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Cómo crear una cultura colaborativa

Objetivos de escuadrón para lugares de trabajo innovadores

Personajes escalando

A muchas organizaciones les gusta hablar mucho sobre cómo la colaboración impulsa la innovación, pero a la hora de desarrollar culturas verdaderamente colaborativas, todas esas palabras no se materializan en muchas acciones.

Sí, claro, hacen una sesión de lluvia de ideas de vez en cuando. Ah, y acaban de comprarse un nuevo programa informático de comunicación. Puede que su declaración de objetivos mencione incluso la colaboración.

Sin embargo, si te fijas en cómo se desarrolla el trabajo a diario, el cuento cambia. Los departamentos trabajan de forma aislada o incluso enfrentados entre sí. Los empleados saben dónde están los problemas o cómo se podrían hacer mejor las cosas, pero no consideran que sea seguro alzar la voz. También saben que quienes se llevan todo el reconocimiento son las "estrellas del rock" que van a su aire, no los que trabajan en equipo.

Una cultura colaborativa es aquella en la que la colaboración es habitual y deliberada.

No es un entorno en el que se produzca la innovación, ni donde a nadie le guste ir a trabajar. En el complejo mundo empresarial que cambia constantemente, si no logras aprovechar todo el potencial de tu equipo por medio de la colaboración, tu organización se quedará atrás.

Entonces, ¿cómo puedes hacer que la política de tu empresa sea más colaborativa? Para ello, necesitarás algo más que colgar unos cuantos carteles de trabajo en equipo, pero es una labor más factible y gratificante de lo que podrías pensar. Esta es nuestra guía para ponerte manos a la obra. (Te prometemos que no hablaremos ni una sola vez de "hacer el sueño realidad").

¿Qué es una cultura colaborativa?

La colaboración se produce en casi todas las organizaciones, pero no todas ellas tienen una cultura colaborativa. ¿Dónde está la diferencia?

Una cultura colaborativa es aquella en la que la colaboración es habitual y deliberada. La colaboración no solo se produce si alguien la inicia. Al contrario, se integra en los procesos laborales cotidianos del personal y en las actitudes que adoptan sobre dicho trabajo.

En esencia, una cultura colaborativa valora la idea de que juntos somos mejores. Se centra en la idea de que la inteligencia colectiva impulsa las soluciones más creativas.

¿Qué ventajas aporta una cultura colaborativa?

Esa búsqueda de soluciones creativas hace que muchas organizaciones estén investigando formas de ser más colaborativas. En la actualidad, no hay ninguna palabra más de moda que "innovación". Las empresas innovadoras son las que mayor renombre adquieren, pero hay mucho más en juego que puntos de popularidad. La incapacidad para innovar puede suponer la incapacidad para sobrevivir.

Asimismo, estamos siendo testigos cada vez más de que la colaboración es una de las formas más eficaces de crear innovación. En un estudio se observó que las empresas con culturas colaborativas tenían una probabilidad cinco veces mayor de presentar un alto rendimiento.

Hay mucho más en juego que puntos de popularidad. La incapacidad para innovar puede suponer la incapacidad para sobrevivir.

Una cultura colaborativa alienta la innovación al sacar lo mejor de los empleados. Cuando nos sentimos parte de un esfuerzo de equipo, nuestra vitalidad, productividad y adaptabilidad aumentan. La colaboración genera sentimientos de comunidad e implicación. Nos hace sentir más felices y menos estresados.

En resumen, los empleados colaborativos son empleados comprometidos; y los empleados comprometidos son empleados que se quedan. Aparte de la retención de los empleados, tener una reputación de cultura colaborativa puede ayudar a una organización a la hora de contratar al mejor talento.

¿Qué pone trabas a la colaboración en el lugar de trabajo?

Si la colaboración es tan maravillosa, ¿por qué no la ponemos más en práctica?

Bueno, simplemente, porque algunas personas no han desarrollado las competencias que necesitan para contribuir a una cultura colaborativa. En una encuesta se observó que más de un tercio de los candidatos a ofertas de empleo no consiguieron demostrar su capacidad para trabajar en equipo.

