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Todo sobre la planificación de la capacidad (y por qué es la visión realista que necesitas)

Planifica con eficacia y evita llevar a tu equipo al límite

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Todo líder o gestor de proyectos sabe que entender la capacidad de su equipo puede parecer un gran juego de adivinanzas.

Tablero de Jira

Cada vez que llega una solicitud o se te pide que eches una mano en una nueva iniciativa interdisciplinar, te enfrentas a esta pregunta: siendo realista ¿tiene tu equipo el tiempo necesario para llevarla a cabo? ¿O es que decir "sí" va a suponer demasiado para todo el mundo?

Tanto si conoces el término formal como si no, ese mismo ejercicio es la planificación de la capacidad en acción.

Bien, ¿qué es la planificación de la capacidad?

La planificación de la capacidad es el proceso de identificar el número de horas que requerirá un proyecto o una tarea, determinar si el equipo tiene la capacidad necesaria para completarla o no y, después, coordinar ese trabajo para lograr la máxima eficiencia.

Como su propio nombre indica, el proceso puede dividirse en dos partes: capacidad y planificación.

En primer lugar, tendrás que conocer la capacidad total de tu equipo, es decir, la cantidad máxima de trabajo que puede asumir antes de sobrecargarlo. Una vez que tengas clara esa información, pasa a la fase de planificación. Ahí es donde deberás priorizar las tareas y programar esas horas para que el trabajo se complete en el plazo previsto.

Por ejemplo, imagina que a tu equipo se le ha pedido que extraiga datos y elabore un informe para ayudar al equipo de ventas; tal vez necesiten un montón de datos de clientes de los últimos dos años.

Revisarías esa solicitud de proyecto, te harías una idea del alcance y asignarías estimaciones de tiempo para tener una idea básica de cuánto tiempo llevará completarlo. De principio a fin, crees que requerirá unas ocho horas de trabajo.

Ahora, tienes que averiguar si tu equipo tiene realmente ocho horas disponibles.

La forma más sencilla de hacerlo es pedir a todos los miembros del equipo que escriban qué hacen en una semana normal, junto con una estimación del tiempo que dedican a cada actividad en horas por semana. Deberán consultar sus calendarios, bandejas de entrada del correo electrónico, tickets de Jira, etc., para asegurarse de que son lo más realistas posible. De ese modo, obtendrás el total de horas que están trabajando actualmente en una semana.

A partir de ahí, puedes ver dónde hay margen de maniobra para introducir nuevos proyectos. También identificarás a las personas más adecuadas para asignarlos (en función de quién tenga más flexibilidad con su carga de trabajo) y establecerás un plazo más realista para conseguir ese proyecto.

Puede que las obligaciones actuales de Dennis solo sumen unas 30 horas a la semana y que tenga la disponibilidad y los conocimientos necesarios para asumir esta petición, pero dice que necesitará hasta el lunes para terminar el informe.

La planificación de la capacidad significa que el plan del proyecto y las expectativas se basarán en la realidad, en lugar de en tus optimistas conjeturas sobre lo que tu equipo puede producir.

Planificación de la capacidad en acción

Para obtener instrucciones paso a paso sobre cómo llevar a cabo una sesión de planificación de la capacidad, consulta nuestra estrategia de planificación de la capacidad. A continuación, documenta los resultados de tu sesión en la plantilla de planificación de la capacidad disponible para su uso en Confluence. El documento de planificación de la capacidad tendrá el siguiente aspecto:

Documento de planificación de la capacidad

¿Y los otros tipos de planificación de los que he oído hablar?

Diferencia entre planificación y gestión de la capacidad

Cuando te adentres por primera vez en el mundo de la planificación de la capacidad, es posible que también escuches el término gestión de la capacidad. Se utiliza con mayor frecuencia en relación con los equipos y proyectos de TI, pero también aparece en otros ámbitos.

La gestión de la capacidad es un concepto más amplio que describe la capacidad general de una empresa para supervisar y coordinar todos los recursos de que dispone para cumplir los requisitos del proyecto.

Piensa en la gestión de la capacidad como un proceso general donde la planificación de la capacidad es tan solo una parte más del proceso, del mismo modo que las entrevistas son una parte del proceso general de contratación.

Diferencia entre la planificación de la capacidad y la planificación de los recursos

Puede que también oigas hablar de la planificación de recursos. Es un término que, a menudo, se utiliza indistintamente con el de planificación de la capacidad, pero en realidad hay una diferencia.

