複数のプロジェクトを管理する方法: プロのようにマルチタスクをこなすためのヒントとコツ

1 つのプロジェクトを完了まで持っていくだけでも十分困難です。しかし、複数のプロジェクトを管理するとなるとどうでしょうか。それは、メールを作成しながら目玉焼きを作って同時に歯磨きをするようなものかもしれません。目を閉じたままで。

複数のプロジェクトが同時に進行している場合、タスク、締め切り、依存関係、成果物など、無数の変動要素があり、これらすべてを整理して追跡し、混乱を避け、何も見落とさないようにする必要があります。

さまざまな (そして多くの場合競合する) タスク、プロジェクト タイムライン、関係者、成果物をすべて把握しようとすると、頭が混乱してしまいます。

これは、従来のプロジェクト管理の課題です。そして、作業が分断されたツールに分散していたり、チーム間で優先順位を付けて進捗を追跡する明確な方法なしに管理されていたりすると、さらに困難になります。

そこで、作業管理が重要になります。各プロジェクトをそれぞれサイロとして扱うのではなく、作業ストリームの利用はチームが日々の作業をより広範な成果に結び付けるのに役立ち、複数のイニシアチブ間での可視性、連携、推進力の維持にもつながります。

複数のプロジェクトを管理する方法: 冷静さを保つための 5 つのヒント

複数のプロジェクトが同時に進行しても、プレッシャーに押しつぶされることなく (卵のように割れてしまうことなく) 対処できる戦略をいくつか紹介します。

これらのヒントは、作業を可視化し、優先順位を付け、チーム間および作業ストリーム間で連携を保ちながら、複数のプロジェクトを同時に管理するのに役立つように設計されています。

1. キャパシティ プランニングを積極的に行う

キャパシティの観点から見ると、1 つのプロジェクトの計画とスケジュール設定は比較的簡単です。複数のプロジェクトを同時に遂行している場合、特にチーム間で作業の共有ビューがなければ、誤って作業を詰め込みすぎてしまうことがあります。

結局のところ、1 つのプロジェクト成果物はそれほど大変な要求には思えないかもしれませんが、同時に他に 3 つの期限付きタスクがあることに気付くと状況が一変します。

世界中のあらゆるヒント、ハック、コツも、最初からあまりにも手を広げすぎていては役立ちません。そのため、積極的なキャパシティ プランニングが非常に重要です。燃え尽きることなく、質の高い作業を遂行するために必要な時間、エネルギー、リソースを確保できるようになります。

Jira は、プロジェクトや作業の流れにおいて、取り組みをリアルタイムで可視化することで、チームがより現実的にキャパシティを計画できるよう支援します。どのチーム メンバーが過負荷状態であるかを推測する代わりに、どこに負担がかかっているかを確認して、早期に調整できます。

Jira では次のことを実行できます。

• タイムラインとロードマップを使用して、複数のプロジェクトにわたり作業を可視化する

• 依存関係を追跡してボトルネックを特定し、ブロッカーになる前に対処する

• ワークロードの配分を監視して、締め切りに間に合わない事態や燃え尽き症候群を防ぐ

複数のプロジェクトを管理している場合、全体像を把握せずに効果的な計画を立てることはできません。そして、キャパシティ計画こそが、その可視性を最も活用できるエリアです。

2. 整理整頓を徹底する

複数のプロジェクトを同時に進めていると、時間と精神的エネルギーに大きな負担がかかります。長いメールのやり取りを読み、ファイルを探し回り、分散した会話から最新情報を拾い集めるような作業は、決して効率的とは言えません。

頭の中が散らかっていると、プロジェクトも散らかってしまいます。だからこそ、タスク、ファイル、会話、タイムライン、担当者をすべて一元管理できるようなシステムが必要なのです。

Jira は、作業において信頼できる唯一の情報源として機能します。すべてのタスクは課題として追跡され、より大規模なイニシアチブや作業の流れに接続されるため、何かを見失ったり、重複したりすることがありません。

