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プロジェクトのコラボレーションを強化する 6 つの方法

情報共有によるチームの成功

複雑な自転車に乗る人形

風船の束を持っていると想像してください。それぞれの風船は、チームの各メンバーを表します。単に風船を手放せば期待と締め切りの風によって、風船は散り散りに飛ばされるか手の届かない木に引っ掛かります。

あるいは、風船を結び合わせてしっかり握っていれば、嵐でさえも手から引き離すことが難しいでしょう。風はコントロールできませんが、天候がどうであれチームがまとまっていることを確認できます。

プロジェクトのコラボレーションとは

プロジェクトのコラボレーションとは、チームが 1 つになって目標に向かい、困難 (や回り道) を乗り越えて進むためのエネルギーです。プロジェクトのコラボレーションにより、チーム全体がプロセスを通じて協力できるようになります。これにより生産性が向上し、互いの視点、ニーズ、タイムラインをより意識できるようになります。チーム メンバーが世界中にいる場合でも、協力し合って貢献できます。

プロジェクト管理というより大きな枠組みでは、プロジェクトのコラボレーションは単にチームワークを意味することもあります。しかし、企業のグローバル化が進んで地理的に分散した従業員や遠隔地の従業員と仕事を行うにつれ、チームワークの「方法」と「場所」は絶え間なく変化しています。

プロジェクトのコラボレーションは、効果的なコミュニケーション、一貫したプロセス、適切なプロジェクト コラボレーション ツールの 3 つに依存しています。ワーク スタイルとテクノロジーは急速に進化しているため、プロジェクト コラボレーション ツールや方法も進化させる必要があります。

プロジェクト管理とプロジェクトのコラボレーション: 双子ではなく兄弟

Blueprint

「プロジェクトのコラボレーション」や「プロジェクト管理」と聞くと、同じように聞こえますか? 2 つには重なる部分もありますが、大きく違うところがいくつかあります。

プロジェクト管理は、リソースや時間の制約を考慮しながらワークフローを確立して、プロジェクトの目標を達成するためにチームが行うものです。風船を目的地に届けることを決定して実行するのは、ポイント A からポイント B のプロセスです。

プロジェクトのコラボレーションは、人々がどのように協力して作業を完了させるかに焦点を当てています。これは、手から離れないように糸を結ぶようなものです。プロジェクトのコラボレーションは、「私たちを」と「私たちは」に重点を置いています。

チーム一丸で全体の利益を信じて働けば、自分たちが生み出した効率性のメリットを得られます。コラボレーションがもたらす素晴らしいメリットについて、次にご紹介します。

顔を合わせる

去る者は日々に疎しは過去のこと。オンラインで多くの作業が行われているため、これまでよりも優れたコラボレーションが必要です。コラボレーションが習慣化しているチームでは、時差を越えてより優れたコミュニケーションを行い、プロジェクトが必然的に直面するあらゆる変化を常に共有できます。

全員の声を聞く

注目の的になると困惑するタイプの人にとって、グループ内で働くことはセーフティ ネットや成長の機会になり得ます。高度にコラボレーティブなチームの従業員は、専門知識を自由に共有してフィードバックを受け取ることで、より多くの練習を積めます。

チームの効率を上げる

コミュニケーションの習慣が浸透したチームは、プロジェクトをコントロールして主要な担当者との連絡を絶やしません。それによって、バックアップを要請するタイミングが分かります。

コラボレーションが軽視されている 6 つの兆候

組織の中には、プロジェクトを継続的に成功させているチームがあるはずです。また、団結力が不足しているチームもあるでしょう。会社のいくつかのチームがより強固に結束できる可能性があることを示す兆候を次に示します。

多すぎる壁

チームによっては、一部のメンバーが遠隔地、別のフロア、別の建物にある作業スペースにいることで、一体化が困難になる場合があります。コラボレーションが根付いていない場合は特にそうです。

次に、物理的な障壁なしに発達するサイロがあります。これらのグループは、組織の他の部門とコミュニケーションすることや関与することがまれであるため、他のチームにとって役立つ情報を持っている場合があります。独立した作業単位を分割することは、十分にコラボレーティブな環境を構築するための重要なステップです。

この課題に対処するために完全にオープンな作業環境を選択した企業もありますが (コラボレーションと生産性への影響はさまざまです)、最善策は、コラボレーションの考え方を文化に浸透させることです。Atlassianこれをどのように行っているかを紹介します。

全員でなく個人

他を顧みずに個人のタスクを最優先することと、チームの成功に全力を注ぐことは違います。すべてのチームには実行力のあるメンバーが必要ですが、チーム内で単独行動が過剰になるとプロジェクトのコラボレーションは難しくなります。

目標の対立

締め切りが多すぎると、単独行動的な考え方が広まりがちです。1 人の目標がチームの目標と異なるか矛盾すると、当然、重要な作業の取りこぼしが発生します。明確で統一された目標がなければ、いかなるプロジェクトも間違った方向に全速力で進む可能性があります。これは、チームがプロジェクトのコラボレーションの成功に向けて設定されていないという明確な兆候です。

