워크로드 관리란 무엇입니까? 생산성을 향상하기 위한 전략

워크로드 관리는 팀원 간에 작업을 균등하게 배분하고 마감 날짜를 준수하며 리소스를 효율적으로 사용할 수 있도록 팀 전반에서 업무를 계획하고 분배 및 추적하는 프로세스입니다.

가장 이상적인 상태는 업무가 별로 없는 작업자, 업무가 지나치게 많은 작업자 또는 다른 팀원의 작업이 끝나기를 기다리는 작업자(종속성)가 없는 것입니다. 워크로드 관리를 제대로 수행하면 팀이 효과적으로 우선 순위를 정하고 병목 상태를 예측하며 프로젝트 범위를 계획대로 유지할 수 있습니다.

예를 들어 소프트웨어 개발 팀이 제품 릴리스를 준비할 때 프로젝트 관리자는 워크로드 관리 도구를 사용하여 일정을 상담하고 각 팀원의 작업 부하를 평가할 수 있습니다. 업무가 과중된 개발자와 작업 수용량이 여유 있는 개발자를 파악할 수 있습니다. 

그러면 관리자는 프로젝트 타임라인을 유지하면서 작업을 재분배할 수 있습니다.

워크로드 관리와 리소스 관리는 운영 프로세스에서 서로를 보완해 줍니다. 워크로드를 관리하려면 적절한 인력 및 도구를 확보하는 리소스 계획을 먼저 수립해야 합니다.

• 워크로드 관리는 작업이 '어떻게' 할당되는지를 다루며 작업의 우선 순위를 지정하고 프로젝트 목표에 맞춰 정렬되도록 합니다.

• 리소스 관리는 업무 수행에 필요한 "요소"(예: 직원, 예산 및 자재)에 초점을 맞추고, 이러한 요소가 조직의 요구 사항에 맞게 적절하게 할당되도록 합니다.

실제로 워크로드 관리는 리소스 관리 도구가 적절한 실행을 위해 참조하는 전술적 토대입니다. 이 두 개념이 함께 어울어져 계획, 실행 및 최적화가 반복되는 연속 루프를 형성합니다.

워크로드를 효과적으로 관리하는 팀은 더 높은 생산성, 더 큰 참여도 및 더 나은 성과를 달성할 수 있습니다. Gallup의 2024년 메타 분석 조사에서는 참여도가 높은 팀은 수익성이 23% 더 높다는 이전 보고서의 내용을 다시 한번 확인할 수 있습니다.

또한 다른 Gallup 리소스에 따르면 비합리적인 워크로드는 참여도를 저해하는 주요 요인입니다. 적절한 워크로드 관리가 중요한 이유는 다음과 같습니다.

• 번아웃 방지: 관리자는 워크로드를 균형 있게 유지하여 만성 스트레스와 피로를 방지할 수 있습니다.

• 생산성 향상: 작업의 우선 순위를 명확하게 지정하면 팀이 집중력을 유지하고 더 빠르게 업무를 수행할 수 있습니다.

• 투명성 향상: 워크로드를 투명하게 공유하면 공동 작업과 책임 의식을 촉진할 수 있습니다.

• 유지율 향상: 지원받고 공정하게 대우받는다고 느끼는 직원은 조직에 더 오래 머무를 가능성이 높습니다.

그렇다면 애초에 워크로드가 불균형해지는 이유가 무엇일까요?

보통 불균형은 점진적으로 생깁니다. 여기저기서 몇 가지 긴급 요청이 들어오고 업무 초점이 바뀌면서 작업 수용량과 수요 사이의 균형이 무너지게 됩니다. 팀의 작업 수용량이 한계에 다다르고 마감 날짜가 겹치기 시작합니다. 

이렇게 발생할 수 있는 몇 가지 일반적인 워크로드 불균형과 그 해결 방법은 다음과 같습니다.

1. 초과 할당 및 번아웃

• 도전 과제: 작업 수용량 제한이 명확하지 않아 팀원들이 너무 많은 업무를 맡고 있습니다.

