Modèle de suivi des tâches
Un modèle de suivi des tâches permet aux équipes de s'organiser pour prioriser et suivre le travail en un seul endroit, afin que tout se déroule comme prévu et que les délais soient respectés.
Idéal pour
Toutes les équipes
FONCTIONNALITÉS CLÉS
Planification des tâches
Priorisation
Gestion des pipelines
Qu'est-ce qu'un modèle de suivi des tâches ?
Un modèle de suivi des tâches offre un système cohérent pour décomposer le travail en tâches claires et traçables, afin que les équipes puissent gérer leurs responsabilités plus efficacement. Ce modèle constitue un moyen structuré d'organiser et de gérer les tâches individuelles ou d'équipe.
Une visibilité sur qui fait quoi et quand
Le suivi des tâches permet aux équipes de voir d'un coup d'œil, dans un emplacement centralisé, les responsabilités, les priorités et les échéances, ce qui réduit la confusion et améliore la coordination entre les équipes.
Une base pour une exécution efficace des projets
Il ne s'agit pas d'un système de gestion de projet complexe. Il s'agit plutôt d'un point de départ essentiel pour la priorisation, la responsabilisation, le suivi de l'avancement des tâches et une meilleure exécution du projet.
Ce que le modèle de suivi des tâches vous aide à gérer
Gestion des tâches quotidiennes : le suivi des tâches facilite la gestion du travail au quotidien et le suivi de l'avancement des tâches, afin que les projets de grande envergure restent sur la bonne voie.
Coordination entre équipes : vous pouvez utiliser un outil de suivi des tâches centralisé pour permettre aux équipes de suivre et de mettre à jour l'avancement des tâches en temps réel, ce qui améliore la coordination entre les équipes.
Visibilité sur la charge de travail personnelle : les membres de l'équipe peuvent utiliser le modèle de suivi des tâches pour visualiser leur charge de travail en un coup d'œil, ce qui renforce la responsabilisation.
Soutien à l'exécution des projets : la plupart des chefs de projet peuvent utiliser des outils de suivi des tâches pour identifier les goulots d'étranglement et s'assurer que les projets respectent le périmètre, le budget et le calendrier.
Suivi des tickets opérationnels : les modèles simples de listes de tâches vous permettent également de suivre les tâches quotidiennes et répétitives telles que les examens des performances et la paie.
Quels éléments comporte le modèle de suivi des tâches ?
Vue Tableau
La vue Tableau est un tableau Kanban conçu pour suivre efficacement l'avancement des tâches, ce qui simplifie les workflows complexes en colonnes claires et organisées.
Chaque colonne représente une étape du workflow de votre projet, par exemple « En cours », créant ainsi un chemin visuel du début à la fin.
Cette clarté visuelle facilite la compréhension de l'état des tâches, améliorant ainsi la communication et le travail d'équipe.
Vue Liste
Triez les tâches par champs tels que la date d'échéance, la personne assignée ou la priorité pour adapter la vue Liste aux besoins de votre projet.
La vue Liste est facile à parcourir, ce qui la rend utile aussi bien pour les chefs de projet expérimentés que pour les équipes qui découvrent le suivi des tâches.
Vue Calendrier
Utilisez la vue Calendrier pour obtenir une vue d'ensemble du calendrier de votre projet. Planifiez votre travail rapidement et sans effort en visualisant les dates d'échéance des tâches.
Vous pouvez ainsi attribuer les ressources de manière efficace et garantir la réalisation des étapes importantes du projet critiques dans les délais.
Qu'il s'agisse de planifier des échéances à court terme ou des projets à long terme, la vue Calendrier offre la flexibilité nécessaire pour gérer la complexité des calendriers de projets.
Tickets
Utilisez les tickets Jira pour suivre les différentes tâches d'un projet. Les tickets du modèle de suivi des tâches aident les équipes à collecter les informations relatives au projet de manière structurée.
