스 관리 프로세스 전반에 걸친 지속적인 관리가 필요합니다.

규정 준수 요구 사항 식별

팀은 서비스 제공 및 인프라 변경과 관련된 규제 의무, 내부 정책 및 제어 요구 사항을 추적할 책임이 있습니다. 규정 준수 요구 사항을 식별하는 것은 서비스 관리 프로세스 전반에서 규정 준수를 유지하기 위한 핵심 단계입니다.

여기에는 일반적으로 다음이 포함됩니다.

• 규제 의무 및 업계 표준 추적

• 내부 정책 및 제어 요구 사항 식별

• 요구 사항을 서비스 제공 및 인프라 변경 사항에 매핑

규정 준수 책임 할당

규정 준수 요구 사항을 식별한 후에는 팀에 규정 준수 작업의 소유권을 할당해야 합니다. 규정 준수 작업의 명확한 소유권을 할당하면 서비스 워크플로 중에 규정 준수 작업을 완료하도록 보장할 수 있으므로, 규정 준수 공백으로 인한 벌금 또는 불이익을 걱정할 필요가 없습니다. 

효과적인 책임 관리에는 다음이 포함됩니다.

• 규정 준수 작업에 특정 소유자 할당

• 서비스 워크플로에 규정 준수 작업 포함

• 책임을 명확히 문서화하고 누구나 확인할 수 있도록 보장

수정 및 정정 작업 관리

조직은 서비스 관련 규정 준수 문제를 식별한 후에 소프트웨어를 사용하여 추적합니다. 이렇게 하면 규정 준수 문제가 더 명확히 드러나므로, 문제를 간과할 가능성이 줄어듭니다. 

수정 워크플로에는 일반적으로 다음이 포함됩니다.

• 탐지부터 해결까지 문제 추적

• 문제를 해결하기 위해 수행한 정정 작업 문서화

• 향후 위험을 줄이고 감사를 지원하기 위해 결과 기록

지속적인 서비스 제공 과정에서 규정 준수 유지

초기 단계를 마친 후에 팀은 규정 준수를 일관되게 유지할 수 있도록 서비스 프로세스를 지속적으로 모니터링해야 합니다. 이 지속적인 감독은 대규모 조직에 이 플랫폼이 가치 있는 주된 이유 중 하나입니다.

지속적인 규정 준수 관리에는 다음이 포함됩니다.

• 규정 준수 위험에 대해 서비스 워크플로 모니터링

• 인프라 또는 프로세스 변경 사항 검토

• 시스템 발전에 따라 제어를 계속 효과적으로 유지하도록 보장

IT 팀을 위한 규정 준수 관리 소프트웨어의 이점

규정 준수 관리 소프트웨어로 업그레이드하면 위험 감소부터 응답 시간 단축 및 규정 준수 일관성 개선에 이르기까지 여러 가지 이점이 있습니다.

운영 위험 감소

적절한 소프트웨어를 사용하면 팀이 서비스 제공 과정에서 규정 준수 공백을 방지하는 데 도움이 되는 체계적인 워크플로를 쉽게 만들 수 있습니다. 체계적인 워크플로는 규정 준수 요구 사항 식별 및 수정 관리와 같은 단계를 서비스 워크플로에 통합하므로, 규정 준수 문제로 인해 발생할 수 있는 벌금, 불이익 및 기타 파급 효과에 대해 걱정할 필요가 없습니다.

또한 체계적인 워크플로는 규정 준수를 유지하기 위한 일관된 접근 방식을 따르도록 보장하기 때문에 중요합니다. 모두가 동일한 워크플로를 따르면 조직 전체의 규정 준수 공백을 최소화하는 데 도움이 됩니다.

책임 및 가시성 향상

규정 준수 관리 소프트웨어는 규정 준수 관리에 활용할 수 있는 중앙 집중식 시스템을 제공하며, 그러한 시스템은 책임 및 가시성에 필수적입니다. 팀은 소유권 및 규정 준수 상태를 명확하게 파악하여 간과하는 규정 준수 문제가 없도록 할 수 있습니다. 모두가 소유권 및 진행률을 동일하게 파악할 수 있으므로, 팀이 책임감을 유지하는 데도 도움이 됩니다.

규정 준수에 있어 책임 및 가시성은 가장 중요한 두 가지 요소입니다. 규정 준수 요구 사항을 놓치지 않아야 하므로, 중앙 집중식 시스템을 사용하면 손쉽게 모든 요구 사항을 충족할 수 있습니다.

규정 준수 문제에 더 빠르게 대응

규정 준수 관리 소프트웨어의 목표는 규정 준수 관련 문제의 위험을 줄이는 것이지만, 위험을 완전히 없애기는 어려울 수 있습니다. 다행히도 적절한 시스템이 있으면 팀이 더 빠르고 효과적으로 대응할 수 있습니다.

규정 준수 워크플로를 서비스 워크플로에 통합하면 서비스 제공 프로세스 전반에 걸쳐 규정 준수를 유지하기 위해 지속적으로 노력하게 됩니다. 즉, 인시던트 관리에 들이는 시간을 줄이고 비즈니스 성과를 이끄는 더 큰 조직 목표에 더 많은 시간을 집중할 수 있습니다.

확장 가능한 거버넌스 관행

표준화된 규정 준수 워크플로를 사용하면 팀, 서비스 및 요구 사항이 늘어남에 따라 거버넌스 관행을 더 쉽게 확장할 수 있습니다. 규정 준수 관리에 표준화된 프로세스를 사용하면 특정 팀 또는 팀원에 대한 의존도를 줄이는 프레임워크가 마련됩니다. 조직이 성장함에 따라 새로운 팀 및 팀원에게 동일한 표준화된 프레임워크를 적용하면 조직 전반에 걸쳐 규정 준수를 유지할 수 있습니다.

