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Kanban-Projekte in Jira Software

Detaillierte Anleitungen zur Umsetzung eines Kanban-Projekts mit Jira Software

 

Claire Maynard Claire Maynard

Kanban-Tutorial

In diesem Tutorial erfährst du Schritt für Schritt, wie du in Jira Software ein Kanban-Projekt umsetzt, deine Aufgaben priorisierst, deinen Workflow visualisierst und WIP-Aufgaben reduzierst, um eine Überlastung deines Teams zu vermeiden.

Zeit:

Lesedauer: 10 Minuten. Dauer der Umsetzung: mehrere Wochen

 

Zielgruppe:

Einsteiger in der Kanban-Softwareentwicklung und/oder in Jira Software

 

Voraussetzungen:

Du hast ein Jira Software-Konto erstellt.

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Was ist Kanban?

Kanban und Scrum ähneln sich dahingehend, dass sie Teams bei frühen und häufigen Releases unterstützen. Kanban lässt deinem Team allerdings mehr Freiraum bei der Planung und Ausführung. Hier wird nicht in zeitlich festgelegten Sprints gearbeitet, sondern die Arbeit folgt dem Prinzip der Continuous Delivery – dein Team holt sich einzelne Aufgabenteile aus dem Backlog, bearbeitet sie und verschiebt sie in die Spalte "Fertig".

Schritt 1: Erstellen eines Kanban-Projekts

Nachdem du dich in Jira Software eingeloggt hast, hast du die Option, ein Projekt zu erstellen. Achte darauf, dass du bei der Auswahl deines Projekttyps ein Kanban-Softwareentwicklungsprojekt wählst. 

Dein neues Kanban-Softwareentwicklungsprojekt wird also ein Kanban Board enthalten. Sobald du dein Projekt erstellt hast, wird dir als erstes das Kanban Board deines Teams angezeigt. Hier wird dein Team letztendlich seine Aufgaben verfolgen.

Schritt 2: Konfiguration deines Workflows

In Jira Software verfügst du in einem Kanban-Projekt über einen vordefinierten Workflow mit den Bereichen "Backlog", "Zur Entwicklung ausgewählt", "In Arbeit" und "Fertig". Auf diese Weise kann der Produktinhaber dem Backlog Aufgaben hinzufügen und sie zu "Zur Entwicklung ausgewählt" verschieben, sobald die Aufgabe oder User Story vollständig ausgearbeitet ist. Die Teammitglieder können nun Aufgaben aus dieser Spalte auswählen und sie zunächst in die Spalte "In Arbeit" und später in "Fertig" verschieben. Wenn du einen anderen Entwicklungs-Workflow hast, kannst du problemlos eine Workflow-Phase hinzufügen oder entfernen. Viele Teams fügen ihrem Workflow z. B. eine QS- oder Review-Phase hinzu.

Klicke zur Konfiguration deiner Spalten und deines Workflows oben in der rechten Ecke des Backlogs auf "Board" und wähle dann "Konfigurieren".

Konfiguration deines Kanban-Workflows | Atlassian Agile Coach

Auf der Board-Konfigurationsseite wählst du nun in der Seitenleiste "Spalten" aus. Über die Schaltfläche auf der rechten Seite kannst du einen Status oder eine Spalte hinzufügen und über das Papierkorbsymbol kannst du Spalten entfernen. Wenn du die Workflow-Spalten nach deinen Wünschen konfiguriert hast, klickst du oben rechts auf "Zurück zu Board".

Schritt 3: Hinzufügen von Aufgaben, Fehlern oder User Storys zum Backlog

Füge über die Schaltfläche "Erstellen" deinem Backlog Aufgaben, Bugs oder User Storys hinzu. In Kanban ist dies die erste Spalte deines Boards. Wenn du gerade kein Projekt oder Feature griffbereit hast, kannst du auch ein paar Beispielaufgaben erstellen, um loszulegen und die Funktionsweise kennenzulernen.

Was sind User Storys?

In einem agilen Framework sind User Storys die kleinste Arbeitseinheit. Als {Benutzertyp} möchte ich {Ziel} damit ich {gewünschter Vorteil}. 

