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キャパシティ計画について (およびそれが実態調査として必要になる理由)

無理のないチーム運営のための効果的な計画策定

すべてのリーダーやプロジェクト マネージャーは、チームの処理能力を理解することは、複雑な推測ゲームのように感じられることを知っています。

Jira ボード

依頼を受けたり新しい部門横断型のイニシアチブのために助力を求められたりするたびに、次の問いに直面します。自分のチームは現実的に達成する時間があるだろうか? それとも、あっさり引き受けて仕事を増やしますか?

正式な用語を知っているかどうかはともかく、それはキャパシティ計画を遂行していることになります。

キャパシティ計画とは

キャパシティ計画とは、プロジェクトまたはタスクに必要な時間数を特定して、チームがその作業を完了するための処理能力を提供できるかどうかを判断し、その作業を効率化するために調整するプロセスです。

名前が示すとおり、そのプロセスはキャパシティ計画の 2 つの部分に分割できます。

まず、チームの全体的なキャパシティを把握する必要があります。これは、過剰にならない範囲でチームに割り当てられる作業の最大量です。この情報を念頭に、計画ステージに進みます。ここでは、タスクを優先順位付けして、締め切りまでに作業が完了するようにその時間をスケジュールします。

たとえば、営業チームをサポートするために、データをまとめてレポートを作成することをチームが求められているとします。過去 2 年分の大量の顧客データを取得することが必要になるかもしれません。

そのプロジェクト リクエストを確認してスコープを把握し、時間の見積もりを割り当てて、そのプロジェクトの完了までにかかる基本的な時間を理解します。開始から終了までに約 8 時間分の作業が必要と判断しました。

次に、チームが実際に 8 時間を捻出できるかどうかを把握する必要があります。

最も簡単な方法としては、チームの各メンバーに普段 1 週間に自分がしていることと、それぞれのアクティビティの所要時間 (週ごとに何時間か) をすべて書き出すように依頼します。カレンダー、メールの受信ボックス、Jira チケットなどを参照して、できるだけ現実的な内容にしてもらう必要があります。これにより、現在の 1 週間の作業時間の合計が分かります。

そこから、新しいプロジェクトを差し挟む余裕がどこにあるかを確認できます。また、作業負荷の柔軟性が最も高いのは誰であるかに基づき、割り当てるのに最適な人を特定してプロジェクト遂行のためのより現実的な締め切りを設定します。

デニスは現在任された作業が週に約 30 時間分にとどまり、かつ、このリクエストに対応する余裕と専門知識があるものの、レポートを完成させるには月曜日まで必要だと言っています。

キャパシティ計画とは、チームが実現できることについての楽観的な推測ではなく、現実に基づいてプロジェクト計画と期待を設定することを意味します。

キャパシティ計画の遂行

キャパシティ計画セッションを実行するためのステップバイステップの手順については、キャパシティ計画のプレイを確認してください。次に、Confluence で使用できるこのキャパシティ計画テンプレートで、セッションの結果を文書化します。キャパシティ計画のドキュメントは次のようになります。

キャパシティ計画のドキュメント

他のタイプの計画についても耳にしますが、それはどういうものですか?

キャパシティ計画とキャパシティ管理の違い

キャパシティ計画に取り掛かると、キャパシティ管理という言葉も耳にするかもしれません。IT チームやプロジェクトに関連して使用されることが最も多くなっていますが、他の業界でも使用されています。

キャパシティ管理は、プロジェクト要件を満たすために利用可能なすべてのリソースを監督して調整する、ビジネスの全体的な能力を表すより広範な概念です。

キャパシティ管理は包括的な用語で、キャパシティ計画は全体的なキャパシティ管理プロセスの一部分と考えてください。つまり、採用プロセス全体での面接の位置付けのようなものです。

