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Nutze die Vorteile von Projektmanagementsoftware

Liefere bessere Projekte mit erheblich weniger Stress ab

Projektmanagementsoftware ist eine digitale Plattform, mit der Teams Projekte planen, durchführen und überwachen. Richtig eingesetzt hilft Projektmanagementsoftware deinem Team, Projekte organisiert und effizient abzuschließen – noch vor dem eigentlichen Projekttermin und unter Budget.

Entspanne dich und nimm deine Hände einen Moment lang von der Tastatur. Gewinne mental Abstand vom Chaos deiner eigenen Projekte und deiner langen To-do-Liste.

Natürlich ist es nicht leicht, kurz durchzuatmen, wenn du von Aufgaben, Anfragen und Benachrichtigungen regelrecht überschüttet wirst. Du bist beschäftigt, gestresst und überlastet.

Wir können dir deine Arbeit leider nicht abnehmen. Aber wir können dich bei der Bewältigung deiner Aufgaben unterstützen. Projektmanagementsoftware kann dir und deinem Team dabei helfen, die Arbeit zu organisieren, Verwirrung zu vermeiden und Projekte erfolgreich und stressfreier abzuschließen. Du musst kein Projektmanager sein, um Projektmanagementsoftware gewinnbringend einzusetzen!

Was ist Projektmanagementsoftware?

Projektmanagementsoftware ist ein digitales Tool zur Planung, Durchführung und Überwachung von Projekten.

In Projektmanagementsoftware werden alle deine projektbezogenen Ressourcen und Unterhaltungen zentral aufbewahrt. So kann dein Team Projekte effizient innerhalb des Budget- und Zeitrahmens ausliefern.

Wie profitierst du davon? Weniger Stress dank Projektmanagementsoftware

Du kannst dich nicht mehr erinnern, bis wann diese Diagramme für eine bevorstehende Präsentation eingereicht werden müssen? Vielleicht findest du den Termin in dieser unübersichtlichen Tabelle? Nein, dort steht er nicht.

Moment … dein Kollege hat die Frist in einer E-Mail-Unterhaltung erwähnt. Diese hier? So viele E-Mails in diesem Thread …, aber die Frist ist immer noch nicht aufgetaucht. Vielleicht habt ihr in einem Chat über die Frist gesprochen? Moment, du hast gerade einen Ping wegen einer anderen Anfrage bekommen. Du solltest dich wahrscheinlich zuerst darum kümmern …

Dir ist klar, dass dein aktueller Projektmanagementprozess nicht funktioniert. Aber auch nur daran zu denken, ein weiteres digitales Tool oder eine weitere Plattform zu implementieren, bereitet dir enormes Kopfzerbrechen.

Tool-Fatigue ist Realität. Eine Studie ergab, dass der durchschnittliche Mitarbeiter mehr als neun Apps verwendet, um seine Arbeit zu erledigen, und 74 % der Befragten haben mehr als fünf Apps gleichzeitig geöffnet.

Wenn du bereits extrem beschäftigt und überfordert bist, hast du keine Zeit oder geistige Energie, um dich mit einer weiteren Software zu beschäftigen, die Abhilfe verspricht.

Wir verstehen das. Aber es gibt Licht am Ende des Tunnels. Lass dich von diesen Vorteilen überzeugen.

1. Bessere Zusammenarbeit

Wir wissen, dass wir mit anderen zusammenarbeiten müssen, um unsere Ziele zu erreichen, doch eine effektive Zusammenarbeit ist für die meisten von uns nicht einfach. In einer Studie mit über 1.400 Teilnehmern gaben 86 % der Mitarbeiter und Führungskräfte an, dass mangelnde Zusammenarbeit einer der Hauptgründe für Misserfolge am Arbeitsplatz ist. Es gibt unterschiedliche Kommunikationsstile, unterschiedliche Organisationskonzepte und so viele andere Faktoren, die die Zusammenarbeit schwierig machen.

Projektmanagementsoftware gibt Teams einen besseren Überblick darüber, woran ihre Kollegen arbeiten, welche Fristen festgelegt wurden, wie ihre individuellen Aufgaben in den gesamten Projektprozess passen und vieles mehr. All dies trägt zum größten Nutzen der Projektmanagementsoftware bei: eine bessere und einfachere Projektzusammenarbeit.

