자산 관리 수명 주기란 무엇입니까?

핵심 요점: IT 자산 관리 수명 주기는 통제되고 투명한 방식으로 자산을 계획, 조달, 배포, 유지 관리 및 폐기하는 과정을 포괄합니다.

• 정의: 요청 및 구입부터 폐기까지 모든 자산이 거치는 반복 가능한 일련의 단계입니다.

• 중요한 이유: 수명 주기 가시성을 확보하면 관리되지 않는 장치 또는 라이선스로 인해 발생하는 유령 자산, 과다 지출, 규정 준수 문제 및 보안 위험이 방지됩니다.

• Jira Service Management가 지원하는 방식: 각 단계별로 자산을 추적하고 티켓에 연결하여 팀이 기록, 상태 및 소유권을 한눈에 볼 수 있도록 합니다.

노트북이든, 크레인이든, 클라우드 서버든, 모든 자산은 자산 관리 수명 주기의 다섯 단계인 계획, 인수, 운영, 유지 관리 및 처분을 거칩니다. 

사전 예방적 관리를 통해 잠재적인 위험 및 고장을 파악하여 적시에 개입하고 중단을 최소화할 수 있습니다. 정확한 자산 데이터 및 성과 인사이트는 더 효과적인 계획, 투자 및 리소스 할당을 가능하게 하여 전략적인 의사 결정을 지원합니다.

이 문서는 자산 관리 수명 주기의 각 단계에서 활동 및 목표를 심층적으로 살펴봅니다. 또한 효과적인 자산 관리를 위한 주요 전략, 모범 사례 및 도구에 대해서도 설명합니다.

자산 관리 수명 주기에 대한 이해

비즈니스 자산은 노후화되면서 크게 다섯 단계를 거칩니다. 자산 매니저는 각 단계에서 자산의 가치를 최대화하기 위해 다른 접근 방식을 사용합니다.

예를 들어 인공지능을 비즈니스 판매 프로세스에 통합하는 일을 담당하는 IT 전문가는 계획 단계에서 이상적인 판매 소프트웨어의 특정 기능 및 통합 기능을 파악합니다. 그런 다음 인수 단계에서 공급업체를 조사하고 자산을 조달합니다. 운영 단계에서는 영업 직원에게 이 AI 기반 도구를 가장 효과적으로 사용하는 방법을 교육합니다.  

자산 매니저가 자산이 어느 단계에 있는지 알면 어떤 활동이 수익을 최대화하고 비용을 최소화하는지 알게 됩니다. 

수명 주기는 순차적인 다섯 단계로 이루어져 있습니다.

1. 계획: 자산의 요구 사항을 파악하고 예산을 만들고 위험 완화 계획을 세웁니다. 

2. 인수: 공급업체의 후보를 선정하고 계약을 협상하고 승인을 확보하고 자산을 구입 및 온보딩합니다. 

3. 운영: 자산 성과를 관리하고 직원을 교육하고 컴플라이언스를 모니터링합니다. 

4. 유지 관리: 검사를 실시하고 이슈를 추적하고 정기적인 유지 관리 계획을 수립합니다. 

5. 처분: 자산을 폐기하거나 재활용하거나 용도를 변경하거나 판매합니다.

자산 관리에 대한 총체적인 접근 방식은 비즈니스의 성공에 중요합니다. 

회사 전체에 노트북을 배포하는 경우를 가정해 보겠습니다. 좁은 접근 방식에서는 새 노트북을 구입하고 배포하는 데에만 초점을 맞출 수 있습니다. 하지만 총체적인 자산 관리 접근 방식에서는 사용자 교육, 사이버 보안, 수리 절차, 네트워크 통합 및 프로젝트의 기타 측면을 고려합니다. IT 전문가가 포괄적이고 장기적인 관점을 취하면 비용 및 기능에 지나치게 집중하여 발생하는 호환성 이슈, 낮은 사용자 채택률 및 그 외에 비용이 많이 드는 실수를 피할 수 있습니다.  

자주 혼동되는 용어인 구성 및 자산 관리의 차이점에 주목하는 것도 중요합니다. 