キャパシティ計画とリソース計画の違い

また、リソース計画についても聞いたことがあるかもしれません。この用語はよくキャパシティ計画と互換的に使用されますが、実際は異なる点があります。

キャパシティ計画では、人的リソースを具体的に調べて、プロジェクトの要件を満たすスキルと利用可能な時間があるかどうかを判断します。たとえば、チームが金曜日までにデータ リクエストに対応することが妥当かどうかなどです。

一方、リソース計画では、人員、予算、ソフトウェア、機器、材料などの特定のリソースの割り当てを扱います。

その目標は、それぞれの特定のリソースを適切に使用して、最大限に活用することです。たとえば、データ ダッシュボードにいくつかの変更を加えることで、数字をより効率的に取得できますか? この分の空きを確保するために、他のレポートの実行を遅らせる必要はありますか? その特定のツールの効果を最大化するには、どうすればいいですか?

キャパシティ計画の利点

キャパシティ計画は、ある程度の習熟を必要とします。それまで頼まれたことは何でも進んで引き受けてきた場合においては、特にそのことが当てはまります。しかし、習慣にしてしまえば多くのメリットがあります。

1. チームの燃え尽きの回避

恐るべき統計があります。48% の労働者は、無理な締め切りとすべきことが多すぎると言っています。それももっともなことでしょう。チームがどれだけのことを達成できるかを把握できなければ、作業量は過剰になるものです。そして、許容範囲を超えた仕事が常にある状態になります。

チームの実際のキャパシティを徹底的に理解するための手順を踏むことによって、過剰なタスクと責任の押し付けを回避できます。さらに、最も影響の大きい作業を優先することで、時間の管理をサポートできます。

2. より現実的な締め切りの設定

プロジェクトがスケジュールから遅れがちであることは、すでによくご存じでしょう。これは計画錯誤によるものです。人間には、プロジェクトに実際に必要な時間を非常に過小評価して楽観視する性質があります。

そのバイアスから逃れることは困難ですが、キャパシティ計画を役立てられます。特に、チームから直接空き状況の詳細を聞き取ることで重要な実態調査を実施でき、チームが実際に提供できる作業に応じて妥当な締め切りを管理できます。

3. スキル不足の特定

キャパシティ計画とは、チームが達成できる作業を把握することです。このことは時間だけでなく、スキルにも関係します。残念なことに、54% の従業員が、現在の仕事の遂行に必要な知識が不足していると報告しています。

事前にチームのキャパシティを評価して作業を計画することで、プロジェクトに必要なスキルがチームに欠けているかどうかを判断しやすくなります。営業チームからのリクエストに対応するには、社内にはないビッグ データの技術が必要かもしれません。

そのことを早期に考慮すると、チームの誰かをトレーニングする、タスクを外部委託する、プロジェクトのスコープを変更するなどのアクションを事前に取れます。

キャパシティ計画の課題

キャパシティ計画には多くの利点がありますが、地道な作業も必要になります。対処する必要がある一般的な課題について、いくつか説明します。

1. 処理能力を把握することは困難

キャパシティ計画は 1 回限りのアクティビティでしょうか? そうではありません。チームの処理能力は、プロジェクトの変化やチーム メンバーの出入りに伴って常に進化します。さらに、現在の作業負荷や限界を正直に申告しているかどうかは、本人にしか把握できません。

このようなことから、新しい仕事やリクエストに取り組むキャパシティがチームにどの程度あるかを明確に把握することが、難しくなります。特に、常により多くのことに対処できると信じている成績優秀者揃いのチームについては、特に当てはまります。キャパシティ計画についてチームと話す頻度を高める (ほとんどのチームは毎週実施します) ことで、全員が現実的になることが容易になります。

2. 変化によって軌道から外れる可能性

未来を知る便利な方法はありません。非常に経験豊富で善意のプロジェクト マネージャーでさえ、障害は避けられません。すべてのプロジェクトにはリスクが付き物です。季節性から業界の変化に至るまで、予期せぬ状況によって計画が妨害されます。