• 솔루션: 작업 수용량 계획 도구를 사용하여 워크로드를 시각화하고 1인당 최대 임계값을 설정합니다. 예를 들어 워크플로 관리 도구는 워크로드 원형 차트 및 리소스 할당 보고서와 같은 옵션을 제공할 수 있으며, 이를 통해 업무 분배 상태를 완전히 투명하게 파악할 수 있습니다.

2. 우선 순위 변경

• 도전 과제: 프로젝트는 계속 변화하고 우선 순위는 하루아침에 변경될 수 있습니다.

• 해결 방법: 유연성을 고려하여 일정을 계획합니다. 스프린트 계획 및 백로그 상세 검토 세션을 통해 변경되는 우선 순위에 맞춰 리소스를 다시 할당할 수 있습니다.

3. 동기화되지 않은 업데이트

• 도전 과제: 진행률을 실시간으로 명확하게 평가하지 않으면 문제가 심각해질 때까지 병목 상태를 인지하지 못합니다.

• 솔루션: Jira에 대시보드를 구축하여 워크로드, 진행률 및 마감 날짜를 모니터링하세요. 시각적 보고는 팀이 더 효과적으로 스스로 관리하는 데 도움이 됩니다.

워크로드 관리는 사고 방식과 방법이 결합된 것입니다. 워크로드 관리의 시작은 인식을 높이고 지속 가능한 성과를 지향하는 올바른 의도에서 출발합니다. 여기에 체계적인 계획, 정기적인 검토 및 자동화를 효율적으로 활용하는 방법이 결합됩니다.

다음은 Jira의 기본 제공 도구를 활용하여 팀이 생산성과 균형을 유지할 수 있도록 도와주는 10가지 실행 가능한 전략입니다.

1. 팀 업무 가능 상태, 스킬 및 워크로드 평가

팀의 작업 수용량과 스킬을 계획하는 것부터 시작하세요. 누가 업무를 수행할 수 있는지, 누가 특정 작업에 가장 적합한 역량을 갖추었는지를 파악하는 것은 현실적인 계획을 수립하기 위한 기본 토대입니다.

Jira의 작업 수용량 계획 보기 또는 간단한 Confluence 표와 같은 도구는 워크로드를 시각화하는 데 도움이 될 수 있습니다. 여기에 스킬 매핑을 함께 사용하면 단순히 일정이 아니라 강점에 맞춰 작업을 정렬할 수 있습니다.

전문가 팁: Confluence의 작업 수용량 데이터를 Jira 대시보드에 통합하여 한곳에서 시간 할당과 전문성 할당을 모두 추적하세요.

2. 데이터를 활용하여 작업의 우선순위 지정 

마감 날짜만으로는 각 작업의 목적이나 가치를 나타내지 못합니다. RICE(도달 범위, 영향력, 신뢰도, 노력) 또는 MoSoW(반드시 포함, 가급적 포함, 포함 가능, 제외)와 같은 프레임워크는 예상되는 측정 가능한 영향을 기준으로 업무를 평가하는 데 도움이 됩니다.

Jira의 AI 기반 우선 순위 지정 도구는 비즈니스 기대치 또는 다른 종속성과의 관련성을 기반으로 활동에 점수를 매기거나 활동의 순서를 자동으로 변경할 수 있습니다. 그러면 작업 계획에서 주관적인 선호도를 배제하고 결과에 더 집중할 수 있습니다.

3. 팀 백로그를 정기적으로 관리하여 작업 과부하 방지

백로그 관리 도구를 사용하여 워크로드를 관리 가능한 수준으로 유지하세요. 정기적인 백로그 그루밍(또는 상세 검토)를 통해 오래되거나 중복된 작업을 검토하고 제거하여 팀의 불필요한 업무 부담을 줄일 수 있습니다.

Jira의 백로그 보기를 사용하면 우선 순위 및 스프린트별로 작업을 자동으로 구성하는 동시에 필요에 따라 작업을 끌어다 놓아서 직접 재구성할 수도 있습니다. 스프린트, 팀 작업 수용량 또는 담당자별로 필터링한 다음, 실시간 컨텍스트 및 현장 실무 지식을 바탕으로 워크로드를 전략적으로 배치할 수 있습니다.