Aun cuando a los empleados se les dé bien colaborar, podrían reprimirse en su lugar de trabajo. Esto sucede cuando los gerentes dirigen todos y cada uno de los movimientos en lugar de confiar en los empleados para que colaboren. Y cuando, además, los empleados consideran que no es seguro alzar la voz o manifestar su disconformidad.

Cuando a una organización le gusta promover la colaboración como valor, los empleados lo notan, pero lo cierto es que esto es algo que se recalca solo de vez en cuando. En otras palabras, la colaboración se percibe como algo que hay que hacer en casos especiales, no a diario. Además, no cabe ninguna duda de que a los empleados no se les evalúa ni se les recompensa por ello.

Cuando una organización no habla internamente de algo que salió mal, pierde la oportunidad de aprender de ello.

Algunas organizaciones tienen arraigada una cultura de trabajo en unidades aisladas que compiten entre sí en lugar de colaborar y compartir. El personal acapara información y conocimientos como fuente de poder.

Por otro lado, otros se esfuerzan por mantenerse al día de todas las nuevas formas que nos permiten trabajar y colaborar. No ayudan a sus equipos distribuidos a generar la confianza y las relaciones necesarias para colaborar de forma eficaz. Los empleados pueden carecer de las herramientas de comunicación necesarias para colaborar con compañeros en otros lugares. O, por otro lado, la organización considera que las herramientas son una panacea: "Hemos comprado este nuevo programa, ¡así que ya tenemos una cultura colaborativa!".

Pero hace falta mucho más que eso.

¿Cuáles son las principales características de una cultura colaborativa?

Transparencia e intercambio de conocimientos

En primer lugar, las culturas colaborativas son culturas transparentes. Un lugar de trabajo verdaderamente colaborativo es aquel en el que no intentas averiguar lo que de verdad quieren los jefes. Para colaborar de forma eficaz, tu equipo tiene que alinearse en torno a objetivos comunes y tener claro cómo hay que trabajar para lograr esos objetivos.

En una cultura colaborativa, los líderes comparten libremente noticias e información, ya sean estas buenas o malas. Guardar silencio sobre las derrotas o los contratiempos genera una atmósfera en la que los rumores vuelan y los empleados sienten que no se confía en ellos.

Cuando una organización no habla internamente de algo que salió mal, pierde la oportunidad de aprender de ello. En una cultura colaborativa, lo más importante no es que tu equipo o tú ganéis siempre, sino que tú aprendas de todo y que mejores la organización compartiendo lo que aprendes.

Aunque puede dar miedo comunicar lo que está funcionando mal, a veces los empleados también dudan en transmitir lo que va bien. Alguna persona o algún equipo en particular podrían sentir que su información y sus prácticas recomendadas son de su propiedad exclusiva. Podrían tener miedo a perder su ventaja sobre sus compañeros u otros departamentos si "regalan" sus secretos.

Sin embargo, esto solo acaba perjudicando a la organización. Las culturas colaborativas promueven la documentación y el intercambio de prácticas recomendadas para poder aprovechar al máximo la experiencia de todos. Asimismo, ofrecen las herramientas tecnológicas adecuadas para facilitar este intercambio.

Relaciones basadas en la confianza

Una organización que quiera llegar a ser más colaborativa nunca lo logrará con solo decir a los empleados: "Vale, poneos a colaborar más", sobre todo si los empleados están acostumbrados a tomar decisiones o a generar ideas principalmente por su cuenta. La colaboración fluye a partir de relaciones basadas en la confianza. No se producen así sin más, pero aquí te mostramos unas cuantas formas de fomentarlas:

  • Espacios colaborativos. Para promover la creación de relaciones, tu espacio de trabajo necesita espacios atractivos donde los empleados puedan colaborar. ¿No preferirías colaborar en un lugar cómodo e inspirador en lugar de en una deslucida sala de reuniones?

    También puedes ver si hay cambios que puedes hacer en tu espacio físico para reunir a personas con distintas áreas de experiencia. Toparte con alguno de tus compañeros en la cocina o en la terraza puede suscitar conversaciones que dan lugar a la colaboración. Probablemente, el ejemplo más famoso de esto sea la sede de Pixar. (O podríais tratar de colaborar interdisciplinarmente de un modo más formal. Consulta nuestra guía para equipos interdisciplinares para informarte más sobre cómo conseguirlo).