구성 및 자산 관리는 클라우드 서버 관리의 여러 측면을 다룹니다. 구성은 서버의 작동 상태, 기능 및 접근성을 유지하는 것을 다루는 반면 자산 관리는 서버의 재정적인 가치, 소유권 세부 정보, 라이선스 컴플라이언스 및 전체 수명 주기를 추적하는 것과 관련이 있습니다. 

자산 수명 주기 관리의 이점

자산 관리를 열심히 하면 우선적으로 자산의 상태, 사용량 및 성과를 파악할 수 있어 다른 이점 중에서도 조직의 낭비를 줄여 비용을 낮추게 됩니다.  

예를 들어 IT 부서에서 IT 자산 관리 플랫폼을 사용하여 회사 전체의 소프트웨어 라이선스를 추적하는 경우를 상상해 보세요. 이렇게 하면 비용을 절약하거나 리소스를 더 효과적으로 할당할 수 있는 여러 방법을 찾을 수 있습니다. 

구입한 라이선스 중 30%가 사용되지 않는 것을 발견할 수도 있습니다. 이 사용량 데이터를 가지고 라이선스를 다시 할당하거나 공급업체와 가격을 다시 협상할 수 있습니다. 그러면 수천 달러를 절약하고 IT 인프라의 다른 부분에 다시 투자할 수 있습니다. 

기대할 수 있는 다른 주요 이점은 다음과 같습니다. 

• 자산 성과 개선: 자산에 대한 데이터를 수집하고 분석하면 자산의 성과를 개선할 방법을 파악할 수 있습니다. 자산을 유지하면 자산을 계속 효과적으로 운영할 수 있어 가동 중지 시간 감소 및 수리 빈도 감소 등 생산성을 저하하는 문제가 줄어듭니다. 

• 자산 수명 연장: 높은 품질의 자산을 구입하고 수명 주기 내내 모니터링하고 유지하면 장기적으로 수명을 연장하고 비용을 절약할 수 있습니다.

• 위험 완화: 계획 단계에서 잠재적인 이슈를 파악하고 이슈의 발생 가능성을 낮추는 계획을 세워야 합니다. 

• 규제 준수: 자산 상태를 추적하고 규제 환경을 파악하면 법률을 준수하고 벌금을 방지할 수 있습니다. 또한 자산 관리 추적 솔루션을 사용하면 감사에 대비하여 라이선스 및 기타 정보를 안전하게 보관할 수 있습니다. 

IT 분야에서 비즈니스는 자산 관리 프로세스에 간단한 것을 추가하여 비용을 크게 절감할 수 있습니다. 

예를 들어 2024년 ITAM 현황 보고서에 따르면 소프트웨어 자산 관리(SAM)의 일부로 소프트웨어 라이선스 추적을 사용한 비즈니스는 수동적인 감사 대응 및 기본적인 SAM 관행만을 수행한 비즈니스보다 데이터 센터 소프트웨어 낭비를 12% 더 적게 경험한 것으로 추정됩니다.

자산 수명 주기 관리를 비중 있게 다루면 비용을 줄이고 생산성을 높이는 동시에 자산을 안정적이고 효율적으로 만들 수 있습니다.

자산 관리 수명 주기의 단계

자산 관리 수명 주기의 다섯 단계에는 계획, 인수, 운영, 유지 관리 및 처분이 포함됩니다. 자산을 최대한 활용할 수 있도록 각 단계의 주요 활동 및 목표를 살펴보세요.

계획

계획 단계에서 자산 매니저가 인수 계획을 세웁니다. 이 계획은 성능 요구 사항, 잠재적인 위험, ROI, 예산 및 성공 기준을 간략하게 설명합니다. 공급업체 평가 방법에 관한 참고 자료도 포함될 수 있습니다. 계획의 가장 중요한 부분은 다음과 같습니다.

• 수요 분석: 비즈니스 목표에 정렬되도록 성과 요구 사항을 결정합니다. 이 과정에 모든 관련 이해 관계자를 참여시킵니다. 

• 위험 관리: 잠재적인 위험을 파악하고 위험 완화 전략을 만듭니다. ITAM 수명 주기 분석에서 위험은 규제 환경의 변화 또는 사이버 공격일 수 있습니다. 

