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La productividad en el trabajo no es lo que crees

Cómo salir de la espiral y hacer más cosas

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Gafas entre herramientas y lápices

Tu lugar de trabajo es un hervidero. Nadie puede discutir eso. Basta con echar un vistazo a tu rebosante bandeja de entrada y a todas las reuniones de tu calendario. Además, de que todo el mundo corre estresado por la oficina.

Pero, en ese frenesí de actividad, ¿qué está haciendo realmente tu equipo? ¿Estáis progresando en los objetivos importantes o solo os pasáis el día con tareas inútiles?

La productividad en el trabajo no consiste en intentar sacar adelante más tareas en cada rato libre. Lo único que se consigue es quemar a todo el mundo. En cambio, la verdadera productividad en el lugar de trabajo significa que todo el mundo puede aportar toda su creatividad, su perspicacia y su motivación única al trabajo que realmente cuenta.

Las costumbres personales de los empleados son un componente importante de la productividad en el trabajo, por supuesto, pero solo son una parte de la ecuación. La otra parte es desarrollar una cultura de equipo que respalde la productividad.

Tanto si eres gerente como colaborador individual, puedes contribuir a crear este tipo de cultura. Esta guía te dará algunas ideas sobre cómo lograrlo.

El estado de ánimo mejora la productividad y la productividad también mejora el estado de ánimo.

¿Qué es la productividad en el trabajo?

Antes de entrar en detalles, vamos a aclarar qué es la productividad en el trabajo y qué no lo es.

El signo más importante de que tu equipo está siendo productivo es bastante sencillo: estáis logrando cosas. Y no un logro cualquiera. Estáis alcanzando los objetivos más importantes.

El otro aspecto de la productividad es que estáis haciendo esas cosas importantes de manera eficiente. Os habéis librado de los malos hábitos organizativos que frenan vuestro progreso.

Ahora bien, esta definición de la productividad en el trabajo puede parecer evidente, pero piensa en la frecuencia con la que has vivido la situación opuesta. Algunos equipos tienen dificultades para hacer las tareas importantes porque están abrumados con otras más pequeñas, por ejemplo, todos esos correos electrónicos y reuniones que hemos mencionado antes. No cabe duda de que están ocupados, pero su productividad es baja.

Por qué es importante la productividad en el trabajo

La creación de un lugar de trabajo productivo no solo garantiza que tu organización cumpla sus objetivos empresariales. Promover la productividad también te ayuda a crear una cultura en el lugar de trabajo sana y comprometida, que mantenga la viabilidad de tu organización a largo plazo.

La mayoría de nosotros ya sabemos que el estado de ánimo mejora la productividad y la productividad también mejora el estado de ánimo. Recuerda que definimos la productividad en el trabajo como la consecución de cuestiones importantes. Y resulta que ese es uno de los ingredientes clave del bienestar. Los investigadores afirman que cuando hacemos cosas que están en consonancia con nuestros valores y nuestra mejor versión de nosotros mismos, estamos más satisfechos con la vida. De hecho, nueve de cada diez personas aseguran que estarían dispuestas a cobrar menos si pudieran hacer un trabajo más valioso.

Todos ansiamos un propósito, y la mejora de la productividad nos ayuda a realizar un trabajo que merece la pena. Eso, a su vez, anima a las personas a quedarse. Cuando los trabajadores se sienten dueños de su esfuerzo y tienen la oportunidad de crecer, la retención de empleados es mejor.

Estáis logrando cosas. Y no un logro cualquiera. Estáis alcanzando los objetivos más importantes.

También es cierto el caso contrario. Hay muchos empleados agotados y frustrados por tener que ocuparse de tareas secundarias y no esenciales que son las partes menos inspiradoras de su día a día.

El problema no es que trabajen mucho, es que ninguno de sus trabajos parece lograr nada. Entonces, empiezan a preguntarse que para qué.

Es una sensación peligrosa en la que hay que ahondar. El cinismo es una parte importante de la definición de desgaste laboral. El desgaste no favorece la retención de empleados. Además, los trabajadores con un nivel de desgaste elevado que permanecen en la empresa acaban perjudicando a la organización, ya que contagian su negatividad.

¿Qué hace que los trabajadores sean ineficientes?

Así que, ¿por qué hay tantos equipos improductivos? ¿Qué es lo que hace que los empleados sean ineficientes, estén agotados y que, a la larga, acaben desgastados laboralmente?

Distracciones

En el trabajo, sufrimos muchas interrupciones. Según algunas estimaciones, perdemos la mitad de nuestra jornada con distracciones improductivas.

Como es de esperar, muchas distracciones en el trabajo provienen de la tecnología. Un estudio reveló que un trabajador típico del sector de la información consulta las herramientas de comunicación, como el correo electrónico, cada seis minutos.

Pero la tecnología no es la única culpable de las distracciones. Hoy en día, la mayoría de nosotros trabajamos en oficinas abiertas. Y el 99 % de las personas que trabajan en este entorno piensan que les distrae. De ellos, el 40 % afirma que se distrae siempre o muy a menudo.

Sea cual sea su origen, incluso las más leves distracciones suponen una pérdida de tiempo mayor de la que imaginas. Cuando te interrumpen, sueles tardar más de 23 minutos en volver a lo que estabas haciendo.