La planificación de la capacidad analiza en concreto los recursos del personal para determinar si tiene las habilidades y la disponibilidad necesarios para cumplir con los requisitos de un proyecto. Por ejemplo, ¿puede tu equipo cumplir razonablemente con esa solicitud de datos para el viernes?

La planificación de los recursos, en cambio, hace referencia a la asignación de recursos específicos, ya sean personas, presupuesto, software, equipos, materiales, etc.

El objetivo es asegurarse de que estás utilizando adecuadamente cada recurso particular para sacarle el máximo partido. Por ejemplo, ¿podrías hacer algunos cambios en tu panel de datos para ayudar a obtener esas cifras de forma más eficiente? ¿Podrías retrasar otros informes para dejar espacio a esta solicitud? ¿Cómo podrías maximizar el resultado de esa herramienta en particular?

Las ventajas de la planificación de la capacidad

La planificación de la capacidad puede requerir cierta práctica, sobre todo si estás acostumbrado a aceptar con entusiasmo todas las peticiones que te llegan. Pero adquirir este hábito ofrece numerosas ventajas.

1. Evitar el desgaste del equipo

Esta es una estadística alarmante: el 48 % de los trabajadores afirma que tienen demasiados plazos irrazonables y mucho trabajo por hacer. Tiene sentido: si no se sabe cuánto trabajo puede asumir un equipo, es probable que acabe sobrecargado. Al fin y al cabo, siempre hay más tareas que hacer.

Tomar medidas para conocer a fondo la capacidad real de tu equipo significa que no les agobiarás con demasiadas tareas y responsabilidades, y también que podrás ayudarles a gestionar su tiempo priorizando el trabajo que más impacto tiene.

2. Establecer plazos más realistas

Ya sabrás que los proyectos tienden a superar los plazos previstos. La culpa la tiene la falacia de la planificación, que afirma que todos somos unos eternos optimistas que subestiman de forma escandalosa la duración real de los proyectos.

Este sesgo es difícil de combatir, pero la planificación de la capacidad puede ayudar. Si logras detalles sobre la disponibilidad directamente de tu equipo, obtendrás un muy necesario análisis objetivo con el que poder gestionar las expectativas de plazos según lo que tu equipo es capaz de producir realmente.

3. Identificar la falta de competencias

La planificación de la capacidad consiste en saber qué trabajo puede realizar el equipo. Esto no solo hace referencia al tiempo, sino también a las habilidades. Lamentablemente, el 54 % de los empleados afirma que aún no saben todo lo que deberían para realizar su actual trabajo.

Al evaluar la capacidad de tu equipo y planificar el trabajo con antelación, es más fácil detectar si los proyectos requieren habilidades que el equipo no tiene. Puede que, por ejemplo, esa solicitud del equipo de ventas requiera algunos conocimientos de big data con los que tu empresa no cuenta.

Tener eso en cuenta con antelación te permite tomar medidas proactivas, como formar a alguien del equipo, subcontratar una tarea o cambiar el alcance del proyecto.

Los retos de la planificación de la capacidad

La planificación de la capacidad ofrece numerosas ventajas, pero también requiere un poco de esfuerzo. Veamos algunos de los obstáculos más comunes que tendrás que superar.

1. Entender la capacidad es algo difícil

¿Crees que la planificación de la capacidad es una actividad única? Piénsalo dos veces. La capacidad de tu equipo evoluciona constantemente a medida que los proyectos cambian y los miembros del equipo se van o se incorporan a filas. Además, tienes que confiar en la sinceridad de las personas sobre sus cargas de trabajo y sus limitaciones actuales.

Todo esto hace que tener una idea firme de la capacidad que tiene el equipo para hacer frente a nuevos trabajos y solicitudes, sobre todo si lo conforman demasiadas personas prometedoras que siempre creen que pueden asumir más, sea un reto. Cuanto más a menudo hables con tu equipo sobre la planificación de la capacidad (la mayoría de los equipos lo hacen semanalmente), más fácil será para todos ser realistas.

2. Los cambios te desconcertarán

No tienes una bola de cristal a mano, y hasta los gestores de proyectos con más experiencia y las mejores intenciones deberán enfrentarse a algunos obstáculos. Todos los proyectos conllevan riesgos, y las circunstancias imprevistas —desde la temporalidad hasta los cambios en el sector— pueden truncar tus planes.

