Close

Transformeer teamwerk met Confluence. Ontdek waarom Confluence de hub voor contentsamenwerking is voor alle teams. Probeer het gratis

Tijdlijnen voor projecten voor verbeterd projectmanagement

Houd je team altijd op het juiste spoor

Onderwerpen zoeken
Kalender

Een tijdlijn voor projectmanagement is een gedetailleerde planning voor je project. Hierin beschrijf je alle taken en geef je ze allemaal een deadline. Zo kan je hele team zien wanneer de afzonderlijke stappen plaatsvinden en wanneer het hele project wordt afgerond.

Jij en je team geven je website een nieuwe naam en iedereen wil één ding weten: hoelang gaat het project duren?

Gaat het einde van deze week lukken? Of het einde van het kwartaal? Is het een voortdurend proces waarbij telkens iets wordt toegevoegd? Wordt het project almaar groter en groter?

Het is moeilijk om vast te stellen wanneer een project wordt voltooid en opgeleverd. Maar liefst 48% van de projecten haalt de oorspronkelijk geplande einddatum niet. Met een tijdlijn voor projectmanagement houd je je team op het rechte pad en voorkom je dat projecten eeuwig doorgaan.

Wat is een tijdlijn voor projectmanagement?

Een tijdlijn voor projectmanagement is een schema voor je hele project, van het prille begin tot de langverwachte eindstreep. Hiermee verdeel je het hele project in kleinere taken en mijlpalen en geef je elk onderdeel een deadline.

Dankzij je tijdlijn zien jij en je team niet alleen wanneer individuele delen moeten worden geleverd, maar ook wanneer het hele project wordt afgerond.

Wat is een tijdlijn voor projectmanagement?

Een tijdlijn voor projectmanagement is een schema voor je hele project, van het prille begin tot de langverwachte eindstreep. Hiermee verdeel je het hele project in kleinere taken en mijlpalen en geef je elk onderdeel een deadline.

Dankzij je tijdlijn zien jij en je team niet alleen wanneer individuele delen moeten worden geleverd, maar ook wanneer het hele project wordt afgerond.

Waarom zijn projecttijdlijnen zo belangrijk?

Met een tijdlijn voor je project heeft je team een actieplan, is er meer verantwoordingsplicht en kun je eventuele problemen makkelijker omzeilen. En dat zijn slechts een paar voordelen van een projecttijdlijn.

1. Iedereen krijgt een algemeen beeld van het project

Soms zie je door de bomen het bos niet meer wanneer je bezig bent met een project. Dankzij je tijdlijn krijgt je team een breder overzicht, zodat ze kunnen uitzoomen en zien welke verschillende stappen er op welk moment plaatsvinden. Zo zien ze de context van de afzonderlijke onderdelen en weten ze precies hoe alles uiteindelijk één geheel vormt.

Je kunt ook proactief mogelijke obstakels of vereisten blootleggen, nog voordat je project van start gaat.

2. Je beheert je resources effectiever

Voor je project zijn resources nodig, zoals apparatuur, budget en tijd van teamleden. Projecten zouden vlekkeloos verlopen als alles beschikbaar is wanneer jij dat wilt, maar helaas is dat niet altijd het geval.

In de PMI-enquête van 2018 benoemde 21% van de ondervraagden beperkte of belaste resources als de voornaamste reden dat een project mislukt.

Als je weet wanneer specifieke taken moeten gebeuren, kun je de resources voor je project effectiever toewijzen en beheren. Dus als je weet dat de grafisch ontwerper van je bedrijf pas aan het einde van de maand kan beginnen aan het herontwerp van je website, dan kun je je planning aanpassen.

3. Grote projecten worden behapbaarder

Hoe eet je een enorme taart? Door telkens één hapje te nemen.

Met een projecttijdlijn verdeel je grote projecten in kleinere, behapbare stukjes. Om je tijdlijn samen te stellen, moet je je project opsplitsen in stappen die uitvoerbaar zijn. Dat geeft jou en je team een roadmap die je kunt gebruiken om de ene voet voor de andere te zetten. Zo kun je die hele taart opeten, zonder dat het te veel wordt.