• 비용-편익 분석: 자산의 예상 편익 및 비용을 비교하여 예상되는 ROI를 명확하게 파악합니다. 

• 예산: 초기 구입 및 자산의 지속적인 운영 및 유지를 위한 예산을 책정합니다. 

• 성공 기준: 자산의 성공 여부를 측정하고 개선이 필요한 부분을 파악할 수 있는 KPI를 만듭니다. 

• 평가 기준: 수요 분석에 설명된 성과 목표를 달성하기 위해 자산에 필요한 특징, 기능 및 서비스를 결정합니다. 

오래된 자산을 새 자산으로 대체하는 경우 높은 품질의 자산에 필요한 것과 관련된 의사 결정에는 이전 자산의 성과도 영향을 줍니다. 

적절하게 계획하고 중요한 분석을 실행하고 재무에서 IT 운영에 이르는 주요 이해 관계자를 참여시키는 데 충분한 시간을 가지면 자산이 예산 범위 내에서 기준에 부합할 가능성이 높아집니다.

인수

계획 단계가 끝나면 자산 매니저가 인수 프로세스를 시작하고 그 과정에서 자산을 조달하고 실행합니다. 인수 프로세스의 단계는 다음과 같습니다. 

1. 공급업체 조사 및 후보 선정. 시장을 조사하고 가격을 구할 공급업체를 2~3곳 찾아봅니다. 공급업체의 비용, 제공, 품질, 안정성, 지원, 확장성 및 시스템과의 호환성을 고려하세요. 향후 업그레이드를 위한 잠재적 경로에 대해서도 생각해 보는 것이 좋습니다. 

2. 계약 협상. 최종 후보에 오른 공급업체에 계약을 요청하고 이상적인 합의에 도달할 때까지 각각 협상합니다. 보증 연장, 사용량 할인 및 서비스 수준 계약을 찾아보세요. 자산 임대 및 구입 간의 차이를 고려하세요. 

3. 승인 받기. 내부 의사 결정권자의 승인을 받고 자산을 구입합니다. 

4. 자산 배포: 자산을 설치, 설정 또는 구현합니다. 자산에 따라 이 과정에서 공급업체의 도움을 받을 수도 있습니다.

예산, 필요 사항 및 현재 시스템을 고려해야 합니다. 예를 들어 새 IT 자산은 시스템 간 데이터가 원활하게 전송되도록 현재 기술 스택과 통합되어야 합니다. 

또한 보안, 지속 가능성 또는 기타 영역에 대한 특정 회사 표준이 있는 경우 자산이 해당 표준을 충족하는지 확인하세요. 예를 들어 회사가 데이터 프라이버시를 지키는 데 대한 자부심이 있는 경우 새로운 판매 인텔리전스 소프트웨어는 GDPR과 같은 데이터 프라이버시 규정을 준수해야 합니다.

작업

투자 수익을 보기 시작하는 것은 자산 관리 수명 주기의 운영 단계입니다. 바로 이 부분에서 자산이 제 역할을 합니다. 

자산 관리자는 지속적인 감독, 직원 교육 및 컴플라이언스 모니터링을 통해 자산의 성과를 지원해야 합니다. 운영 단계의 일반적인 활동은 다음과 같습니다. 

• 성과 관리: 가동 시간 및 계획되지 않은 유지 관리의 비율과 같은 자산 성과 메트릭을 추적합니다. 데이터를 분석하여 개선이 필요한 부분을 찾아냅니다. 조정하여 성능을 최적화합니다. 

• 교육 및 지원: 직원이 자산을 안전하고 효과적으로 사용하는 방법을 알고 있도록 하고 지속적인 기술 지원을 제공합니다. 

• 컴플라이언스 모니터링: 자산이 지속 가능성 벤치마크에 도달하고 데이터, 프라이버시 및 보안에 관한 정부 규정을 준수하도록 합니다. 