Jira では、チームは次のことが可能です。

• 作業を管理しやすい課題に分割して、より大きなゴールとしてまとめる

• 課題に設計、ドキュメント、ディスカッションを直接添付する

• ワークフローをカスタマイズして、実際の作業の進め方を反映する

• 複数のプロジェクトにわたって進捗を追跡し、コンテキストを失うことなく管理する

すべてが 1 つの場所にあると、整理整頓は記憶力ではなく推進力の問題になります。

3. タスクとプロジェクトの優先順位付けを行う

複数のプロジェクトを同時に管理している場合、次に何の作業に取り組むかを決定するのが難しく感じられることがあります。効果的な優先順位付けを行えば、火消し作業に追われることなく、着実に成果を上げられます。

なお、優先順位付けはタスクの緊急性だけでなく、次のような項目に基づいて行えます。

• 締め切り: 最初に期限がくるもの

• 依存関係: どの作業をやれば他の作業の障害が取り除かれるのか

• 労力: 利用できる時間とエネルギーに適したタスク

• 影響度: 重要なゴールを前進させる作業に集中する

プロジェクトとタスクを管理するための適切なツールがあれば、チームがプロジェクト全体で依存関係、ブロッカー、ステータスを可視化して、明確に優先順位付けを行えます。勘に頼らずとも、それぞれの作業の関連性やただちに取り組むべき作業を確認できます。

課題のリンク、優先度フィールド、プロジェクト横断型ビューなどの重要な機能を活用すれば、日常的なタスクをより大規模な作業の流れやビジネスの目標に合わせやすくなります。優先順位付けがまだ曖昧に感じられる場合は、アイゼンハワー マトリックスなどのフレームワークが役立つでしょう。

こうしたフレームワークを一元化されたプロジェクト管理ツールと組み合わせることで、適切なタイミングで適切な作業に集中することがはるかに簡単になります。

4. テンプレートを使用する

複数のプロジェクトを取り扱っている場合、その土台を構築するために同じような作業を繰り返して、時間とエネルギーを無駄にしがちです。

テンプレートがあれば、反復可能な作業が標準化されるため、チームの作業スピードが向上します。一貫性が向上してエラーが減少し、不要な意思決定が排除されます。プロジェクトが類似のパターンに従う場合には、とりわけ効果的です。

プロジェクト管理テンプレートが、プロジェクトのセットアップから課題タイプやワークフローまで、複数のレベルで確実に設定されていることを確認しましょう。これにより、初日から既存の作業の流れと連携する、新しい取り組みを立ち上げやすくなります。

チームはテンプレートを使用して次のことを実行できます。

• プロジェクトの構造とワークフローを標準化する

• 重要なステップを見落とさないようにする

• 新しいプロジェクトやチーム メンバーのオンボーディングを加速させる

• チームとイニシアチブ全体で一貫性を維持する

テンプレートは些細なものに思えるかもしれませんが、複数のプロジェクトを同時に進行している場合は、テンプレートが安定性をもたらし、その安定性が時間の節約につながります。

無料のテンプレートで作業を始めましょう。Jira テンプレート ライブラリですべてのオプションをご確認ください。

5. タスクを一括処理する

複数のプロジェクトが進行中である場合は、タスクが発生するたびにそれらの間を行き来したくなるものです。しかし、絶え間ないコンテキスト スイッチングは集中力を奪い、シンプルな作業にも疲弊感を覚えがちです。

代わりに、どのプロジェクトに属するかに関係なく、類似したタスクをまとめて処理することをお試しください。たとえば、レビュー、計画、またはステータスの更新に専用の時間枠を割り当ててみましょう。

Jira では複数のプロジェクトにわたり、タイプ、優先度、またはステータス別に作業をフィルタリング/グループ化できるため、タスクの一括処理も簡単です。この方法であれば、複数の作業の流れで進捗を上げながらも、集中力を維持できます。

複数のプロジェクトの同時進行をマスターする

単一のプロジェクトを管理するのはシンプルですが、実際には多くのチームが複数のプロジェクトを管理しています。複数のイニシアチブ、共有リソース、競合する優先事項のバランスを同時に取りながら、作業を行っているのが現実です。

そのため、成功しているチームは基本的なタスク追跡を超えて、作業の流れを管理する方法を採用しています。Jira があれば、複雑性が増してもチームが可視性を維持し、優先度を調整しながら継続的に作業に取り組めます。

とはいえ、卵を焼きながらメールを書いて、目隠しでサーカスをするような忙しさを覚えることもあるでしょう。しかし、明確な作業の流れ、スマートな優先順位付け、適切なシステムが整っていれば、複数のプロジェクトの管理がはるかに容易になり、混乱もずっと少なくなります。