チームのために信頼できる唯一の情報源 (SSoT) を構築

重要ポイント

• 信頼できる唯一の情報源とは、プロジェクトやプロセスに関する最も正確かつ最新の情報を、すべてのチーム メンバーが参照できる中央リポジトリです。

• この利用によって全員が確実に同じデータとドキュメントに基づいて作業でき、混乱を排除し、エラーを削減できます。

• 一元化されたナレッジ ベースを導入することによって、チームの効率が向上し、新規メンバーのオンボーディングをスピードアップできます。

• 現在のドキュメントを監査して、情報が重複または矛盾している箇所を特定し、それらを 1 つに統合します。

信頼できる唯一の情報源 (SSoT) では、組織内の全員が同じ情報にアクセスできることを保証します。4 分後に始まる次のミーティングのドキュメントを見つける必要があり、大量のメール添付ファイルや社内の 5 つのクラウド サービスすべてを必死に探しまわっているとします。

残り 2 分のところでようやく、スクロールして該当ファイルを確認できました。安心したところで、日付、キーワード、アンダースコアのついた紛らわしいファイルがさらに 8 つ表示されます。

情報過多と #toomanytools が続けば、この先も同じように日常業務が続きます。現状は整理できていませんが、信頼できる唯一の情報源 (SSoT) によって解決できます。

信頼できる唯一の情報源とは

真の SSoT とは、チームすべてのナレッジを 1 か所に集めたものです。ここでは、質問が回答に変わってドキュメントが常に最新に保たれます。

ほとんどのチームはこのような状態を維持できません。さまざまなツールを使用しているため、どの情報をどこに保存すべきかを明確に定義できておらず、混乱や重複が生じてドキュメントが最新ではなくなります。そのような状況が当てはまるのであれば、チームに SSoT を構築して次のようなメリットが得られます。

信頼できる唯一の情報源がもたらすメリット

情報の検索が不要になる

全員が同じ場所に情報を保存します。どこを探せばよいかわかるため、名前があやふやでサイロ化したファイルをあちこちの共有ドライブで探さなくなります。

繰り返しタスクにかかる時間を短縮する

チームが繰り返し作業に必要なテンプレート、例、ガイドの場所を把握しておけば、新しいタスクやプロジェクトごとに最初から始める必要はなくなります。SSoT からすぐに利用できるテンプレートを引き出せば、簡単に作業に取り掛かれます。

無駄な作業を省く

SSoT では、間違ったファイルを選択して数時間かけて作業し、間違いに気づいて破棄するようなことはなくなります。代わりに、常に正しいドキュメントを選択して、ファイルのバージョンの競合を気にすることなく、他の人と同時にそのファイルで作業できます。

関係とパターンを見つける

情報が 1 か所にあれば、時間を節約してコラボレーションを向上させる関係が見つかります。たとえば、オブジェクトが他のチームの OKR とどのように関連しているか、プロジェクトが他のプロジェクトにどのようにネストされているか、特定のページをどのチームが作成したかなどです。

Confluence で信頼できる唯一の情報源を構築する方法

Confluence は、すべての作業を 1 か所で作成、コラボレーション、整理するためのチーム ワークスペースです。つまり、自分とそのチームが最善の仕事をするために必要な情報に簡単にアクセスできる、真の SSoT です。

Confluence をチームの SSoT として導入するには、次の手順に従います。

1. Confluence を SSOT として指定する

Confluence は理想的な SSoT です。スペースによって、チームは作業を構築、整理、共有できるようになります。ダイナミックなページは、ミーティングのアジェンダやプロジェクト計画、意思決定ツリーなど、さまざまなプロジェクトやアイデアを創造、取得、コラボレーションする場所です。コメント、タグ付け、および Jira や Trello など数百ものアプリとの統合によって、チームのコラボレーションはさらに向上します。

チームのナレッジを保存する場所を 1 つ決定することで、信頼できる情報源が複数にならないようにします。この移行を実行するには、変更についてチームで話し合う時間をとって、他の場所から Confluence にすべての情報を移動する時間をカレンダーに設定します。

古い情報があり、どこかで参照する必要が生じた場合でも、Confluence ならどのページにも Word、Excel、Google Drive ファイルを埋め込めます。

2. チームが Confluence をどのように使用するかを考える

どのスペースを作成するか、どのドキュメントを追跡する必要があるかなど、SSoT の基本事項をいくつか決定します。アイデアを得るには、次のセクションのリストをご確認ください。

