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Vamos mapear seu cronograma de gestão de projetos

Mantenha sua equipe no controle do que está acontecendo

Calendário de agendamento

O cronograma de gestão de projetos é um cronograma detalhado do projeto. Ele descreve todas as tarefas envolvidas e o prazo de cada uma, de modo que toda a equipe possa ver quando as ações individuais vão ser realizadas e quando todo o projeto vai ser concluído.

Você e sua equipe estão reformulando a marca do seu site e todos estão se perguntando uma coisa: quanto tempo esse projeto vai durar?

Vai ser concluído até o final da semana? No fim do trimestre? Vai continuar enquanto você reúne novos depoimentos e ativos para incluir? Vai continuar crescendo cada vez mais?

Determinar quando um projeto vai ser concluído e entregue é difícil, e 48% dos projetos não cumprem a data de conclusão original programada. Um cronograma de gestão de projetos pode manter sua equipe alinhada para evitar que seus projetos se tornem intermináveis.

O que é um cronograma de gestão de projetos?

Um cronograma de gestão de projetos é um cronograma de o todo o projeto, do início à conclusão. Ele divide todo o projeto em tarefas e marcos menores, com um prazo atribuído a cada um.

O cronograma permite que você e a equipe vejam não apenas quando cada parte deve ser entregue, mas também quando todo o projeto vai ser entregue.

Por que os cronogramas do projeto são importantes?

Os cronogramas do projeto dão à equipe um plano de ação, aumentam a responsabilidade e ajudam você a contornar quaisquer obstáculos potenciais. E essa é apenas uma das vantagens que o cronograma do seu projeto oferece.

1. Dê a todos uma visão geral do projeto

Você sabe que é fácil perder o rumo quando está trabalhando duro em um projeto. O cronograma permite que a equipe tenha uma visão mais ampla, para que seja possível ver quais etapas diferentes estão sendo realizadas. Assim ela tem o contexto de cada parte em separado para ver como tudo se encaixa.

Você também pode identificar com proatividade quaisquer obstáculos ou requisitos em potencial antes do início do projeto.

2. Gerencie seus recursos com mais eficácia

Seu projeto vai precisar de recursos como equipamento, orçamento e tempo dos membros da equipe. Os projetos seriam perfeitos se tudo estivesse ao seu dispor no momento certo, mas essa não é a realidade.

Na pesquisa de 2018 do PMI, 21% dos entrevistados mencionaram recursos limitados ou tributados como o principal motivo para o fracasso do projeto.

Saber quando tarefas específicas estão sendo realizadas ajuda a alocar e gerenciar os recursos do projeto com mais eficácia. Portanto, se você sabe que o designer gráfico da sua empresa não vai poder contribuir com a reformulação do seu site até o final do mês, você pode fazer o planejamento de acordo com essa informação.

3. Torne projetos desafiadores mais gerenciáveis

Como se come um avião? Um pedaço de cada vez.

Os cronogramas de projetos ajudam a tornar os projetos colossais mais viáveis. Para montar seu cronograma, você vai ter que dividir seu projeto em etapas que possam ser realizadas. Assim você e a sua equipe têm um roteiro que pode ser utilizado para se dar um passo de cada vez e para que você consiga devorar o avião sem ficar sobrecarregado.

Precisa de ajuda? Com o template de lista de afazeres, você pode anotar todas essas tarefas e ter certeza de não fazer muito mais do que pode de uma só vez.

4. Mantenha os projetos sob controle

Um dos maiores benefícios do cronograma de um projeto é que ele ajuda você a manter o rumo. Ao dividir itens, é mais fácil identificar quaisquer falhas ou inconsistências e monitorar o progresso. Se uma única parte perder o prazo, você sabe que todo o projeto corre o risco de ser atrasado.

Seu cronograma também aumenta a responsabilidade de sua equipe, pois todos têm visibilidade de quem é responsável pelo quê (e quando deve ser entregue).

Esse nível de propriedade é importante, em especial ao considerar que 91% dos funcionários dizem que a responsabilidade é uma das coisas mais importantes que eles gostariam de ver mais em seu ambiente de trabalho.