Hulp nodig? Met onze takenlijstsjabloon kun je al die taken noteren en ervoor zorgen dat je niet te veel hooi op je vork neemt.

4. Projecten blijven op schema

Een van de grootste voordelen van een projecttijdlijn is dat je zo makkelijker op koers blijft. Door dingen op te splitsen, is het makkelijker om eventuele tegenstrijdigheden of zwakke plekken te zien en om te voortgang bij te houden. Als een bepaald onderdeel de deadline niet haalt, weet je dat je hele project misschien niet meer op schema zal liggen.

Je tijdlijn zorgt ook voor meer verantwoordingsplicht binnen je team, aangezien iedereen inzicht heeft in wie verantwoordelijk is voor wat (en wanneer iets af moet zijn).

Die duidelijkheid van verantwoordelijkheden is erg belangrijk. Vooral als je weet dat 91% van de medewerkers aangeeft dat verantwoordingsplicht een van de belangrijkste zaken is die verbeterd kan worden.

Zo maak je een tijdlijn voor projectmanagement

Met een tijdlijn zorg je niet alleen voor extra motivatie en organisatie binnen het team. Zonder de tijdlijn is het onmogelijk om je project af te ronden zonder helemaal gek te worden.

Maar hoewel de voordelen duidelijk zijn, is er nog steeds een belangrijke vraag die beantwoord moet worden: hoe maak je er eentje? Volg deze stappen om een projecttijdlijn te maken waarmee je team zijn beste werk kan leveren.

Zo maak je een tijdlijn voor projectmanagement

Met een tijdlijn zorg je niet alleen voor extra motivatie en organisatie binnen het team. Zonder de tijdlijn is het onmogelijk om je project af te ronden zonder helemaal gek te worden.

Maar hoewel de voordelen duidelijk zijn, is er nog steeds een belangrijke vraag die beantwoord moet worden: hoe maak je er eentje? Volg deze stappen om een projecttijdlijn te maken waarmee je team zijn beste werk kan leveren.

1. Krijg inzicht in de scope van het project

Stel je voor dat we je vragen om een boterham met hagelslag te maken. Hoelang denk je dat dat zou duren? Hooguit vijf minuten?

We hebben er alleen niet bij vermeld dat we graag een sneetje zelfgebakken brood willen. En we willen graag dat je een speciale soort boter gebruikt, die alleen op zondagochtend op de markt te vinden is. En de korst moet worden weggesneden en de boterham moet in de vorm van een ster worden gesneden. Zo gaat er ineens veel tijd zitten in een boterham met hagelslag, toch?

Daarom is het cruciaal om de scope van je project te begrijpen. Je moet precies weten wat er nodig is om een project af te ronden (waaronder taken, benodigde tijd en resources).

Door meteen vanaf het begin vast te stellen wat nodig is, maak je niet alleen een realistischere tijdlijn, maar kun je scope-creep ook in een vroeg stadium herkennen. Scope-creep gebeurt wanneer de vereisten van een project groter worden dan in eerste instantie is vastgesteld. Maar liefst 52% van de projecten krijgt te maken met scope-creep.

Collaboration capabilities

Om je scope te bepalen, stel je de volgende zaken vast:

  • Doelen: hoe ga je je project behalen?
  • Te leveren producten: wat is het resultaat van je project?
  • Taken en activiteiten: welke stappen moet je nemen om tot die resultaten te komen?
  • Uitsluitingen: wat is geen onderdeel van het project?
  • Beperkingen: met welke beperkingen heb je te maken?

Deze informatie gebruik je om een projectscopestatement te maken, waar jij en je team gedurende het project op kunnen terugvallen. Met die verklaring op zak kun je je richten op de belangrijkste onderdelen van je project en weet je welke zaken je voor nu achterwege kunt laten.

2. Stel de taken van je project vast

Je tijdlijn gaat niet over het bepalen van één einddatum voor je hele project; je moet datums voor mijlpalen vaststellen voor taken gedurende het hele project.

De technische benaming hiervoor is een work breakdown structure (WBS), waarmee je je grote project in verschillende op te leveren producten opdeelt. Dit maakt het veel makkelijker om te bepalen welke taken bij elk op te leveren product betrokken zijn.

