Close

Продуктивность на рабочем месте — не то, о чем вы думали

Как перестать быть белкой в колесе и делать больше

Просмотр тем
Очки в окружении инструментов и карандашей

На работе все постоянно заняты. С этим не поспоришь. Чего только стоит переполненный почтовый ящик. А намеченные собрания в календаре? Не говоря уже о напряженных коллегах, снующих по офису.

Но каков сухой остаток этой кипучей деятельности? Приближаетесь ли вы к важной цели или просто проводите время на работе, заполнив его различными делами?

Пытаться сделать как можно больше, до отказа уплотняя график, не значит работать продуктивнее. Зато так можно быстро выгореть. Настоящая продуктивность означает, что каждый может действовать творчески, в своем уникальном стиле и с полной интеллектуальной отдачей, при этом выполняя действительно нужную работу.

Индивидуальные привычки сотрудников влияют на продуктивность работы, однако это лишь одна переменная в уравнении. Не менее важно создать командную культуру, благоприятную для роста продуктивности.

Не имеет значения, менеджер вы или рядовой сотрудник, — вы можете внести свой вклад в формирование такой культуры. Вам поможет это руководство.

Чем выше моральный дух, тем выше продуктивность. И наоборот.

Что такое продуктивность на рабочем месте?

Прежде чем углубиться в детали, определим, что такое продуктивность на рабочем месте и что ей не является.

Как определить, что команда продуктивна? Достаточно того, что она делает свою работу. И не просто делает работу, а добивается важнейших поставленных целей.

Другим аспектом продуктивности является эффективность, с которой вы выполняете поставленные задачи. Вы избавились от вредных привычек, связанных с организацией работы и тормозящих вас.

Такое определение продуктивности на рабочем месте теперь кажется очевидным, однако подумайте, насколько часто вы сталкивались с противоположным сценарием. Некоторым командам трудно достичь крупных целей, потому что они увязают в мелких делах. Например, электронная переписка или собрания, о которых мы говорили ранее. Да, сотрудники заняты делом. Но их продуктивность остается низкой.

Значение продуктивности на рабочем месте

Культура продуктивности на рабочем месте не только позволяет прийти к намеченным бизнес-целям. Она также является благоприятной средой для сотрудников, в которой каждый заинтересован в том, что делает. Это дает компании хорошие перспективы.

Многие из нас понимают, что чем выше моральный дух, тем выше продуктивность. И наоборот. Вспомните, что мы определили продуктивность на рабочем месте как способность делать значимую работу. Оказалось, это один из ключевых факторов благополучия. Исследователи сообщают, что если мы занимаемся деятельностью, которая совпадает с нашими ценностями и позволяет нам проявить себя с лучшей стороны, мы больше довольны своей жизнью. Девять из десяти опрошенных заявляют, что согласны работать за меньшие деньги, если смогут заниматься более значимой деятельностью.

Мы хотим делать что-то, в чем есть смысл. Повысив продуктивность, вы дадите сотрудникам возможность заняться более значимой работой. А это, в свою очередь, мотивирует сотрудников оставаться с вами. Когда они ощущают свою причастность к делу и могут развиваться, то чаще надолго остаются в компании.

Команда делает свою работу. И не просто делает работу, а добивается важнейших поставленных целей.

Справедлив и обратный сценарий. Очень много сотрудников сильно устают и испытывают недовольство от маловажных заданий, которые составляют рабочую рутину.

Проблема не в том, что приходится много трудиться. Проблема в том, что этот труд, кажется, не приносит никакой пользы. Зачем же он нужен? Такой вопрос возникает у сотрудников.

С этим ощущением трудно бороться. Скептицизм — один из симптомов выгорания на работе. Выгорание сводит на нет усилия по сохранению кадров, а его жертвы распространяют негативные настроения в коллективе, чем вредят всей компании.

Как сотрудники теряют эффективность?

Так почему многие команды непродуктивны? Почему сотрудники перестают действовать эффективно, чрезмерно устают и наконец выгорают?

Отвлечение внимания

Нас постоянно прерывают. По некоторым оценкам половину рабочего времени мы тратим непродуктивно, отвлекаясь на что-либо.

Как вы можете ожидать, многие отвлекающие факторы кроются в технологиях на рабочем месте. Согласно одному исследованию, работники умственного труда в среднем проверяют средства коммуникации (например, электронную почту) каждые шесть минут.

Но не во всем можно винить технологии. Сегодня большинство из нас работают в офисах открытого типа. 99 % сотрудников таких офисов считают этот стиль работы отвлекающим. 40 % из них сообщают, что отвлекаются постоянно или очень часто.

Каковы бы ни были источники, даже незначительное отвлечение внимания всегда наносит больший урон, чем может показаться. Ведь обычно нужно более 23 минут, чтобы снова сосредоточиться на своем занятии.

Переключение контекста

Предположим, все утро вы провели в режиме многозадачности. К полудню поток задач иссяк, и вы решили заняться важным проектом. У вас появилось время, но закончились интеллектуальные ресурсы. Вы растеряли умственные силы утром, переключаясь между делами.