Cambio de contexto

Supongamos que pasas toda una mañana ocupado con varias tareas. Por la tarde, la cosa se calma y decides ponerte con un proyecto importante. Pero ahora que tienes el tiempo, ya no te queda la fuerza intelectual para hacerlo. Todo ese cambio de tareas que hiciste por la mañana te ha agotado mentalmente.

Comunicación ineficaz

Piensa en los dos temas de los que, probablemente, más se quejan los trabajadores del sector de la información: el correo electrónico y las reuniones. Muchos lugares de trabajo dependen demasiado del correo electrónico, que utilizan para comunicarse incluso cuando disponen de otros canales más eficaces. Una encuesta reveló que los trabajadores pasan cinco horas al día con su bandeja de entrada.

Además, tienen que compaginar todos esos correos electrónicos con un exceso de reuniones. Los trabajadores pierden un día entero a la semana con reuniones y su correspondiente preparación. En el caso de los gerentes, la cifra es aún mayor. Además, una encuesta realizada a gerentes sénior reveló que la mayoría de las reuniones son improductivas y consumen un tiempo que podría emplearse para trabajos más importantes.

Fomentar un lugar de trabajo más productivo con trabajo profundo

Toda esta información te ha abierto los ojos sobre la improductividad en tu lugar de trabajo. Sabes que algo tiene que cambiar. ¿Pero por dónde empezar?

Para responder a esta pregunta, volvamos a la definición de productividad de la que hablábamos antes: alcanzar de forma eficiente los objetivos más importantes de tu equipo.

Tu trabajo más importante es probablemente también tu trabajo más exigente (aunque satisfactorio). Requiere más reflexión, concentración y perspicacia.

Este concepto se conoce como trabajo profundo. Es un término acuñado por Cal Newport, escritor y profesor de la Universidad de Georgetown. Define el trabajo profundo como “la capacidad de concentrarse sin distracción en una tarea cognitivamente exigente. Es una habilidad que permite entender rápidamente información complicada y producir mejores resultados en menos tiempo”.

El trabajo profundo te permitirá alcanzar más objetivos importantes y hacerlo más rápidamente.

Dejar espacio al trabajo profundo

Mejorar la productividad de tu equipo significa obtener más tiempo para el trabajo profundo. Aquí tienes algunas estrategias que puedes probar.

Establece algunos límites en torno a la tecnología

Ayuda a los miembros de tu equipo a escapar de las distracciones de la alta tecnología. Por ejemplo, podrías establecer en tu equipo momentos en los que todos dejéis el correo electrónico a un lado (como la primera hora del día, una tarde a la semana, etc.).

En ocasiones, escapa de los demás

El siguiente paso es minimizar todas las distracciones humanas de una oficina abierta. La experta en productividad y autora Maura Nevel Thomas recomienda lo siguiente:

  • Establecer reglas de equipo como “llevar auriculares = no molestar”.
  • Establecer zonas más tranquilas y privadas en la oficina.
  • Permitir que los miembros del equipo trabajen desde casa.

Mejora tus hábitos de correo electrónico

Thomas recomienda establecer directrices sobre cuándo usar (y no usar) las opciones de Responder a todos, CC y CCO. Esto debería reducir la cantidad de correos electrónicos que todo el mundo recibe.

También puedes utilizar la herramienta de espacio de trabajo colaborativo Confluence para ayudar a reducir el volumen de correo electrónico. Confluence te permite mantener el contenido organizado y en un solo lugar para que los miembros del equipo no tengan que seguir enviando correos con las actualizaciones de los documentos. Asimismo, deja que los miembros del equipo puedan editar conjuntamente las páginas en lugar de tener que enviar las revisiones y comentarios por correo electrónico.

Renueva las reuniones

Confluence tiene el poder de ayudarte a que las reuniones sean más productivas. La plantilla del acta de reuniones, por ejemplo, garantiza que todo el mundo esté de acuerdo con el orden del día antes de la reunión y con los puntos de acción posteriores.

Otras estrategias para lograr reuniones más productivas son:

Ahora es el momento para una inmersión profunda

Cuando tu equipo dedique más tiempo al trabajo profundo, estará mejorando su productividad a corto plazo y sentando las bases para una mayor productividad a largo plazo.

El trabajo profundo te permitirá alcanzar más objetivos importantes y hacerlo más rápidamente. Esto puede sonar contradictorio si estás acostumbrado a un entorno en el que los empleados se enorgullecen de hacer varias cosas a la vez y de estar constantemente disponibles. Pero confía en nosotros. Desconectar y centrarse en una sola cosa a la vez hará que tu equipo sea más eficiente.

Hacer hincapié en el trabajo profundo también tendrá otros beneficios. Aprovecha las capacidades de los miembros del equipo de una manera que los días llenos de reuniones y correos electrónicos no pueden. Como resultado, los empleados son capaces de desarrollar sus habilidades y conocimientos. Sienten la sensación de satisfacción que se obtiene al lograr resultados significativos y al aprender y crecer. Esto eleva la moral y disminuye el desgaste y la rotación de personal.

Las variaciones de las que hablamos pueden representar grandes cambios para tu equipo. Quizás resulten un poco incómodos al principio, pero los beneficios de la productividad del trabajo profundo bien merecen la pena las crecientes molestias que pueda experimentar tu equipo.

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