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Découvrez les avantages d'un logiciel de gestion de projet

Livrez de meilleurs projets avec moins de stress

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Un logiciel de gestion de projet est une plateforme numérique utilisée par les équipes pour planifier, exécuter et surveiller les projets. Lorsque vous l'utilisez correctement, le logiciel de gestion de projet aide votre équipe à livrer des projets à l'avance et en respectant le budget prévu de manière organisée et efficace.

Détendez-vous et levez les mains de votre clavier pendant une minute. Oubliez le chaos lié à vos propres projets et à votre longue liste de tâches à accomplir.

Nous savons qu'il est difficile de prendre un moment pour soi lorsque les tâches, les demandes et les notifications s'enchaînent. Vous êtes occupé, stressé et submergé.

Nous ne pouvons pas travailler à votre place (désolés !), mais nous pouvons vous fournir un outil pour vous guider. Un logiciel de gestion de projet peut aider votre équipe et vous-même à organiser votre travail, à dissiper la confusion et à mener à bien des projets avec beaucoup moins de poids sur les épaules. Pas besoin d'être chef de projet pour réussir à utiliser un logiciel de gestion de projet !

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de projet ?

Un logiciel de gestion de projet est un outil numérique qui vous permet de planifier, d'exécuter et de surveiller des projets.

Il centralise toutes vos ressources et conversations liées à un projet afin que votre équipe puisse livrer efficacement des projets en respectant votre budget et votre calendrier.

Quels avantages en tirez-vous ? Découvrez les avantages des logiciels de gestion de projets dans la réduction du stress

Vous n'arrivez pas à vous souvenir de la date à laquelle ces graphiques doivent être envoyés pour la présentation à venir. Est-elle indiquée au fin fond de cette feuille de calcul illisible ? On dirait bien que non.

Attendez… votre collègue en avait parlé dans un échange d'e-mails. Est-ce celui-là ? Wouah, il y a beaucoup d'e-mails dans cet échange… mais vous n'y voyez toujours pas la date d'échéance. Peut-être en aviez-vous discuté dans un message instantané ? Attendez, vous venez d'être contacté pour une autre demande. Vous devriez peut-être vous en occuper d'abord…

Pff... Vous savez que votre processus actuel de gestion de projet ne fonctionne pas, mais nous parions que c'est un sacré casse-tête que de penser à implémenter un nouvel outil ou une nouvelle plateforme numérique.

La lassitude des outils est réelle. Une étude a révélé qu'un travailleur moyen utilise plus de neuf apps pour faire son travail, et 74 % des personnes interrogées ont plus de cinq apps ouvertes à la fois.

Lorsque vous êtes déjà occupé et submergé, vous n'avez pas le temps ou la capacité intellectuelle nécessaire pour maîtriser encore un autre logiciel qui vous promet de l'aide.

Nous comprenons. Mais il y a une solution. Laissez-vous convaincre par ces avantages.

1. Améliorez la collaboration

Nous savons que nous devons travailler ensemble pour atteindre nos objectifs, mais une collaboration efficace n'est pas à la portée de tous. Dans une étude menée auprès de plus de 1 400 participants, 86 % des employés et des directeurs ont déclaré que le manque de collaboration est l'une des principales causes d'échec en entreprise. Les différents styles de communication, les différentes approches de l'organisation et bien d'autres facteurs rendent la collaboration difficile.

Un logiciel de gestion de projet offre aux équipes une plus grande visibilité sur les tâches de leurs collègues, sur les échéances fixées, sur la façon dont leurs tâches individuelles s'intègrent dans le processus global du projet, et plus encore. Tous ces atouts s'additionnent pour former le principal avantage des logiciels de gestion de projet : une collaboration à des projets améliorée et simplifiée.

2. Centralisez la communication

Votre équipe rencontre des difficultés pour communiquer via des échanges d'e-mails désorganisés, des messages instantanés directs et des commentaires qui se perdent dans la masse.

C'est une mauvaise nouvelle (et une grande perte de temps) pour vos projets. Un certain nombre d'études ont révélé que la communication est l'une des causes les plus fréquentes d'échec d'un projet. Lorsque les membres de l'équipe doivent vérifier les informations à trop d'endroits différents, cela crée des malentendus, les échéances ne sont pas respectées, des tâches sont oubliées et la confusion s'accentue.

Un logiciel de gestion de projet centralise toute votre communication, des chronologies aux mises à jour d'état en passant par le feedback et les questions, en un seul et même endroit facilement accessible par tous. Cela élimine les silos de sorte que tout le monde peut non seulement partager des connaissances, mais également gérer efficacement où et comment elles sont partagées.

3. Simplifiez la gestion des tâches

Pour que la livraison de vos projets soit une réussite, les membres de l'équipe doivent savoir de quelles tâches ils sont responsables ainsi que l'échéance à laquelle elles doivent être terminées.

Malheureusement, des recherches effectuées par Gallup ont montré que seuls 50 % des employés savent ce que l'on attend d'eux au travail. Le manque de clarté quant aux responsabilités et aux instructions des responsables y est pour beaucoup. Travailler avec de nombreuses apps et outils ne fait que renforcer le chaos.