Ticket sensível ao tempo

Como criar um cronograma de gestão de projetos

Desde a promoção de uma atitude de "vamos realizar este projeto juntos" até ajudar sua equipe a se manter organizada, um cronograma de projetos é essencial para concluir projetos sem sobrecarga.

Porém, embora as vantagens sejam evidentes, ainda há uma grande pergunta que precisa ser respondida: como criar um? Siga estas etapas para elaborar um cronograma de projeto que ajude sua equipe a fazer um ótimo trabalho.

1. Entenda o escopo do projeto

Imagine se a gente pedisse a você para fazer um sanduíche de pasta de amendoim com geleia. Quanto tempo você acha que levaria no preparo? Cinco minutos no máximo?

O que não dissemos no início é que queremos que você utilize pão caseiro. E ele precisa ter uma geleia muito específica do mercado de um agricultor que só abre nas manhãs de domingo. E queremos que a casca seja removida e o sanduíche cortado em forma de estrela. De repente, preparar aquele sanduíche não é um processo tão rápido, certo?

É por esse motivo que é fundamental entender o escopo do seu projeto. Ele reúne tudo o que é necessário para concluir um projeto (incluindo tarefas, tempo e recursos).

Identificar o que é necessário desde o início não só vai permitir que você crie um cronograma mais realista, como também vai ajudar você a ter proatividade para lidar com o aumento do escopo, que ocorre quando os requisitos do seu projeto se expandem além do que estava no acordo original. É uma situação comum: surpreendentes 52% dos projetos têm aumento de escopo.

Para definir seu escopo, é preciso identificar em seu projeto:

  • Objetivos: o que seu projeto vai realizar?
  • Entregas: qual é o resultado do seu projeto?
  • Tarefas e atividades: quais ações você precisa realizar para produzir essas entregas?
  • Exclusões: que não vai ser realizado nesse projeto?
  • Restrições: quais as limitações existentes?

Em seguida, você vai colocar esses itens em uma declaração de escopo do projeto que você e sua equipe podem consultar conforme o andamento do projeto. Com essa declaração, você pode se concentrar nas partes mais importantes do seu projeto e dizer “não desta vez” para todo o resto.

2. Identifique as tarefas do seu projeto

Seu cronograma não consiste apenas em definir uma data de término de todo o projeto; é preciso definir datas de marcos para as tarefas em todo o projeto.

Se quiser ser técnico, você vai usar o termo estrutura analítica de projeto (WBS), que divide seu grande projeto em diferentes entregas. Assim fica muito mais simples saber quais tarefas estão envolvidas em cada entrega.

Seguindo o exemplo anterior, o produto final é um sanduíche em formato de estrela pegajoso, sem casca e completo. Uma delícia! Porém, para chegar ao sanduíche pronto, há alguns ingredientes que você vai precisar providenciar (pois, não se esqueça: a gente disse que não queria pão comprado em loja):

  • Pão caseiro
  • Geleia específica do mercado do agricultor
  • Manteiga de amendoim

Agora que a gente tem uma noção de cada um dos produtos em separado, é mais fácil ver as tarefas associadas a cada um:

Entrega n° 1: pão

  • Escolha uma receita de pão
  • Compre os ingredientes para assar o pão
  • Asse o pão
  • Deixe o pão esfriar por uma hora
  • Corte o pão em fatias

Entrega n°2: geleia

  • Descubra o horário de funcionamento e a localização do mercado do agricultor
  • Vá até o mercado do agricultor
  • Compre a geleia
  • Volte para casa

Entrega n° 3: manteiga de amendoim

  • Vá até o supermercado
  • Compre a manteiga de amendoim
  • Volte para casa

Entrega n° 4: sanduíche finalizado

  • Pegue uma faca e os outros ingredientes
  • Espalhe a manteiga de amendoim em uma fatia de pão
  • Espalhe geleia em outra fatia de pão
  • Coloque dois pedaços de pão juntos
  • Remova a casca
  • Corte o sanduíche em formato de estrela
  • Coloque sanduíche em um prato para servir

Olhando todas essas etapas, não é tão simples, não é?