이 단계의 기간은 자산에 따라 다릅니다. 노트북이 효율적으로 작동하는 기간은 보통 3~5년인 반면 개폐기의 수명은 일반적으로 15~30년 정도입니다. 정기적으로 업데이트되는 소프트웨어 자산은 비즈니스(온프레미스인 경우) 또는 공급업체(SaaS인 경우)가 영업하는 만큼 오래 유지할 수 있습니다.

유지 관리

자산이 효과적으로 작동하도록 하려면 정기적인 유지 관리 계획이 중요합니다. 이 단계에서 자산 매니저는 진동 판독값, 작동 이상, 온도 데이터 또는 전력 소비 측정과 같은 상태 메트릭을 모니터링하여 자산 유지 관리에 대한 정보를 제공합니다. 

자산 관리에는 세 가지 유지 관리 유형이 있습니다.

• 예방: 이 유지 관리 업무는 향후 고장 및 문제를 방지하는 데 도움이 됩니다. 부품 교체, 데이터베이스 정리 및 오래된 장비의 선제적인 수리를 예로 들 수 있습니다. 많은 비즈니스는 예방적인 유지 관리 체크리스트를 사용하여 프로세스를 표준화합니다. 

• 예측: 이 유지 관리 전략은 실시간 데이터를 사용하여 장비가 언제 고장 날지 예측합니다. 그러면 고장 나기 전에 고치거나 업데이트할 수 있습니다. 

• 시정: 자산에 고장이 발생할 때 발생하는 사후 대응적인 형태의 유지 관리입니다(예: 약간 손상된 노트북 화면 수리). 

모든 유지 관리 계획의 기본 요소는 반복적인 검사입니다. 

여기서는 자산에 균열, 버그 또는 기타 문제가 있는지 검사합니다. 문제를 발견하면 문제가 커져 가동 중지 시간을 유발하거나 본체 및 주변 자산에 돌이킬 수 없는 손상을 초래하기 전에 조기에 고칠 수 있습니다(예: 물 보일러가 새서 건물 지하가 침수되는 것). 

계획에는 지속적인 예방 유지 관리 일정도 포함해야 합니다. 자산에 따라 일상적인 일정은 시간 기반, 사용량 기반 또는 조건 기반일 수 있습니다. 

유지 관리를 할 때마다 어떤 일이 있었는지 항상 알 수 있도록 문서화합니다. 이렇게 하면 자산 성과를 분석하기 위한 정확한 데이터가 제공되고 가능한 감사에 대비할 수도 있습니다. 

이렇게 하면 유지 관리 계획의 구조와 관계없이 자산 수명을 늘리며 비용이 많이 드는 수리 및 운영 비효율성을 방지할 수 있습니다. 

처분

자산이 더 이상 비즈니스의 필요에 맞게 작동하지 않고 비용 효율적으로 수리할 수 없게 되면 자산 매니저는 자산을 처분합니다. 자산은 다양한 방법으로 처분할 수 있습니다.

• 매도: 감가상각된 자산의 구매자를 찾아 돈을 법니다. 제 기능을 하는 자산이 더 이상 비즈니스의 필요를 충족하지 못할 때 흔히 이루어집니다. 현금 흐름을 늘리기 위해 매도하는 경우도 있습니다. 

• 용도 변경: 상업용 건물을 아파트 단지로 바꾸는 것과 같이 자산을 새로운 용도로 사용합니다. 

• 재활용: 자산을 다시 가치 있게 만들 수 있는 방식으로 처분합니다. 

• 폐기: 자산을 책임감 있게, 안전하게, 그리고 환경을 고려한 방식으로 폐기합니다. 

IT 장비와 같은 일부 자산은 폐기 절차를 거쳐야 합니다. 여기에는 데이터 노출을 줄이는 안전한 방법으로 서비스를 종료하는 것이 포함됩니다. 예를 들어 IT 매니저가 온프레미스 소프트웨어를 종료할 때는 고객 데이터를 보호하고 IT 자산 처분(ITAD) 모범 사례를 준수하기 위해 데이터를 삭제하고 개인 식별 가능한 모든 정보를 제거합니다.