4. 스킬 수준에 따라 업무를 공정하게 배분

1단계에서 얻은 인사이트를 활용하여 업무를 적절하게 할당하세요. Jira의 워크로드 분배 보고서 또는 리소스 할당 기능은 불균형을 조기에 식별하고 업무 가능 상태 또는 전문성에 따라 작업을 다시 할당하는 데 도움이 됩니다.

투명한 커뮤니케이션을 통해 실시간 데이터를 기반으로 공정성을 높이고, 모든 구성원이 지속 가능한 속도 또는 작업 수용량으로 작업할 수 있도록 합니다.

5. 시각적 대시보드를 사용하여 워크로드 및 프로젝트 진행률 추적

시각적 대시보드를 사용하면 팀이 프로젝트 상태를 한눈에 파악할 수 있으며, 책임 의식을 높이고 모호함을 줄이며 보고를 간소화할 수 있습니다.

Jira 대시보드는 이슈 개수와 번다운 차트부터 워크로드 히트맵에 이르는 모든 정보를 표시할 수 있습니다. 특히 팀 회고에 효과적이며, 노력이 어디에 투입되고 있는지, 앞으로 어떻게 최적화할 것인지 파악하는 데 도움이 됩니다.

6. 반복적이거나 가치가 낮은 작업 자동화

자동화는 낭비되는 시간을 되찾을 수 있는 가장 간단한 방법 중 하나입니다. 이슈 상태 업데이트나 미리 알림 보내기 등의 반복되는 관리 작업을 식별하여 자동으로 실행되도록 구성하세요.

Jira의 AI 업무 분류 및 AI 업무 만들기 기능이 트리거되면 하위 작업을 생성하거나 이슈 설명의 초안을 작성해 주고, 다음 단계를 제안해 주기도 합니다. 자동화를 통해 전략적 업무에 더 많은 시간을 투자할 수 있을 뿐만 아니라, 반복적인 단계가 매번 같은 방식으로 실행되므로 팀과 프로젝트 전반에 걸쳐 일관성을 유지할 수도 있습니다.

7. 정기적인 워크로드 검토 및 피드백 루프 구축

정기적인 체크인을 설정하여 워크로드, 우선 순위 및 블로커에 대해 논의하세요. 이렇게 하면 팀의 리듬에 따라 가벼운 주간 스탠드업이나 월간 회고를 진행할 수 있습니다.

열린 대화를 장려하여 잘되고 있는 부분과 그렇지 않은 부분, 지원이 필요한 부분, 그리고 그 지원이 어떻게 제공되어야 하는지 물어보세요. 시간이 지남에 따라 이러한 대화를 통해 신뢰를 쌓고, 함께 협력하여 워크로드를 더 쉽게 조정할 수 있습니다.

8. 우선 순위가 바뀔 때를 대비한 유연성을 고려한 계획

애자일 환경에서는 변화가 불가피합니다. 우선 순위, 고객 요구 사항 및 시장 상황은 정적인 계획에서 예상할 수 있는 것보다 빠르게 변화합니다. 스프린트 주기에 버퍼 시간을 포함하고 예측 분석을 통해 워크로드 급증을 예측하여 변화에 대비하세요.

예를 들어 Jira의 Advanced Roadmaps를 사용하면 '가정' 시나리오를 모델링할 수 있어, 관리자가 문제가 발생하거나 지장을 주기 전에 워크로드를 조정할 수 있습니다. 또한 백로그에 유용한 컨텍스트가 포함된 이슈를 손쉽게 만들 수 있어 팀이 업무에 수반되는 정보와 우선 순위를 파악하는 데 도움이 됩니다.

9. 메트릭 추적을 통해 산출물 측정 및 균형 유지

워크로드 관리를 개선하려면 적합한 데이터를 한눈에 파악할 수 있어야 합니다. 주요 메트릭은 다음과 같습니다.

• 사이클 타임: 작업의 시작부터 완료까지 걸리는 시간.

• 처리량: 기간당 완료된 작업의 수.

• 활용률: 생산적이고 가치를 창출하는 업무에 소요된 시간의 비율.

Jira의 대시보드 분석 또는 사용자 지정 Confluence 보고서를 통해 이러한 결과를 시각화하고, 추세를 파악하며, 팀의 성과가 양호하고 지속 가능한지 확인할 수 있습니다.