2. Zentralisierte Kommunikation

Dein Team hat mit der Kommunikation in unübersichtlichen E-Mail-Schriftwechseln, direkten Chatnachrichten und Kommentaren, die in der ganzen Geschäftigkeit untergehen, zu kämpfen.

Das sind schlechte Neuigkeiten (und ist eine große Zeitverschwendung) für deine Projekte. Eine Reihe von Studien zeigt, dass Kommunikationsprobleme eine der häufigsten Ursachen für gescheiterte Projekte sind. Wenn Teammitglieder an zu vielen Orten nach Informationen suchen müssen, kommt es zu Missverständnissen, werden Fristen verpasst und Aufgaben vergessen – die Verwirrung wird immer größer.

In Projektmanagementsoftware findet die gesamte Kommunikation – von Zeitplänen und Statusupdates bis hin zu Feedback und Fragen – an einem einzigen Ort statt, der für jeden leicht zugänglich ist. So werden Silos beseitigt, damit jeder nicht nur sein Wissen teilen, sondern auch effektiv verwalten kann, wie und wo es geteilt wird.

3. Optimiertes Aufgabenmanagement

Damit deine Projekte erfolgreich umgesetzt werden können, müssen deine Teammitglieder wissen, für welche Aufgaben sie verantwortlich sind und wann sie sie erledigt haben müssen.

Leider ergaben Untersuchungen von Gallup, dass nur etwa die Hälfte der Mitarbeiter weiß, was von ihnen bei der Arbeit erwartet wird. Unklare Zuständigkeiten und Anweisungen von Managern haben einen großen Anteil daran und die Arbeit mit zahlreichen Apps und Tools führt zu noch mehr Chaos.

Wenn einem Teammitglied in einem Tool eine Aufgabe zugewiesen wird, es jedoch mehr Zeit auf einer anderen Plattform verbringt, wird es diese wichtige Benachrichtigung verpassen. Wenn du deine Projekte in einer einzigen Software verwaltest, schließt du diese Lücken und kannst auch die größten und komplexesten Projekte in kleine Schritte und Aufgaben unterteilen.

Diese Aufgaben lassen sich dann den richtigen Teammitgliedern mit einer Frist zuweisen. Alle Aufgaben sind zentral an einem Ort zusammengefasst und die jeweiligen Mitarbeiter werden über ihre neuen Aufgaben informiert.

Zielscheibe

4. Eine zentrale Informationsquelle

Auch wenn die Schätzungen hierzu auseinandergehen, verbringt der durchschnittliche Arbeitnehmer zwischen 1,8 und 2,5 Stunden pro Tag mit der Suche nach Informationen. Und wenn die Informationen gefunden werden? Dann besteht immer das Risiko, dass es nicht die neuesten und relevantesten Informationen sind und der Mitarbeiter noch mehr Zeit investieren muss, um die richtigen Informationen zu finden.

Deine Projektmanagementsoftware dient als Repository für projektbezogene Informationen. Dokumente, Assets, Updates, Zeitleisten, Besprechungsnotizen und alles andere sollten in deiner Software aufbewahrt werden. (Wir haben für dich eine praktische Vorlage für Besprechungsnotizen, damit du den Überblick behältst!) Auf diese Weise ist alles zugänglich, geordnet und durchsuchbar. Deine Teammitglieder können benötigte Informationen schnell finden, ohne viel Zeit mit der Suche nach den richtigen Informationen zu verschwenden.

5. Steigerung der Effizienz

Zähle alle diese Vorteile zusammen und du erhältst den größten Nutzen von allen: Dein Team kommt schneller voran. Viel schneller.

Mit einer Projektmanagementsoftware kann dein Team besser kommunizieren. Deine Teammitglieder wissen, was von ihnen erwartet wird und welche Aufgaben sie als Nächstes erledigen sollten. Sie können die benötigten Informationen leicht finden.