최신 규정 준수 솔루션은 비즈니스 성장에 맞춰 확장되므로, 규정 준수 관리 소프트웨어를 사용하면 확장이 한결 쉬워집니다. 더 많은 사용자 및 데이터를 처리하기 위해 규정 준수 소프트웨어를 완전히 개편할 필요는 없습니다.

규정 준수 관리 소프트웨어에서 고려해야 할 주요 기능

체계적인 규정 준수 시스템을 선택할 때 고려해야 할 몇 가지 주요 기능이 있습니다. 자동화, 통합 및 추적과 같은 기능은 팀이 규정 준수 작업을 얼마나 효율적으로 관리하는지에 큰 영향을 미칠 수 있습니다.

워크플로 자동화

워크플로 자동화는 거의 모든 최신 소프트웨어에서 찾아볼 수 있는 가장 중요한 기능 중 하나입니다. 반복적인 작업을 자동화하면 상당한 시간을 절약하고 인적 오류의 위험을 줄이는 데 도움이 됩니다. 자동화를 통해 실시간 알림을 받고 규정 준수 위험을 빠르게 완화할 수 있습니다.

Jira Service Management(JSM)와 같은 ITSM 소프트웨어는 서비스 운영 전반의 규정 준수 워크플로를 표준화하여 시간을 절약하고 더 일관된 규정 준수를 보장합니다. 결과적으로, 규정 준수 공백으로 인한 금전적 손실 또는 불이익에 대해 걱정할 필요가 없습니다.

인시던트 및 변경 프로세스와의 통합

규정 준수 관리 소프트웨어는 인시던트 및 변경 프로세스와 통합되어 규정 준수 관리를 간소화해야 합니다. 이렇게 하면 IT 인프라의 모든 변경 사항이 규제 요구 사항을 충족하고 조직에 미치는 영향을 최소화할 수 있습니다.

IT 인프라 변경에는 단순한 업그레이드 이상의 작업이 포함됩니다. 인프라 변경이 필요한 보안 위험 또는 운영 문제가 있는 경우 그 변경 사항 또한 규제 요구 사항을 충족해야 합니다. 규정 준수 워크플로는 모든 요소를 통합하여 이 프로세스를 간소화합니다.

감사 대비 활동 추적

규정 준수는 법적 문제이므로, 감사에 대비하여 상세한 기록을 유지하는 것이 중요합니다. 다행히도 우수한 규정 준수 관리 소프트웨어는 감사 대비 활동을 추적하는 기능을 제공하므로, 여러 팀의 활동을 수동으로 추적하는 것에 대해 걱정할 필요가 없습니다. 감사 시 감사인에게 제공할 수 있는 모든 활동에 대한 상세한 로그가 준비되어 있습니다.

감사 대비 활동 로그는 중앙 집중식 위치에 있어 쉽게 찾을 수 있습니다. Jira Service Management를 사용하면 중앙 집중식으로 관리되는 인시던트 관리 KPI를 확인하여 인시던트 관리 프로세스를 지속적으로 개선할 수도 있습니다.

IT 에코시스템 전반의 통합

규정 준수 관리는 정기적인 검토 및 일회성 수정 그 이상을 의미합니다. 서비스 워크플로 전반에 대한 지속적인 가시성이 필요합니다. 최고의 규정 준수 관리 소프트웨어는 IT 에코시스템 전반의 다양한 도구 및 소프트웨어와 통합되어 규정 준수 워크플로가 모든 업무에 적용되도록 해야 합니다.

Jira Service Management는 개발 및 운영 시스템과 통합되어 규정 준수를 일상적인 워크플로에 포함하므로, 규정 준수 공백을 방지하고 규정 준수 요구 사항을 식별한 즉시 충족할 수 있도록 지원합니다. 결과적으로 규정 준수 관련 벌금을 피하고 조직의 목표에 더 많은 시간을 집중할 수 있습니다.

규정 준수 관리 시작하기

규정 준수 관리를 시작할 준비가 되었다면 몇 가지 기초적인 단계에 집중하세요.

• 서비스 프로세스 전반에 걸쳐 규정 준수 요구 사항을 매핑합니다. 이렇게 하면 팀이 준수해야 하는 규제 의무 및 내부 정책을 파악하는 데 도움이 됩니다.

• 규정 준수 작업과 IT 운영을 연결하는 체계적인 플랫폼을 도입합니다. 규정 준수를 일상적인 워크플로에 통합하면 요구 사항을 간과하지 않는 데 도움이 됩니다.

• 규정 준수 워크플로를 서비스 워크플로에 직접 통합합니다. 팀은 이를 통해 제공 속도를 유지하고 고객의 기대치를 충족하면서 위험을 관리할 수 있습니다.

규정 준수 관리에 대한 체계적인 접근 방식 구축

체계적인 규정 준수 플랫폼은 팀이 서비스 제공 전반에 걸쳐 일관된 제어를 유지하도록 지원하여 요구 사항을 누락하거나 벌금 및 불이익을 받을 위험을 줄입니다.

체계적인 워크플로는 IT 팀이 규정 준수를 유지하도록 돕는 동시에 혁신 및 확장성을 지원합니다. Jira Service Management는 서비스 제공 속도를 저하하거나 확장성을 제한하지 않으면서 규정 준수를 간소화하는 데 도움이 될 수 있습니다.