Cómo crear una cultura de comunicación colaborativa dentro de tu equipo
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Estás escribiendo "Según mi último correo electrónico…" y respiras hondo. Mientras tanto, otra persona de tu equipo está buscando entre los archivos, intentando encontrar la última versión de un documento para una reunión que empieza dentro de tres minutos. Ahora entras en una reunión rápida. Adivina qué ha pasado. Las tareas asignadas la semana pasada no estaban muy claras, por lo que el proyecto se ha retrasado. Las negligencias son frecuentes y hacen que tú y tu equipo os desaniméis. Por ello, tienes que promover una cultura de comunicación colaborativa dentro de tu equipo.
La comunicación colaborativa consiste en intercambiar información fácilmente y debatir los temas en equipo para lograr un objetivo común. Aunque pueda parecer una práctica obvia en los equipos, la mayoría de los trabajadores afirman que no lo es. Un 63 % de los empleados que participaron en un estudio aseguraron haber tenido ganas de dejar un trabajo debido a la falta de comunicación.
La comunicación colaborativa debería ser una práctica habitual en todos los equipos porque promueve la transparencia y anima a los empleados a compartir sus ideas públicamente. Si usas herramientas de colaboración y tácticas de comunicación de eficacia probada para reforzar las habilidades de colaboración de tu equipo, todos saldréis ganando. A continuación te explicamos cómo puedes ayudar a tus empleados a trabajar de forma más eficaz y a sentirse orgullosos de sus aportaciones.
Mantén la colaboración y la comunicación en un único lugar
No es posible crear un flujo de trabajo eficaz en el que se fomente la colaboración si tu equipo tiene que consultar diferentes documentos, trabajar con distintas herramientas o comunicarse en pequeños grupos. El primer paso para promover una cultura de comunicación colaborativa es definir unos estándares de colaboración.
Designar una única fuente de información
Es fundamental crear y mantener un espacio centralizado para todos los documentos, conocimientos y conversaciones. Sin ello, los miembros de tu equipo se verán obligados a buscar en el correo electrónico, escudriñar archivos y enviarse mensajes frenéticamente para saber si se han producido modificaciones.
Con una única fuente de información, todo el mundo sabe dónde buscar los detalles de un proyecto concreto. Al almacenar todos los conocimientos en un mismo lugar, se fomenta la colaboración porque todos los empleados pueden ver las aportaciones de los demás. Además, cuando todo el mundo tiene acceso a la misma información, se puede iniciar un debate rápidamente en lugar de tener que revolverlo todo para encontrar documentos, notas de reuniones antiguas y asignaciones de tareas relacionadas.
Colaborar en todos los órdenes del día
Editar documentos conjuntamente en tiempo real
Si los miembros de tu equipo pueden coeditar documentos en tiempo real, la comunicación colaborativa se producirá de forma natural. En Confluence, todos los usuarios pueden ver los cambios resaltados y consultar el historial de versiones, lo que fomenta la transparencia y mejora la coordinación. Los miembros del equipo pueden dejar comentarios insertados, hacer Me gusta en las aportaciones de otros usuarios o asignar tareas etiquetando a sus compañeros en un elemento de acción.
Proyecta positividad
Por cursi que suene, pensar positivamente y proyectar esa emoción puede cambiar la forma en que los cerebros reaccionan ante las situaciones. Nadie quiere colaborar con un compañero de trabajo notoriamente negativo, pero proyectar positividad puede contribuir en gran medida a promover la comunicación colaborativa.
Andrew Newberg, M.D. y Mark Robert Waldman hablan del efecto de los planteamientos positivos y negativos en su libro Words Can Change Your Brain. "Cuanto más nos centramos en palabras positivas, más empiezan [estas] a afectar a otras áreas del cerebro", explican Newberg y Waldman. "Las funciones del lóbulo parietal empiezan a cambiar, lo que modifica la percepción que tenemos de nosotros y de las personas con las que interactuamos".
No estamos diciendo que si en tu oficina cuelgas un cartel que diga "Don’t Worry, Be Happy" (No te preocupes, sé feliz), la colaboración mejorará, pero tal vez sí lo haga si tus comunicaciones escritas son positivas. Documentar la comunicación en Confluence anima a los usuarios a pensar en cómo van a abordar una conversación.
Por ejemplo, puede que veas un gráfico e inmediatamente pienses "¡Madre mía, menudo caos!", pero seguro que no pondrías una crítica tan dura y tan poco útil en un documento compartido. En lugar de ello, podrías decir "Me gustan los colores del gráfico, pero hay muchos elementos del diseño que se solapan y esto dificulta la lectura del texto. ¿Sería posible dejar más espacios en blanco?" De esta forma, el diseñador no solo recibirá feedback constructivo, sino que seguramente también pensará que eres un compañero de trabajo más positivo.
Los gestos de apoyo, por insignificantes que sean, pueden resultar muy útiles. En Confluence, los distintos miembros de un equipo pueden hacer Me gusta en las páginas de los demás igual que hacen en las aplicaciones de redes sociales. Es una sensación parecida a cuando tienes un selfie perfecto que acumula Me gusta, pero trasladada al trabajo: haz Me gusta en las páginas de Confluence de tus compañeros para mostrarles tu agradecimiento y reconocimiento por sus aportaciones.
La comunicación colaborativa solo funciona si todo el mundo se siente cómodo compartiendo sus opiniones. Todos estos documentos compartidos, notas conjuntas y conversaciones públicas serán mucho más eficaces si se adopta una actitud positiva.
Adopta una escucha activa para la comunicación asíncrona