10. 지속 가능한 성과를 중시하는 문화 조성

마지막으로, 워크로드 관리를 위한 사고방식을 고취하기 위해 리더는 투명성, 커뮤니케이션 및 개인 작업 수용량 존중이라는 가치를 장려해야 합니다.

회고는 직원이 워크로드를 균형 있게 관리하는 것의 가치를 되새기는 데 도움이 됩니다. 신중한 계획과 적절한 업무 분배가 모든 구성원에게 얼마나 도움이 되는지 확인할 수 있기 때문입니다. 

동시에 번아웃이 발생할 경우 그 원인이 병목 상태 때문인지, 아니면 늘어난 작업 수용량 때문인지 확인할 수 있습니다. 또한 관리자는 이러한 분석에 시간을 할애하여 직원의 이익을 진심으로 생각하고 있음을 보여줄 수 있습니다.

워크로드 관리 템플릿은 표준화되고 반복 가능한 방식으로 위의 모범 사례를 안내하여 매번 최상의 결과를 얻을 수 있도록 도와줍니다. 

다음은 모든 규모의 팀이 원활하게 계획, 추적 및 최적화를 진행할 수 있도록 Jira 에코시스템 내에서 제공되는 목적에 맞게 제작된 세 가지 템플릿입니다.

1. Jira 스프린트 백로그 템플릿

애자일 팀에 적합한 스프린트 백로그 템플릿은 스프린트 업무를 체계화하고 이슈의 우선 순위를 지정하며 진행률을 시각화하는 데 도움이 됩니다. 담당자 또는 우선 순위별로 프로젝트 백로그 및 표준 작업을 필터링할 수 있어 누가 어떤 작업을 하고 있는지, 그리고 워크로드가 균형을 이루고 있는지 명확하게 파악할 수 있습니다.

적합한 대상: 스프린트 수준의 작업 및 워크로드를 한눈에 파악해야 하는 스크럼 팀.

2. Jira 최상위 계획 템플릿

최상위 템플릿은 여러 프로젝트 간의 워크로드 분배를 관리할 수 있도록 포괄적인 개요를 제공합니다. 관리자는 프로젝트 간의 중복이나 혼선 없이 전체 진행률을 추적하고 리소스 균형을 맞추며 위험을 조기에 식별할 수 있습니다.

적합한 대상: 여러 프로젝트를 동시에 조율하는 프로그램 관리자 또는 포트폴리오 관리자.

3. Jira 작업 추적 템플릿

하이브리드 팀 또는 교차 기능 팀에 적합한 작업 추적 템플릿은 소유자, 진행률 및 종속성을 명확하게 정의해야 할 때 개별 워크로드를 세부적으로 파악하는 데 도움이 됩니다. 모든 구성원이 현재 진행 중인 작업과 담당자를 알 수 있어, 복잡한 팀 구조에서도 정확한 계획 및 원활한 조정이 가능합니다.

적합한 대상: 작업 진행률, 책임 및 블로커를 투명하게 파악하고 이에 대한 실시간 인사이트를 얻기 원하는 팀.

워크로드 관리라는 말이 흔히 부정적인 의미를 내포하는 용어인 마이크로매니징처럼 들릴 수 있지만 본질적으로 명확성, 균형 및 지속적 개선이 팀원에게 어떤 이점을 줄 수 있는지를 보여주는 방법입니다.

팀원이 자신이 맡은 업무가 무엇인지, 시간을 어디에 쓰고 있는지, 그리고 자신의 업무가 더 큰 목표에 어떻게 연결되는지 파악할 수 있으면 자연스럽게 더 높은 성과를 내게 됩니다.

Jira를 통해 팀은 작업 수용량 및 진행률을 한눈에 파악하고, 반복 업무를 자동화하며, 더 현명한 의사 결정에 도움이 되는 분석을 실행할 수 있습니다. Jira와 Confluence를 함께 사용하는 팀은 한곳에서 문서를 관리하고, 보고서를 공유하며, 원활하게 공동 작업하는 방법을 배우고, 연결된 에코시스템을 구축하여 더 효과적인 계획 및 실행을 통해 확실한 결과를 얻을 수 있습니다.

무료 스프린트 백로그 템플릿 사용