 

Nehmen wir eine Website als einfaches Beispiel für die Erstellung einer User Story.

 

Als Kunde möchte ich ein Konto erstellen können, damit ich meine Käufe des letzten Jahres sehen kann, um mein Budget für nächstes Jahr zu planen.

 

User Storys werden vom Produktinhaber grob skizziert. Die ausführlicheren Anforderungen werden dann vom gesamten Produktteam gemeinsam bestimmt.

Schritt 4: Priorisierung des Backlogs

Zur Anordnung oder Priorisierung der Backlog-Elemente ziehst du Karten in der ersten Spalte je nach ihrer Priorität nach oben oder unten.

Priorisieren in Kanban:

Ein Kanban-Team konzentriert sich nur auf die Arbeit, die aktiv ausgeführt wird. Sobald das Team ein Aufgabenelement abgeschlossen hat, wählt es das nächste Aufgabenelement aus. Der Produktinhaber kann Prioritäten für Aufgaben im Backlog beliebig neu festlegen, ohne das Team zu unterbrechen, da alle Änderungen, die das aktuelle Aufgabenelement nicht betreffen, sich auch nicht auf das Team auswirken. Solange der Produktinhaber dafür sorgt, dass die wichtigsten Aufgabenelemente oben im Backlog stehen, kann das Entwicklerteam dem Unternehmen den größtmöglichen Wert bereitstellen. Die für Scrum typischen Iterationen mit fester Länge sind hier also nicht erforderlich.

Es kann hilfreich sein, beim Hinzufügen von Vorgängen den Prioritätsschlüssel zu verwenden, damit eine Priorisierung leicht visualisiert werden kann. In den Standardeinstellungen für Kanban werden deinem Board Swimlanes hinzugefügt – eine für Elemente mit hoher Priorität mit dem Label "Beschleunigen" und eine für alles andere. Du kannst auch innerhalb der einzelnen Vorgänge Tools wie Labels oder Features zur besseren Kategorisierung von Aufgabenteilen nutzen.

Was sind Swimlanes?

Eine Swimlane ermöglicht die Kategorisierung von Vorgängen, damit agile Teams sehen können, an welchen Vorgängen sie als nächstes arbeiten sollen. Die Standard-Swimlanes lassen sich bearbeiten, indem du oben rechts in deinem Backlog zur Board-Konfiguration gehst und in der Seitenleiste "Swimlanes" auswählst. Du kannst Swimlanes hinzufügen, indem du deine Vorgänge mit JQL kategorisierst.

Konfiguration von Swimlanes | Atlassian Agile Coach
Agile Swimlanes | Atlassian Agile Coach

Schritt 5: Auswahl von Aufgaben aus dem Backlog

In Kanban holen sich die Teammitglieder Elemente aus dem Backlog oder der Spalte "Zur Entwicklung ausgewählt" und ziehen sie in die Spalte "In Arbeit".

Wir haben dir empfohlen, die Anzahl der WIP-Aufgaben zu begrenzen. Um dies zu erleichtern, könntest du Beschränkungen für deine Spalten hinzufügen. Es wird dann eine Warnung angezeigt, wenn dein Team zu viele Aufgaben in eine Spalte schiebt.

Warum sollte die Anzahl der WIP-Aufgaben begrenzt werden?

Du kannst Grenzen für deine WIP-Aufgaben (Work-in-Progress) setzen, d. h. du legst eine Mindest- und Höchstzahl an Aufgaben fest, die auf dem Board pro Spalte enthalten sein darf. WIP-Grenzen verringern die Menge der fast erledigten Aufgaben, da das Team gezwungen ist, sich auf eine kleinere Sammlung von Aufgaben zu konzentrieren, sodass die Arbeitsweise deines Teams durchgehend optimiert wird. WIP-Grenzen weisen außerdem auf Engpässe in der Delivery-Pipeline eines Teams hin, bevor eine Situation problematisch wird. WIP-Grenzen sind ein wertvolles Tool der agilen Entwicklung, mit dem schneller Mehrwert für die Kunden geschafft werden kann. Hier erfährst du mehr darüber.

In Jira Software kannst du in der Board-Konfiguration im Bereich "Spalten" eine Mindest- und Höchstgrenze für jede Spalte festlegen.