Cuando hay que intentar acabar con todos esos posibles contratiempos, la planificación de la capacidad no siempre es tan sencilla. Planificar con un cierto margen (aunque solo sean uno o dos días más) te ayudará a sobrellevar los contratiempos, sin que las cosas se salgan de madre.

3. Tendrás que entablar algunas conversaciones difíciles

Si tu equipo ha sido con anterioridad el equipo del "sí" dentro de tu empresa, comprometerse con la planificación de la capacidad va a significar también decir "no".

Recuerda que la planificación de la capacidad solo es útil si haces algo con la información que identificas. Eso puede implicar rechazar proyectos por falta de capacidad, ajustar o reducir las expectativas y retrasar los plazos. Siempre es mejor decir "no" que decir "sí" y no cumplir.

Prácticas recomendadas para la planificación de la capacidad

La planificación de la capacidad requerirá algo de práctica (y también algo de ensayo y error), pero aquí te contamos algunos consejos para que empieces por el camino correcto.

1. Aprende de los proyectos anteriores

La experiencia es una gran maestra, siempre que estés dispuesto a mirar atrás y aprender de esas lecciones. Cuando tu equipo termine un proyecto, no te laves las manos y sigas con otra cosa. Organiza un análisis retrospectivo para debatir cómo han ido las cosas, prestando especial atención a los puntos en los que la capacidad se ha visto afectada.

¿Qué ha provocado esa incidencia? ¿Se amplió el alcance del proyecto? ¿Sobreestimaron los miembros del equipo su disponibilidad? Determina la causa principal e identifica formas de evitar que ocurra lo mismo en el futuro.

2. Mantén conversaciones sinceras con tu equipo

Nadie sabe mejor que los propios miembros de tu equipo la capacidad de la que disponen. Son ellos los que están sobre el terreno, por lo que deberías entablar conversaciones sinceras sobre su carga de trabajo y los proyectos adicionales que creen que podrían asumir.

Recuerda que la capacidad evoluciona constantemente, por lo que la conversación debe darse con cierta frecuencia. Dedica unos minutos de la reunión periódica de equipo a hablar de lo que cada uno hace en ese momento para así tener información actualizada sobre sus cargas de trabajo y obligaciones actuales.

3. Obtén los detalles necesarios con antelación

Aunque conocer la capacidad de tu equipo es una pieza importante del rompecabezas, no te olvides la parte de planificación de la ecuación. Para poder planificar con éxito ese trabajo, es necesario tener una profunda comprensión de lo que se requiere para completarlo.

Lamentablemente, el 52 % de los proyectos experimenta la corrupción del alcance. Cuando los requisitos de un proyecto aumentan más allá de lo que se había previsto en un principio, el equipo puede verse rápidamente desbordado.

Cuando llegue a tu mesa una nueva solicitud de proyecto, haz preguntas cuidadosamente pensadas para asegurarte de que comprendes los pormenores de lo que se pide. También puedes crear algún tipo de informe o formulario que otros equipos deban cumplimentar para presentar una solicitud, de modo que tengas los detalles necesarios desde el primer momento.

Y, por último, aunque creas que comprendes bien hasta el último detalle, añade algo de tiempo para retrasos y contingencias. No se puede planificar todo, pero tener ese pequeño margen de maniobra garantizará que tu equipo no esté al límite, incluso si ocurre algo inesperado.

Deja de adivinar y empieza a planificar

Cuando hay un nuevo proyecto sobre la mesa, es fácil caer en esta trampa: primero aceptas los requisitos y la solicitud, y luego piensas en cómo va a hacerlo el equipo.

Para trabajar de forma más inteligente, no más exigente, utiliza la planificación de la capacidad y trabaja hacia atrás. Empieza por tener una idea realista de lo que puede hacer tu equipo y, a partir de ahí, planifica todo el trabajo.

Evitar el temido juego de adivinanzas sobre la capacidad de tu equipo significa que podrás priorizar de forma eficaz los proyectos, establecer expectativas y plazos más realistas y cuidar el estado de ánimo de los empleados; todo ello mientras evitas a todo el mundo mucho estrés y frustración.

Haz que este proceso sea aún más sencillo utilizando la plantilla de planificación de la capacidad en Confluence. Después, asegúrate de archivarla en un lugar de tu espacio de Confluence que sea visible para todos los miembros del equipo. ¡Disfruta planificando!

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