데이터 침해가 점점 흔해지는 오늘날, 높은 수준의 주의는 기본 요소입니다. 2024년에 데이터 침해로 인한 전 세계적인 손실은 488만 건으로 사상 최고였으며 작년보다 10% 증가했습니다(출처: IBM). 

많은 자산 매니저에게는 환경 관련 비용도 중요합니다. 정부 규정에 따라 자산을 올바르게 처분하면 탄소 발자국을 최소화하고 법률을 준수할 수 있습니다. 

자산을 책임감 있게 처분하려면 다음 요소를 고려하세요. 

• 데이터 노출 정도는 어떻습니까?

• 이 자산을 운송하고 처분하는 데 드는 탄소 배출 비용은 얼마입니까?

• 자산에 유한한 금속 또는 재료(예: 배터리의 리튬)가 들어 있습니까?

• 자산을 재정비하고 판매하면 온실가스 배출을 얼마나 줄일 수 있습니까?

• 이 방법은 우리 회사의 지속 가능성 목표에 정렬됩니까? 

자산을 처분한 후(더 이상적으로는 사용 중지하기 몇 개월 전)에 대체 자산 취득 계획을 세워 수명 주기를 다시 설정합니다. 

간소하고 규정을 준수하는 폐기 프로세스를 통해 벌금, 데이터 유출 및 방해가 되는 기타 시간 낭비를 방지하여 새 자산을 사용할 수 있습니다. 

효과적인 자산 관리를 위한 전략

효과적인 자산 관리 계획을 세우는 것은 막막해 보일 수 있지만 꼭 그럴 필요는 없습니다. 

목표를 명확하게 정의하는 것부터 시작하세요.

• 자산의 수명을 늘리고 싶으십니까?

• 실적이 저조한 특정 유형의 자산이 있으며 고치고 싶으십니까?

• 자산 건전성을 추적하는 데 어려움을 겪고 계십니까?

비즈니스 자산에서 개선하고 싶은 점을 결정하고 자산 관리 팀의 전반적인 목표 1~3가지를 정하세요. 목표와 상관없이 추적해야 할 자산을 정의하세요. 여기에는 하드웨어 및 소프트웨어부터 클라우드 서비스까지 모든 것이 포함됩니다. 

다음으로, 구입 날짜, 라이선스, 소프트웨어 갱신 날짜, 보증, 사용 및 유지 관리 일정을 포함하여 각 자산의 자세한 기록을 보관하는 인벤토리 시스템을 구현하세요. 

자산의 모든 측면을 파악하면 마감 날짜, 검사 및 유지 관리를 놓치는 일을 방지할 수 있습니다. 또한 자산 수명 주기의 각 단계에서 근거에 기반한 결정을 내릴 수 있습니다.

많은 비즈니스는 자산 추적, 사용 패턴 모니터링, 인시던트 관리 처리 또는 자산 성능 보고서 생성과 같은 일상적인 작업을 자동화하는 데 ITSM 소프트웨어를 사용합니다. 이 도구는 시간을 절약하고 인적 오류 위험을 줄여 자산 관리의 일관성을 높입니다.

자산 관리 전략에는 재무 관리, 위험 완화 및 규제 준수를 위한 조치도 포함되어야 합니다. 자산에 대한 정기적인 비용-편익 분석을 수행하여 자산이 수리, 월 사용료, 유지 관리 및 그 외 총 소유 비용의 요소에 드는 비용보다 더 많은 이익을 가져다 주는지 평가해야 합니다. 

위험 관리를 위해 정기적인 검사 및 감사를 실시하세요. 자산 사용에 대한 엄격한 표준 운영 절차와 자산 보안 및 처분 프로토콜을 적용하세요. 예를 들어 직원이 제한된 기록 또는 양식에 액세스하는 규칙을 설정해야 합니다. 

컴플라이언스를 유지하기 위해 공급업체 감사에 대비하여 자산 기록을 최신 상태로 유지하세요. 2024 ITAM 현황 보고서에 따르면 공급업체 감사의 비용은 매년 증가하고 있습니다.

자산 관리 모범 사례

자산 수명 주기의 각 단계를 관리하기 위한 몇 가지 자산 관리 모범 사례는 다음과 같습니다.