これらの妨害の可能性をすべて考慮するように努める必要があるため、キャパシティ計画は必ずしも簡単ではありません。計画に余裕 (1 日か 2 日であっても) を持たせることは、トラブルがあっても予定どおり進めるようにする助けになります。

3. 難しい交渉の発生

キャパシティ計画にコミットすると、それまで社内で何でも引き受けてきたチームも断る場面が必要になってきます。

繰り返します。キャパシティ計画は、特定した情報を使用して作業を行う場合にのみ役立ちます。そのため、処理能力の不足によるプロジェクトの停止、想定の調整または縮小、締め切りの延長などが発生します。引き受けてやらないよりも、断るほうが常にうまくいきます。

キャパシティ計画のベスト プラクティス

キャパシティ計画はある程度の習熟 (および試行錯誤) を必要としますが、円滑に開始するためのいくつかのヒントがありますので参考にしてください。

1. 過去のプロジェクトから学ぶ

振り返ってその教訓から学ぶ意欲がある限り、経験は優れた教師となります。チームがプロジェクトを完了したら、単に離脱して先に進むことはしないでください。事後分析を開催して、全体の状況を振り返ります。キャパシティに無理があった箇所には、特に注意を払ってください。

何がその課題につながったか? プロジェクトのスコープは拡大したか? チーム メンバーは自分の空き状況を過大評価したか? 根本原因を特定して、同じことが起こらないようにする方法を特定します。

2. チームと正直に会話する

チームが提供できる処理能力を最も正確に把握できるのは、チーム メンバー自身です。実際に作業するのはメンバーです。ですから、その作業負荷と自ら引き受けられると考える追加のプロジェクトについて、率直に会話する必要があります。

繰り返します。キャパシティは絶えず進化するため、このような会話は繰り返す必要があります。通常のチーム ミーティングの数分を割いて全員の現在の担当作業について話し合い、既存の作業負荷と責務に関する最新情報を入手します。

3. 必要な詳細を事前に入手する

チームのキャパシティを把握することには大きな意義がありますが、計画の部分も大切です。作業を適切に計画するには、その作業を完了するために何が必要であるかを明確に理解する必要があります。

残念ながら、プロジェクトの 52% でスコープからの逸脱が発生しています。プロジェクトの要件が膨らんで当初の想定を超えると、チームの作業量が急速に過剰になる可能性があります。

新しいプロジェクトのリクエストを受け取ったら、慎重に質問してリクエストに伴う入出力を確実に把握します。また概要書やフォームを作成して、他のチームがリクエストを発行する場合に記入を求められます。これにより、必要な詳細を事前に確認できます。

最後に、細部まで徹底的に理解していると思っても、遅延や不測の事態に対処するための時間を見込んでください。すべては計画できませんがその少しの余裕を確保することで、予期せぬ事態が発生してもチームを限界まで追い込むことを回避できます。

推測でなく計画を

新しいプロジェクトが発生したとき、要件とリクエストに同意してからチームでどのように実現するかを考えるという過ちを犯しがちです。

より忙しくではなくよりスマートに働くには、キャパシティ計画を使用して逆算します。まずチームがどれだけのことを達成できるかを現実的に把握した上で、すべての作業を計画します。

チームの処理能力に関する不確実な推測ゲームを避けることは、プロジェクトの優先順位付けを効果的に行ってより現実的な期待と締め切りを設定し、チームの士気を維持しながら、全員に重くのしかかるストレスとフラストレーションを軽減できることを意味します。

Confluence のキャパシティ計画テンプレートを使用すると、このプロセスがさらに円滑になります。ファイルは、Confluence スペース内のチーム メンバー全員が参照できる場所に置いてください。計画の成功をお祈りします。

以下も参照してください

キャパシティ計画テンプレート

見積もりや優先度決定からあて推量を排除します。

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