프로젝트 관리 소프트웨어의 이점을 경험하세요
스트레스를 훨씬 덜 받고 더 나은 프로젝트를 완수하세요
프로젝트 관리 소프트웨어는 팀이 프로젝트를 계획, 실행, 모니터링하는 데 사용하는 디지털 플랫폼입니다. 프로젝트 관리 소프트웨어를 올바르게 사용하면 팀이 일정보다 빠르게 예산 내에서 체계적이고 효율적인 방식으로 프로젝트를 완수할 수 있습니다.
어깨에서 힘을 빼고 잠시 키보드에서 손가락을 떼세요. 긴 프로젝트 및 할 일 목록으로 생긴 혼란에서 잠시 벗어나세요.
작업, 요청, 알림에 파묻히면 일을 제때 하기가 어렵다는 것을 잘 알고 있습니다. 바쁘고 스트레스와 부담이 높아집니다.
저희가 일을 대신 해드릴 수는 없지만(죄송합니다!) 탐색하는 데 유용한 것을 제공해드릴 수는 있습니다. 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하면 여러분과 팀이 작업을 체계화하고 혼란을 없애고 어깨의 긴장을 훨씬 덜어내면서 프로젝트를 완료할 수 있습니다. 프로젝트 매니저가 아니어도 프로젝트 관리 소프트웨어를 완벽하게 사용할 수 있습니다!
스트레스를 없애주는 프로젝트 관리 소프트웨어의 이점 경험하기
다가오는 프레젠테이션을 위해 그래프를 언제까지 제출해야 하는지조차 기억이 나지 않습니다. 스프레드시트에 대한 핑계에 있었습니까? 아니요, 거기서는 찾을 수 없습니다.
잠깐... 동료가 이메일 스레드에서 언급했다는 것을 알고 있습니다. 이것입니까? 스레드에 이메일이 엄청 많네요... 하지만 기한이 기재되어 있지는 않습니다. 어쩌면 인스턴트 메시지로 기한을 얘기했을 수 있을까요? 잠시만요, 방금 다른 요청에 대한 알림을 받았습니다. 그것 먼저 처리해야 할 것 같습니다...
한숨이 나옵니다. 현재 프로젝트 관리 프로세스가 효과가 없는 건 알지만 또다른 디지털 도구나 플랫폼을 구현할지 생각해 보는 것도 골치 아픈 일이 될 것입니다.
도구 피로는 현실에서 일어납니다. 한 조사에 따르면 평균적인 근로자는 업무 수행에 9개 이상의 앱을 사용하고 응답자의 74%는 한 번에 다섯 개 이상의 앱을 여는 것으로 나타났습니다.
이미 바쁘고 업무가 너무 많으면 도움이 된다고 하는 또다른 소프트웨어를 받을 시간도 정신력도 없을 것입니다.
저희도 이해합니다. 하지만 터널 끝에는 빛이 있습니다. 다음과 같은 이점으로 설득해 보겠습니다.
1. 공동 작업 개선
목표를 달성하려면 다른 관계자들과 협력해야 한다는 것은 알지만 대부분의 경우 효과적인 공동 작업은 쉬운 일이 아닙니다. 1,400명이 넘는 참가자를 대상으로 진행한 조사에서 직원과 경영진의 86%는 공동 작업 부족이 직장 내 실패의 주요 원인이라고 답했습니다. 커뮤니케이션 스타일, 조직 접근 방식 외에도 공동 작업을 어렵게 만드는 요인은 많이 있습니다.
프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하면 팀원들이 무엇을 하고 있는지, 어떤 기한이 정해져 있는지, 개별 작업이 전체 프로젝트 프로세스에 어떻게 부합하는지 등을 더 잘 파악할 수 있습니다. 이 모든 것은 프로젝트 관리 소프트웨어의 가장 큰 이점이라고 할 수 있는 프로젝트 공동 작업을 더 효율적이고 쉽게 할 수 있도록 돕습니다.
2. 커뮤니케이션 중앙 집중식 처리
팀에서는 체계적이지 않은 이메일 스레드, 다이렉트 인스턴트 메시지 핑, 혼잡한 댓글로 소통하는 데 어려움을 겪고 있습니다.
이것은 시간이 많이 낭비되면서 프로젝트에 좋지 않은 소식입니다. 많은 연구에 따르면 커뮤니케이션은 프로젝트 실패의 가장 흔하고 빈번한 원인입니다. 팀원들이 정보를 너무 많은 곳에서 확인해야 하면 서로를 이해하지 못하고 기한을 놓치고 업무는 잊어버리고 혼란이 생깁니다.
프로젝트 관리 소프트웨어는 타임라인 및 상태 업데이트부터 피드백 및 질문까지 모든 커뮤니케이션을 모두가 쉽게 액세스할 수 있는 한곳에서 관리해 줍니다. 이렇게 하면 사일로가 허물어져 모두가 지식을 공유할 수 있을 뿐만 아니라 지식을 공유하는 방식과 장소를 효과적으로 관리할 수 있습니다.