Om even bij ons voorbeeld van de boterham met hagelslag te blijven: het uiteindelijke resultaat is een dikke, hemelse, stervormige boterham zonder korstjes. Dat wordt smullen. Maar om die boterham te kunnen smeren, zijn er nog een paar andere op te leveren producten. Want we willen geen brood uit de supermarkt, weet je nog?

  • Zelfgemaakt brood
  • Speciale boter van de markt
  • Hagelslag

Nu we een goed overzicht hebben van elk afzonderlijk te leveren product, is het makkelijker om te zien welke taken erbij horen:

Product 1: brood

  • Een broodrecept kiezen
  • Ingrediënten kopen om brood te bakken
  • Brood bakken
  • Brood een uur laten afkoelen
  • Brood in sneetjes snijden

Product 2: boter

  • De openingstijden en locatie van de markt opzoeken
  • Naar de markt rijden
  • De boter kopen
  • Terug naar huis gaan

Product 3: hagelslag

  • Naar de supermarkt gaan
  • Hagelslag kopen
  • Terug naar huis gaan

Zo maak je een tijdlijn voor projectmanagement

Met een tijdlijn zorg je niet alleen voor extra motivatie en organisatie binnen het team. Zonder de tijdlijn is het onmogelijk om je project af te ronden zonder helemaal gek te worden.

Maar hoewel de voordelen duidelijk zijn, is er nog steeds een belangrijke vraag die beantwoord moet worden: hoe maak je er eentje? Volg deze stappen om een projecttijdlijn te maken waarmee je team zijn beste werk kan leveren.

Zo maak je een tijdlijn voor projectmanagement

Met een tijdlijn zorg je niet alleen voor extra motivatie en organisatie binnen het team. Zonder de tijdlijn is het onmogelijk om je project af te ronden zonder helemaal gek te worden.

Maar hoewel de voordelen duidelijk zijn, is er nog steeds een belangrijke vraag die beantwoord moet worden: hoe maak je er eentje? Volg deze stappen om een projecttijdlijn te maken waarmee je team zijn beste werk kan leveren.

Jira timeline.

1. Understand the project scope

Imagine you’re asked to make a peanut butter and jelly sandwich. Initially, it might seem like a quick task. However, if you then specified that you wanted it on homemade bread from a specific recipe, with a unique jelly only available from a particular farmer's market open on Sunday mornings, and requested that the crust be removed and the sandwich cut into a star shape, suddenly, the process becomes more complex and time-consuming.

This analogy highlights the importance of understanding the scope of a project. The project scope encompasses everything needed to complete the project, including tasks, time, and resources. By identifying all requirements from the outset, you can create a more realistic timeline and proactively address scope creep—when project requirements expand beyond the initial agreement. Scope creep is a common issue, affecting 52% of projects.

To define your scope, you'll figure out your project's:

  • Goals: What will your project accomplish?
  • OKRs:  How will you measure the success of your project?
  • Deliverables: What is the output of your project?
  • Tasks and activities: What steps must you take to produce those deliverables?
  • Exclusions: What won't you complete as part of this project? 
  • Constraints: What limitations are you working with? 

Once you have this information, you can consolidate it into a project scope statement. This statement serves as a reference for you and your team throughout the project, enabling you to focus on the essential aspects while setting aside anything that falls outside the scope.

2. Identify your project tasks

Your project timeline shouldn't revolve around a single end date for the entire project. Instead, you must establish milestone dates for various tasks throughout the project.

To get technical, this process is called creating a Work Breakdown Structure (WBS), which involves breaking down your large project into different deliverables. This approach simplifies the identification of tasks associated with each deliverable.