Schritt 6: Abhalten von Teammeetings

Tägliche Standup-Meetings und Retrospektiven sind bei der Kanban-Methode optional. Wir empfehlen jedoch, dass du mit deinem Team einen Meeting-Rhythmus festlegst. Ein tägliches Standup-Meeting kann sinnvoll sein, um auf Blocker in den jeweiligen Aufgaben aufmerksam zu machen. Auch für den Produktinhaber kann es hilfreich sein, da er hier dem Team mitteilen kann, wo die Prioritäten liegen und warum dies so ist. Überlege, was für dein Team das Richtige ist, und probiere es aus – du kannst immer noch Änderungen vornehmen.

Was ist ein tägliches Standup-Meeting?

Erforderliche Teilnehmer: Entwicklerteam und Produktinhaber

 

Optional: Team-Stakeholder

 

Wann: Einmal täglich, normalerweise am Morgen

 

Dauer: Nicht mehr als 15 Minuten. Für Standup-Meetings ist kein Konferenzraum erforderlich, da das Meeting nicht im Sitzen abgehalten wird. Das Stehen trägt dazu bei, das Meeting kurz zu halten!

 

Agiles Framework: Scrum und Kanban 

 

Zweck: Das tägliche Standup-Meeting ist dafür vorgesehen, alle Beteiligten schnell darüber zu informieren, was im gesamten Team abläuft. Es handelt sich nicht um ein ausführliches Statusmeeting. Das Meeting sollte leicht und ungezwungen, aber dennoch informativ sein. Jedes Teammitglied sollte die folgenden Fragen beantworten:

 

  • Was habe ich gestern erledigt?
  • Woran werde ich heute arbeiten?
  • Bin ich durch irgendetwas blockiert?

 

Es besteht die stillschweigende Übereinkunft, dass du vor deinen Kollegen berichtest, welche Arbeiten du gestern erledigt hast. Niemand möchte das Teammitglied sein, das ständig an derselben Sache arbeitet und keinen Fortschritt macht.

 

Profitipp: Einige Teams nutzen Timer, um alle auf Kurs zu halten. Andere werfen einen Ball im Team hin und her, um sicherzustellen, dass alle aufmerksam sind. Viele verteilte Teams nutzen Videokonferenzen oder Gruppenchats, um die Distanz zu überbrücken. Dein Team ist einzigartig – dein Standup-Meeting sollte dies ebenfalls sein!

Schritt 7: Verwendung des Kontrollcharts

Du solltest regelmäßig einen Blick auf das Kontrolldiagramm werfen, um den Fortschritt deines Teams zu überwachen.

Was ist ein Kontrollchart?

Das Kontrolldiagramm stellt folgende Informationen bereit:

  • Die Dauer, wie lange jeder Vorgang in einem bestimmten Status verweilt, bevor er zur nächsten Phase übergeht.
  • Die Durchlaufzeit deines Teams, also die durchschnittliche Zeit, die bis zum Abschluss eines Vorgangs erforderlich ist. Du kannst die Durchlaufzeit für dein Produkt oder deine Version ansehen.
  • Den fortlaufenden Durchschnitt der Durchlaufzeit deines Teams. Mit steigender Effizienz deines Teams sollte sich diese Zahl verringern.

Das Kontrolldiagramm ist nützlich, da es bei der Analyse der Arbeitsweise deines Teams behilflich ist. Einige Fragen, die du dir stellen könntest:

  • Erfordern bestimmte Vorgangstypen zu viel Zeit bis zur Fertigstellung? Dies könnte bedeuten, dass die Vorgänge zu komplex sind oder zugunsten höher priorisierter Aufgaben immer wieder nach hinten geschoben werden.
  • Dauert der Übergang von Vorgängen zu einem bestimmten Status zu lange? Dies könnte auf einen Engpass im Teamprozess hinweisen.
  • Was ist der fortlaufende Durchschnitt deines Teams? Wird dein Team effizienter? Warum oder warum nicht?