Les tickets offrent un moyen flexible de rassembler en un seul endroit les exigences du projet, les feedbacks et d'autres détails importants.
Les tickets favorisent également une communication transparente entre les équipes et les parties prenantes. Leur format structuré garantit la clarté des attentes et des exigences. Cette clarté permet aux équipes de répondre aux demandes de travail rapidement et précisément.
Automatisations
Utilisez des règles d'automatisation sans code ou personnalisées pour soutenir les actions importantes et fréquentes de vos processus, afin que vous ne passiez à côté d'aucune étape.
Comment démarrer le suivi des tâches dans Jira
Ce modèle utilise Jira pour vous aider, vous et votre équipe, à gérer vos tâches quotidiennes.
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Créer un projet de suivi des tâches
Dans Jira, cliquez sur « Projets », puis sur « Créer un projet ». Choisissez le modèle Suivi des tâches et sélectionnez « Projet géré par l'équipe » ou « Projet géré par l'entreprise ». Ensuite, nommez votre projet et cliquez sur « Créer ».
Une fois votre projet prêt, ouvrez la vue Liste dans la barre latérale gauche sous « Vues » pour commencer à créer et organiser des tâches.
Cliquez sur « Ajouter un ticket » ou sur le bouton « + » pour créer votre première tâche. Saisissez les détails de la tâche directement dans la liste, notamment le résumé, la personne assignée, la date d'échéance, la priorité et l'état. Répétez ce processus pour ajouter d'autres tâches si nécessaire.
Décomposez les tâches volumineuses en tâches claires et gérables afin que les responsabilités restent bien définies et que l'avancement du projet soit plus facile à suivre. Assignez la responsabilité, définissez les priorités et incluez le contexte pertinent, tel que les descriptions, les échéances ou les tickets liés.
Utilisez les filtres et les colonnes visibles pour personnaliser les tâches et les champs qui apparaissent dans la liste, et glissez-déposez les tâches pour les réorganiser ou mettre à jour leur état à mesure de l'avancement du travail.
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Définir des délais et des dépendances
Ouvrez un ticket pour commencer à définir les délais et les dépendances. Cliquez sur « Configurer » en bas de la vue pour accéder à la page du type de ticket, ou à la page de mise en page si vous utilisez un espace géré par l'entreprise.
Repérez le champ « Date d'échéance » et faites-le glisser-déposer à l'emplacement souhaité. Cliquez sur « Enregistrer les modifications ».
Utilisez le champ Date d'échéance pour définir une date d'échéance pour chaque tâche. Vous devrez configurer le champ de date d'échéance pour chaque type de ticket si vous utilisez un espace géré par l'équipe.
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Suivre les tâches avec les vues Tableau, Calendrier et Liste
Utilisez les vues Jira pour suivre visuellement l'avancement du projet et identifier les tickets. Ouvrez la vue Tableau pour suivre les tâches à travers les étapes du workflow telles que À faire, En cours et Terminé, afin que l'équipe puisse rapidement comprendre l'état d'avancement du travail.
Simplifiez la gestion des échéances grâce à la vue Calendrier. Visualisez les échéances des tâches pour identifier les clusters contenant trop de tâches arrivant à échéance en même temps, et déplacez les tâches dans le calendrier pour les reprogrammer.
Gérez de grands volumes de tâches avec la vue Liste. Identifiez les échéances à venir en triant par date d'échéance, et trouvez les détails importants des tâches en un coup d'œil.
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Automatiser les actions de workflow répétitives
Utilisez l'agent de création de workflows Rovo pour créer des workflows personnalisés dans Jira en utilisant le langage courant, ce qui vous permet d'automatiser des tâches répétitives telles que les changements d'état ou les notifications.
Accédez à Rovo, puis sélectionnez le créateur de workflow et cliquez sur « Créer un workflow ». Définissez un déclencheur, sélectionnez les étapes Rovo AI et les actions Jira, puis ajoutez une logique pour créer des chemins personnalisés en fonction de règles.
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