La colaboración fluye a partir de relaciones basadas en la confianza. 

  • Las herramientas adecuadas. Ahora bien, no hace falta que los miembros del equipo estén en el mismo espacio para colaborar de forma eficaz. Las herramientas adecuadas pueden ser muy decisivas para lograr la eficacia con la que los empleados de ubicaciones distintas pueden comunicarse, forjar relaciones y convertirse en colaboradores de confianza. Por ejemplo, Confluence hace que la información sea más accesible para todos los miembros del equipo, independientemente de dónde se encuentren.
  • Estrategias de colaboración. Ahora bien, limitarte a comprar herramientas no es la panacea para la colaboración. Necesitas una estrategia para la colaboración virtual que se adapte a las necesidades de tu equipo. Aquí tienes mucho margen para dar rienda suelta a tu creatividad. Por ejemplo, un blog interno podría ayudar a los empleados ubicados en ubicaciones distintas a conocerse y a intercambiar conocimientos.
  • Reuniones en persona. Aunque los miembros de tu equipo distribuido se manejan a las mil maravillas con tus herramientas de colaboración virtual, es importante darles oportunidades de pasar tiempo juntos en persona. Estas oportunidades podrían materializarse, por ejemplo, en ir a un congreso juntos o en pedirles a los teletrabajadores que acudan periódicamente a la oficina.

Líderes que prediquen con el ejemplo en cuanto a la colaboración

Aparte de fomentar la transparencia y el desarrollo de relaciones, los líderes desempeñan otro papel importante en la creación de una cultura colaborativa.

Para que la colaboración se asiente de verdad como valor organizativo, los líderes deben convertirse en modelos de conducta colaborativa. Los miembros de sus respectivos equipos prestarán atención a lo que dicen sobre la colaboración (¡o al menos eso esperamos!), pero se fijarán aún más en lo que hacen.

Entonces, ¿qué deberían hacer los líderes?

  • Predicar con el ejemplo. Los líderes no pueden decirles a los empleados que utilicen una herramienta de comunicación o un marco de trabajo colaborativo nuevo si luego ellos mismos no lo usan. Los miembros del equipo tienen que ver a los líderes usándolos.
  • No actuar en solitario. Los líderes también socavan la cultura colaborativa si afirman de boquilla que colaboran, pero luego se comportan como "llaneros solitarios". A algunos líderes puede resultarles humillante admitir que no tienen todas las respuestas, pedir otras opiniones y escuchar de verdad a las voces discordantes; pero, en última instancia, todo esto no hace más que redundar en beneficio de su equipo y del suyo propio.
  • Mostrar respeto. Cuando los líderes exponen su vulnerabilidad, demuestran cuánto respetan las aportaciones de los miembros de su equipo. Los empleados anhelan que se les respete más. De este modo, se crea el tipo de ambiente en el que todo el mundo quiere dar lo mejor de sí.
  • Capacitar a los empleados para que colaboren. Esto implica dar un paso atrás desde la microgestión y ofrecer más margen de maniobra a los miembros del equipo. Conlleva integrar la colaboración en los procesos del equipo (por ejemplo, reservar tiempo en los cronogramas para que otras personas revisen los proyectos). Además, comporta proporcionar a los empleados, mediante el asesoramiento diario e incluso formación especial, las competencias que necesitan para colaborar.
  • Recompensar el trabajo en equipo. Por último, los líderes que quieran crear una cultura más colaborativa deberían prestar atención a los comportamientos que en realidad fomentan. Si hablas mucho de la colaboración, pero luego elogias y promocionas a los empleados que son más individualistas, el resto del equipo se va a dar cuenta de ello.

Da los primeros pasos hacia una cultura colaborativa

Desarrollar una cultura colaborativa puede ser un proceso continuo que requiere compromiso. ¿Por dónde deberías empezar entonces? Pon la información importante en un solo lugar y facilita su consulta para aumentar la transparencia de tu organización. También puedes encontrar más información sobre cómo Confluence acelera la comunicación y la colaboración.

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