Schritt 8: Verwendung des Kanban-Backlogs (optional)

Viele Teams sind von der Flexibilität von Kanban begeistert, aber es ist möglich, dass die erste Spalte auf ihrem Board – das Backlog – zu lang und unübersichtlich wird. Aus diesem Grund haben wir in den Kanban-Softwareentwicklungsprojekten ein Backlog hinzugefügt.

Das Kanban-Backlog bietet dir ein Backlog für dein Board, das sich auf einer anderen Registerkarte in deinem Projekt befindet. Das Kanban-Backlog stellt im Wesentlichen einen größeren und dedizierten Bereich für Produktmanager zur Verfügung, in dem sie das Backlog uneingeschränkt erstellen und priorisieren können, ohne das Team bei der laufenden Arbeit zu stören. Der Produktmanager kann nun Aufgaben aus dem Backlog in "Zur Entwicklung ausgewählt" verschieben, um dem Team mitzuteilen, welche Aufgaben anstehen.

Weitere Informationen erhältst du in Verwendung des Kanban-Backlogs undAktivieren des Kanban-Backlogs.

Kanban-Backlog | Atlassian Agile Coach
Wie wird das Kanban-Backlog aktiviert?
  • Logge dich als Benutzer mit den globalen Berechtigungen eines Jira-Administrators ein.
  • Wähle in der oberen Menüleiste Jira Administration > Anwendungen und scrolle die Seite bis zum Bereich Jira Software herunter.
  • Wähle unter Jira Software Labs die Features, die für dich interessant sind.
  • Burnup-Chart
  • Kanban-Backlog

Verfahren für Fortgeschrittene

Inzwischen hast du wahrscheinlich bereits festgestellt, wie gut Jira Software anpassbar ist. Im Folgenden geben wir dir ein paar tiefer gehende Tipps und Tricks an die Hand, mit denen dein Team sein volles Potenzial entfalten sowie WIP-Aufgaben schneller und effizienter abschließen kann.

Schritt 9: Verwendung der Spaltenbeschränkungen

In Schritt 5 haben wir bereits besprochen, wie wichtig es ist, die Anzahl der WIP-Aufgaben zu begrenzen. In diesem Abschnitt werden wir darauf etwas genauer eingehen, vor allem da Grenzen Engpässe in deinem Team verdeutlichen. Wenn diese frühzeitig erkannt werden, kann dein Team Prioritäten neu ordnen und einen realistischen Handlungsplan ausarbeiten.

Du kannst die Spaltenbeschränkungen deines Boards konfigurieren, indem du in der Board-Konfiguration den Bereich "Spalten" aufrufst. Dort hast du die Möglichkeit, Mindest- und Höchstgrenzen für jede Spalte festzulegen.

Beispiel für Spaltenbeschränkungen | Atlassian Agile Coach

Wenn sich entweder in der Spalte "Zur Entwicklung ausgewählt" oder "In Arbeit" mehr als zehn Vorgänge befinden, erscheint am oberen Rand der Spalte ein roter Balken:

Kanban mit Spaltenbeschränkungen | Atlassian Agile Coach

Beachte, dass dein Board anders aussehen kann, wenn du das Kanban-Backlog für dein Board aktiviert hast.

Je nach den Anforderungen deines Teams kannst du noch einen Schritt weitergehen und deine Spaltenbeschränkungen so konfigurieren, dass Sub-Tasks nicht mitgezählt werden.

Weitere Details hierzu findest du unter "Konfiguration von Spalten".

Schritt 10: Verwendung des kumulativen Flussdiagramms

Das kumulative Flussdiagramm ist bei der Kanban-Methode einer der wichtigsten Berichte überhaupt. Mit ihm kann das Team seine Arbeit schnell visualisieren und mit dem Gesamtfortschritt des Projekts vergleichen.

In Jira Software zeigt das kumulative Flussdiagramm die Status der Vorgänge deines Teams für einen bestimmten Zeitraum an:

Engpässe werden im Diagramm als eine plötzliche Änderung der Vorgangsstatus angezeigt – sobald ein plötzlicher Anstieg oder ein Gefälle vorhanden ist, sollten die betroffenen Vorgänge auf jeden Fall näher betrachtet werden.

Für die Prognose potenzieller Engpässe ist das kumulative Flussdiagramm ein Tool, das dein Team ernsthaft in Betracht ziehen sollte.