• ISO 55000과 같은 표준을 숙지합니다. 자산 관리 표준은 자산 관리의 가이드로 사용할 수 있는 검증된 메트릭, 방법 및 성과 표준의 프레임워크입니다. ISO 55000과 같은 표준을 통해 자산 관리의 관행 및 이점에 대한 전역적인 합의를 얻을 수 있습니다. 

• 수명 주기 자산 관리 소프트웨어를 구현합니다. Jira Service Management를 사용하면 자산을 추적하고 성능을 모니터링하고 IT 지원 요청을 관리하고 중요 문서를 저장하고 자산의 상태, 마감 날짜 등에 대한 실시간 알림을 받을 수 있습니다. 

• 직원에게 자산 사용 방법을 교육합니다. 직원들이 자산 사용 방법을 알면 효율성이 높아지고 손실을 방지할 수 있습니다. 규정 준수를 위해 중요한 보안 및 법적 프로토콜을 반드시 알려줍니다. 

• 이해 관계자의 참여를 유도합니다. 자산 매니저가 자산 구입, 관리 및 처분에 관해 더 나은 결정을 내릴 수 있도록 이해 관계자는 자산 매니저에게 유용한 정보를 제공할 수 있습니다. 또한 이해 관계자를 참여시키면 관리 중인 자산이 이해 관계자의 기대에 부합하는지 확인할 수 있습니다. 

다른 비즈니스 프로세스와 마찬가지로 자산 관리도 완전하지 않습니다. 새로운 접근 방식, 도구 및 프로세스를 지속적으로 실험하면 자산 관리 수명 주기를 최적화할 수 있습니다. 

IT 운영 관리를 담당하는 경우 IT 자산 관리 모범 사례에 대한 이 가이드를 확인하세요.

효과적인 자산 관리에 Jira Service Management 활용

자산 관리자에게 유용한 프레임워크인 자산 관리 수명 주기는 계획, 인수, 운영, 유지 관리 및 처분의 다섯 단계로 구성되며, 각 단계에는 목표, 루틴, 메트릭이 있습니다. 하지만 각 단계의 관련 작업을 수행하려면 번거롭고 시간이 오래 걸릴 수 있습니다.

각 단계에서 자산 관리를 개선하려면 Jira Service Management를 사용하세요. 

Jira Service Management(JSM)는 자산 추적, 모니터링, 서비스 요청 관리, 설명서, 성과 보고, 유지 관리 작업 및 업그레이드를 지원하는 다음의 주요 기능을 제공합니다.

• 자산 추적: IT 자산, 구성 및 리소스를 추적 및 관리하여 수명 주기, 상태 및 관계를 파악합니다.

• 모니터링: 타사 모니터링 도구와 연결하여 시스템 성능을 추적하고 경고를 트리거하며 이슈를 서비스 요청으로 전환합니다.

• 서비스 요청 관리: 자동화된 워크플로 및 SLA 추적을 통해 사용자가 서비스 요청을 제출할 수 있도록 사용자 지정 가능 요청 포털을 제공합니다.

• 설명서: Confluence와 통합하면 서비스 팀 및 최종 사용자가 참조 자료 문서 및 설명서에 쉽게 액세스할 수 있습니다.

• 성과 보고: 사용자 지정 가능 대시보드 및 보고서를 사용하여 KPI, 서비스 데스크 성과 및 고객 만족도를 추적합니다.

• 유지 관리 작업 및 업그레이드: 반복되는 유지 관리 작업을 자동화하고 ITSM 프로세스와 통합하여 적시에 시스템을 업그레이드합니다.

Jira Service Management를 엔터프라이즈 시스템과 통합하면 비즈니스, IT, 개발 팀 간의 공동 작업을 개선하고 모든 팀이 자산을 최대한 활용할 수 있습니다. 공유 워크플로 및 실시간 업데이트를 통해 팀이 원활하게 협업할 수 있습니다. Jira Service Management에서 중앙 집중식으로 자산을 관리하면 기업이 자산 수명 주기를 더 효과적으로 추적하고 유지 관리 비용을 줄이며 데이터에 기반한 결정을 내릴 수 있습니다.