3. 작업 관리 간소화
프로젝트를 제공하려면 팀원이 어떤 작업을 담당하고 언제 완료해야 하는지 알아야 합니다.
하지만 Gallup에서 진행한 조사에 따르면 직장에서 자신에게 기대하는 바를 알고 있는 직원은 절반에 불과합니다. 그중 큰 부분을 차지하는 것은 명확하지 않은 책임과 관리자의 지시로, 수많은 앱과 도구를 사용하여 일하는 것은 혼란을 가중시킬 뿐입니다.
한 도구에서 팀원에게 작업을 할당했는데 다른 플랫폼에서 보내는 시간이 더 많으면 중요한 알림을 놓치게 될 것입니다. 한 소프트웨어로 프로젝트를 관리하면 허점이 보완되고 가장 어려운 프로젝트라도 개별 단계와 작업 항목으로 나눠집니다.
거기서부터는 팀원이 한 장소에 집계되도록 작업을 기한과 함께 올바른 팀원에게 할당할 수 있으며 팀원에게 새로 할 일이 있으면 알림을 받게 됩니다.
4. 단일 정보 출처 만들기
다양한 추정치가 있지만 근로자는 정보를 검색하는 데 평균 하루 1.8시간에서 하루 2.5시간 사이를 소비합니다. 그리고 찾는다고 해도 이들에게 필요한 관련성 있는 최신 세부 정보조차 아닐 수도 있어서 정확한 정보를 찾는 데 더 많은 시간을 낭비할 위험이 있습니다.
프로젝트 관리 소프트웨어는 프로젝트 관련 정보의 리포지토리가 될 것입니다. 문서, 자산, 업데이트, 타임라인, 미팅 메모 등 모든 것을 소프트웨어에 저장해야 합니다. (기록을 위한 편리한 미팅 메모 템플릿은 여기에서 확인하세요!) 그렇게 하면 액세스 가능하고 체계적이며 검색이 가능하도록 보장하게 됩니다. 팀원은 정보를 찾는 데 많은 시간을 낭비하지 않고 필요한 것을 찾을 수 있습니다.
5. 효율성 향상
위의 모든 이점을 더하면 팀이 업무를 훨씬 더 빠르게 진행할 수 있다는 최고의 이점을 얻게 됩니다.
프로젝트 관리 소프트웨어가 마련되어 있으면 팀에서는 원활한 커뮤니케이션이 이루어집니다. 자신에게 기대되는 것과 다음에 무엇을 시작해야 할지 파악하고 필요한 정보를 쉽게 찾을 수 있습니다.
기름칠이 잘 된 기계처럼 함께 일하면 낭비되는 시간이 크게 줄어듭니다. 실제로 Deloitte의 조사에 따르면 팀이 공동 작업할 때 평균 15% 더 빠르게 일하는 것으로 나타났습니다. Jira Work Management의 프로젝트 관리 템플릿을 사용하면 팀원들이 새 프로젝트를 만들 때마다 빈 페이지에서 시작하는 대신 검증된 워크플로로 훨씬 더 빠르게 시작할 수 있습니다.
팀은 최상의 결과를 놀라운 속도로 얻는 데 필요한 리소스를 갖추고 있기 때문에 더 이상 작업이 지지부진하지 않습니다.
6. 진행률 추적
프로젝트를 아무렇게나 제공하고 싶지는 않을 것이며 예산을 지키고 타임라인을 준수하고 원래 목표를 충족하는 프로젝트를 제공하고 싶으실 것입니다.
프로젝트 작업에 집중하다보면 그러한 중요한 요소를 놓치기 쉬우며 결과에 큰 영향을 줄 수 있습니다. 한계와 기대치를 면밀하게 주시하지 않으면 일정, 예산 초과, 그리고 프로젝트를 정상으로 되돌리기 위해 팀원들이 작업을 다시 해야 할 때 낭비되는 노력 때문에 어려움을 겪게 될 것입니다.
정말 낮은 수치입니다. 프로젝트를 성공적으로 완료하는 것은 회사 중 2.5%에 불과하다는 것도 이해가 됩니다. Geneca에서 진행한 별도의 설문조사에 따르면 응답자 중 80%는 절반의 시간을 재작업에 소비하는 것으로 나타났습니다.
프로젝트 관리 소프트웨어는 작업을 체계화하므로 지출 또는 기한과 같은 요소를 더 쉽게 추적할 수 있습니다. 또한 목표를 달성하지 못했다는 사실을 너무 늦게 깨닫는 일 없이 앞으로 나아가면서 진행률을 모니터링하는 보고서를 생성할 수 있습니다.