アイテムを量る天秤

多すぎる意思決定者

グループで昼食のピザを注文しようとして、トッピングについて意見が割れて結局食べられなかったなんてことはないでしょうか? がっかりしますよね。意思決定者が多すぎると、混乱が発生します。散々迷走した末にチームの作業が止まるか、誰かが急いでいい加減に意思決定することを余儀なくされ、後から見当外れだったと分かります。

どの組織でもこういったことはよくあるようです。チームがより効果的に連携できるように、定型的な意思決定の慣習を創出することを検討してください。

重複によるトラブル

何時間もプロジェクトに費やした後に他の誰かが同じことをやっていると分かったときの徒労感は、想像に難くありません。作業の重複は、チームが適切にコラボレーションしていないことを示す危険信号です。二重作業によって、時間、リソース、貴重なスキルが浪費されます。このような状況では調整が不可欠です。

目指すべきゴール

明確な目標であっても、達成する方法が分からないチームもあるかもしれません。チーム内にチームがあるようなより大規模な組織においては、全社的な目標は非常に明確です。しかし、マイルストーンとその実現方法のすべてが不確かになりかねません。前進しないで空転しているように見える作業単位がある場合は、調整の支援が必要な場合があります。

プロジェクト コラボレーションの手引き

パーティーの風船に戻りましょう。風船の束を結び合わせることは簡単に思えますが、実際にそれらを持ち続けられるようにする手法があります。コラボレーションについても同じことが言えます。いくつかのチームでは、新しいブランド デザインを立ち上げることを営業チームに伝えることがコラボレーションと見なされますが、それは実際には単なる (そして一方的な) 会話にすぎません。次に示す手法を試して、チーム全体で真のパートナーシップを構築してください。

太字、斜体、下線。さまざまな方法で目標を強調

1 回言い、再度言い、もう 1 回言います。チームの全メンバーが目標を聞かされることにうんざりしないようでは、まだ足りません。目標を変更することが必要になった場合は、変更を明確にして新しいものを頻繁に繰り返します。

ブレーンストーミング

最後にチームを集めて全員に問題を解決するように依頼したのはいつですか? ブレーンストーミング セッションは、革新的なアイデアを浮上させて目標とプロジェクト計画の情報を提供し、プロジェクトの成功に全員が関与するために役立ちます。ブレーンストーミングの手法にはさまざまなものがあるため、プロジェクトのどのステージでも確実に適したものがあります。

アイデアやフィードバックを求める

プロジェクトのすべてのステップ (ブレーンストーミング、計画、ミーティング中) で、どう考えるか、そしてフィードバックがあるかどうかをチームに尋ねます。チームの単独行動者や発言力の弱いメンバーにも、必ず発言の機会を与えます。このようなメンバーは、より積極的なチームメイトによって声をかき消されないと分かっているときには、意見を述べる可能性が高まります。

コミュニケーションの確保

一貫した明瞭なコミュニケーションは、プロジェクトのコラボレーションにおいて明らかに最重要となります (さながら風船の中の空気です)。しかし、私たちは皆、メール、チャット、メッセンジャー、ドキュメントのコメントまで、多数のツールの取り扱いに忙殺されています。チームとどのようにつながるかは、コミュニケーション自体と同じくらい重要です。承認が Slack スレッドに埋もれ気付かなかったためにプロジェクトが失速したことは、何回ありますか? プロジェクトをキックオフするときや理想的にはチームを結成したときに、アップデートとコメントを共有する方法と頻度を取り決めます。

担当者を決める

To Do リストに何を入れる必要があるかを決定して文書化し、To Do リストも文書化します (これをプロジェクト計画と呼ぶこともあります)。これによって誰もが壮大なスキームのどこに位置付けられるかを知れるため、隙間からタスクが抜け落ちたり、2 人が同じアクション項目に取り組んだりするような問題を回避できます。

分け合うことは思いやること

コラボレーティブなチームが全力で作成したアイデアは大量になるため、最高のアイデアが付箋の山に埋もれてしまう可能性があります。正式なミーティング議事録を作成することは、常に良い考えです。オンラインの最新の検索可能なコラボレーション ツールを使用すると、より良いものになります。これにより、ミーティングの要点を把握して広く共有し、フィードバックをすべて一箇所で依頼できます。

出番です

ロケット打ち上げ

特定のプロジェクトでのコラボレーションが強力になればなるほど、チーム メンバーと組織全体の両方にとってより良い結果が得られます。

テクノロジー ツールによって、これははるかに簡単になりました。分散したチームは会議および仮想ホワイトボード テクノロジーを使用して、世界の反対側から一緒にブレーンストーミングを行えます。課題とプロジェクト追跡アプリは、チームが優先順位を管理してリーダーが事前に計画を立て、人事アナリストが豊富なデータをマイニングするのに役立ちます。

あらゆる種類のチームは仮想ナレッジ ベースとコラボレーティブ ワークスペースを使用して、情報を検索して資料を提出し、プロジェクトを進められます。このコラボレーションのハウツーをブックマークしてこれらのツールを最大限に活用し、問題を回避してください。

以下も参照してください

プロジェクトポスターのテンプレート

プロジェクトチームと関係者の連携に役立つ 1 ページのコラボレーション資料です。

プロジェクト計画テンプレート

次のプロジェクトに向けたマイルストーンの定義、スコープ、計画を設定します。

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