Si une tâche est assignée à un membre de l'équipe via un outil, mais qu'il passe plus de temps sur une autre plateforme, il manquera cette notification importante. La gestion de vos projets dans un seul logiciel permet de combler ces lacunes et de diviser vos projets les plus importants en étapes et en éléments d'action individuels.

À partir de là, vous pouvez assigner ces tâches aux bons membres de l'équipe en définissant une échéance, afin qu'elles soient regroupées en un seul et même endroit et que les personnes soient informées de leurs nouvelles tâches.

Dans le mille

4. Créez une source de référence unique

Même si les estimations varient, le travailleur moyen passe entre 1,8 h et 2,5 h par jour à rechercher des informations. Et lorsqu'il les trouve ? Il est possible qu'il ne s'agisse même pas des plus récentes et des plus pertinentes. Il va donc perdre encore plus de temps à rechercher les bonnes informations.

Votre logiciel de gestion de projet sera votre dépôt d'informations liées aux projets. Les documents, les ressources, les mises à jour, les échéances, les notes de réunion ainsi que tout ce dont vous avez besoin doivent être stockés dans votre logiciel. (Voici un modèle pratique pour consigner les notes de réunion !) Vous vous assurez que tout est accessible, organisé et consultable. Les membres de l'équipe peuvent trouver ce dont ils ont besoin sans devoir creuser.

5. Boostez l'efficacité

Combinez tous les avantages mentionnés ci-dessus, et vous obtenez le plus important d'entre eux : votre équipe peut avancer plus vite dans son travail. Vraiment plus vite.

Grâce à un logiciel de gestion de projet, votre équipe communique correctement. Elle sait ce qu'on attend d'elle et les tâches à venir. Elle peut facilement localiser les informations dont elle a besoin.

Collaborer comme une machine bien huilée réduit considérablement la perte de temps. En fait, des recherches menées par Deloitte ont révélé que les équipes travaillent en moyenne 15 % plus rapidement lorsqu'elles collaborent. Les projets ne s'éternisent plus, car votre équipe dispose des ressources nécessaires pour produire un travail de haute qualité à un rythme impressionnant.

6. Suivez l'avancement

Vous ne souhaitez pas seulement livrer un projet. Ce projet doit respecter le budget prévu, votre calendrier et atteindre les objectifs initiaux.

Il est facile de perdre de vue ces éléments importants lorsqu'on est plongé dans un projet, et c'est dangereux. Si vous ne surveillez pas de près ces limites et ces attentes, vous aurez du mal à respecter le calendrier, vous dépasserez le budget et les membres de l'équipe gaspilleront de l'énergie à refaire le travail pour remettre le projet sur la bonne voie.

Argh. Il n'est pas étonnant qu'à peine 2,5 % des entreprises mènent à bien leurs projets. Une autre enquête de Geneca a révélé que 80 % des personnes interrogées consacrent la moitié de leur temps à retravailler certains aspects de leurs projets.

Le logiciel de gestion de projet organise votre travail. Il est ainsi plus simple de suivre des éléments tels que les dépenses et les échéances. De plus, vous pouvez générer des rapports pour surveiller l'avancement, plutôt que de réaliser trop tard que vous n'atteignez pas les objectifs.

Respirez profondément et laissez le logiciel de gestion de projet vous aider

Bien que cela soit difficile à entendre, vous savez que c'est vrai, votre méthode de gestion de projet ne fonctionne pas. Bien sûr, le travail finit par être fait, mais on ne peut pas parler de processus fluide ou sans stress.

Vous n'êtes pas seul, et c'est pourquoi la popularité des logiciels de gestion de projet ne cesse d'augmenter. En fait, 77 % des projets ultra performants s'appuient sur un tel logiciel pour profiter des avantages que nous venons d'aborder.

Si vous souhaitez tirer parti des logiciels de gestion de projet pour vous aider, vous et votre équipe, vous devez vous assurer de respecter les conseils ci-dessous.

  • Recueillez l'avis de l'équipe : pour que la magie du logiciel opère, il faut qu'il soit utilisé. Impliquez les membres de votre équipe dans le processus d'essai gratuit et d'évaluation des différentes fonctionnalités afin qu'ils prennent part au processus et aient confiance dans le produit final. De plus, vous recueillerez des informations précieuses.
  • Fournissez la formation adéquate : peu importe à quel point un logiciel est intuitif, il est toujours difficile de se lancer. Proposez des tutoriels, des ressources ainsi que d'autres opportunités d'apprentissage de sorte que les employés sachent comment utiliser l'outil correctement.
  • Centralisez toutes les informations liées à vos projets : il vous faudra peut-être un peu de temps (et quelques rappels amicaux) pour vous y habituer, mais votre logiciel ne sert à rien s'il ne contient qu'une partie des informations liées à votre projet. Les personnes devront toujours faire défiler, chercher et creuser pour trouver ce dont elles ont besoin dans différentes apps. Pour que le partage de connaissances soit optimisé, tout doit être centralisé.

Oubliez les feuilles de calcul désordonnées et les échanges interminables d'e-mails, et vous livrerez des projets brillants sans stress et sans confusion. Une fois que vous serez opérationnel avec votre logiciel de gestion de projet, vous vous demanderez comment vous avez pu vivre sans lui.

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