Sie arbeiten wie eine gut geölte Maschine zusammen und verlieren erheblich weniger Zeit. Tatsächlich haben Untersuchungen von Deloitte ergeben, dass Teams durchschnittlich 15 % schneller arbeiten, wenn sie gut zusammenarbeiten. Projekte ziehen sich nicht mehr in die Länge, weil dein Team über die benötigten Ressourcen verfügt, um hochwertige Arbeit in einem beeindruckenden Tempo abzuliefern.

6. Fortschrittsverfolgung

Du möchtest nicht einfach nur ein Projekt abwickeln, sondern ein Projekt abliefern, das dein Budget nicht überschreitet, den Zeitplan einhält und die ursprünglichen Ziele erfüllt.

Diese wichtigen Elemente werden leicht aus den Augen verloren, wenn du bis zum Hals in Projektarbeit steckst. Doch solltest du diese Einschränkungen und Erwartungen genau im Blick behalten. Sonst wirst du mit nicht eingehaltenen Zeitplänen, Budgetüberschreitungen und vergeudeten Arbeitsstunden zu kämpfen haben, wenn Teammitglieder ihre Arbeit von vorne beginnen müssen, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen.

Da ist es kein Wunder, dass nur 2,5 % der Unternehmen Projekte erfolgreich abschließen. Eine separate Umfrage von Geneca ergab, dass 80 % der Befragten die Hälfte ihrer Zeit mit Nachbesserungen verbringen.

Projektmanagementsoftware organisiert deine Aufgaben so, dass Ausgaben, Fristen und andere projektbezogene Aktivitäten einfacher verfolgt werden können. Darüber hinaus kannst du Berichte erstellen, um den Fortschritt in den einzelnen Projektphasen zu überwachen, anstatt zu spät zu erkennen, dass du das Ziel nicht erreicht hast.

Atme tief durch und lass dir von Projektmanagementsoftware helfen

Die Erkenntnis mag zwar bitter sein, aber dir ist klar, dass deine aktuelle Art und Weise der Projektbearbeitung nicht funktioniert. Natürlich kommen auch deine Projekte (irgendwann) zum Abschluss, aber der Weg dorthin ist nicht gerade optimal, geschweige denn stressfrei.

Damit bist du nicht alleine und genau deshalb gewinnt Projektmanagementsoftware zunehmend an Beliebtheit. Tatsächlich wird bei 77 % der erfolgreich abgeschlossenen Projekte Projektmanagementsoftware aufgrund der zuvor genannten Vorteile eingesetzt.

Wenn du dein Team mit Projektmanagementsoftware unterstützen möchtest, achte auf Folgendes:

  • Bitte deine Teammitglieder um ihre Meinung: Damit die Software die versprochenen Vorteile bringt, müssen die Teammitglieder sie auch benutzen. Binde deine Teammitglieder in den Prozess ein, indem du ihnen kostenlose Testversionen zur Verfügung stellst und sie die verschiedenen Funktionen bewerten lässt. Damit erreichst du, dass sie hinter dem endgültigen Produkt stehen. Außerdem gewinnst du auf diese Weise wertvolle Erkenntnisse.
  • Biete entsprechende Trainings an: Eine Software kann noch so intuitiv sein – der Einstieg ist erst einmal überwältigend. Biete Tutorials, Ressourcen und weitere Methoden der Wissensvermittlung an, damit die Mitarbeiter wissen, wie sie das Tool richtig nutzen.
  • Bewahre alle projektbezogenen Informationen in der Software auf: Das mag zu Anfang etwas gewöhnungsbedürftig sein (und gelegentliche Erinnerungen erfordern), aber die Software nützt nichts, wenn darin nur ein Teil der Projektinformationen vorhanden ist. Denn dann müssen die Mitarbeiter weiterhin mehrere Apps durchsuchen, um die benötigten Informationen zu finden. Der beste Wissensaustausch findet statt, wenn sich alles an einem Ort befindet.

Lass unübersichtliche Tabellenkalkulationen und endlose E-Mail-Schriftwechsel hinter dir und schließe deine Projekte ohne Stress und Verwirrung erfolgreich ab. Sobald sich alle an die Projektmanagementsoftware gewöhnt haben, werdet ihr euch fragen, wie ihr ohne sie überhaupt zurechtgekommen seid.

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