Неэффективная коммуникация

Задумайтесь над двумя моментами, на которые чаще всего жалуются работники умственного труда: электронная переписка и собрания. Во многих организациях на электронную почту возлагают слишком много функций, даже если эффективнее было бы использовать другие каналы связи. Согласно одному исследованию, такие работники проводят целых пять часов в день в папке входящих!

Удивительно, как им удается выкроить столько времени с учетом нескончаемой череды собраний. Работники интеллектуальной сферы теряют один день в неделю, посещая собрания и готовясь к ним. Менеджеры теряют еще больше времени. Вдобавок ко всему, исследование, проводившееся среди руководителей высшего звена, продемонстрировало распространенность жалобы на то, что чаще всего собрания непродуктивны и отнимают время, которое можно потратить с пользой.

Формирование культуры продуктивной работы с полным погружением в процесс

Удалось ли вам посмотреть на проблему непродуктивности другими глазами? Ведь вы понимаете, что нужно что-то менять. С чего начать?

Чтобы ответить на этот вопрос, вернемся к определению продуктивности, приведенному ранее: достижение самых важных целей эффективным путем.

Самая важная работа зачастую требует самого большого напряжения, но в то же время приносит наибольшее удовлетворение. Она требует больше мышления, сосредоточения и анализа.

Такой подход называется работой с погружением. Автор концепции — профессор Джорджтауна Кэл Ньюпорт. Он дает следующее определение своему термину: «Способность не отвлекаясь сосредотачиваться на задаче, требующей значительных умственных усилий. Этот навык позволяет вам быстро усваивать сложную информацию и добиваться лучших результатов за более короткое время».

Работая с погружением, вы достигнете больше важных целей быстрее.

Среда для работы с погружением

Чтобы повысить продуктивность, вам нужно освободить время для работы с погружением. Попробуйте несколько стратегий.

Ограничение технологий

Позвольте участникам команды не отвлекаться на достижения современных технологий. Например, установите время, когда следует воздержаться от проверок электронной почты (в первый час каждого рабочего дня, один вечер в неделю и т. д.).

Время уединения

Следующим шагом сведите к минимуму возможность коллег отвлекать друг друга в офисе открытого типа. Эксперт по продуктивности и автор книг Маура Невель Томас дает следующие рекомендации.

  • Установите правила. Например, наушники в ушах могут означать «не беспокоить».
  • Выделите в офисе спокойные уединенные зоны.
  • Разрешите желающим работать из дома.

Улучшайте привычки, связанные с электронной почтой

Томас советует разработать рекомендации относительно того, когда следует (и когда не следует) использовать функции «ответить всем», «копия» и «скрытая копия». Так вы сократите количество сообщений в ящике входящих каждого сотрудника.

Кроме того, можно использовать инструмент, предоставляющий пространство для совместной работы, такой как Confluence, чтобы снизить объем электронной почты. В Confluence вы можете централизованно хранить любую информацию в организованном виде, и коллегам больше не придется пересылать друг другу документы. Более того, участники команды могут совместно редактировать страницы, а не обмениваться правками и комментариями по электронной почте.

Новый подход к собраниям

С Confluence собрания станут продуктивнее. Например, шаблон протокола собрания гарантирует, что все будут в курсе повестки собрания до его начала и получат список действий по его окончании.

К другим стратегиям проведения продуктивных собраний относятся следующие.

Глубокое погружение

Когда команда проводит больше времени в режиме погружения в работу, это повышает продуктивность здесь и сейчас, а также закладывает основу для ее роста в перспективе.

Работая с погружением, вы достигнете больше важных целей быстрее. Вы можете усомниться в этом, если привыкли работать там, где многозадачность и постоянная загруженность служат поводом для гордости. Но поверьте нам. Тот, кто может сосредоточиться на одном деле, отложив в сторону все другие, работает эффективнее.

Акцент на работе с погружением дает и другие преимущества. Этот подход позволяет эффективно задействовать способности участников команды, чего трудно добиться ежедневными собраниями и электронной перепиской. Сотрудники будут совершенствовать свои навыки и знания. Они будут чувствовать удовлетворение от работы, ведь они достигают значимых результатов, учатся новому и развиваются. Это поднимет моральный дух коллектива, снизит риск выгорания и текучки кадров.

Описанные нововведения могут стать серьезной переменой для команды и поначалу показаться немного неудобными. Однако они стоят той выгоды, которую вы получите от прироста продуктивности в результате работы с погружением.

Вам также может понравиться

Шаблоны Confluence

В Confluence можно создавать все необходимое, от требований к продукту до маркетинговых планов. Начать работу помогут наши шаблоны!

Воспользуйтесь инструментами
Логотип Confluence

Confluence — это пространство для эффективной командной работы, где можно обсуждать концепции, планы и цели, документировать и хранить результаты.

продолжение темы
Employee recognition