Você pode ficar tentado a rabiscar tudo em um pedaço de papel para garantir que você não vai pular nenhum passo. Não há nada de errado em começar assim, porém, você quer disponibilizar essas informações para toda a sua equipe.

Utilize um espaço de trabalho colaborativo de compartilhamento de conhecimentos como o Confluence para armazenar notas, responsabilidades e informações. Em seguida, adicione as tarefas a uma ferramenta de gestão de projetos, como o Jira ou Trello, para que toda a equipe possa ter a satisfação de transferir e marcar as tarefas como concluídas.

3. Atribua estimativas de tempo para cada tarefa

Você descreveu suas entregas e as tarefas relacionadas, mas ainda não tem um cronograma, pois a gente ainda não discutiu a duração em nenhum lugar.

É o que você vai fazer nesta etapa: descobrir quanto tempo cada tarefa vai levar. Observe cada uma das tarefas que você descreveu em cada entrega e dê seu melhor palpite sobre o tempo necessário para a conclusão delas.

Envolva a equipe de projeto neste processo, pois os membros da equipe vão ter uma visão mais realista de quanto tempo costumam levar para concluir cada uma das tarefas atribuídas. Além disso, é fácil ser vítima da falácia de planejamento (que afirma que tendemos a subestimar quanto tempo algo vai levar para ser concluído) e sua equipe pode das uma avaliação precisa.

Lista da área de transferência

4. Coloque suas tarefas em ordem

Com as tarefas do projeto e as estimativas de tempo prontas, é hora de começar a colocar as coisas em ordem para que você e sua equipe tenham uma sequência lógica a seguir.

Há algumas coisas a serem consideradas ao criar sua sequência de acontecimentos:

  • Dependências de tarefas e recursos: são recursos (como um membro da equipe ou software) que não podem ser utilizados ao mesmo tempo ou tarefas que não podem ser concluídas até que uma subsequente seja feita. Por exemplo, você não pode espalhar a manteiga de amendoim antes de assar e fatiar o pão.
  • Tarefas simultâneas: essas são etapas que podem acontecer ao mesmo tempo, e se elas forem identificadas, pode economizar tempo. Talvez você possa ir ao mercado do agricultor enquanto o pão está esfriando.

Monitorando essas coisas, você pode planejar um cronograma realista e eficiente.

5. Lista de prazos

As estimativas de tempo por si só não constituem um cronograma. É preciso atribuir prazos rígidos. Dizer: “essa tarefa deve levar três horas” é muito diferente do que dizer: “esta tarefa vai ser concluída na terça-feira”.

Por sorte, suas estimativas de tempo vão ajudar você a definir prazos mais realistas para as tarefas de seu projeto.

Para se certificar, adicione um período maior que o estipulado para não correr o risco de trabalhar com um cronograma de projeto muito apertado. Surpresas são inevitáveis, e você vai ficar satisfeito por ter elaborado seu cronograma com uma margem de manobra para lidar com elas.

Saiba quando seu projeto vai ser concluído

Falando em surpresas, a gente sabe que o universo tem um talento especial para adicionar obstáculos nos planos de projeto e não é possível planejar tudo. Então o esforço para corrigir o cronograma do projeto ainda vale a pena.

Abandonar um cronograma de projeto por completo significa que os membros da equipe têm dificuldade para gerenciar suas próprias cargas de trabalho, as pessoas não sabem o que fazer a seguir e seus projetos começam a parecer pesadelos recorrentes.

Seu cronograma não precisa ter definições rigorosas, e é bom ter flexibilidade para fazer ajustes quando necessário. Mesmo se você não seguir o plano à risca, definir a base vai desfazer a confusão, aumentar a responsabilidade e manter seus projetos em andamento.

Uma maneira de manter o avanço da equipe com o cronograma do projeto? Garanta que eles tenham acesso instantâneo às informações de que precisam. Armazene todas as notas, informações e responsabilidades do projeto no Confluence.

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