プロジェクト管理ソフトウェアのメリットを体験する
遥かに少ないストレスで優れたプロジェクトを実現する
プロジェクト管理ソフトウェアとは、チームがプロジェクトを計画、実行、監視するためのデジタル プラットフォームです。プロジェクト管理ソフトウェアを適切に使用すれば、チームはスケジュールに先行して、組織的かつ効率的な方法で予算内でプロジェクトを実施できます。
しばらく手を止めて、肩の力を抜いてみましょう。プロジェクトと膨大な To Do リストの混乱から気持ちを切り離します。
タスク、リクエスト、通知が山積みになっているときに調子を整えることは難しいでしょう。忙しさに圧倒されてストレスが溜まります。
Atlassian が代わって業務をこなす訳にはいきませんので、その事態を切り抜けるため方法をご用意しました。プロジェクト管理ソフトウェアは、あなたとそのチームの業務を整理して混乱を排除し、プロジェクトの完了までの負担を大幅に軽減できます。プロジェクト マネージャだけがプロジェクト管理ソフトウェアに専念する必要はありません。
ユーザーにとってのメリット: プロジェクト管理ソフトウェアでストレス軽減
次のプレゼンテーションのためのグラフをいつ提出しなければならないか、期日が分からなくなったとします。スプレッドシートを探してみましたが、どうやら、そこにはないようです。
メールのスレッドの中で、同僚が言及していたようです。それでしょうか? しかし、そのスレッドにはメールが多すぎて、なかなか期限についての記載が見つかりません。インスタント メッセージで期日について述べたかもしれません。ところが、たった今別のリクエストが届き、先にこちらを処理しなければならなくなりました。
残念ですが、現在のプロジェクト管理のプロセスがうまく機能していないことは明らかです。また、別のデジタル ツールやプラットフォーム実装の検討はさらに頭痛の種になっています。
ツール疲れが現実に起きています。ある調査によると、労働者が業務に使用するアプリは平均で 9 種類以上あり、回答者の 74% が一度に 5 個を超えるアプリを開いていると述べています。
すでに忙しさに圧倒されている中、サポートに役立つという別のソフトウェアを学ぶための時間や気持ちの余裕はないでしょう。
それは理解できます。しかし、実は成功の糸口があるのです。そのメリットについて紹介しましょう。
1. コラボレーションを改善する
目標達成のために他の人との連携が必要なことは分かりますが、ほとんどの人にとって効果的なコラボレーションは簡単ではありません。1,400 人を超える参加者の調査によると、従業員と経営陣の 86% がコラボレーションの欠如が職場の問題の主な理由であると述べています。コミュニケーションの方法や組織へアプローチする方法はさまざまなため、コラボレーションが困難になる要因は他にも多数あります。
プロジェクト管理ソフトウェアは、同僚が取り組んでいるものは何か、何の締め切りが設定されているか、個々のタスクがプロジェクト全体のプロセスにどう適合しているかなどの可視性を高めます。このすべてが、プロジェクト管理ソフトウェアの最大のメリットとなって、プロジェクトのコラボレーションを向上させて容易にするのです。
2. コミュニケーションの一元化
整理されていないメール スレッド、ダイレクト インスタント メッセージ送信、コメントなどがあちこちに散らかっている状態で、コミュニケーションが難しくなっています。
これはプロジェクトにとっては良いものではなく、時間の浪費につながります。さまざまな調査によると、コミュニケーションがプロジェクトの失敗に繋がる最も一般的で大多数の原因となっています。チーム メンバーが情報をチェックしなければならない場所が多すぎると、連絡が錯綜して締め切りが破られ、タスクが忘れられてさまざまな混乱が生じます。
タイムラインやステータスの更新から、フィードバックや質問まで。プロジェクト管理ソフトウェアなら、すべてのコミュニケーションを 1 か所にまとめて誰でも簡単にアクセスできます。これによってサイロが解消されるため、全員が知識を共有するだけでなく、その共有方法や共有場所を効率的に管理できます。
3. タスク管理を合理化する
プロジェクトを成功させるには、チーム メンバーがそれぞれ担当しているタスクやそれを完了する期限を把握している必要があります。
しかしながら、Gallup の調査によると、仕事で自分に想定されている役割を理解しているのは従業員の半数のみに留まることが明らかになりました。不明瞭な責任範囲やマネージャからの指示がその大半を占めており、多すぎるアプリやツールの使用もわずかではあるもののその原因となっています。
あるツールでチーム メンバーにタスクが割り当てられても普段使用しているプラットフォームが別のものであれば、重要な通知が見落とされるでしょう。1 つのソフトウェアでプロジェクトを管理すれば、そのような穴を塞いで、取り組んでいる最大のプロジェクトを詳細なステップやアクション項目に細分化できます。
そこから、タスクを適切なチーム メンバーに締め切りと併せて割り当てられるため、タスクが 1 か所に集約されて新しいタスク割り当てがメンバーに通知されるようになります。
4. 信頼できる唯一の情報源を作成する
見積は多少異なりますが、労働者は平均して 1 日 1.8 ～ 2.5 時間を情報の検索にかけています。それで情報が見つかるでしょうか。見つかった情報が最新のものではなかったり必要なものと関連しなかったりするため、正しい情報が見つかるまでさらに時間が無駄になるというリスクもあります。
プロジェクト管理ソフトウェアは、プロジェクト関連の情報のリポジトリになるものです。ドキュメント、アセット、アップデート、タイムライン、会議メモ、あらゆるものがソフトウェアに保存される必要があります (進捗を把握できる会議メモの簡単なテンプレートをご覧ください)。これによって、情報はアクセスしやすく整理され、検索可能になるため、チーム メンバーが膨大な時間を無駄にせずに必要とする正しい情報を見つけられるようになります。
5. 効率を向上する
上記のすべてのメリットをまとめて、最高のメリットを最大限に活用しましょう。そうすることによって、チームは業務を円滑かつ非常に迅速に進められます。
プロジェクト管理ソフトウェアの導入によって、チームのコミュケーションが円滑になります。何が期待されているのかを、次に何を始めればよいかを理解して、必要な情報も簡単に見つけられます。
十分に手入れされた機械のような優れた連携によって、無駄な時間が大幅に削減されます。事実、Deloitte の調査によると、コラボレーションした場合のチームの業務は 15% も迅速になります。チームには必要なリソースが揃っていて質の高い作業を速いペースでこなせるため、プロジェクトがずれ込むことはなくなりました。
6. 進捗を追跡する
プロジェクトは実行できればよいというものではありません。予算内に収めてタイムラインに従い、本来の目標を達成するプロジェクトを実行する必要があります。
プロジェクト内の作業だけに注目していると、このような重要な要素を簡単に見失います。そして、これはよく起こるものです。このような制限や想定に注意していないと、プロジェクトを再び軌道に乗せるためにチーム メンバーの再作業が必要になり、スケジュールの遅れや予算超過、無駄な労力が生じることがあります。
残念なことです。プロジェクトを成功させている企業がわずか 2.5% であることも不思議ではありません。Geneca の別の調査によると、回答者の 80% が時間の半分を作業のやり直しに費やしていることが分かりました。
プロジェクト管理ソフトウェアなら作業が整理されるため、経費や締め切りなどの追跡が簡単になります。また、レポートを生成して進行に応じて進捗状況を監視して、後から手遅れになったことに気付くような事態を避けられます。