In our PB&J example, the ultimate deliverable is a finished, gooey, crustless, star-shaped PB&J sandwich. However, several other deliverables must be completed to achieve this final product. These might include:

  • Homemade loaf of bread
  • Specific jelly from the farmer's market
  • Peanut butter

Now that we have identified each of our separate deliverables, it's simpler to discern the tasks associated with each one:

Deliverable #1: Bread

  • Choose a bread recipe
  • Purchase ingredients to bake bread
  • Bake bread
  • Give bread an hour to cool
  • Slice bread

Deliverable #2: Jelly

  • Find the time and location of the farmer's market
  • Drive to the farmer's market
  • Purchase the jelly
  • Return home

Deliverable #3: Peanut butter

  • Visit the grocery store
  • Purchase the peanut butter
  • Return home

Deliverable #4: Finished sandwich

  •  
  • Gather a knife and other supplies
  • Spread peanut butter on one slice of bread
  • Spread jelly on another slice of bread
  • Put two pieces of bread together
  • Remove crust
  • Slice the sandwich into a star-shape
  • Put the sandwich on a plate to serve
  •  
  •  

Looking at all those steps, it's clear that the process isn't as straightforward as it may seem. While you might initially be tempted to jot everything down on paper to ensure nothing is overlooked, it's essential to make this information accessible to your entire team.

Consider using a collaborative knowledge-sharing platform like Confluence to store notes, responsibilities, and project details. This allows everyone to create consistent documentation that all teammates can access.

  •  

3. Assign time estimates to each task

You've outlined your deliverables and their associated tasks, but we haven't discussed time yet, so we're not quite at the stage of creating a timeline. In this step, you'll estimate the time required to complete each task. Review the tasks outlined under each deliverable and estimate the time needed for each one.

It's crucial to involve your project team in this process, as they'll have a more realistic understanding of how long their assigned tasks typically take. This collaboration helps guard against the planning fallacy, which suggests that people tend to underestimate the time required for tasks. Your team can provide valuable insights and act as a reality check to ensure your time estimates are accurate.

4. Put your tasks in order

Now that you have your project tasks and time estimates ready, it's time to arrange them in chronological order to establish a logical sequence for you and your team to follow. As you create this sequence, there are a few key considerations to keep in mind:

  • Task and resource dependencies: These are resources or tasks that cannot be used simultaneously or completed until a subsequent task is done. For example, you can't spread the peanut butter until you've baked and sliced the bread.
     
  • Concurrent tasks: Some steps can happen simultaneously, allowing you to save time. For instance, you can run to the farmer's market while the bread is cooling off.

By paying attention to these factors, you can develop a realistic and efficient timeline for your project.

5. List deadlines

It's important to remember that time estimates alone do not constitute a schedule. You must assign firm deadlines to tasks. "This should take three hours" is different from stating, "This task will be completed by Tuesday."

Thankfully, your time estimates will aid in setting more realistic deadlines for your project tasks. To err on the side of caution, include a buffer to ensure you don't cut things too close. Unexpected surprises are inevitable, and you'll appreciate having some flexibility built into the timeline.

Weet wanneer je project af is

We weten dat de wereld vol verrassingen zit, dus je komt er vast ook een aantal tegen tijdens je projectplan. En je kunt niet voor alles een plan B hebben. Dat gezegd hebbende, het is nog steeds de moeite waard om een tijdlijn voor een project te maken.

Helemaal afzien van een projecttijdlijn betekent dat teamleden moeite hebben om hun eigen werklast te beheren. Mensen weten dan niet wat ze nu moeten doen en je projecten veranderen langzaam in een nachtmerrie zonder einde.

Je tijdlijn mag best een beetje flexibel zijn, want in sommige gevallen is dat wel nodig. Zelfs als je je niet 100% aan je plan houdt, is het toch slim om er in een vroeg stadium al eentje te maken. Zo voorkom je verwarring, is er meer verantwoordingsplicht en verloopt je project soepeler.

Wil je dat je team altijd vooruit kan met je projecttijdlijn? Zorg ervoor dat ze rechtstreeks toegang hebben tot de informatie die ze nodig hebben. Sla al je projectnotities, -gegevens en verantwoordelijkheden op in Confluence.

Misschien vind je dit ook leuk

Sjabloon voor projectposter

Een bestand waardoor je projectteams en belanghebbenden op één lijn blijven.

Sjabloon voor projectplan

Definieer en plan mijlpalen en hun reikwijdte voor je volgende project.

Maak snellere contentsamenwerking voor elk team mogelijk met Confluence

Hierna
Strategische planning