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Seis formas de potenciar la colaboración en los proyectos

Mantén la sincronía y gana como equipo

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Personajes montando en una bicicleta compleja

Imagina que tienes sujetos un montón de globos. Cada globo representa a un miembro de un equipo. Si, simplemente, sueltas los globos, el viento de las expectativas y los plazos llevará cada uno de estos globos en direcciones distintas, o hará que acaben en un árbol difícil de alcanzar.

En cambio, si atas esos globos y los agarras con fuerza, ni los vientos huracanados podrían arrancártelos fácilmente. No puedes controlar el viento, pero puedes asegurarte de que el equipo permanezca siempre cerca con independencia del tiempo que haga.

¿Qué es la colaboración en proyectos?

Así es como pensamos en la colaboración en proyectos: es la energía que une a un equipo para que avance hacia un objetivo y capee sus altibajos de forma conjunta. La colaboración en proyectos permite que equipos enteros colaboren durante todo el proceso. Les permite ser más productivos y más conscientes de las perspectivas, necesidades y cronogramas de los demás. Incluso si un miembro del equipo está al otro lado del mundo, puede estar conectado y contribuir.

Al abrigo de la gestión de proyectos, la colaboración en proyectos puede significar simplemente trabajo en equipo. Pero a medida que las empresas se globalizan, funcionando con plantillas geográficamente dispersas y con empleados que cada vez teletrabajan más, el “cómo” y el “dónde” del trabajo en equipo siguen en constante cambio.

La colaboración en proyectos se basa en tres cuestiones: una comunicación eficaz, unos procesos homogéneos y unas herramientas de colaboración en proyectos adecuadas. Los estilos de trabajo y las tecnologías evolucionan rápidamente, lo que significa que las herramientas y los métodos de colaboración en proyectos también deben evolucionar.

Gestión de proyectos frente a colaboración en proyectos: son parecidos, no idénticos

Blueprint

Cuando oyes “colaboración en proyectos” y “gestión de proyectos”, ¿te parece que oyes un eco? Aunque los dos conceptos coinciden parcialmente, hay algunas diferencias importantes.

La gestión de proyectos es lo que hacen los equipos para establecer los flujos de trabajo y cumplir los objetivos del proyecto, teniendo en cuenta las limitaciones de recursos y de tiempo. Es el proceso del punto A al punto B de decidir llevar los globos a tu destino y, después, hacerlo.

La colaboración en proyectos se centra en el modo en que las personas trabajan juntas para llevar a cabo el trabajo. Se trata de atar las cuerdas para asegurarse de no perder el agarre. La colaboración en proyectos se centra en el “nosotros”.

Cuando los equipos trabajan al unísono y con la convicción de un bien mayor, disfrutan de los beneficios de la eficiencia que han creado. A continuación, te mostramos algunas cosas increíbles que pueden surgir de la colaboración.

Te veo

El dicho “Ojos que no ven, corazón que no siente” ha dejado de tener ese sentido. Con tanto trabajo en línea, una buena colaboración es más necesaria que nunca. Los equipos que viven y respiran la colaboración son más capaces de comunicarse a través de las zonas horarias y estar al día de los cambios que, inevitablemente, afronta cualquier proyecto.

Escucha a todo el mundo

Para las personas que se acobardan cuando son el centro de atención, trabajar en grupo puede ser una red de seguridad y una oportunidad de crecimiento. Los trabajadores de los equipos altamente colaborativos adquieren más práctica compartiendo libremente su experiencia y recibiendo feedback.

Aumenta la eficiencia del equipo

Los equipos con fuertes hábitos de comunicación pueden mantenerse al tanto de los proyectos y en contacto con los actores clave, y saber cuándo pedir refuerzos.

Seis señales de que la colaboración está en un segundo plano

Sin duda, en tu organización hay equipos motivados y con grandes logros que continuamente sacan adelante sus proyectos. Luego, hay otros que podrían utilizar más la unidad. A continuación, se presentan señales reveladoras de que a algunos equipos de tu empresa les vendría bien una mayor sujeción.

Demasiados muros

Algunos equipos tienen más dificultades para unirse en espacios de trabajo donde algunos miembros teletrabajan, trabajan en diferentes plantas o en diferentes edificios, especialmente si la colaboración no está en sus planes.

Luego, hay grupos aislados que surgen sin ninguna barrera física. Estos grupos rara vez se comunican o se relacionan con otras partes de la organización y, a menudo, guardan información que podría ser útil para otros equipos. Disolver las unidades de trabajo aisladas es un paso importante para crear un entorno de plena colaboración.

Algunas empresas han optado por entornos de trabajo completamente abiertos para combatir este problema (el impacto en la colaboración y la productividad varía), pero la mejor apuesta es inculcar la idea de colaboración en la cultura. Así es como lo hacemos en Atlassian.

No hay “nosotros”, solo yo

Hay una diferencia entre estar concentrado y convertir tus tareas en la principal prioridad, y aplicar toda esa energía a una victoria del equipo. Todos los equipos necesitan personas que actúen, pero tener a demasiadas personas que vayan por libre en tus equipos hace que resulte complicado convencer de la necesaria la colaboración en los proyectos.

Objetivos competitivos

Tener demasiados plazos suele ser la base de una mentalidad solitaria. Si los objetivos de una persona son distintos o entran en conflicto con los del equipo, no cabe duda de que el trabajo importante pasará desapercibido. Sin unos objetivos claros y unificados, cualquier proyecto puede avanzar a toda velocidad en la dirección equivocada. Esto es una clara señal de que el equipo no está preparado para una colaboración exitosa en el proyecto.