また、アイデアの段階ではプロセスをまだ確認できないため、重要なワークフローを計画しておくこともご検討ください。マインド マッピングと図によって、繰り返しの作業がどのようにして未完から完了に進むかを想定します。これらのワークフローを書面にまとめれば、自分とそのチームでボトルネックやショートカットを突き止められます。

Confluence では、このステップに役立つ Draw.io、Gliffy、マインド マッピング ツールとの統合が可能です。

3. アップデートに対する役割と責任を割り当てる

SSoT を常に整理しておくには、各ページの上部に情報パネルを追加して、だれがそのドキュメントのアップデート (またはアーカイブ) を担当しているかを表示します。

また、チームや組織の規模が大きければ、すべてのページの更新を担当する全体的なハウスキーパーを Confluence Space ごとに指定できます。

4. 一貫性を保つためのテンプレートを作成する

Confluence には、目標設定、ミーティング、プロジェクト計画、その他さまざまな目的に合わせた数百ものテンプレートが用意されています。新しいページを作成すると、関連するテンプレートが画面の横にあるパネルに自動で表示されます。2 回のクリックで、テンプレートを使用する準備が整います。

これらの Confluence テンプレートは対象分野の専門家が設計していますが、独自にも作成できます。これによって、アップデートの責任を示すフィールドなど、重要な要素がすべてのページに確実に含まれるようになります。

5. 情報を自動で更新する

マクロによって、Confluence ページの機能を拡張できます。別の機能を追加したり動的コンテンツを組み込んだりして、常に Confluence ページに最新の情報を表示できます。たとえば、Jira 課題を含めたり最新のアップデートを自動で埋め込んだり、ページ内に Trello ボードを表示させたりできます。

マクロはツールバーの + 記号の下にあります。また、ページの編集中にスラッシュ コマンド (/) によって検索できます。

また、会議やライブ デモで行われたないようを記録し、それを SSoT に結びつけることもできます。たとえば、チームは Loom で会議を録画し、その内容から文書による要約を作成して組織のナレッジとして活用したうえで、関連する Confluence ページに動画を埋め込むことがよくあります。

これにより、書面によるドキュメントを主要な信頼できる情報源として維持しながら、元の議論やウォークスルーに含まれる、より豊富なコンテキストも保存でき、後から必要になった人が参照できるようになります。

6. 組織全体で SSoT をレプリケートする

組織で Confluence に SSoT を構築する最初のチームは称賛に値します。他のチームは、そのスペースのページとネストした子ページを複製して必要に応じてカスタマイズするだけで、簡単に先例に倣えます。

社内ブログによって、Confluence を SSoT としてさらに普及させられます。リーダーがイニシアチブを指揮して、それを新入社員の 90 日間の研修プログラムに統合するようにしてください。

信頼できる唯一の情報源に保存するドキュメント (チーム別)

情報のニーズはチームごとに異なります。SSoT に保存できる次のコンテンツ リストからインスピレーションを得ましょう。

一般 (すべてのチーム向け)

• ミーティング議事録

• プロセスとワークフロー ダイアグラム

• OKR

• プロジェクト計画

• 従業員向けオンボーディング ガイド

• パフォーマンス レビュー

製品

• 競合分析

• プレモーテム

• 製品要件

• 製品のローンチ

• プロダクト ロードマップ

セールスとマーケティング

• キャンペーンとプロジェクトの各計画

• プレゼンテーション

• ブランドとコミュニケーションの各ガイドライン

• 画像ライブラリ

• プレスキット

• RFP ピッチ資料

• クライアントのドキュメント

人事

• 会社のお知らせと方針

• 社員名簿

• オンボーディング ハンドブック

• 年次休暇の追跡とカレンダー

カスタマー サポート

• ナレッジ ベース

• よくある質問

• 定型返信

ソフトウェア開発/IT チーム

• 変更管理

• Pro

• DevOps ランブック

• インシデント ポストモーテム

• トラブルシューティング ガイド

Confluence で信頼できる唯一の情報源の信頼性を保つ

SSoT の信頼性を保つことは継続的な取り組みであり、1 回限りのプロジェクトではありません。明確に定義した責任とプロセスによって、自分とそのチームでその情報を保持する必要があります。

Confluence を信頼できる唯一の情報源にする準備は整っているでしょうか。こちらから開始してください。