Balanza pesando elementos

Demasiados cocineros en la cocina

¿Alguna vez has intentado pedir pizza para una comida de grupo y has acabado muerto de hambre porque nadie se ponía de acuerdo con los ingredientes? Es frustrante, ¿verdad? Cuando hay demasiados responsables de tomar decisiones, el resultado es el caos. Después de dar vueltas y vueltas, o bien el equipo se queda atascado o bien alguien tiene que tomar una decisión rápida y no contrastada que, a posteriori, resulta ser equivocada.

¿Es esta una práctica común en tu organización? Considera la posibilidad de crear prácticas formales de toma de decisiones para ayudar a tus equipos a trabajar mejor juntos.

Doble problema

Resulta muy frustrante darse cuenta de que, tras haber dedicado horas a un proyecto, hay otra persona haciendo lo mismo ¿verdad? La duplicación de esfuerzos es una señal inequívoca de que tu equipo no está colaborando tan bien como debería. Están perdiendo tiempo, recursos y habilidades valiosas al hacer doble trabajo. Estas situaciones exigen una mejor coordinación.

¿Hacia dónde ir a partir de aquí?

Incluso con objetivos articulados, algunos equipos pueden no saber cómo alcanzarlos. En el caso de las grandes organizaciones que tienen equipos que forman parte de otros equipos, mientras que los objetivos de toda la empresa son totalmente claros, los hitos y el cómo de todo ello pueden tener claroscuros. Si hay unidades de trabajo que parecen dar vueltas en círculos en lugar de avanzar, puede que necesiten ayuda para coordinarse.

Tu manual de colaboración en proyectos

Volvamos a nuestro ejemplo con globos de fiesta. Atar un conjunto de globos parece bastante fácil, pero en realidad hay una técnica para asegurarse de que los puedes sujetar. Lo mismo ocurre con la colaboración. En algunos equipos, decir al equipo de ventas que vas a poner en marcha un nuevo diseño de marca cuenta como colaboración, pero en realidad es solo una conversación (y unilateral). Prueba las siguientes técnicas para crear verdaderas asociaciones en tu equipo.

Poner en negrita, cursiva y con subrayado los objetivos

Coméntalos, repítelos y recálcalos una vez más. Si lo has hecho bien, todos los miembros de tu equipo deberían estar cansados de escuchar tus objetivos. En caso de que los objetivos deban cambiar, deja claro dicho cambio y repite los nuevos objetivos con frecuencia.

Lluvia de ideas

¿Cuándo fue la última vez que reuniste a tu equipo y les pediste a todos que resolvieran un problema? Las sesiones de lluvia de ideas pueden ayudar a sacar a la luz ideas innovadoras, informar sobre los objetivos y los planes del proyecto, y hacer que todos participen en lograr su éxito. Con una serie de técnicas de lluvia de ideas, seguro que encuentras una para cualquier fase de tu proyecto.

Pide ideas y comentarios

En cada paso del proyecto —durante la lluvia de ideas, la planificación y cada reunión— pregunta al equipo qué piensa y si tiene algún comentario. Recuerda dar la palabra a los miembros del equipo que trabajan por su cuenta o menos participativos. Es más probable que compartan su opinión cuando sepan que sus compañeros de equipo más enérgicos no les "ahogarán".

¿Podemos hablar?

Obviamente, una comunicación coherente y articulada es primordial para la colaboración en los proyectos (es el aire del globo). Sin embargo, todos hacemos malabares con un montón de herramientas, desde el correo electrónico, los chats, los mensajeros o los comentarios en documentos. La forma de conectar con tu equipo es casi tan valiosa como la propia comunicación; ¿cuántas veces te has quedado parado en un proyecto porque no sabías que se había aprobado en mitad de un hilo de conversaciones de Slack? Al iniciar el proyecto o, mejor aún, cuando se forme el equipo, acuerda cómo compartirás las actualizaciones y los comentarios y con qué frecuencia.

Pillado, tú la llevas.

Decide quién tiene que poner qué cosas en su lista de tareas pendientes y documéntalo todo. (También podrías llamar a esto plan de proyecto). Este método permite que todos sepan dónde encajan en el gran esquema y evita cualquier contratiempo, como que una tarea se pierda o que dos personas trabajen en la misma acción.

Compartir es cuidar

El volumen de ideas creadas por un equipo colaborativo que funciona a toda máquina puede hacer que las mejores queden ocultas tras un montón de notas adhesivas. Tomar notas formales es siempre una buena idea. El uso de una herramienta de colaboración moderna, en línea y con capacidad de búsqueda puede ser una solución mejor. Te permitirá identificar los puntos de interés de la reunión, compartirlos de forma generalizada y pedir feedback, todo en un mismo lugar.

Tu turno

Cohete despegando

Cuanto mayor sea la colaboración en un proyecto determinado, mejor será el resultado, tanto para los miembros del equipo como para la organización en su conjunto.

Las herramientas tecnológicas han facilitado mucho más esta tarea. Los equipos dispersos pueden usar las tecnologías de conferencias y pizarras virtuales para intercambiar ideas desde extremos opuestos del planeta. Las aplicaciones de seguimiento de incidencias y proyectos ayudan a los equipos a gestionar las prioridades, a los líderes a planificar con antelación y a los analistas de RR. HH. a extraer datos de gran valor.

Equipos de cualquier clase pueden usar las bases de conocimiento virtuales y los espacios de trabajo colaborativo para encontrar información, enviar materiales y hacer avanzar el proyecto. Marca esta guía de colaboración para hacer el mejor uso de estas herramientas y evitar errores.

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